Concepto 78225 de 1994 DIAN

CONCEPTO TRIBUTARIO 78225 DE 1994

(Diciembre 29)

<Fuente: Archivo Dian>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

LIBRO REGISTRO DE SOCIOS Y DE ACTAS

Problema Jurídico

¿Constituye un hecho irregular de la contabilidad y en consecuencia debe imponerse la sanción por libros de contabilidad cuando no se exhiban los libros de registro de socios y de actas?

Tesis Jurídica

Si, como libros obligatorios se han señalado entre otros aquellos que determinan la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que sobre ellos pesen y, el libro a través del cual se deja constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. En consecuencia si al ser solicitados por la administración los libros de contabilidad no se Exhiben éstos, constituye un hecho irregular de la contabilidad cuya infracción conlleva la imposición de la sanción por libros de contabilidad.

Interpretación Jurídica

El artículo 654 del Estatuto Tributario, prevé como hechos irregulares en la contabilidad y como consecuencia de ello la aplicación de la sanción por libros de contabilidad:

“...c) No exhibir los libros de contabilidad, cuando las autoridades tributarias lo exigieren...”.

Acorde con lo dispuesto por el artículo 773 del mismo ordenamiento, para efectos fiscales la contabilidad de los comerciantes ha de sujetarse al Título IV del Libro I del Código de Comercio.

Tratándose de los libros de contabilidad, el artículo 49 del Código de Comercio reservó a la ley el señalamiento de los libros obligatorios para el comerciante al disponer:

“Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”.

Es así como a través del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia se establecieron en el artículo 125, como tales:

“Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos (se subraya).

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico (se subraya).

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Los artículos 195 y 361 del Código de Comercio señalan el libro de actas y acciones y el de registro de socios como aquellos cuyo objetivo es el de dejar constancia de las decisiones sociales y la titularidad de los aportes y acciones así como las limitaciones de dominio, estableciéndose en los artículos 130 y 131 del reglamento, la forma en que éstos serán llevados:

“Artículo 130. Libro de accionistas y similares Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de éstos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior”.

“Artículo 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones.Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto”.

En consecuencia, de ejercerse por la Administración Tributaria la facultad de exigir la presentación de los libros de contabilidad en los términos en que señale el Estatuto Tributario por mandato constitucional consagrado en el artículo 15 de la Constitución Nacional, el no exhibir los libros de registro de socios, de actas y aquellos otros señalados por el reglamento como obligatorios atendiendo la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, conllevará la imposición de la sanción por libros de contabilidad establecida en el artículo 655 del Estatuto Tributario. Esta sanción es equivalente al medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de $104.200.000 (año 1994 D.R. 2511 de 1993), sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con la normas vigentes.

JGB/YHA