Oficio 82 de 2016 DIAN

OFICIO 82 DE 2016

(febrero 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Bogotá, D.C.

Ref.: Radicado 000569 del 15/12/2015

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, esta Subdirección es competente para absolver las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias del orden nacional, aduanas y cambiarias en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

La Dirección Seccional de Aduanas de Medellín consultó "si es posible en la situación en la cual el investigado aporta catálogos en idioma inglés, el funcionario encargado del apoyo técnico traduzca dichos documentos a fin de atender la solicitud”.

Sea lo primero recordar que toda solicitud de concepto elevada al interior de la DIAN por parte de las Direcciones Seccionales, ante la Dirección de Gestión Jurídica debe tramitarse dando cumplimiento a la Resolución Nro. 204 de 2014, para lo cual le corresponde atenderla y verificar si no hay pronunciamiento alguno relacionado con el tema consultado a la División de Gestión Jurídica de la respectiva Dirección Seccional.

Dando alcance, a la respuesta dada por la Subdirección de Gestión Técnica Aduanera mediante oficio 100210227-0533 del 14 de diciembre de 2015, en donde se precisó:

"Si bien la Ley 1564 de 2012 (Código General de Proceso) en su artículo 104 establece como el castellano al idioma oficial para adelantar procesos y la obligación de allegar la información en el idioma oficial recae sobre el sujeto requerido, so pena de incurrir en infracción aduanera, puede haber casos excepcionales en donde se puedan evaluar documentos en inglés; primero, el funcionario remitente tiene que tener la certeza de que la información que envía para evaluación en dicho idioma es la atinente a la mercancía investigada y segundo, que el funcionario encargado del apoyo técnico verifique que dicha información sea tan clara y satisfactoria que no ofrezca dudas respecto a las características especiales que requieran los productos, así como de la equivalencia en castellano.

En caso que en la verificación hecha por el funcionario encargado del apoyo técnico ofrezca dudas respecto a los aspectos técnicos relevantes y/o respecto a su correcta traducción al castellano, no es viable que dicho documento sea tomado como base de información fidedigna para emitir el respectivo apoyo técnico".

Indicando a renglón seguido que daría traslado de la consulta a esta Subdirección para lo de su competencia.

Este despacho, para atender y complementar el interrogante planteado sobre el tema referido en su consulta, se permite informar que a similar consulta se dio respuesta en el concepto 009 del 5 de marzo de 2008, del cual por ser doctrina vigente se trascribe para su aplicación al caso en concreto, así:

"para efectos de absolver la inquietud que se plantea, es necesario acudir, a las normas especiales que regulan las características, naturaleza y valor probatorio de los documentos privados, señalados en el Código de Procedimiento Civil, a saber:

Indica el artículo 251 de la codificación citada que son documentos los escritos, impresos, pianos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Señala igualmente que los documentos son públicos o privados y que los documentos privados son aquellos que no reúnen los requisitos para ser documentos públicos.

Por su parte, el artículo 279 del mismo ordenamiento señala que los documentos privados auténticos tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros y, que los documentos privados desprovistos de autenticidad tendrán el carácter de prueba sumaria, si han sido suscritos ante dos testigos.

Frente a la exigencia señalada de manera expresa para los documentos privados en el sentido que deben encontrarse suscritos por dos testigos para que tengan la calidad de prueba sumaria, el Consejo de Estado en Sentencia 19001-23-31-000-1999-0526-01(22481) de 14 de noviembre de 2002, Magistrado Ponente Dr. Alier Eduardo Hernández Enríquez, señaló:

“...Además, olvida el apelante que la Ley 446 de 1998 modificó el tema de la prueba documental en lo atinente a documentos privados, en el artículo 11. La doctrina ha entendido, con razón, que esa disposición derogó el inciso segundo del artículo 279 del CPC, que establecía que “los documentos privados desprovistos de autenticidad tendrán el carácter de prueba sumaria, si han sido suscritos ante dos testigos", pues como consecuencia de la presunción que trae la Ley 446, todos los documentos privados se tienen como auténticos, de manera que carece de razón la antigua diferencia" ellos tendrán el poder demostrativo que intrínsecamente tengan, sin necesidad del formalismo de que estén suscritos por dos testigos, el cual obviamente ha desaparecido".

Por su parte el mencionado artículo 11 de la Ley 446 de 1998 había señalado que en todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros.

De otro lado el Código de Procedimiento Civil señala en su artículo 252 que es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito o firmado. Así mismo, indica cuando un documento privado se presume auténtico:

"1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.

3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacer la manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.

Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.

4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.

5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.

Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos de prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.

En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros. (...)"

Por su parte, indica el artículo 277 Ibídem que salvo disposición en contrario los documentos privados de terceros sólo se estimarán por el juez si siendo de naturaleza dispositiva o simplemente representativa son auténticos de conformidad con el artículo 252 del C.P.C; y que los documentos privados de contenido declarativo, se apreciarán por el juez sin necesidad de ratificar su contenido, salvo que la parte contraria solicite ratificación.

Así mismo, el artículo 260 del mismo ordenamiento prescribe que para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba, se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez; en los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente.

Por otra parte, no debe olvidarse que la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961 y aprobada mediante la Ley 455 de 1998, se aplica solamente a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante, de conformidad con lo señalado en el artículo 1º de dicha Convención, excluyendo los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.

De las normas citadas anteriormente podemos concluir.

-Los documentos privados no se encuentran sometidos al requisito de la autenticación previsto para los documentos públicos que se señala en el artículo 259 del C.P.C y tampoco pueden ser amparados con la apostilla de que trata la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961.

- Los documentos privados auténticos tienen el mismo valor probatorio de los documentos públicos en los términos de los artículos 252 y 279 del C.P.C.

- Los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial o administrativo con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación.

- Los documentos privados emanados de terceros y de contenido declarativo, pueden valorarse sin necesidad de ratificar su contenido, salvo que la parte contraria solicite ratificación.

- Los documentos extendidos en idioma distinto del castellano para que puedan apreciarse como prueba, deben obrar en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor".

Vale la pena advertir que las normas referidas en el concepto del Código de Procedimiento Civil han sido derogadas por la Ley 1564 de 2012, Código General de Proceso, en consecuencia debemos atenernos a las nuevas regulaciones allí contenidas, en particular en lo consignado en el Capítulo IX, documentos, artículo 243 en adelante, en donde se regula lo relativo a las clases de documento, documento auténtico, aportación de documentos, valor probatorio de las copias, documentos en idioma extranjero y otorgados en el extranjeros, etc.

En los anteriores términos se absuelve su consulta y se le informa que la base de conceptos emitidos por la Entidad puede ser consultado en la página www.dian.gov.co ingresando por el icono "Normatividad” “Técnica"- "Doctrina"-"Dirección de Gestión Jurídica".

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)