Oficio 27164 de 2015 DIAN

OFICIO 27164 DE 2015

(septiembre 17)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN JURÍDICA

Bogotá, D.C. 15 SET. 2015

100208221-001218

Ref.: Radicado 100001941 del 29/01/2015

Tema	Procedimiento Tributario
Descriptores	Factura por Computador
Fuentes formales	Decreto 1165 de 1996; Resolución 3878 de 1996;
Resolución 5709 de 1996; Resolución 000228 de 2013, artículo 24; Resolución 000219 de 2014, artículo 11;
Decreto 1929 de 2007, Resolución 14465 de 2007, artículo 1.

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de este Despacho absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad, ámbito dentro del cual se atenderán sus inquietudes.

En su escrito solicita que, en materia de factura por computador y ventas realizadas a través de máquinas registradoras P.O.S, se aclare cuál es la normativa vigente a nivel de leyes, decretos y resoluciones.

Igualmente, hace referencia a los controles establecidos en la Resolución 3878 de 1996 y el contenido de los comprobantes de informe diario en materia de ventas realizadas por máquinas registradoras P.O.S y facturación por computador. En particular, plantea el caso del artículo 8 de esta resolución para la factura por computador y sistema P.O.S, así como a la tirilla que debe imprimir. Luego se refiere a la Resolución 000228 de 2013 y, teniendo en cuenta el numeral 24.2 del artículo 24, relativo a los sujetos que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras P.O.S o por computador, para preguntar cuál debe ser el contenido de los informes diarios de conformidad con la normatividad vigente? Así mismo, solicita aclarar a qué se refiere dicha norma con operaciones exentas, excluidas y gravadas.

Finalmente solicita aclarar cuáles son las operaciones que se pueden llevar a cabo sobre la factura, antes de que haya sido aceptada y una vez aceptada.

Al respecto, se observa:

En primer lugar, es necesario señalar que el Decreto 1165 de 1996 en el artículo 13 define la factura por computador, así:

“Artículo 13. Factura por computador. La factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario que permiten al Software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc.”

Este mismo decreto en el artículo 5 define los documentos equivalentes a la factura y, entre ellos, en el numeral 1 señala los tiquetes de máquina registradora. En el artículo 6 precisa el contenido fiscal de los tiquetes de máquina registradora con sistema P.O.S. así:

“Artículo 6. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Los documentos equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:

1. Máquinas registradoras

a) Máquinas registradoras con sistema POS

Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:

1. Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.

2. Número consecutivo de la transacción.

3. Fecha de la operación.

4. Descripción de los bienes o servicios.

5. Valor total de la transacción. ”

De otra parte, a través de la Resolución 3878 de 1996, sobre controles técnicos y fiscales de la facturación, modificada parcialmente por la Resolución 5709 de 1996, en el artículo 1 se establece la numeración autorizada por la DIAN para la facturación, como sistema técnico de control de la actividad productora de renta, indicando además en este mismo artículo que: “Para ejercer dicho control, también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generados por la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en esta resolución.” (Subrayado fuera de texto)

El artículo 7 de la Resolución 3878 se refiere a los tipos de máquina registradora así:

“ARTICULO 7.- Tipos de máquinas registradoras.

Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las máquinas registradoras:

1. El denominado punto de venta (P.O.S)

2. Por artículo con departamentos (P.L.U)

3. Por departamentos.

1. Máquina registradora con sistema P.O.S.

El sistema P.O.S. es el conjunto de Hardware y Software que interactúa permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias, o subfamilias.

Quienes utilicen el sistema de facturación por computador, para la entrega de tiquetes los cuales llenan los requisitos del artículo 6 del Decreto 1165 de 1996 no están obligados a conservar una copia física de cada factura que expidan, deben conservar la tirilla.

…”

El artículo 8 de esta misma resolución, precisa los controles a las ventas a través de máquinas registradoras P.O.S y factura por computador, agrupándolos en controles técnicos y fiscales, precisando a los usuarios de estas formas de facturación, aquellos aspectos que deben cumplir y son objeto de control por la DIAN.

Así las cosas, en el caso concreto de la factura por computador y los tiquetes de máquinas registradoras P.O.S, en el artículo 8 precisa:

“ARTICULO 8.- Controles a las ventas a través de máquinas registradoras P.O.S. y factura por computador.

1. Control Técnico.

Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras P.O.S. o facturación por computador, deberán identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas asociada a cada bien o servicio.

La agrupación de los bienes o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso

El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a partir del cual el artículo se encuentre definido para el sistema informático.

2. Control fiscal.

Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistema P.O.S o factura por computador, deberán imprimir al final del día, el "comprobante informe diario", por cada servidor. El comprobante deberá contener la siguiente información:

a. Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.

b. Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura.

c. Fecha del comprobante.

d. Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada máquina o computador.

e. Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de éstas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos.

f. Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes o servicios prestados por cada una de ellas.

g. Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:

o efectivo

o cheques

o tarjetas débito y crédito

o ventas a crédito

o bonos

o vales

o otros

h. Valor total de lo registrado

El Comprobante informe diario deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la Administración Tributaria y Aduanera lo exija.

Quienes utilicen máquinas registradoras con sistema POS o facturación por computador, deberán tener una cinta testigo magnética, la cual estará a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuando ésta lo solicite.”

En el artículo 10 de la Resolución 3878, se advierte que la no adopción o el incumplimiento del sistema técnico de control conllevan la aplicación de la sanción prevista en el artículo 684-2 del Estatuto Tributario. En efecto, la DIAN en sus actividades de fiscalización puede verificar que se cumplan estas condiciones.

Las disposiciones en cita, se encuentran vigentes en relación con los aspectos mencionados, sin perjuicio de algunas modificaciones introducidas al Decreto 1165 de 1996 y la Resolución 3878 del mismo año que, sin embargo, no afectan los aspectos objeto de este pronunciamiento.

Ahora bien, de otra parte, la Resolución 000228 del 31 de octubre de 2013, establece el grupo de obligados a suministrar a la U.A.E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, por el año gravable 2014, la información tributaria establecida en los artículos 623, 623-2 (sic), 623-3, 624, 625, 627, 628, 629, 629-1, 631, 631-1, 631-2, 631-3 y 633 del Estatuto Tributario, en el Decreto 1738 de 1998, en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 y en el Decreto 4660 de 2007. En este contexto, la Resolución 000228 señala el contenido y características técnicas para la presentación de la información requerida y fija los plazos para su entrega.

Esta resolución se expide por la DIAN en ejercicio de la facultad para solicitar información acorde con las normas que se relacionan, y concretamente, en el Capítulo 4 del Título V, incluye lo pertinente a “Personas o entidades obligadas a facturar”, señalando en el artículo 24 la "Información de los sistemas de facturación" a entregar, refiriéndose en el numeral 24.2 a los sujetos que utilicen para el registro de ventas máquinas registradoras POS o facturación por computador, así:

“Deben informar un consolidado de los comprobantes de informes diarios realizados en el bimestre, de conformidad con lo establecido en la Resolución 3878 de 1996, por cada servidor:

1. Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura.

2. Registro del número inicial y final de las transacciones efectuadas en el periodo a informar por cada máquina o computador.

3. El valor acumulado de las ventas de bienes y/o prestación de servicios por cada departamento, identificando las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de éstas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de IVA. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos. (Resaltado fuera de texto)

4. Totalización de los medios de pago, desglosando:

Efectivo

Cheques

Tarjetas débito y crédito

Ventas a crédito

Bonos

Vales

Otro”

En este sentido, debe tenerse presente que la Resolución 3878 de 1996 modificada por la Resolución 5709 del mismo año constituye básicamente la regulación del sistema técnico de control que adopta la DIAN para efectos del control de la facturación, incluyendo los comprobantes que resumen las operaciones diarias generados por las máquinas registradoras y en relación con las facturas por computador; por su parte, la Resolución 000228 de 2013, se refiere, en general, a la información que la DIAN solicita para efectos de fiscalización y cruces de información.

Sin perjuicio de lo anterior, es preciso tener en cuenta que la Resolución 000228 de 2013 fue modificada en varios aspectos por la Resolución 000219 de 2014. Entre otros aspectos, esta última resolución en el artículo 11, expresamente eliminó los artículos 23 y 24 de la Resolución 000228 de 2013, en consecuencia aquellos artículos, incluido el 24, objeto de su pregunta no tiene aplicación y por efectos de la modificación realizada, no se encuentra vigente.

Así las cosas, por sustracción de materia tampoco tiene lugar la respuesta a la pregunta relativa a lo que se entiende en esa disposición, por operaciones exentas, excluidas y gravadas.

Finalmente es necesario precisar en relación con quienes facturan por computador que, si adicionalmente expiden factura electrónica de acuerdo con el Decreto 1929 de 2007, para efectos de establecer el sistema técnico de control aplicable, deben consultar la Resolución 14465 del mismo año.

Téngase en cuenta que la factura electrónica se aplica según el artículo 1o. de la Resolución 14465 de 2007, así:

“/...

a) Para los obligados a facturar que opten exclusivamente por expedir esta forma factura, caso en el cual deben cumplir en su totalidad con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, y

b) Para los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica y que para la expedición (generación y numeración) de las facturas en otras modalidades incluidos los documentos equivalentes que expiden las empresas de servicios públicos domiciliarios, utilicen y compartan con la factura electrónica, los procedimientos y tecnología de información. En este evento los contribuyentes obligados deberán optar por una de las siguientes alternativas:

1. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la Resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control, la entrega de información y la conservación de las facturas en medio electrónico, para cuando la DIAN lo requiera. Cuando el obligado a facturar cumpla en su totalidad con las condiciones aquí señaladas, no deberá atender además las obligaciones establecidas en la Resolución 03878 de 1996.

2. Cumplir con los procedimientos y controles que se establecen en la presente Resolución, incluida la autorización de numeración como sistema técnico de control establecido en la resolución 03878 de 1996, con las adecuaciones propias para la factura electrónica, así como la inclusión del número técnico de control solamente para las facturas electrónicas y la entrega de información, sin perjuicio de mantener el sistema técnico de control establecido para la factura por computador. En este caso el contribuyente deberá cumplirlas demás obligaciones señaladas en la resolución 03878 de 1996 para la factura por computador.

Parágrafo. Para efectos del sistema técnico de control, los obligados que utilicen facturación por computador y/o documentos equivalentes, sin optar por la factura electrónica, deberán cumplir lo dispuesto en la Resolución 03878 de 1996.

La factura por talonario puede coexistir con cualquier otra forma de facturación.

... ./”

Es decir que cuando el obligado a facturar opte por la alternativa prevista en el numeral 1o. del literal b), del artículo 1o. de la Resolución 14465 de 2007, debe cumplir en relación con la factura electrónica todos los controles allí señalados y, así mismo, respecto de la factura por computador que igualmente debe incluir el numero técnico de control, entregar la información y conservar las facturas en medio electrónico. De modo que en esta opción, únicamente se deben cumplir para la factura electrónica y por computador los requisitos de la Resolución 14465 de 2007, en los términos del citado literal.

Por otra parte, en caso que el obligado a facturar opte por el numeral 2o ibídem, una vez autorizados los nuevos rangos de numeración para expedir factura electrónica previo el cumplimiento de los requisitos para ese efecto, tiene lugar la expedición de factura electrónica y por computador; el número técnico de control se incluye solamente sobre las facturas electrónicas, debiendo cumplir con las demás obligaciones señaladas en dicha norma, como la entrega de la información de facturas electrónicas y de computador, entre otras. No obstante, respecto de las facturas por computador debe mantenerse el sistema técnico de control establecido para este tipo de factura y cumplir con los mecanismos señalados para la factura por computador según las disposiciones de la Resolución 3878 de 1996. (Sobre el tema se pueden consultar, entre otros, los oficios 086473 de 2008, 044125/08.)

Finalmente, en relación con la pregunta relativa a aclarar cuáles son las operaciones que se pueden llevar a cabo sobre la factura, antes de que haya sido aceptada y una vez aceptada, es preciso señalar que genéricamente, el tema de la aceptación de la factura es un asunto de naturaleza comercial y no de competencia de esta entidad.

Fiscalmente la factura es soporte de transacciones de venta de bienes y servicios e implica su expedición, es decir, su generación y entrega por el vendedor al comprador, debiendo cumplir los requisitos de contenido que señala el artículo 617 del Estatuto Tributario, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos que prevé la ley comercial en lo atinente a contenidos adicionales.

En los anteriores términos se absuelve su inquietud y cordialmente le Informamos que tanto la normatividad en materia tributaria, aduanera y cambiaria como los conceptos emitidos por la Dirección de Gestión Jurídica en este ámbito pueden consultarse en nuestra base de datos jurídica ingresando a la página electrónica de la DIAN: www.dian.gov.co. Siguiendo los iconos: "Normatividad"- "técnica" ^aleccionando "Doctrina" y Dirección de gestión jurídica".

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)