Concepto 65 de 2001 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 65 DE 2001

(Febrero 15)

<Fuente: archivo DIAN>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

Problema Jurídico	POR CUANTO TIEMPO DEBEN CONSERVARSE LOS DOCUMENTOS SOPORTE DE LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN?
Tesis Jurídica	LOS DOCUMENTOS SOPORTES DE LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN DEBEN CONSERVARSE POR UN PERIODO DE CINCO (5) AÑOS CONTADOS DESDE ANTES DE LA PRESENTACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN.

IMPORTADOR - OBLIGACIONES

ESTATUTO TRIBUTARIO DECRETO 624 DE 1989 ART. 632

DECRETO 2685 DE 1999 ART. 121

DECRETO 1909 DE 1992

El decreto 2685 de 1999 en el artículo 121, dispone:

"Artículo 121. Documentos soporte de la Declaración de Importación.

Para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los siguientes documentos que deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando ésta así lo requiera:

a) Registro o licencia de importación que ampare la mercancía, cuando a ello hubiere lugar;

b) Factura comercial, cuando hubiere lugar a ella;

c) Documento de transporte;

d) Certificado de origen, cuando se requiera para la aplicación de disposiciones especiales;

e) Certificado de sanidad y aquellos otros documentos exigidos por normas especiales, cuando hubiere lugar;

f) Lista de empaque, cuando hubiere lugar a ella;

g) Mandato, cuando no exista endoso aduanero y la Declaración de Importación se presente a través de una Sociedad de Intermediación Aduanera o apoderado y,

h) Declaración Andina del Valor y los documentos soporte cuando a ello hubiere lugar.

PARÁGRAFO. En el original de cada uno de los documentos soporte que deben conservarse de conformidad con el presente artículo, el declarante deberá consignar el número y fecha de la presentación y aceptación de la Declaración de Importación a la cual corresponden.

Cuando las mercancías amparadas en un registro o licencia de importación, certificado de origen, documento de transporte, factura comercial, sean objeto de despachos parciales, el declarante deberá dejar constancia de cada una de las declaraciones presentadas al dorso del original o copia del documento correspondiente, indicando el número de aceptación de la Declaración de Importación, la fecha y la cantidad declarada."

En el mismo sentido el artículo 632 del Estatuto tributario prescribe:

"Artículo 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:

1. Cuando se trate de personas o entidades obligadas a llevar contabilidad, los libros de contabilidad junto con los comprobantes de orden interno y externo que dieron origen a los registros contables, de tal forma que sea posible verificar la exactitud de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, deducciones, rentas exentas, descuentos, impuestos y retenciones consignados en ellos.

Cuando la contabilidad se lleve en computador, adicionalmente, se deben conservar los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos.

2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.

3. La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.

4. Copia de las declaraciones tributarias presentadas, así como de los recibos de pago correspondientes. "

De conformidad con las normas transcritas, aduaneramente los documentos soporte de la Declaración de Importación se deben conservar por un periodo de cinco años contados desde antes de la presentación y aceptación de la declaración, y siempre y cuando esta se presente y acepte, pues en ese momento debe el declarante contar con tales documentos.

Este término debe tomarse como mínimo o como máximo toda vez que, a diferencia de lo que indicaba el Decreto 1909 de 1992 en el sentido de que dicho término era el mínimo de tiempo que debían conservarse dichos documentos, no indicando un término máximo de conservación, de donde se infería que éstos debían conservarse indefinidamente, el nuevo Estatuto Aduanero, no diferencia dicho término, de tal manera que, es deber de los usuarios aduaneros conservar como mínimo y como máximo cinco años los documentos soporte de la declaración de importación.

Ahora bien, el artículo 632 del estatuto tributario indica que para los efectos de control de los impuestos administrados por la DIAN las personas allí relacionadas deberán conservar los documentos, informaciones y pruebas por un lapso mínimo de cinco (5) años, contados a partir del año siguiente a la elaboración, expedición o recibo de los mismos, empero en dicho artículo se enlistan los documentos, informaciones y pruebas que deben conservarse, no estando relacionados dentro de ellos las declaraciones de importación ni sus documentos soportes, de tal manera que, el término durante el cual deben conservarse los documentos soporte de la declaración de importación es el indicado en el artículo 121 del decreto 2685 de 1999, pues es la norma que, específicamente, se refiere a tales documentos.

En conclusión, los documentos soporte de la Declaración de Importación deben conservarse por un periodo de cinco (5) años contados desde antes de la presentación y aceptación de la declaración de importación.