Concepto 67 de 2005 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 67 DE 2005

(Agosto 23)

<Fuente: archivo DIAN>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

Problema Jurídico	CUANDO EL EXPORTADOR DE UNA MERCANCIA PROCEDENTE DE CHINA O PANAMA NO PUEDE ENVIAR EL ORIGINAL DE LA DECLARACIÓN DE EXPORTACIÓN O EL DOCUMENTO QUE ACREDITE ESTA OPERACIÓN ANTE LAS AUTORIDADES ADUANERAS DE TALES PAÍSES, ES VIABLE PRESENTAR COPIA O FOTOCOPIA SIMPLE DE DICHOS DOCUMENTOS ?
Tesis Jurídica	CUANDO EL EXPORTADOR DE UNA MERCANCÍA PROCEDENTE DE CHINA O PANAMÁ NO PUEDE ENVIAR EL ORIGINAL DE LA DECLARACIÓN DE EXPORTACIÓN O EL DOCUMENTO QUE ACREDITE ESTA OPERACIÓN ANTE LAS AUTORIDADES ADUANERAS DE TALES PAÍSES, ES VIABLE PRESENTAR COPIA O FOTOCOPIA CONSULARIZADA DE DICHOS DOCUMENTOS DE CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA.

DOCUMENTOS SOPORTE

DOCUMENTO ORIGINAL

PRUEBAS

LEY 455 DE 1998

CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL, ART. 251 Y 259

DECRETO 2685 DE 1999 ART. 121

RESOLUCION 01513 DE 2005 ART. 2

El artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, indica que para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la declaración y a conservar por un período de cinco (5) años, contados a partir de dicha fecha, el original de los documentos soportes y ponerlos a disposición de la autoridad aduanera cuando ésta lo requiera, regulación que fue adicionada por el artículo 1o del Decreto 4431 de 2004, para incluir la declaración de exportación o el documento que acredite la operación de exportación ante la autoridad aduanera del país de procedencia de la mercancía, en los eventos en que la DIAN así lo exija.

Con base en esta disposición, el artículo 2 de la Resolución 01513 del 28 de febrero de 2005, la cual derogó la Resolución 01186 de 2005, estableció que para la importación de las mercancías procedentes de China y Panamá, se deberá presentar como documento soporte el documento de exportación o el documento que acredite la operación ante la autoridad aduanera en dichos países.

Teniendo en cuenta la anterior obligación se consulta si es procedente presentar copia del mencionado documento cuando existe imposibilidad manifiesta de entregar el original habida cuenta de que el exportador no lo suministra por requerirlo para los efectos que la normatividad aduanera de su país lo contemple.

Sobre el particular este Despacho precisa que la obligación de presentar los documentos soporte de la declaración de importación surge al momento de la presentación y aceptación de la declaración de importación a efectos de obtener el levante correspondiente y también cuando en control posterior, así lo requiera la autoridad aduanera.

Dado que el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999 consagra la obligación de entrega del original, pero las normas que consagran la infracción por no conservar los documentos soporte a disposición de la autoridad aduanera cuando esta lo requiera en un control posterior, faculta a que se entregue en original o copias (No. 2.4. del artículo 482), sin que esta distinción la prevea el numeral 2.1. del artículo 482 cuando tipifica la infracción por no tener el original dentro del proceso de importación habida cuenta de la remisión expresa que se hace al artículo 121; este Despacho considera que la norma es clara en establecer la obligación de entregar el original cuando se está surtiendo el proceso de importación.

No obstante lo anterior y teniendo en cuenta que la obligación de entregar la declaración de exportación consagrada en el literal i) del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, adicionado por el artículo 1 del Decreto 4431 de 2004, reglamentado por la Resolución 1513 de 2005, tiene un propósito muy claro como lo es el de establecer que los bienes procedentes de China y Panamá, surtieron en los respectivos países los trámites de exportación, como medida de control aduanero al ingreso al territorio nacional, complementada con la obligación que recae sobre las mercancías de que trata el artículo 1o de la Resolución 1513 de 2005 de presentar declaración anticipada sobre las mismas; ante la imposibilidad manifiesta de entregar la declaración de exportación original o el original del documento que acredite tal operación ante la autoridad aduanera del país de procedencia de la mercancía, en consideración a la normatividad aduanera del país de expedición del documento a la cual el exportador o proveedor en el exterior debe sujetarse, haciendo imposible su presentación en original; para los efectos probatorios perseguidos por las normas citadas, este Despacho considera como procedente presentar copia o fotocopia de tales documentos.

Sin embargo, y dado que lo que quiere la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales es la prueba cierta de los hechos descritos anteriormente, es importante precisar si tales copias o fotocopias se pueden presentar en forma simple o autenticadas, debiendo para el efecto analizar si tales documentos tienen la connotación de ser documentos públicos otorgados en el extranjero para ser ejecutados en el territorio nacional, caso en el cual necesariamente deben someterse al proceso de legalización de que trata el Código de Procedimiento Civil.

En efecto, el artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, modificado por el numeral 118 del artículo 1o del Decreto 2282 de 1989, señala que los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de éste o con su intervención, deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República, o en su defecto por el de una nación amiga, lo cual hace presumir que se otorgaron conforme a la ley del respectivo país.

Igualmente dispone que la firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de éste por el cónsul colombiano.   

Al referirse a la definición de documento público, el artículo 251 del C.P.C., en concordancia con lo previsto en el artículo 259 ibídem, dispone que se considera como tal el "otorgado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención...", de lo cual se infiere que, si las Declaraciones de Exportación proferidas en China se otorgan por la autoridad aduanera de dicho País o con su intervención, así como también, el formulario de "Movimiento de Control Aduanero" o "Movimiento de mercancías de la Zona Libre" se otorgan en Panamá por la autoridad aduanera de este País o con su intervención, tales documentos adquieren la connotación de documento público, debiendo someterse al proceso de legalización de que trata el artículo 259 del C.P.C.

Ahora, teniendo en cuenta que el trámite de legalización no resulta ser obligatorio cuando se dan los presupuestos de la Ley 455 de 1998, resulta imperioso conocer de qué se trata esta norma.

Pues bien, La Ley 455 de 1998, aprueba la "Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros " suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, suprimiendo la exigencia del trámite de legalización a los documentos públicos reseñados en el artículo 1o de dicha Convención, entre los cuales se encuentran, los documentos administrativos. De igual forma indica, que dicha Convención no se aplica a documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras.

Sobre el particular, la Sala Plena de la Corte Constitucional en las sentencias que se reseñan a continuación precisó claramente el objetivo perseguido por la Convención en los siguientes términos:

En Sentencia C-412 de 2001 con ponencia del Magistrado Jaime Cordova Triviño recalcó la Corte que en "... aquellos eventos no contemplados en el transcrito aparte del artículo 1o y expresamente excluidos por la segunda parte del mismo, sí requieren la legalización y desde luego allí sí se necesita que el ministerio abone la firma del cónsul o del agente diplomático. Tales casos "según lo señala la norma en comento" son los siguientes:

"Sin embargo, no se aplicará la presente convención:

a) documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares

b) a documentos administrativos que se ocupen directamente de operaciones comerciales o aduaneras."

Así mismo, en Sentencia C-164 de 1999, con ponencia del Magistrado FABIO MORON DIAZ, se precisó lo siguiente:

"1. Los objetivos de la Convención

La Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, se compone de diez y seis (16) artículos y un (1) anexo, en los que se consigna como objetivo de la misma, abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros.

Los Estados signatarios, y aquellos que adhieran al instrumento, según lo dispone el artículo 2 del mismo, se comprometen a eximir de legalización los documentos producidos en los Estados contratantes, específicamente los que se relacionan en el texto de la Convención, que hayan de ser presentados en su territorio. Al efecto, se establece en su artículo 1, que la misma se aplicará "...a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante." En ese mismo artículo se establecen de manera expresa las excepciones, es decir, se relacionan los documentos respecto de los cuales no se podrá abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros.

Ahora bien, el trámite que los Estados signatarios deciden abolir es definido en ese mismo artículo en los siguientes términos:

 " A efectos de la presente Convención, la legalización significa únicamente el trámite mediante el cual los agentes diplomáticos o consulares del país en donde el documento ha de ser presentado certifican la autenticidad de la firma, a qué título ha actuado la persona que firma el documento y, cuando proceda, la indicación del sello o estampilla que llevare."

De otra parte, en el artículo 3, se establece que el único trámite que podrá exigirse para certificar dichos aspectos, es la adición del certificado a que se refiere el artículo 4, cuyo título, que deberá ir en francés, es "Apostille", el cual deberá expedirse en el formato anexo a la Convención, correspondiéndole a cada Estado contratante designar, según lo impone el artículo 6 del instrumento, las autoridades competentes para expedirlo..."

En consecuencia, será procedente aceptar copia o fotocopia de la declaración de exportación o del documento que acredite la operación de exportación ante la autoridad aduanera del país de procedencia de la mercancía siempre y cuando se alleguen debidamente autenticados, debiéndose surtir para el efecto, el procedimiento establecido en el artículo 259 del Código de Procedimiento Civil, ante el cónsul o agente diplomático de la República, o en su defecto por el de una nación amiga, así como lo relativo al trámite que debe efectuarse ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, al cual deben sujetarse los documentos otorgados en el exterior y que probatoriamente se hacen valer ante las autoridades colombianas y no el contemplado en la Convención ya referida, dado que para el caso en concreto, la declaración de exportación o documento que acredite la operación de exportación ante la autoridad aduanera del país de procedencia de la mercancía, en la medida en que sean otorgados por la autoridad aduanera del País de procedencia, esto es China o Panamá o con su intervención, recibirán la calidad de documento público otorgado en el extranjero que se ocupa directamente de una operación aduanera, cual es, la exportación de una mercancía que va a ser objeto de importación en nuestro país, acto que el mismo texto de la Convención excluye de su aplicación.

Así las cosas, es pertinente concluir, que cuando el exportador de una mercancía procedente de China o Panamá no puede enviar el original de la declaración de exportación o el documento que acredite esta operación ante las autoridades aduaneras de tales países, es viable presentar copia o fotocopia consularizada de dichos documentos, de conformidad con las normas que regulan la materia.