Oficio 902178 de 2021 DIAN

OFICIO 902178 DE 2021

(marzo 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 31 diciembre de 2021>

<No contiene análisis de vigencia>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

Descriptores	Obligación de implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica
Fuentes Formales	RESOLUCIÓN 000013 DE 2021

Extracto

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta lo siguiente:

1. “¿Para la transmisión de nómina electrónica, es obligatorio el uso de un proveedor tecnológico?”

Al respecto se precisa que el software dispuesto para el documento de nómina electrónica, de acuerdo con el numeral 2 del artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021 puede corresponder a:

a) Un desarrollo informático propio, o

b) Un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas.

2. “Si, la respuesta a la anterior pregunta es SI, ¿el proveedor tecnológico que transmita la nómina electrónica a la DIAN, debe ser el mismo que transmite facturación electrónica a la DIAN, o se permite el registro de dos proveedores tecnológicos diferentes, uno para nómina y otro para facturación electrónica?”

Por favor remitirse a la respuesta anterior. Adicionalmente, frente a este punto es importante señalar que si bien la obligación de expedir factura electrónica de venta y la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, son funcionalidades del sistema de facturacion electrónica, los medios de operación a través de los cuales se cumplen dichas operaciones pueden ser distintos.

Por lo cual, el sujeto obligado deberá verificar de acuerdo a la regulación correspondiente a cada una de dichas obligaciones, los medios de operación permitidos y analizar la conveniencia del software dispuesto para el cumplimiento de cada una de ellas.

3. “Como ICONTEC para nómina tenemos el software bajo servicio, lo que quiere decir que tenemos contratado a un tercero SOFTLAND, quien tiene los servidores, bases de datos, reportes en su infraestructura y es esa infraestructura la que debe hacer la transmisión. Por lo anterior la infraestructura de SOFTLAND ¿deberá habilitarse como proveedor tecnológico con la certificación y firma digital de un ente acreditado por la ONAC, para certificar la transmisión?”

Respecto a la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, favor remitirse al punto 1 arriba.

De otra parte, tenga en cuenta que el procedimiento de la habilitación es el primer paso que debe efectuarse para acceder al servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. Sus características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos están descritos en el artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021 y en el Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 adoptado mediante el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.

De igual manera, es necesario precisar que las obligaciones de los proveedores de soluciones tecnológicas (terceros) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, se encuentran definidas en el artículo 22 de la Resolución 000013 de 2021, a saber:

“ARTÍCULO 22. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR CON EL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.

Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); de conformidad con lo dispuesto en los artículo 572 y 573 del Estatuto Tributario.

PARÁGRAFO Transitorio. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 4 de esta resolución, realice la generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario -RUT una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice los ajustes informáticos necesarios.

Cuando la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo requiera.”

Ahora bien, en cuanto a la política de firma es importante tener en cuenta lo dispuesto por numeral 12 del artículo 5o, el cual señala:

“ARTÍCULO 5o. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.

El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:

(...) 12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4o de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.”

Y deberá darse cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 7 del Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0:

“Anexo Técnico Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica - Versión 1.0

7. Política de firma.

7.1. Observaciones.

Todo documento electrónico enviado a la DIAN para validación deberá ser firmado con un certificado digital, expedido por una entidad de certificación digital Abierta autorizada por la Organización Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) para tal fin, cualquier documento Electrónico firmado que no cumpla con esta condición,se Entenderá Invalido y no tendrá los efectos fiscales establecidos en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y en la normativa vigente de factura electrónica.”

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” -“Doctrina”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.