Concepto 9 de 2008 DIAN

CONCEPTO CAMBIARIO 9 DE 2008

(5 marzo)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

Oficina Jurídica

Bogotá, D.C. 5 MAR. 2008.

CONCEPTO No. 009

AREA: Cambiaria

Doctor

JOSE ALVARO JAIMES QUINTERO

Administrador Especial de Aduanas Bogota

Avenida Carrera 68 No 19-81

Bogotá

Ref: Consulta radicada bajo el número 113 de 11/02/2008

De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artículo 11 de la Resolución 1618 del 22 febrero de 2006, esta División es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas aduaneras y cambiarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

TEMA: Cambios

DESCRIPTORES: PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO CAMBIARIO

FUENTES FORMALES: Código de Procedimiento Civil artículo 251, 252, 259, 260, 277 y 279.

Ley 455 de 1998 aprobatoria de la Convención de la Haya de 1961 artículo 1º.

PROBLEMA JURIDICO:

Para que un documento privado pueda ser tenido como prueba en una investigación por violación al régimen de cambios, debe estar legalizado, consularizado o apostillado?

TESIS JURIDICA:

Los documentos privados para que puedan tener validez probatoria dentro de las investigaciones administrativas cambiarias deben cumplir las ritualidades exigidas por el Código de Procedimiento Civil, pero no se encuentran sometidos al requisito de la autenticación previsto para los documentos públicos, ni tampoco requieren de la apostilla de que trata la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros.

INTERPRETACION JURIDICA:

Ante la ausencia de una reglamentación especial en el régimen de cambios consagrado en el Decreto 1092 de 1996 y para efectos de absolver la inquietud que se plantea, es necesario acudir a las normas especiales que regulan las características, naturaleza y valor probatorio de los documentos privados, señalados en el Código de Procedimiento Civil, a saber:

Indica el artículo 251 de la codificación citada que son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Señala igualmente que los documentos son públicos o privados y que los documentos privados son aquellos que no reúnen los requisitos para ser documentos públicos.

Por su parte, el artículo 279 del mismo ordenamiento señala que los documentos privados auténticos tienen el mismo valor que los públicos, tanto entre quienes los suscribieron o crearon y sus causahabientes, como respecto de terceros y, que los documentos privados desprovistos de autenticidad tendrán el carácter de prueba sumaria, si han sido suscritos ante dos testigos.

Frente a la exigencia señalada de manera expresa para los documentos privados en el sentido que deben encontrarse suscritos por dos testigos para que tengan la calidad de prueba sumaria, el Consejo de Estado en Sentencia 19001-23-31-000-1999-0526-01(22481) de 14 de noviembre de 2002, Magistrado Ponente Dr. Alier Eduardo Hernández Enríquez, señaló:

“...Además, olvida el apelante que la Ley 446 de 1998 modificó el tema de la prueba documental en lo atinente a documentos privados, en el artículo 11. La doctrina ha entendido, con razón, que esa disposición derogó el inciso segundo del artículo 279 del CPC, que establecía que “los documentos privados desprovistos de autenticidad tendrán el carácter de prueba sumaria, si han sido suscritos ante dos testigos' pues como consecuencia de la presunción que trae la Ley 446, todos los documentos privados se tienen como auténticos, de manera que “carece de razón la antigua diferencia... ellos tendrán el poder demostrativo que intrínsecamente tengan, sin necesidad del formalismo de que estén suscritos por dos testigos, el cual obviamente ha desaparecido”.

Por su parte el mencionado artículo 11 de la Ley 446 de 1998 había señalado que en todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros.

De otro lado el Código de Procedimiento Civil señala en su artículo 252 que es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha laborado, manuscrito o firmado. Así mismo, indica cuando un documento privado se presume auténtico:

”1. Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.

2. Si fue inscrito en un registro público a petición de quien lo firmó.

3. Si habiéndose aportado a un proceso y afirmado estar suscrito, o haber sido manuscrito por la parte contra quien se opone, ésta no lo tachó de falso oportunamente, o los sucesores del causante a quien se atribuye dejaren de hacerla manifestación contemplada en el inciso segundo del artículo 289.

Esta norma se aplicará también a las reproducciones mecánicas de la voz o de la imagen de la parte contra quien se aducen, afirmándose que corresponde a ella.

4. Si fue reconocido implícitamente de conformidad con el artículo 276.

5. Si se declaró auténtico en providencia judicial dictada en proceso anterior, con audiencia de la parte contra quien se opone en el nuevo proceso, o en la diligencia de reconocimiento de que trata el artículo 274.

Se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, el contenido y las firmas de pólizas de seguros y recibos de pago de sus primas, certificados, recibos, bonos y títulos de inversión en establecimientos de crédito y contratos do prenda con éstos, cartas de crédito, contratos de cuentas corrientes bancarias, extractos del movimiento de éstas y de cuentas con aquellos establecimientos, recibos de consignación y comprobantes de créditos, de débitos y de entrega de chequeras, emitidos por los mismos establecimientos, y los títulos de acciones en sociedades comerciales y bonos emitidos por estas, títulos valores, certificados y títulos de almacenes generales de depósito, y demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción.

En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros. (...)”

Por su parte, indica el artículo 277 Ibídem que salvo disposición en contrario los documentos privados de terceros sólo se estimarán por el juez si siendo de naturaleza dispositiva o simplemente representativa son auténticos de conformidad con el artículo 252 del C. P. C; y que los documentos privados de contenido declarativo, se apreciarán por el juez sin necesidad de ratificar su contenido, salvo que la parte contraria solicite ratificación.

Así mismo, el artículo 260 del mismo ordenamiento prescribe que para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba, se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez; en los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente.

Por otra parte, no debe olvidarse que la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961 y aprobada mediante la Ley 455 de 1998, se aplica solamente a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante, de conformidad con lo señalado en el artículo 1º de dicha Convención, excluyendo los documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.

De las normas citadas anteriormente podemos concluir:

- Los documentos privados no se encuentran sometidos al requisito de la autenticación previsto para los documentos públicos que se señala en el artículo 259 del C.P.C y tampoco pueden ser amparados con la apostilla de que trata la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para los documentos públicos extranjeros suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961.

- Los documentos privados auténticos tienen el mismo valor probatorio de los documentos públicos en los términos de los artículos 252 y 279 del C.P.C.

- Los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente judicial o administrativo con fines probatorios, se reputarán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación.

- Los documentos privados emanados de terceros y de contenido declarativo, pueden valorarse sin necesidad de ratificar su contenido, salvo que la parte contraria solicite ratificación.

- Los documentos extendidos en idioma distinto del castellano para que puedan apreciarse como prueba, deben obrar en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor.

Por otra parte y en relación con su pregunta de si fue derogado tácitamente el artículo 12 del Decreto Ley 1092 de 1996 por el parágrafo 1º del artículo 45 de la Ley 1111 de 2006, en el sentido que todas las actuaciones de la Administración deben notificarse a la última dirección informada por el infractor en el Registro Único Tributario RUT, me permito hacer las siguientes precisiones:

El Decreto Ley 1092 de 1996 dispone en materia de dirección para notificaciones de los actos administrativos:

“ARTÍCULO 12. Dirección para notificaciones. La notificación de las actuaciones adelantadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en ejercicio de sus funciones de control y vigilancia del Régimen Cambiario, deberá efectuarse a la dirección que haya indicado el investigado en las licencias o registros de importación, las declaraciones de importación, exportación (DEX) o de cambio, o la registrada ante los intermediarios del mercado cambiario o el Instituto Colombiano de Comercio Exterior - INCOMEX. En su defecto, se notificará a la dirección obtenida del Registro Único Tributario (RUT).

Cuando el investigado no hubiere informado o señalado una dirección en los documentos o a las entidades a que se refiere el inciso anterior, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante la verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria.

Cuando no haya sido posible establecer la dirección del investigado por ninguno de los medios señalados anteriormente, las actuaciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales le serán notificadas por medio de publicación en un diario de amplia circulación”.

Por su parte, la Ley 1111 de 2006 reguló la forma de notificación de las actuaciones de la administración, así:

“ARTÍCULO 45. Modificase el artículo 565 del Estatuto Tributario, el cual queda así:

“Artículo 565. Formas de notificación de las actuaciones de la administración tributaria.

(...)

PARÁGRAFO 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario - RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto”.

(...)”.

De las normas transcritas se encuentra que el artículo 12 del Decreto Ley 1092 de 1996 solo contemplaba la notificación a la dirección informada en el Registro Único Tributario RUT como supletoria para el evento en que no se pudiera establecer la dirección en las licencias o registros de importación, las declaraciones de importación, exportación (DEX) o de cambio, o la registrada ante los intermediarios del mercado cambiario o el Instituto Colombiano de Comercio Exterior - INCOMEX.

El parágrafo del artículo 45 de la Ley 1111 de 2006 dispuso de manera expresa que las actuaciones de la Entidad en materia tributaria, aduanera y cambiaria deberán notificarse a la última dirección informada en el Registro Único Tributario RUT, disposición que contraria lo consagrado en el artículo 12 del Decreto Ley 1092 de 1996.

Esta Oficina mediante Concepto 058 de 2007, el cual anexo, se pronunció en relación con las modificaciones introducidas mediante el artículo 45 de la Ley 1111 de 2006 a las formas de notificación de los actos administrativos en materia aduanera, concluyendo que derogó parcialmente lo dispuesto por el artículo 562 del Decreto 2685 de 1999, según el cual la dirección registrada en el Registro Único Tributario RUT no se tenía como obligatoria para efectos de notificaciones, sino que se tomaba en el evento en que no existiera dirección procesal ni declaraciones aduaneras.

Teniendo en cuenta que los artículos 12 del Decreto Ley 1092 de 1996 y 562 del Decreto 2685 de 1999, contienen disposiciones en el mismo sentido, esta División concluye que lo señalado por el Concepto 058 de 2007 es aplicable en materia cambiaria y en consecuencia, que el parágrafo 1º del artículo 45 de la Ley 1111 de 2006 derogó los incisos primero y segundo del artículo 12 del Decreto 1092 de 1996 en el sentido de señalar que todas las actuaciones de la Administración deben notificarse a la última dirección informada por el infractor en el Registro Único Tributario RUT.

De otra parte, me permito informarle que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” - “técnica-, haciendo clic en el link “Doctrina Oficina Jurídica”.

Atentamente,

EDY ALEXANDRA FAJARDO MENDOZA

Jefe División De Normativa y Doctrina Aduanera