Concepto 39 de 2004 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 39 DE 2004

(Agosto 9)

Diario Oficial No. 45.649, de 23 de agosto de 2004

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

AREA ADUANERA

Bogotá, D. C., 9 de agosto de 2004

53012

Señor

RICARDO ALZATE R.

Carrera 34 número 104A-66

Medellín

Ref.: Consulta radicada bajo el número 93761 de 11/11/2003.

De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999 y el artí culo 2o de la Resolución 5467 de julio 15 de 2001, esta División es competente para absolver de manera general las consultas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas aduaneras y cambiarias de carácter nacional. En este sentido se emite el presente concepto.

TEMA:  Aduanas.

DESCRIPTORES: Declaración de Importación - Remisión.

FUENTES FORMALES

Ley 594 de 2000.

Problema jurídico:

¿Cuando se liquida una Sociedad de Intermediación Aduanera, a quien se debe hacer entrega de la documentación que dichas personas jurídicas están obligadas legalmente a conservar, de conformidad con lo ordenado por la legislación aduanera?

Tesis jurídica:

Cuando se liquida una Sociedad de Intermediación Aduanera, la documentación que dichas personas jurídicas están obligadas legalmente a conservar de conformidad con lo ordenado por la Legislación Aduanera, debe ser entregada a la UAE - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Interpretación jurídica:

De conformidad con la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones se observa lo siguiente:

"Artículo 1o. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Artículo 2o. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

Artículo 3o. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos así:

...

Archivo Público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas". (El subrayado es nuestro).

De conformidad con las normas trascritas se tiene que, la Ley 594 de 2000, es la norma vigente que define las pautas de los archivos en Colombia, la cual aplica tanto para las entidades públicas como para las privadas que cumplen funciones públicas.

De igual manera que, los archivos están formados por los documentos pertenecientes a entidades públicas o de aquellas que sin serlo, tengan documentos públicos en virtud de la prestación de un servicio público.

Que la Administración Pública es la responsable por la gestión y administración de los archivos y que cuando haya supresión, fusión o privatización de Entidades Públicas, deben entregar todos sus archivos a las nuevas Entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

En el mismo sentido, de conformidad con el segundo inciso del artículo 12 del Decreto 2685 de 1999, la Intermediación Aduanera constituye una actividad auxiliar de la Función Pública Aduanera, sometida a las regulaciones especiales establecidas en dicha norma, y de conformidad con lo establecido en el artículo 121, ibídem, en concordancia con el artículo 10o de la misma norma, las Sociedades de Intermediación Aduanera pueden actuar como declarantes ante la autoridad aduanera, con el objeto de adelantar los procedimientos y trámites de importación, exportación y tránsito aduanero, siendo una de sus obligaciones conservar por el término mínimo de cinco (5) años copia de la Declaración de Importación y el original de sus documentos soporte.

Así las cosas, este Despacho considera, que si bien las Sociedades de Intermediación Aduanera son Personas Jurídicas de Derecho Privado, ejercen funciones reguladas por normas de Derecho Publico, tanto así que están denominadas por ley, como auxiliares de la función pública aduanera. Por lo tanto, no obstante que la obligatoriedad de la norma sobre transferencia de archivos esta dirigida a las entidades públicas que se supriman, fusionen o privaticen, como quiera que la documentación que poseen las Sociedades de Intermediación Aduanera les ha sido confiada en virtud de la prestación de un servicio como auxiliar de una función pública, es preciso que ante la liquidación de dichas empresas, la documentación que están obligadas legalmente a conservar, sea entregada a la UAE - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Se subraya).

En conclusión, cuando se liquida una Sociedad de Intermediación Aduanera, la documentación que dichas personas jurídicas están obligadas legalmente a conservar de conformidad con lo ordenado por la Legislación Aduanera, debe ser entregada a la UAE - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Atentamente,

GRETY LÓPEZ ALBÁN.

Jefe División de Normativa y Doctrina Aduanera.