Oficio 12535 de 2019 DIAN

OFICIO 12535 DE 2019

(mayo 21)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Gestión Normativa y Doctrina

Bogotá, D.C.

Ref.: Radicado 100078909 del 29/11/2018.

Tema:	Procedimiento.
Descriptores:	Sistemas técnicos de control máquinas registradoras con sistema POS/ dispositivos móviles.
Fuentes normativas:	Estatuto Tributario artículos 615 y 617; Resolución 000055 de 2016, artículos: 1o, 3o, 5o, 6o, 13 y 14; artículo 1.6.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008 este despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras o de comercio exterior y control cambiario en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Teniendo como base normativa la Resolución 000055 de 2016 y el Concepto 014750 de 2007 se plantea lo siguiente:

1. El conjunto que forma la integración de Tablet e impresora para realizar facturación de consumo de gas en sitio puede denominarse punto de venta POS (como máquina registradora con sistema POS) de acuerdo a la definición del numeral 1 del artículo 13 de la Resolución 0000055 de 2016?

2. Si la respuesta es afirmativa ¿con cuáles parámetros técnicos o de otra índole podemos identificar este punto de venta, tomando en cuenta que son dos los elementos electrónicos que unidos lo integran y máxime que cada dispositivo tiene elementos únicos de identificación técnica como la dirección MAC o el número de serie de fábrica?

3. Si la respuesta es negativa ¿qué se requiere para que el conjunto Tablet e impresora cumplan con la definición del numeral 1 del artículo 13 de la Resolución 000055 de 2016?

4. El numeral 2 del artículo 14 de la Resolución 000055 de 2016 indica que toda persona que opte por facturar a través del sistema POS debe imprimir al final del día el comprobante de informe diario, por cada servidor. ¿Qué significa servidor para efectos de interpretación de este numeral?

5. ¿Dado que toda la información generada por la facturación con los dispositivos móviles se concentra en un software servidor, no podría ser la identificación de ese software servidor el que se reporte en el comprobante informe diario de acuerdo con el literal b) del numeral 2 del artículo 14 de la Resolución 000055 de 2016?

Al respecto es necesario considerar lo siguiente:

El artículo 615 del Estatuto Tributario, establece la obligación de expedir factura o documento equivalente. El artículo 616-1 del mismo estatuto señala que:

“La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.

Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.

Los documentos equivalentes a la factura de venía, corresponderán a aquellos que señale el Gobierno Nacional".

El Decreto 1165 de 1996, en los artículos 5o y 6o incorporados en los artículos 1.6.1.4.24 y 1.6.1.4.25 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, se refiere a tos documentos equivalentes, entre ello, los tiquetes de máquina registradora y, en concreto, los expedidos por máquinas registradora POS y sus requisitos.

Por su parte el artículo 13 de este mismo decreto, incorporado en el artículo 1.6.1.4.7 del Decreto 1625 de 2016, define la factura por computador, así:

“La factura por computador es la que cumple con todos los requisitos establecidos en los artículos 617 y 618 del Estatuto Tributario que permiten al Software asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del impuesto sobre las ventas correspondiente, en la que interactúan la programación, el control y la ejecución de las funciones inherentes a la venta, tales como emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos códigos, grupos, familias, o subfamilias, etc."

La Resolución 000055 de 2016, establece sistemas técnicos de control de facturación, con el fin de controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias de los obligados a expedir factura o documento equivalente. Entre los controles que establece, el numeral primero del artículo 1o de esta resolución, señala la “solicitud de autorización de numeración".

Según indica el mismo numeral, para ejercer dicho control: “también se tendrán en cuenta los comprobantes que resuman las operaciones diarias generadas por la utilización de máquinas registradoras que cumplan los requisitos técnicos señalados en la presente resolución.” (Resaltado fuera de texto)

Por su parte, el artículo 13 de la Resolución 000055 de 2016, se refiere a los "Tipos de máquinas registradoras” y señala que: “Los obligados a facturar que opten por este sistema, podrán utilizar alguno de los siguientes desarrollos tecnológicos en las máquinas registradoras:

“1. EL denominado punto de venta (POS)

Máquinas registradoras con sistema POS. El sistema POS es el conjunto de hardware y software que interactúa permitiendo la programación, el control, y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación por departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.

(...)

Parágrafo. En las máquinas registradoras se podrá utilizar numeración con prefijos alfabéticos, numéricos o alfanuméricos.” (Subrayado y resaltado fuera de texto)

Esta disposición armoniza con el artículo 14 de la misma resolución, que se refiere a los “Sistemas técnicos de control a las ventas a través de máquinas registradoras POS y factura por computador", así:

1. Las personas o entidades que utilicen para el registro de sus ventas máquinas registradoras POS o facturación por computador, deberán, identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.

La agrupación de los bienes o servicios pueden hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de la red de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.

El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna o alias, a partir del cual el artículo se encuentre definido para el sistema informático.

2. Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistemas POS o factura por computador, deberán imprimir al final del día, el comprobante de informe diario, porcada servidor. El comprobante deberá contenerla siguiente información:

a. Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.

b. Número de identificación de las máquinas registradora o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura

c. Fecha del comprobante.

d. Registro numero inicial y final de las transacciones efectuadas por cada máquina o computador.

e. Discriminación de las ventas de bienes o prestación de servicios /.../.

f. Discriminación por máquina, computador o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y el valor de las ventas de bienes o servicios prestado por cada una de ellas.

g. Totalización de los medios de pago /.../.

h. Valor total registrado

i. Inventario de máquinas registradoras o computadores con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.

El comprobante de informe diario deberá elaborarse en original y copia debiendo el primero formar parte integral de la contabilidad y el segundo conservarse en el establecimiento de comercio para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera así lo exija.

La información del literal /, se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la administración tributaria y aduanera lo exija”. (Subrayado y resaltado fuera de texto)

En este contexto, es claro que, para facturar es posible utilizar en las máquinas registradoras alguno de los desarrollos tecnológicos que indica la norma, uno de los cuales es el sistema POS. Este sistema de facturación POS comprende el hardware y el software que permite una serie de funciones en el punto de venta, comenzando por el registro de las ventas, la emisión de los tiquetes o facturas respectivas que incluirán los requisitos de ley o reglamentarios, según el caso, incluyendo la respectiva numeración, así como los comprobantes, notas y los documentos adicionales exigidos para ejercer el respectivo control.

Lo anterior, según se indica, asociado al punto de venta, esto es, al lugar donde se vende. Esto como quiera que, en principio, el sistema técnico de control fue concebido en relación con el local, sede, oficina o lugar donde se desarrolla la actividad económica.

Así las cosas, las máquinas registradoras que se utilicen deben permitir las funcionalidades que indica la norma, esos equipos deben estar identificados y asociados al local comercial. Es así como si se cuenta con varios locales comerciales la numeración de las facturas se asigna por local en tanto deben utilizarse prefijos por local, según se indica en los artículos 3o y 6o de la Resolución 000055 de 2016 y, en consecuencia, las registradoras deberán expedir facturas dentro del rango asignado al respectivo local.

El sistema POS, para efectos tributarios, no se concibió como una máquina aislada ajena a locales comerciales, sedes, oficinas. Los distintos controles, la numeración autorizada con los respectivos prefijos por local, el inventario de equipos indicando su ubicación por establecimiento y la facturación expedida por equipo acorde con la numeración autorizada al local, el comprobante de informe diario que da cuenta de toda esta información, apunta a una concepción bajo la existencia de locales o sedes donde se venden bienes o se presta el servicio.

Sin perjuicio de lo anterior, no puede perderse de vista que, actualmente existen modelos de negocio y desarrollos tecnológicos que pueden permitir la facturación en el sitio del comprador o adquirente donde finalmente es factible entregar la factura o documento equivalente, sin que ese sitio de entrega sea el local comercial o sede del negocio. En todo caso, con los equipos que permiten la respectiva facturación, sea que se trate del modelo: servidor /cliente o de servicios en la nube, por ejemplo, exigen contar con los equipos que permiten la generación como tal de la factura o documento equivalente, así como con aquellos que permiten su materialización e impresión para su entrega. Naturalmente, los equipos que intervienen pueden y deben ser identificados, y su ubicación también establecida, sea porque se factura en el respectivo local o aun en el evento que se facture en sitio. Tenemos en este aspecto dos elementos identificación v ubicación.

1. Frente a la identificación de las máquinas o equipos, se observa que cada máquina registradora tiene una identificación que debe reportarse en el comprobante de informe diario. Ahora, respecto a como está conformado el equipo y cuál es la información correspondiente, debe observarse que hoy en día existen equipos en diversas presentaciones y, como se indica en el párrafo anterior, distintas formas de operar. No obstante, es posible su identificación. A título de Información transcribimos la respuesta que en una oportunidad anterior se dio desde la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria* a la siguiente pregunta:

“A la pregunta 1: “Cuando se refieren al serial de computador, ¿se refieren al serial del hardware de la CPU, a la dirección de la tarjeta de red o MAC Adress, al nombre del computador en el sistema operativo o al nombre de la caja?”

Se responde: El serial de los computadores al que se refiere el literal i) del artículo 14 de la Resolución 0055 de 2016, corresponde al número serial del hardware de la CPU, como usted lo mencionó inicialmente. Este número generalmente se encuentra ubicado en cualquiera de los costados de la caja o chasis donde están instalados la mayoría de componentes del computador, tales como tarjeta madre, memoria RAM, Unidad Central de Procesamiento (CPU), disco duro, etc. En el caso de los computadores portátiles, este número se encuentra en la parte posterior o debajo de la batería." (Subrayado fuera de texto) *(Oficio de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria del 19 de octubre de 2016, dirigido a la ciudadana Liliana María Taborda Restrepo)

De otra parte, para efectos del comprobante de informe diario, debe tenerse en cuenta que el artículo 14 de la Resolución 000055 de 216, se refiere a los “Sistemas técnicos de control a las ventas a través de máquinas registradoras POS y factura por computador". El numeral 2 indica:

"Las personas que utilicen para el registro de sus ventas de bienes o prestación de servicios, sistemas POS o factura por computador, deberán imprimir al final del día, el “comprobante informe diario”, por cada servidor. El comprobante deber contener la siguiente información...” (Subrayado fuera de texto)

Frente a lo que es un servidor, podemos tomar como referente el Concepto el 017056 de 2017, donde se indica:

“Servidores: Componente tangible (maquina u ordenador) utilizado para almacenar datos, que requiere de una infraestructura tanto física “hardware” e interna “software” y de conexiones a red permanentes y seguras.”

Sin perjuicio de esta definición, debe tenerse en cuenta que el antecedente de la Resolución 000055 de 2016, se remite a la anterior, la Resolución 000038 de 1996, que planteó el sistema técnico de control con base en el modelo cliente – servidor

Si partimos de la base que, en principio, el sistema POS se concibe para cumplir con unas funcionalidades, cuando hay varios puntos de facturación en un mismo local o establecimiento, el servidores el componente que integra los puntos de facturación del local, recibe información de sus clientes (máquinas de cada punto de facturación, devuelve información) y, a la vez, almacena la información de la red, contando con la información necesaria para generar el respectivo comprobante de informe diario con los requerimientos que exige la DIAN. Esto aplica tanto si se cuenta con un servidor por local que integra los puntos de facturación del mismo, como si se cuenta con un servidor que comprende la facturación de distintos locales y los puntos de facturación asociados a cada uno de ellos.

Así las cosas, en el sistema del que hablamos, debe imprimirse un comprobante por cada servidor, esto es, que el mismo comprende la información del local comercial con sus puntos de facturación. Sin descarta, como lo hemos indicado, que un servidor controle varios locales comerciales y sus puntos de facturación. En todo caso, el Comprobante de informe diario da cuenta al detalle, por local, de lo facturado a través de los distintos puntos de venta identificando las respectivas máquinas asociadas al mismo (es decir identifica la ubicación de la máquina), y lo facturado a través de ellas.

Sin perjuicio que se cuente con servidores que operen bajo ese esquema, no se descarta hoy en día que se manejen, por ejemplo, modelos de servicio en la nube..Miremos, a título informativo la respuesta que la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria* da a la siguiente pregunta:

1. “¿Cómo puede una compañía que maneja su facturación directamente desde el hosting en la nube, que no cuenta con computadores de los cuales se generen factura, cumplir con el requisito del literal d) del comprobante de informe diario, referente a la discriminación por maquina o computador o terminal, si la factura se genera desde la nube v desde los computadores solo se imprime?

Independientemente del sistema o solución tecnológica que usted se encuentre utilizando para facturar por computador, éste debe cumplir con lo establecido en las normas, que, para el caso concreto, deberá ceñirse estrictamente a lo establecido en el artículo 14 de la Resolución 0055 de 2016.

En ese orden de ideas, su solución tecnológica, cualquiera que ésta sea, debe permitir la generación de un informe mediante documento impreso con el número inicial, y final de las transacciones que ha efectuado en el día, tal como lo ordena el literal d) del artículo 14 de la Resolución 0055 de 2016.

Adicionalmente, es imperativo que el sistema o solución tecnológica con la que usted cuente para facturar por computador o sistema POS, le permita conocer la traza necesaria para identificar y reportar mediante documento impreso los computadores o maquinas a través de los cuales se han generado fas facturas, sin perjuicio de que en dicho ¿proceso se hayan utilizado una o varias máquinas en una o varias ubicaciones.

Así las cosas, a manera de ejemplo, si para emitir las facturas su solución utiliza un servicio en la nube, que se conecta con un computador y una impresora, estos últimos ubicados en su establecimiento de comercio, su solución tecnológica deberá estar en capacidad de generar un “comprobante informe diario” que relacione las tres máquinas o computadores a través de los cuales usted obtuvo finalmente la factura, es decir la máquina que presta el servicio de hosting en la nube, el computador de su establecimiento de comercio v la impresora. (Subrayado fuera de texto) * (Oficio de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria del 12 de octubre de 2016, dirigido al ciudadano Andrés Mauricio Montealegre Castellanos)

Así las cosas, se observa que independientemente del modelo que se utilice, lo importante es identificar las máquinas que intervienen en el proceso de facturación, es factible que en una de ellas se genere la factura o documento equivalente como tal, que otra reciba la información respectiva para su posterior impresión a través de la misma o aun de otra máquina con el fin de proceder a su entrega, aceptando así distintos modelos de operación, pero con un aspecto muy claro cómo es que, los equipos que intervienen son identificables.

2. Frente a la ubicación.

Así cómo es posible operar de distintas formas, más allá de servidores propietarios o localizados, utilizando diversos equipos que pueden utilizarse como máquina registradora en tanto estén debidamente identificadas, permitan las respectivas funcionalidades y la información que se requiere y su asociación al respectivo local sede, o establecimiento, también, es necesario considerar que si bien, en principio, de acuerdo con la Resolución 000055 de 2016, se asume, en principio, la facturación directamente en el local donde tiene lugar la venta o prestación del servicio, hoy en día es posible emitir la factura y entregarla en el sitio del usuario o comprador, cuando, por ejemplo se utilizan equipos móviles. No obstante, en este caso, debe tense en cuenta que los equipos a través de los cuales se opera y permiten esta alternativa no son aislados o independientes de un negocio, el cual en todo caso cuenta con una sede, local o establecimiento.

Es así como en el Registro Único Tributario, quien vende bienes o servicios, por regla general y salvo las excepciones legales y reglamentarias, debe inscribir, entre otras responsabilidades, la obligación de expedir factura y relacionar los establecimientos asociados. El RUT, exige la información correspondiente a la ubicación del responsable y el artículo 4o, numeral 2 del Decreto 2460 de 2013, incorporado en el artículo 1.6.1.2.5 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, al referirse a la "Ubicación" señala:

"La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la U.A.E Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.

El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario -RUT, será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.

Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.

/.../." (Subrayado fuera de texto)

Así mismo, para efectos de la autorización de numeración a que se refiere la Resolución 000055 de 2016, es necesario indicar el establecimiento o establecimientos respectivos. En este sentido, los equipos a través de los cuales se factura, así sean móviles deben estar asociados, mínimo a la respectiva sede, esto es al domicilio fiscal, o a los locales a través de los cuales opera el negocio y se desarrolla la actividad económica y a los cuales estén asociados los equipos, de modo que en el respectivo comprobante de informe diario que exige el numeral 2 del artículo 14 de dicha resolución, se dará cuenta de la respectiva ubicación. Igualmente, el correspondiente inventarío de las máquinas registradoras, al que alude el literal i) del mismo numeral, que debe reposar en el domicilio fiscal según lo indica el inciso tercero del numeral 2 del artículo 14 aludido, que relaciona la totalidad de equipos a través de los cuales se factura, especificará, en tal sentido la ubicación respectiva, referida al domicilio fiscal, a menos que en virtud del desarrollo de la respectiva actividad económica se asocien específicamente a determinado local, sede o establecimiento.

Si se cumplen estas condiciones, no obstante, se facture en sitio a través de equipos móviles, debe verificarse el cumplimiento de los requisitos que exige la norma, sin perder de vista que, aunque el momento mismo de la facturación no tiene lugar en la sede, local comercial o establecimiento, en todo caso los equipos a través de los cuales se factura deben estar plenamente identificados y asociados al domicilio fiscal o locales a través de los cuates se desarrolla la actividad económica.

Cabe mencionar finalmente la referencia que se hace en la consulta al Oficio 014750 de 2007. Al respecto, es necesario precisar en primer lugar, que este oficio tiene como fuente normativa la Resolución 3878 de 1996, que fue derogada expresamente por la Resolución 000055 de 2016.

La Resolución 003878 establecía un sistema técnico de control para la actividad productora de renta, incluyendo controles tales como la autorización de numeración y los específicos según los tipos de facturación utilizados.

La Resolución 000055 de 2016, la derogó y, como se indica al principio, establece un sistema de control para la actividad productora de renta, incluyendo distintos controles, algunos de los cuales coinciden con los que aquella contemplaba, otros fueron parcialmente modificados y también hace precisiones y modificaciones. Luego, actualmente debe estarse a lo dispuesto en la Resolución 000055 de 2016.

No obstante, sin perjuicio del cambio normativo, puede decirse, en forma similar, a como se afirmó en aquella época que, en relación con el tipo de máquinas que se utilicen para facturar, si se cumplen los presupuestos técnicos y las respectivas funcionalidades, ahora señalados en la Resolución 000055 de 2016, se podrá expedir la factura o documento equivalente. Tratándose de máquinas registradoras POS deben cumplir las condiciones y funcionalidades que indica la misma, sin perjuicio de las precisiones que se realizan en el presente oficio.

En los anteriores términos se atiende su solicitud.

Atentamente,

LORENZO CASTILLO BARVO

Subdirector de Gestión Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica