Oficio 908567 de 2022 DIAN

OFICIO 908567 DE 2022

(noviembre 23)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 19 de diciembre de 2022>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

100208192-1442

Bogotá, D.C.

Tema:	Aduanero
Descriptores:	Conservación declaración de importación y documentos soporte
Fuentes formales:	Artículos 10, 11, 33, 51 y 177 del Decreto 1165 de 2019. Artículo 12-1 de la Resolución 46 de 2019

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta lo siguiente:

¿Es una obligación aduanera para el importador y para la agencia de aduanas la conservación del archivo físico de importación? ¿se cumple con la normativa aduanera cuando la agencia de aduanas conserva el archivo físico de importación y el importador demuestra que cuenta con todos los soportes del archivo de forma digital?

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

La obtención y conservación de los documentos que soportan cada operación de comercio exterior es parte de la obligación aduanera en la importación, según lo dispone el artículo 11 del Decreto 1165 de 2019.

importador otorga mandato aduanero a la agencia de aduanas para que, en su nombre, adelante los trámites aduaneros, ello le acarrea a dicho usuario aduanero la obligación de conservar la declaración de importación y documentos soporte de conformidad con lo dispuesto en el artículo 51 del citado decreto, así:

“ARTÍCULO 51. OBLIGACIONES DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS. Las agencias de aduanas en ejercicio de su actividad, a través de sus representantes legales, administradores, agentes de aduanas o auxiliares tendrán las siguientes obligaciones:

(...)

7. Conservar a disposición de la autoridad aduanera copia de las declaraciones de importación, exportación o tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y de los documentos soporte, durante el término previsto en el 177 del presente decreto.

(...)

11. Suministrar copia o fotocopia de los documentos soporte que conserve en su archivo, a solicitud del respectivo importador o exportador que lo requiera.

(...)

24. Entregar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o al importador o exportador la documentación que están obligadas a conservar de conformidad con la legislación aduanera, máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a su liquidación o cancelación. ” (subrayado fuera de texto)

Por su parte, el parágrafo 6 del artículo 177 ibidem dispone que “El declarante está obligado a conservar los originales de los documentos soporte por un término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación, los cuales deberá poner a disposición de la autoridad aduanera, cuando esta así lo requiera” (subrayado fuera de texto).

Ahora bien, es de tener en cuenta que el importador puede actuar directamente ante las autoridades aduaneras, según lo dispone el artículo 33 del Decreto 1165 de 2019 “por cualquier cuantía, para adelantar los trámites aduaneros inherentes al régimen, modalidad u operación aduanera de que se trate”.

En tal caso, cuando el importador actúa directamente ante las autoridades aduaneras, adquiere la condición de declarante, y, por lo tanto, se le impone la obligación de “conservar los documentos soporte y los recibos oficiales de pago en bancos, según lo determine la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por un periodo de cinco (5) años a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración, a disposición de la autoridad aduanera ” (subrayado fuera de texto) (cfr. numeral 3.7 del artículo 10 del Decreto 1165 de 2019).

De otra parte, en lo que concierne a la forma como deben conservarse los documentos soporte, el artículo 12-1 de la Resolución 46 de 2019, dispone:

“ARTÍCULO 12-1. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS SOPORTE. <Artículo adicionado por el artículo 7 de la Resolución 39 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando se trate de la conservación documentos soporte electrónicos en los regímenes de importación, exportación y tránsito, se deberá mantener en un medio de almacenamiento electrónico que garantice su seguridad y conservación.

Cuando se trate de documentos físicos, los mismos podrán conservarse en medio físico o digitalizado, lo anterior sin perjuicio de ser exhibidos cuando la autoridad aduanera lo requiera.” (subrayado fuera de texto)

Con base en lo expuesto, es de colegir que:

- La agencia de aduanas está obligada a conservar copia de la declaración de importación, exportación o tránsito aduanero durante el término establecido en el artículo 177 del Decreto 1165 de 2019.

- El declarante (agencias de aduanas o importador) debe conservar, en original, los documentos soporte durante el término de cinco (5) años a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación y ponerlos a disposición de la autoridad aduanera durante dicho término, cuando así lo requiera.

- De acuerdo con el artículo 12-1 de la Resolución 46 de 2019, los documentos físicos pueden conservarse en medio físico o digitalizado.

Así las cosas, es de reiterar lo expresado en el Oficio 905655 - interno 872 del 18 de junio de 2021:

“(...) a pesar de que la norma aduanera exige la conservación y exhibición de los documentos soporte en forma física y en original de las declaraciones aduaneras, tal y como lo establecen, entre otros, los artículos 177, 182, 349, 377, 385, 510, 511, 536, 540, 556, 569 y 571 del Decreto 1165 de 2019, ello no significa que cuando la autoridad aduanera los solicite en forma digitalizada, en caso de así requerirlos, se presenten en este medio.

Por lo tanto, cuando el declarante no cumple con la obligación de conservar los originales de los documentos soporte en las declaraciones de importación o exportación, se verá incurso en las infracciones administrativas de los numerales 2.4 de los artículos 615 y 617 del citado decreto.

De otra parte, en cuanto a la obligación de suministrar al importador o exportador los documentos soporte que conserva en su archivo durante el término legal establecido en los artículos 177 y 349 del Decreto 1165 de 2019, la Agencia de Aduanas podrá suministrarlos en copia o fotocopia de acuerdo con lo previsto en el numeral 11 del artículo 51 ibídem. Lo anterior sin perjuicio de que tales documentos soporte puedan encontrarse archivados en forma física o digitalizada.

Con todo lo expuesto se concluye que así los documentos soporte deban ser conservados en original, la forma en que éstos se encuentren archivados, no constituye un impedimento para que la Agencia de Aduanas cumpla con las obligaciones aduaneras de conservación, exhibición o suministro de tales documentos, cuando así lo requiera la autoridad aduanera, el importador o exportador.” (subrayado fuera de texto)

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

ALFREDO RAMÍREZ CASTAÑEDA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales