Oficio 18675 de 2019 DIAN

OFICIO 18675 DE 2019

(julio 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

Ref: Radicado 100043195 del 25/06/2019

Tema Procedimiento Tributario

Descriptores          Notificación - Citación

Fuentes formales Estatuto Tributario. Arts. 564 y 565.

                                      Código Civil. Arts. 5o, 7o y 70.

                                      Ley 4 de 1913. Art. 62.

Cordial saludo:

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, modificado por el artículo 10 del Decreto 1321 de 2011, es función de esta Subdirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales, en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la UAE-DIAN.

Previo a dar contestar su consulta, se advierte que, de acuerdo a las competencias funcionales de este despacho, los pronunciamientos emitidos en respuesta a las peticiones allegadas se resuelven con base en criterios legales de interpretación de normas jurídicas, consagrados en el código civil.

Respuestas que son una adecuación en abstracto de las normas vigentes a situaciones concretas, pero que a su vez no tienen como fin declarar derechos, solucionar problemáticas individuales, juzgar, validar, resolver o prestar asesoría específica para atender casos particulares que son tramitados ante otras entidades o dependencias. Por lo tanto, su petición se atenderá sobre el contexto general de la situación planteada y de acuerdo al orden en que fue propuesta, limitándose a la interpretación normativa competencia de este despacho.

En atención al escrito en referencia, dentro del cual remite una serie de inquietudes relacionadas con el procedimiento de envió de citación y notificación personal de la decisión de un recurso de reconsideración en materia tributaria, se empieza por indicar que el marco normativo de su consulta se encuentra consagrado en los artículos 564 y siguientes del Estatuto Tributario (ET).

Normas que expresan entre otros aspectos, el concepto de dirección procesal dentro de las actuaciones administrativas de carácter tributario, así:

"ARTÍCULO 564. DIRECCIÓN PROCESAL. Si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, señala expresamente una dirección para que se le notifiquen los actos correspondientes, la Administración deberá hacerlo a dicha dirección”.

Del precepto legal citado se deduce lógicamente que, dentro de una actuación administrativa en materia tributaria, el administrado ha señalado una dirección para que se le notifiquen ias decisiones de la administración, esta será la dirección procesal a efectos del procediendo respectivo, estando la administración obligada a enviar a esta dirección todas las citaciones objeto de notificación dentro del mismo.

Ahora bien, respecto a las formas de notificación de las actuaciones, se trae a colación el artículo 565 del ET., que expresa:

"ARTÍCULO 565. FORMAS DE NOTIFICACIÓN DE LAS ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS. Los requerimientos, autos que ordenen inspecciones o verificaciones tributarias, emplazamientos, citaciones, resoluciones en que se impongan sanciones, liquidaciones oficiales y demás actuaciones administrativas, deben notificarse de manera electrónica, personalmente o a través de la red oficial de correos o de cualquier servicio de mensajería especializada debidamente autorizada por la autoridad competente.

Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir del día siguiente de la fecha de introducción al correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica.

El edicto de que trata el inciso anterior se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo.

PARÁGRAFO 1. La notificación por correo de las actuaciones de la administración, en materia tributaria, aduanera o cambiaria se practicará mediante entrega de una copia del acto correspondiente en la última dirección informada por ei contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante en el Registro Único Tributario - RUT. En estos eventos también procederá la notificación electrónica.

Cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no hubiere informado una dirección a la administración tributaria, la actuación administrativa correspondiente se podrá notificar a la que establezca la administración mediante verificación directa o mediante la utilización de guías telefónicas, directorios y en general de información oficial, comercial o bancaria. Cuando no haya sido posible establecer la dirección del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, por ninguno de los medios señalados, los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un periódico de circulación nacional.

Cuando la notificación se efectúe a una dirección distinta a la informada en el Registro Único Tributario, RUT, habrá lugar a corregir el error dentro del término previsto para la notificación del acto.

PARÁGRAFO 2. Cuando durante los procesos que se adelanten ante la administración tributaria, el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, actúe a través de apoderado, la notificación se surtirá a la última dirección que dicho apoderado tenga registrada en el Registro Único Tributario, RUT.

PARÁGRAFO 3. Las actuaciones y notificaciones que se realicen a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como certificadora digital cerrada serán gratuitos, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus disposiciones reglamentarias.

PARÁGRAFO 4. A partir del 1 de julio de 2019, todos los actos administrativos de que trata el presente artículo incluidos los que se profieran en el proceso de cobro coactivo, se podrán notificar de manera electrónica, siempre y cuando el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante haya informado un correo electrónico en el Registro Único Tributario (RUT), con lo que se entiende haber manifestado de forma expresa su voluntad de ser notificado electrónicamente. Para estos efectos, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá implementar los mecanismos correspondientes en el Registro Único Tributario (RUT) y habilitará una casilla adicional para que el contribuyenie pueda incluir la dirección de correo electrónico de su apoderado o sus apoderados, caso en el cual se enviará una copia del acto a dicha dirección de correo electrónico.

PARÁGRAFO 5. Lo dispuesto en este artículo aplica para la notificación de los actos administrativos expedidos por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP)” (Subrayas y negritas fuera de texto)

Con la norma trascrita, procede este despacho a dar respuesta a sus inquietudes, así:

1. ¿La citación enviada por la DIAN a un contribuyente para que asista a recibir notificación personal de la decisión del Recurso Reconsideración, debe ser enviada al correo electrónico contemplado en el RUT del contribuyente?

Conforme ai artículo 564 del ET., precitado se indica que la administración tributaria deberá enviar Ja citación a la dirección procesal expresada por ei administrado en el curso de la actuación administrativa.

Sobre este aspecto el Consejo de Estado, Sección Cuarta, ha explicado en sentencia con radicado interno No. 020890 del año 2017, cuya Consejera Ponente fue la Dra. Steila Jeannette Carvajal Basto, que:

“(...) También debe quedar claro que el aviso de citación no es asimilable a un acto administrativo. Por acto administrativo se entiende «toda manifestación de la administración con capacidad para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas, esto es, una decisión encaminada a producir efectos jurídicos en los derechos u obligaciones de los administrados, sean subjetivos, personales, reales o de crédito». Mientras que la citación para notificación que envía la DIAN no reúne las características de un acto administrativo, pues con ella no se crea, modifica ni extingue una situación jurídica.

Por lo anterior, no podría encuadrarse el aviso de citación en las notificaciones por correo de actos administrativos, prevista en el inciso primero del artículo 565 del Estatuto Tributario.

El artículo 564 del Estatuto Tributario, por su parte, prescribe que, si durante el proceso de determinación y discusión del tributo, el contribuyente señala expresamente una dirección de notificaciones, la administración deberá realizar las notificaciones a esa dirección. La norma en mención constituye una disposición especial en el régimen de notificaciones en materia tributaria, pues desarrolla el concepto de la dirección procesal en el trámite de determinación del tributo o la sanción.

Sobre el particular, en sentencia del 2 de agosto de 201222, la Sala dijo: «Igualmente, la normativa tributaria establece la posibilidad de notificar los actos expedidos durante el proceso de determinación y discusión del tributo a ia dirección procesal, esto es, la informada por el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, para ese específico proceso, por lo tanto, es obligatorio para la Administración notificarle a esta dirección las actuaciones correspondientes, pues el artículo 564 E.T indica expresamente que la Administración “deberá” hacer la notificación a dicha dirección» (...)”. (Subrayas fuera de texto).

2. Si la citación es enviada por correo postal, y esta es devuelta por causal de Cerrado, teniendo el contribuyente correo electrónico contemplado en el RUT ¿debe proceder la DIAN a enviar la citación por este medio, siendo el más eficaz?

En razón a que el envío de citación no obedece al acto de notificación en sí mismo, ei inciso dos del artículo 565 precitado, es claro en determinar qué:

“Las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir del día siguiente de la fecha de introducción ai correo del aviso de citación. En este evento también procede la notificación electrónica”.

Es importante resaltar que esta norma, ha sido objeto de múltiples pronunciamientos del Consejo de Estado, el cual ha concluido que cuando el aviso de citación ha sido devuelto por el correo, procede la notificación por edicto, ello, siempre que la citación se haya enviado a la dirección procesal que ha informado el contribuyente dentro de la actuación.

En palabras del Tribunal de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta, esto se ha expresado así:

“(...) la Administración cuenta con dos formas para notificar los actos que deciden los recursos. Una principal y otra supletoria. La notificación personal es la principal, para el efecto solicitará la comparecencia del interesado mediante citación, pero si dentro del término legal, esto es, los diez días contados a partir del envío del oficio citatorio, quien debe notificarse no se presenta a recibirla, la norma faculta a la Administración para que, de manera supletoria, notifique la decisión del recurso mediante edicto. El aviso de citación será enviado a la dirección informada para notificaciones, o a la que expresamente se señale en el respectivo proceso. El envío de la citación por correo no puede confundirse con la "notificación por correo" de los actos definida en el artículo 566 del E.T., pues la finalidad es distinta. En efecto, aquel es sólo un mecanismo que utiliza la Administración para invitar al afectado a que comparezca a la entidad con el fin de notificarle personalmente una actuación, en otras palabras, es el medio que posibilita la notificación personal de la decisión” (Sentencia con radicado interno No. 18613 del año 2012)

“(...) la notificación personal presupone el envío de una citación al contribuyente para que éste, a su vez, concurra a la Administración dentro de los 10 días siguientes a aquél en que se introduce al correo el aviso de citación. La notificación por edicto procede cuando a pesar de habérsele enviado al contribuyente la citación a la dirección de ley para lograr su comparecencia, éste no se hace presente para llevar a cabo la notificación personal de los actos que deciden los recursos (...)” (Sentencia con radicado interno No. 17923 de 2013).

“(...) En los eventos en que la oficina postal devuelva la citación, la Sala ha estimado que «los motivos de la devolución resultan indiferentes para efecto del mecanismo subsidiario de notificación por edicto de ios actos que resuelven recursos». Por consiguiente, una vez es devuelta por el correo la citación enviada para la notificación personal, la ley autoriza la notificación supletoria. Debe diferenciarse la notificación de la resolución que decide el recurso de reconsideración y el envío de la citación para que el contribuyente tenga conocimiento de la decisión de la administración. Una cosa es la notificación personal del acto que decide el recurso de reconsideración y otra el envío del aviso para surtir esa notificación personal” (Sentencia con radicado interno No. 020890 del año 2017).

Por lo anterior, no existe norma que obligue a la administración a efectuar el envío de la citación a la dirección de correo electrónico, a menos que esta haya sido informada como dirección procesal en los términos del artículo 564 del ET.

3. Si la guía de entrega del correo postal, la cual sirve como prueba, no contiene la hora, la fecha en que el cartero realizó los intentos de entrega, ¿se tiene como efectuada en legal forma la diligencia?

En este punto es necesario precisar que, las funciones de este despacho se limitan a la interpretación de normas.de competencia de esta entidad, y escapa a ello la valoración de circunstancias procesales particulares que se refieren a actuaciones específicas y casos concretos, dentro de ios cuales será el funcionario a cargo de los procedimientos administrativos, el competente para verificar el cumplimiento de las normas legales en pro de una debida notificación.

Por consiguiente, esta dependencia informa que el procedimiento de notificación de los actos administrativos, deberá regirse en materia tributaria a lo consagrado en el Estatuto Tributario, artículos 563 a 570, siendo competencia del funcionario a cargo de cada actuación determinar la existencia de vicios o errores que configuren una indebida notificación, lo cual dependerá de los medios y pruebas que se alleguen en el caso concreto.

4. ¿Puede proceder ía Dian a notificar por edicto, sin antes agotar los medios existentes como es el uso dei correo electrónico contemplado en el RUT del contribuyente para logara una eficaz citación y por consiguiente, una eficaz notificación personal?

5. Si la citación para presentarse a recibir notificación personal es enviada por correo postal y es devuelta por la causal "cerrado” por motivos ajenos a la voluntad del contribuyente, ¿es argumento o razón legal para proceder a notificar por edicto?

Sobre estas cuestiones, se reiteran los argumentos expuestos en la respuesta al punto dos, en cuanto a que, el envío de citación debe hacerse obligatoriamente a ia dirección procesal, y cuando el aviso de citación ha sido devuelto por el correo -sin importar la causa- procederá la notificación por edicto.

6. ¿Existe falsedad e irregular notificación, si se prueba con la guía de entrega del correo postal certificado, que no contiene la hora de entrega, y el nombre de quien aparentemente aparece recibiendo el correo certificado no le pertenece el número de cédula que aparece al píe de la firma?

7. ¿La guía de entrega del correo certificado debe contener para que sirva de prueba legal, la fecha, la hora, la firma e identificación de quien recibe?

Al respecto se contestan sus preguntas en los mismos términos del punto tres del presente escrito.

8. Después de transcurridos los diez (10) días que tiene el contribuyente para acudir a recibir notificación personal, y no se presenta, ¿es de obligatorio cumplimiento proceder el día 11 a notificar por edicto, o es facultativo de la DIAN procederá notificar por edicto, cualquier día después?

El artículo 565 del ET., indica, que las providencias que decidan recursos se notificarán personalmente, o por edicto si el contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, no compareciere dentro del término de los diez (10) días siguientes, contados a partir del día siguiente de la fecha de introducción al correo del aviso de citación, estableciendo que el edicto se fijará en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y deberá contener la parte resolutiva del respectivo acto administrativo.

Así las cosas, la fijación del edicto debe efectuarse pasados los diez (10) días desde la fecha de introducción al correo del aviso de citación. Sin que la norma exija que debe fijarse el día once exclusivamente. En este punto la obligación legal para la administración, consiste en que el edicto se fije en lugar público del despacho respectivo por el término de diez (10) días y debe contener ía parte resolutiva del respectivo acto administrativo.

9. El edicto, se fijará en el despacho y como norma legal debe permanecer fijado durante diez (10) días hábiles; si la DIAN durante ese cuerpo de plazo, hubo un día que laboró media jomada y procedió a cerrar el despacho, es decir la atención al público fue de medio día, ¿ese día se cuenta o no cómo hábil? Estando contemplado en el último inciso del artículo 118 del Código General del Proceso lo siguiente “En los términos de días no se tomarán en cuenta los de vacancia judicial ni aquellos en que por cualquier circunstancia permanezca cerrado el juzgado."

Respecto al cómputo de términos, debe tenerse en cuenta ío preceptuado en el artículo 70 del Código Civil, que expresa:

“ARTÍCULO 70. <COMPUTO DE LOS PLAZOS> En los plazos que se señalaren en las leyes o en los decretos del Poder Ejecutivo, o de los tribunales o juzgados, se comprenderán los días feriados; a menos que el plazo señalado sea de días útiles, expresándose así, pues en tal caso, y cuando el Código Judicial no disponga lo contrario, no se contarán los días feriados”.

Aunado a ello, la Ley 4 de 1913 "Sobre régimen político y municipal” expresa en el artículo 62:

“En los plazos de días que se señalen en las leyes y actos oficiales, se entienden suprimidos los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Los de meses y años se computan según el calendario; pero si el último día fuere feriado o de vacante, se extenderá el plazo hasta el primer día hábil".

Por ende, al no mencionar la norma la existencia de supresión del día hábil por cuestiones referidas al horario de atención, se entienden suprimidos ios días feriados y de vacantes, sin que dentro de estos se encuentren los días en que por alguna razón el horario de atención varió, a menos que así lo disponga la autoridad administrativa competente.

Ello debido a que las normas preciadas son claras en enunciar que dentro de los días útiles -hábiles- no cuentan los feriados y de vacantes, a menos de expresarse lo contrario. Por io que los días que no obedezcan a estos criterios (feriados y vacantes) se contarán como hábiles sin importar el horario de atención al público que disponga la autoridad administrativa.

En los anteriores términos se resuelve su consulta, se remite el oficio No. para mayor conocimiento y cordialmente le informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria, como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en estas materias pueden consultarse directamente en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: http://www.dian.gov.co siguiendo los iconos “Normatividad” - "Técnica” y seleccionando los vínculos “Doctrina” y “Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica