Oficio 904518 de 2022 DIAN

OFICIO 904518 DE 2022

(junio 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 10 de junio de 2022>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-772

Bogotá, D.C.

Tema:	Aduanero
Descriptores:	Agencias de aduana
Fuentes formales:	Artículos 36, 38 y 51 del Decreto 1165 de 2019 Artículos 1.6.1.2.5. y 1.6.1.2.14. del Decreto 1625 de 2016 Artículos 54 y 71 de la Resolución DIAN No. 046 de 2019

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Por medio del presente radicado, la Coordinación de Administración del Sistema de PQSRD de la Subdirección de Servicio al Ciudadano, remite por competencia a esta Subdirección las preguntas 2 y 4 efectuadas por el peticionario, así:

“2-. El artículo 36 numeral 8 del Decreto 1165 de 2019 señala que para obtener la autorización como Agencia de Aduanas se deberá contar entre otros requisitos generales con una infraestructura financiera, física, técnica, administrativa y, con el recurso humano que permita ejercer de manera adecuada la actividad de agenciamiento aduanero, ¿es posible que una agencia de aduanas opere desde un coworking?”

“4-. En el evento en que no se le conceda la autorización para ser Agencia de Aduanas y el acto de fondo proferido por la DIAN es demandado en sede contencioso-administrativa en acción de nulidad y restablecimiento del derecho, la sociedad constituida para el efecto puede ejercer otra actividad temporalmente, esto es, ¿mientras la demanda es decidida en todas sus instancias? ¿La sociedad no puede ejercer ninguna otra actividad temporalmente y debe mantener en el tiempo los requisitos que se le exigieron inicialmente para ser Agencia de Aduanas?”

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

Trabajo en oficina integrada (coworking)

El artículo 36 del Decreto 1165 de 2019, establece entre otros requisitos generales para obtener la autorización como agencia de aduanas el siguiente:

“(…)

8. Contar con una infraestructura financiera, física, técnica, administrativa y, con el recurso humano que permita ejercer de manera adecuada la actividad de agenciamiento aduanero.

(Negrilla fuera de texto)

Frente al requisito anteriormente citado, el numeral 7 del artículo 54 de la Resolución No. 046 de 2019, establece: “Lo previsto en el numeral 8 del artículo 36 del Decreto número 1165 del 2 de julio de 2019, se acreditará con documento suscrito por el representante legal o apoderado del solicitante, en el cual se describan ubicación, instalaciones físicas, número de empleados, organigramas, procedimientos, sistemas informáticos y de comunicación y demás información que demuestre la prestación del servicio y el adecuado desempeño de las labores de acuerdo al volumen de operaciones”.

Las agencias de aduanas deberán mantener durante toda su vigencia los requisitos generales y especiales exigidos para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero. El artículo 38 del Decreto 1165 de 2019 establece que el incumplimiento de los requisitos indicados los numerales 5, 7 y 8 del artículo 36 ibídem deberá ser subsanado dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha de ocurrencia del hecho, so pena de la cancelación de la autorización, siguiendo el procedimiento establecido en el Decreto 1165 de 2019.

Así mismo, dentro de las obligaciones de las agencias de aduanas, se encuentran, entre otras, las siguiente en el artículo 51 del Decreto 1165 de 2019:

“(…)

18. Contar con la infraestructura de computación, informática y comunicaciones debidamente actualizada conforme con la tecnología requerida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), a efectos de garantizar la debida transmisión electrónica en los regímenes aduaneros y los documentos e información que la entidad determine.

(...)

21. Actualizar en el Registro Único Tributario (RUT) de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el cambio de dirección de su domicilio social principal y el de sus agencias, dentro del término establecido en el artículo 1.6.1.2.14 del Decreto 1625 de 2016 o la norma que lo modifique o reemplace.

22. Mantener los requisitos exigidos para el ejercicio de la actividad de agenciamiento aduanero.

(…)''

Como se observa del desarrollo normativo presentado, el requisito para ser autorizado como agencia de aduanas es contar con una infraestructura financiera, física, técnica, administrativa y, con el recurso humano que permita ejercer de manera adecuada la actividad de agenciamiento aduanero, lo que se acredita al momento de presentar la solicitud con el documento suscrito por el representante legal o apoderado del solicitante, en el cual se describan ubicación, instalaciones físicas, número de empleados, organigramas, procedimientos, sistemas informáticos y de comunicación e información que demuestre la prestación del servicio y el adecuado desempeño de las labores de acuerdo al volumen de operaciones, aspectos que se deben mantener para conservar la autorización.

Ahora, la agencia de aduanas como persona jurídica debe atender también lo dispuesto en el Decreto 1625 de 2016, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

“ARTÍCULO 1.6.1.2.5. ELEMENTOS DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT). Los elementos que integran el Registro Único Tributario (RUT), son

(...)

2. UBICACIÓN

La ubicación comprende el domicilio principal, números telefónicos y correo electrónico donde la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) puede contactar oficialmente y para todos los efectos, al respectivo inscrito.

El domicilio principal inscrito en el formulario del Registro Único Tributario (RUT), será el informado por el obligado; en el caso de las personas jurídicas o asimiladas, dicha dirección deberá corresponder a la señalada en el documento de constitución vigente y/o documento registrado.

Sin perjuicio de la dirección registrada como domicilio principal, el responsable deberá informar la ubicación de los lugares donde desarrolla sus actividades económicas.

Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en desarrollo del artículo 579-1 del Estatuto Tributario determine el domicilio fiscal de una persona jurídica, este deberá incorporarse en el Registro Único Tributario (RUT) y tendrá validez para todos los efectos, incluida la notificación de los actos administrativos proferidos por esta Entidad.

(...)

La dirección que el obligado informe al momento de inscripción o actualización, tendrá validez para todos los efectos, (...).

(…)

PARÁGRAFO 1o. La información de identificación, ubicación y clasificación del Registro Único Tributario es de carácter obligatorio.

(Subrayado fuera de texto)

“ARTÍCULO 1.6.1.2.14. ACTUALIZACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (RUT). Es el procedimiento que permite efectuar modificaciones o adiciones a la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), acreditando los mismos documentos exigidos para la inscripción.

Es responsabilidad de los obligados, actualizar la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT), a más tardar dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, conforme con lo previsto en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

La actualización de la información contenida en el Registro Único Tributario (RUT) podrá realizarse en forma presencial o virtual, salvo la actualización de la información relativa a los datos de identificación y de las calidades de usuario aduanero que se realizarán en forma presencial, no obstante, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá considerar en su momento otra información a actualizar de manera presencial para efectos de control.

La actualización virtual de la información relativa a los datos de dirección en el Registro Único Tributario (RUT), no podrá exceder de dos (2) modificaciones dentro de un periodo de seis (6) meses, de lo contrario, se deberá efectuar el trámite de forma presencial.

Cuando el contribuyente realice el trámite de manera virtual deberá prever con suficiente antelación la disponibilidad y/o adecuado funcionamiento de los recursos requeridos o la ejecución de procedimientos previos; por ende, solo podrá oponer como razón del incumplimiento de los términos que establezca la ley o el reglamento, las contingencias declaradas por la entidad.

(Subrayado fuera de texto)

La normatividad aduanera en ningún momento indica que las instalaciones donde va a funcionar o funciona la agencia de aduanas deban ser propiedad de la persona jurídica que adquiere dicha calidad; cuando la norma establece “contar con' se refiere a garantizar una estabilidad respecto a la infraestructura física que le permita el desarrollo de su objeto social, en los términos y condiciones exigidas, independiente de la forma de contratación de las instalaciones físicas donde se desarrolle el objeto social.

Es claro entonces que el lugar de domicilio principal y los lugares donde desarrolla su actividad económica deben permitir y garantizar a la agencia aduanera, entre otros aspectos: (i) el desarrollo continuo de su objeto social, (ii) disponer de la infraestructura de computación, informática y comunicaciones, (iii) el archivo temporal y/o definitivo de las declaraciones de importación y sus documentos soportes y sobre el conocimiento de sus clientes, (iv) que sus clientes puedan claramente identificar el lugar donde su proveedor de servicio de agenciamiento aduanero desarrolla su actividad, (v) estar informado y actualizado en el Registro Único Tributario -RUT y (vi) estar informado y actualizado en el documento de constitución de la empresa vigente.

Así mismo, dichos lugares deben permitir siempre que la DIAN y las demás autoridades puedan contactarlos oficialmente y realizar las visitas de control que se requieran.

En los anteriores términos se concluye que el lugar de domicilio principal y los demás lugares donde desarrollen su actividad las agencias de aduanas deben permitir y garantizar el desarrollo de su objeto social en un ejercicio transparente de su labor como auxiliar de la función pública aduanera, pudiendo ser dicho lugar de propiedad de la persona jurídica o disponer de éste mediante algún tipo de arrendamiento del espacio.

Acto administrativo que resuelve de fondo la autorización

El artículo 36 del Decreto 1165 de 2019 sobre los requisitos generales para obtener la autorización como agencia de aduanas, establece lo siguiente:

“(...)

1. Estar debidamente constituida como sociedad de naturaleza mercantil o sucursal de sociedad extranjera domiciliada en el país.

2. Tener como objeto principal el agenciamiento aduanero, excepto en el caso de los almacenes generales de depósito.

(...),

PARÁGRAFO 1o. Para ejercer la actividad de agenciamiento aduanero se deberá obtener la autorización como agencia de aduanas y tener certificada la garantía global.

(...)”

El artículo 54 de la Resolución No. 046 de 2019 establece que para dar cumplimiento a lo indicado en los artículos 36 y 39 del Decreto 1165 del 2019, el solicitante deberá tener en cuenta, entre otros aspectos, lo siguiente:

“(...)

1. La inclusión de la expresión “agencia de aduanas” en la razón social de la persona jurídica de que trata el parágrafo 1 del artículo 34 del Decreto 1165 de 2019, deberá realizarse una vez ejecutoriado el acto administrativo de autorización.

(...)

PARÁGRAFO 1o. Aprobada la garantía global y modificada la razón social conforme lo señalado en el parágrafo 1 del artículo 34 del Decreto 1165 de 2019, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), actualizará de manera oficiosa en el Registro Único Tributario la calidad de “agencia de aduanas”.

(...)

PARÁGRAFO 6o. En concordancia con lo señalado en el numeral 1 del presente artículo, la sociedad solo podrá actuar como agencia de aduanas hasta tanto modifique su razón social, actualice su registro mercantil y se encuentre actualizado el Registro Único Tributario (RUT).

Lo anterior, sin perjuicio de la constitución y aprobación de la garantía correspondiente, en los términos señalados en el Decreto 1165 de 2019 y en la presente resolución”. (Subrayado fuera de texto)

El artículo 71 de la Resolución No. 046 de 2019 establece que el acto administrativo mediante el cual se autoriza una agencia de aduanas debe establecer expresamente, entre otros datos, el siguiente: “5. La obligación de modificar la razón social una vez ejecutoriado el acto administrativo, indicando que la sociedad no podrá actuar como agencia de aduanas hasta tanto no actualice el registro mercantil y se actualice de oficio el Registro Único Tributario. Así mismo, que la persona jurídica adquiere las obligaciones a que se refiere el artículo 51 del Decreto 1165 del 2 de julio de 2019”.

Es claro entonces que, al solicitar la autorización como agencia de aduanas la persona jurídica debe estar constituida como sociedad, pero no puede actuar como agencia de aduanas y desarrollar su objeto social mientras la DIAN no la autorice y se constituya la garantía correspondiente.

Así, en los anteriores términos se informa al peticionario que no es competencia de esta Subdirección pronunciarse sobre las actividades que pueda realizar como sociedad de naturaleza mercantil, que aún no ha obtenido la autorización como agencia de aduanas, así tenga contemplada en su objeto social como actividad principal el agenciamiento aduanero.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales