Oficio 908313 de 2022 DIAN

OFICIO 908313 DE 2022

(noviembre 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 14 de diciembre de 2022>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

100208192-1419

Bogotá, D.C.

Tema:	Aduanero
Descriptores:	Firma digital Conocimiento del cliente
Fuentes formales:	Ley 527 de 1999 Decreto 1074 de 2015 Decreto 1165 de 2019 Resolución 46 de 2019

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, el peticionario consulta lo siguiente:

¿Pueden encontrarse firmados digitalmente el mandato aduanero auténtico, el formato de conocimiento de cliente, la autorización de tratamientos de datos y el acta de acuerdo de seguridad asociado de negocio que obtiene la Agencia de Aduanas para el conocimiento de sus clientes?

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

La Ley 527 de 1999 -por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales- establece en sus artículos 7 y 28:

“ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

(…)

ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.

PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:

1. Es única a la persona que la usa.

2. Es susceptible de ser verificada.

3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.

4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.

5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.”

(subrayado fuera de texto)

Por su parte, el Decreto 2364 de 2012 -compilado en el Decreto 1074 de 2015 Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo- señalaba en su parte motiva que “la firma digital se encuentra definida en el literal c) del artículo 2o de la Ley 527 de 1999 y reglamentada en el Decreto 1747 de 2000 y ha sido considerada como una especie de la firma electrónica” (subrayado fuera de texto).

Al respecto, el Decreto 1074 de 2015 prevé:

“Artículo 2.2.2.47.2. Neutralidad tecnológica e igualdad de tratamiento de las tecnologías para la firma electrónica. Ninguna de las disposiciones del presente capítulo será aplicada de modo que excluya, restrinja o prive de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla los requisitos señalados en el artículo 7o de la Ley 527 de 1999.

Artículo 2.2.2.47.3. Cumplimiento del requisito de firma. Cuando se exija la firma de una persona, ese requisito quedará cumplido en relación con un mensaje de datos si se utiliza una firma electrónica que, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo aplicable, sea tan confiable como apropiada para los fines con los cuales se generó o comunicó ese mensaje.

(…)

Artículo 2.2.2.47.5. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.43.3 de este decreto. ” (subrayado fuera de texto)

De otra parte, en relación con la firma digital del mandato aduanero otorgado a la agencia de aduanas mediante el endoso aduanero del documento de transporte original, este Despacho se pronunció con el Oficio No. 905373 - interno 905 del 12 de julio de 2022 (del cual se acompaña copia), en el siguiente sentido:

“(...) mientras el documento de transporte no cumpla con las condiciones de un documento electrónico en los términos del artículo 3 del Decreto 1165 de 2019, es decir, que haya sido creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, la firma con la que se acredite el endoso aduanero en el documento de transporte original no podrá ser digital sino manuscrita.” (subrayado fuera de texto)

El artículo 3 del Decreto 1165 de 2019 define el documento electrónico como “el creado o generado en un formulario electrónico que pueda ser leído, reproducido y transferido a los Servicios Informáticos Electrónicos” (subrayado fuera de texto).

Ahora bien, en la medida que el mandato aduanero sea otorgado mediante un documento distinto al documento de transporte original y en el marco del conocimiento del cliente (cfr. artículos 50 del Decreto 1165 de 2019 y 75 de la Resolución 46 de 2019), podrá aceptarse la firma digital consignada en el mismo, en tanto dicha firma cumpla los requisitos previstos en la Ley 527 de 1999 y su reglamentación. Esto también podrá permitirse en relación con los demás documentos referidos en la consulta, tales como: el formato de conocimiento de cliente, la autorización de tratamientos de datos y el acta de acuerdo de seguridad asociado de negocio.

Por último, es de precisar que los artículos 50 del Decreto 1165 de 2019 y 75 de la Resolución 46 de 2019 contemplan la obligación para las agencias de aduanas de conocer a sus clientes, asegurando una relación transparente, la cual no se limita a la suscripción de ciertos documentos; todo lo contrario, involucra verificaciones y controles adecuados, suficientes y eficientes para el conocimiento de las personas naturales y jurídicas que contraten servicios de agenciamiento aduanero, de forma tal que se garantice la transparencia y la legalidad en las operaciones de comercio exterior que se realicen.

El incumplimiento de la referida obligación puede acarrear sanciones administrativas e inclusive penales.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaría expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

ALFREDO RAMÍREZ CASTAÑEDA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica

UAE-Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales