Oficio 1444 de 2015 DIAN

OFICIO 1444 DE 2015

(noviembre 3)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN

SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN NORMATIVA Y DOCTRINA

Ref: Radicado 000427 del 01/09/2015

Tema	Administrativo - Delegación de funciones
Descriptores	Administrativo - Delegación de Funciones
Fuentes formales	Arts. 27 y 28 Código Civil Art. 16 Decreto 4048 de 2008 Art. 8 Decreto 1321 de 2011

Cordial saludo,

De acuerdo con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

Previo a atender el tema cabe precisar que de acuerdo con nuestras funciones no es procedente conceptuar sobre los procedimientos específicos a seguir sobre materias disciplinarias, de personal, contratación, y presupuestal también le corresponde a este Despacho pronunciarse acorde con el numeral 1 del artículo 4048 de 2008, o las actuaciones particulares por adelantar con ocasión de actos administrativos, tampoco le corresponde definir, desatar, considerando que a esta Subdirección le corresponde absolver consultas sobre interpretación y aplicación de normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias.

En particular se solicita precisión del alcance de las funciones determinadas en el numeral 1 del artículo 16 del Decreto 4048 de 2008, que indica a su tenor literal:

"ARTÍCULO 16. SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE PROCESOS Y COMPETENCIAS LABORALES.

Son funciones de la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias Laborales además de las dispuestas en el artículo 38 del presente decreto las siguientes:

1. Responder por la definición de los perfiles, funciones y competencias de los empleados públicos de la DIAN, reglas y criterios de movilidad y sus procesos de evaluación y monitoreo según las normas legales vigentes;

(…)"

En el contexto previamente indicado y con el ánimo de despejar dudas sobre la definición de las funciones contempladas en el manual de funciones es procedente manifestar que las normas sobre interpretación doctrinal disponen que cuando el contenido de la norma es claro no corresponde al intérprete darle otro sentido so pretexto de consultar su espíritu; además, el significado de las palabras debe ser tomado en su sentido natural y obvio según el uso general de las mismas, tal como lo señalan los siguientes artículos del Código Civil:

“ARTICULO 27. INTERPRETACIÓN GRAMATICAL>. Cuando el sentido de la ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu.

Pero bien se puede, para interpretar una expresión oscura de la ley, recurrir a su intención o espíritu, claramente manifestados en ella misma o en la historia fidedigna de su establecimiento.

ARTICULO 28. <SIGNIFICADO DE LAS PALABRAS>. Las palabras de la lev se entenderán en su sentido natural y obvio, según el uso general de las mismas palabras; pero cuando el legislador las haya definido expresamente para ciertas materias, se les dará en éstas su significado legal”.

En cumplimiento de las reglas precedentes debemos remitirnos al contenido del diccionario de la Real Academia de la Lengua Española para entender el alcance las acciones que se mencionan en los textos normativos que se identifican con el verbo “definir” cuyo significado en el citado diccionario es:

Definir: (Del lat. definire). 1. tr. Fijar con claridad, exactitud y precisión la significación de una palabra o la naturaleza de una persona o cosa. U. t. c. pml. 2. tr. Decidir, determinar, resolver algo dudoso. U. t. c. pml. 3. tr. Pint. Concluir una obra, trabajando con perfección todas sus partes, aunque sean de las menos principales. 4. pml. Adoptar con decisión una actitud.

En consonancia, con las definiciones atrás citadas la fundón de “definir perfiles, funciones y competencias de los empleados públicos de la DIAN, reglas y criterios de movilidad y sus procesos de evaluación y monitoreo según las normas legales vigentes” se relaciona con la actividad de fijar con claridad, exactitud y precisión la significación de estos elementos; es decir, le corresponde fijar con claridad el significado de los perfiles, funciones y competencias, las reglas de movilidad y de evaluación y monitoreo de procesos.

Así las cosas, por extensión del significado, la definición de los procesos de evaluación y monitoreo, puede incluir los elementos constitutivos de dichas actividades, sin que ello implique la realización de los mismos, o la definición de otros aspectos técnicos que correspondan por mayor especialidad a otras dependencias.

Acorde con lo anterior, el alcance de las funciones entre las diferentes dependencias debe analizarse en el marco de las funciones principales para las cuales fueron creadas, sin entrar en contradicciones por la utilización de términos análogos que denominan algunas de las actividades que se realizan con ocasión de sus funciones habituales.

Por ejemplo que esté asignada la función de definición de criterios de evaluación por parte de la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias, no conlleva que los Jefes de dependencias no puedan definir criterios de evaluación muy particulares para sus colaboradores, dentro de los criterios de evaluación previamente fijados por la Subdirección de Gestión de Procesos y Competencias.

Cabe observar que el artículo 17 del Decreto 4048 de 2008, señala las funciones de la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, entre las cuales se encuentran funciones que por su naturaleza conllevan a la definición de diferentes elementos para poderlos desarrollar.

A manera de explicación, el numeral 2 del artículo 17 del Decreto 4048 de 2008 señala como funciones establecer los métodos, procedimientos e indicadores que permitan medir el cumplimiento del Plan Estratégico y su impacto en la organización; función que no se puede cumplir a cabalidad si no se definen los métodos, los procedimientos o los indicadores que permitan la medición.

Situación que se presenta con las funciones señaladas, así:

ARTÍCULO 17. SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DE ANÁLISIS OPERACIONAL.

Son funciones de la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, además de las dispuestas en el artículo 38 del presente decreto las siguientes:

1. Proveer escenarios que permitan la formulación, evaluación y ajuste del plan estratégico y el anteproyecto de presupuesto anual de rentas y gastos;

2. Establecer los métodos, procedimientos e indicadores que permitan medir el cumplimiento del Plan Estratégico y su impacto en la organización;

3. Elaborar y formular propuestas sobre estudios y modelos de perfilamiento de nesgo y comportamiento de los procesos de la DIAN;

4. Formular, evaluar y ajustar planes, programas, y/o campañas de control, facilitación, comunicación interna y divulgación, así como el establecimiento de metas, recursos e indicadores de acuerdo con la ley, el plan estratégico y el modelo gestión para su aprobación y ejecución de las áreas responsables;

5. <Numeral modificado por el artículo 8 del Decreto 1321 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Realizar estudios y mediciones económicas de las medidas, cambios internos y externos y decisiones gubernamentales en materia tributaria, aduanera, de control cambiario y de derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional, así como sobre la estructura tributaría colombiana y estructura tributaria de otros países como apoyo a la definición de políticas en estas materias.

6. <Numeral modificado por el artículo 8 del Decreto 1321 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Apoyar la elaboración y evaluación de anteproyectos de legislación tributaria, aduanera, cambiaría y de derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional, en relación con el impacto sobre la tributación.

7. <Numeral modificado por el artículo 8 del Decreto 1321 de 2011. El nuevo texto es el siguientes Proporcionar las estadísticas y rendir informes relacionados con los resultados de la gestión en materia: tributaria, aduanera, cambiaria, administrativa y de derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional.

8. Solicitar y coordinar con las áreas el suministro de la información interna y externa requerida para la ejecución del Plan Estratégico;

9. Adelantar estudios de cargas de trabajo requeridos por la Entidad en mejora del modelo de gestión.

(...)"

En conclusión la Subdirección de Gestión de Competencias Laborales tiene la función de responder por la definición de los perfiles, funciones y competencias, las reglas de movilidad y de evaluación y monitoreo de procesos.

La Coordinación de Planeación y Evaluación proporciona la información de los resultados de la ejecución de los planes institucionales acordados como base de los indicadores de medición de la gestión gerencial.

Asimismo, debe destacarse que en desarrollo del principio de colaboración y de implementación de enfoque de procesos no corresponde a una única dependencia el adelantamiento de los procesos internos de la organización; por tal razón, es posible que coincidan diferentes dependencias en la realización de actividades o funciones dentro de un proceso.

En consecuencia, es viable la interacción de diferentes dependencias en el desarrollo del proceso de evaluación y control y no excluye una actividad inicial realizada por una dependencia a las otras.

Así las cosas, tanto la dependencia de Gestión de Procesos y Competencias Laborales como la de Gestión de Análisis Operacional pueden proponer al Director General los aspectos que consideren pertinentes dentro de sus funciones con los cuales se evaluaran los gerentes institucionales, mientras que la elaboración y aprobación de la metodología e indicadores por ser una tarea más técnica corresponde a la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional, la cual está encargada de ésta tarea por disposición del numeral 2 del artículo 17 del Decreto 4048 de 2008.

De Igual forma, la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional debe elaborar el formato correspondiente en coordinación con la Subdirección de Gestión de Competencias Laborales, habida cuenta que esta última debe definir el contenido, concertación, seguimiento y evaluación de los acuerdos de gerentes.

No obstante, la actividad de evaluación puede ser asumida en diferentes aspectos por la Subdirección de Gestión de Análisis Operacional dependiendo de si se trata de plan estratégico y/o plan operativo.

En los anteriores términos se absuelve su consulta.

Atentamente,

PEDRO PABLO CONTRERAS CAMARGO

Subdirector de gestión Normativa y Doctrina (E)