Oficio 168 de 2015 DIAN

OFICIO 168 DE 2015

(febrero 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA

Bogotá, D. C., 23 FEB. 2015

100202208-0168

Ref.: Solicitud radicado número 00093 del 18/02/2015

De conformidad con el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008, es función de esta Dirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la entidad.

En el escrito de la referencia solicita la revisión de los conceptos 105489 de 2007, 020950 del 28 de marzo de 2012 y el 00178 de enero de 2013, respecto al procedimiento de entrega de certificados de ingresos y retenciones laborales, que deberán entregarse según la disposición invocada en la doctrina referida, en original y tres copias.

Hemos revisado la doctrina vigente y efectivamente en ella se plasma el contenido del artículo 8 del Decreto 460 del 10 de febrero de 1986, motivo que impide a este Despacho hacer un pronunciamiento diferente al contenido en los oficios mencionados, sin embargo consideramos importante que de conformidad con los artículos 31 y 32 de la resolución 204 del 23 de octubre de 2014, se haga siguiendo los criterios expuestos en ellos una propuesta de modificación al artículo 8 del Decreto 460 del 10 de febrero de 1986, incluyendo la posibilidad de la utilización de los medios electrónicos para los efectos pretendidos por su Despacho que desde luego compartimos en aras de la racionalización del gasto y el cuidado del medio ambiente, para mayor información le transcribo los artículos mencionados:

"Resolución 204 de 2014. ARTÍCULO 31. PRINCIPIOS RECTORES. En la elaboración de los actos administrativos que se preparen para la firma de las diferentes dependencias de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá observarse el respeto por la legalidad, los principios que rigen la función pública y la protección del patrimonio público.

Los responsables de la elaboración, revisión y suscripción de los actos administrativos, deberán tener presente que sus decisiones deberán estar fundamentadas en la normatividad vigente y aplicable al caso particular y concreto.

La revisión técnica y legal deberá asegurar la solidez y suficiencia de los fundamentos tácticos y jurídicos que se invoquen para la expedición de la respectiva decisión, la cual deberá además guardar unidad de materia y de criterio.

Los actos administrativos, no podrán regular materias reservadas por la Constitución o la ley, o por estas normas a otras autoridades de la República; tampoco podrán infringir preceptos de rango superior, ni fundamentarse en normas que no sean aplicables al caso.

En todo proyecto de acto administrativo de carácter general, deberá adelantarse una especial revisión de las normas que son modificadas y derogadas con ocasión de la expedición de la nueva normatividad y deberá consignarse expresamente en el artículo de vigencias y derogatorias.

En todos los análisis que se efectúen para la expedición de actos de carácter general y de carácter particular y concreto, deberá verificarse que las disposiciones en que se fundamentan no han sido anuladas, suspendidas o declaradas inexequibles por las autoridades judiciales.

PARÁGRAFO. Para la expedición de Resoluciones de carácter general, se deberá dar cumplimiento a las directrices de técnica legislativa que señala el Decreto número 1345 de 2010 o la norma que lo modifique, adicione o sustituye y a las disposiciones generales de la Ley 1437 de 2011, en especial al numeral 8 del artículo 8 que establece el deber de información al público de los proyectos específicos de regulación y la información en que se fundamenten, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas.

Para el efecto se deberá señalar el plazo dentro del cual se podrán presentar observaciones, de las cuales se dejará registro público, sin perjuicio de que la autoridad adopte autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor al interés general.

ARTÍCULO 32. ACTOS GENERALES DEL (A) DIRECTOR(A) GENERAL. Los proyectos de acto administrativo de contenido general que deban ser suscritos por el (a) Director(a) General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales deberán ser radicados ante la Dirección de Gestión Jurídica, con un mínimo de ocho (8) días hábiles de antelación a la fecha en que deban ser expedidos.

Corresponde a la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina revisar y conceptuar en relación con los proyectos de actos administrativos antes indicados, y a la Dirección de Gestión Jurídica aprobarlos, previo al trámite ante la Dirección General.

Los proyectos deberán acompañarse de los siguientes documentos:

1. El oficio remisorio, debidamente suscrito por el (la) Director(a) de Gestión del área autora de la iniciativa.

El proyecto del acto administrativo, y

Una memoria justificativa y demás soportes y antecedentes del proyecto, los cuales deberán estar debidamente proyectados, revisados, aprobados y suscritos por el (la) Director(a) de Gestión del área autora de la iniciativa.

PARÁGRAFO 1o. Los proyectos de acto administrativo de contenido general que no cumplan con los requisitos contemplados en la presente Resolución, no serán objeto de revisión por la Subdirección de Gestión de Normativa y Doctrina y ni de trámite ante la Dirección General y serán devueltos al área autora de la iniciativa para que se realicen los ajustes correspondientes.

PARÁGRAFO 2o. Para el caso de las Direcciones Seccionales, los proyectos se tramitarán a través de la Dirección de Gestión que tenga afinidad con la temática de la regulación."

De otra parte y como una sugerencia que puede ser enriquecida por su Despacho le propongo que la modificación podría quedar así:

"Proyecto de Decreto mediante el cual se modifica el artículo 8 del Decreto 460 del 10 de febrero de 1986.

Artículo 1. El Artículo 8 del Decreto 460 de 1986 quedará así:

“ARTÍCULO 8o. Los certificados de ingresos y retenciones deberán expedirse en original y tres copias y/o a través de cualquier medio electrónico, los cuales se distribuirán así:

a) Original y dos copias y/o remisión a través de cualquier medio electrónico para el retenido.

b) Una copia reposará en los archivos físicos y/o electrónicos del retenedor.

Tanto el retenedor como el retenido deberán conservar, por un período de cinco (5) años, una copia del certificado para ser exhibida cuando la Administración de Impuestos así lo requiera. En la copia para el retenedor bastará que consten los datos y certificaciones a cargo del mismo.

PARÁGRAFO. Estos certificados servirán también a quienes sí están obligados a presentar declaración de renta, para los efectos de anexarlos como sustento de la misma, casos en los cuales los datos a cargo del asalariado no deberán ser diligenciados."

En los anteriores términos se atiende su solicitud.

Finalmente, le informamos que puede consultar la base de conceptos expedidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en su página de INTERNET, www.dian.gov. <http.//.dian.qov.co>, ingresando por el icono de “Normatividad” - “técnica dando clic en el link “Doctrina Oficina Jurídica.

Atentamente,

DALILA ASTRID HERNANDEZ CORZO

Dirección de Gestión Jurídica