Oficio 100710 de 2009 DIAN

OFICIO 100710 DE 2009

(diciembre 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

Dirección de Gestión Jurídica

Bogotá, D. C.

Oficio No. 100208221-00 509

Capitán de Fragata

ERWING REYNALDO ARENAS ARDILA

Director Seccional de Aduanas

Barrio Manga Avenida Tercera No. 25- 76

Edificio de la Aduana

Cartagena (Bolívar)

Ref.:   Consulta aduanera radicado número 91397 de 07/10/2009

Cordial saludo Señor Capitán.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 y la Orden Administrativa 000006 del 21 de Agosto de 2009, la Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina está facultada para absolver en sentido general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la DIAN.

Respecto de su inquietud sobre la competencia del Grupo Interno de Trabajo de Documentación Aduanera, para certificar las declaraciones de importación que se encuentran en el sistema aduanero SYGA, se precisa lo siguiente:

El artículo 17 del Código Contencioso Administrativo dispone:

"Del derecho a la información. El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, en los términos que contempla este capítulo".

De igual modo, el artículo 12 de la Ley 57 de 1985 señala:

"Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional."

El derecho a la información encuentra su fundamento en el artículo 74 de la Constitución Nacional, por tratarse de una de las formas del derecho de petición, el cual incluye el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la actuación o la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos.

En este sentido y de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Código Contencioso Administrativo antes transcrito, corresponde a la dependencia {oficina pública) donde reposen los documentos (declaración de importación y exportación) suministrar copia o la información en ellos consignadas.

En concordancia con lo anterior, la Resolución 011 de 2009, artículo 51, crea el Grupo Interno de Trabajo de Documentación en la División de Gestión Financiera y Administrativa de la Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá, de las Direcciones Seccionales de Aduanas de Barranquilla, Cali, Cartagena, Cúcuta y Medellín y de las Direcciones Seccionales de Impuestos y Aduanas de Bucaramanga, Buenaventura, Manizales, Pereira, Santa Marta y Valledupar, para el cumplimiento de las siguientes funciones:

“(…)

3)   Expedir copias, certificaciones y autenticaciones conforme a la ley, de los documentos que reposan en el archivo de la Dirección Seccional.

(…)”

Por su parte la Resolución 3448 de 1999 dispone en sus artículos 10 y 29 lo siguiente:

Artículo 10o. Documentos del archivo de gestión. Los archivos de gestión están compuestos por los siguientes tipos de documentos: (...)

2. Documentos específicos o técnicos. Aquellos generados o recibidos como producto de las actividades asignadas a cada entidad por la normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razón de ser, tales como los Contratos de obra y los Contratos de prestación de servicios para la División de Adquisiciones y Contratos, el Expediente de facturación para la Subdirección de Fiscalización Tributaria, el Expediente disciplinario para la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago por concepto de tributos aduaneros, cambiarios y tributarios, las declaraciones de importación, de saneamiento aduanero, etc.

(...) .

ARTÍCULO 29o. Autenticación de documentos. Para la autenticación de los documentos de archivo que requieran este procedimiento se tendrá en cuenta la normatividad vigente en cada caso.

Así las cosas el Grupo Interno de Trabajo de Documentación de la División de Gestión Financiera y Administrativa de las Direcciones Seccionales, solo puede certificar lo que reposa en los archivos de cada dirección seccional, tal facultad se deriva del control y manejo de los documentos bajo su responsabilidad y genera correlativamente el deber de expedir las certificaciones que se soliciten de los documentos que reposan en sus dependencias. Igualmente podrán suministrar información de las declaraciones correspondientes, las dependencias en las cuales repose el documento electrónico de las mismas.

Atentamente,

ISABEL CRISTINA GARCÉS SÁNCHEZ

Subdirectora de Gestión Normativa y Doctrina