Concepto 192 de 2000 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 192 DE 2000

(Octubre 5)

Diario Oficial No 44.198, de 19 de octubre de 2000

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

Bogotá, D. C., 5 de octubre de 2000

Señora

BEATRIZ E. HOYOS R.

Gerente General

S I A P - Panalpina S.A.

Carrera 100 No. 43-20

Bogotá, D. C.

Ref.: Consulta radicada con el No. 55534 de 2000-06-09.

Tema: Documentos de importación

Subtema: Archivos.

De conformidad con el numeral 7 del artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, en concordancia con el literal b) de la Resolución 5632 de julio 19 de 1999, modificado por el artículo 2o. de la Resolución 156 de agosto 06 del mismo año, esta división está facultada para absolver en forma general las consultas que se formulen sobre interpretación de las normas aduaneras y de control cambiario, en lo de competencia de la Entidad.

Problema jurídico

¿Es posible conservar en Discos Opticos el contenido de los documentos de importación y exportación, para destruir el original contenido en papel?

Tesis jurídica

Los documentos de importación, y exportación se deben conservar de conformidad con las normas legalmente establecidas.

Interpretación jurídica

El Título II del Decreto 2685 de 1999 que trata de los declarantes ante la autoridad aduanera indica, entre otros aspectos, las responsabilidades que les corresponden, como regla general se observa que una de ellas consiste en "conservar a disposición de la autoridad aduanera original de las declaraciones de importación, de valor, de exportación o de tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago y demás documentos soporte, durante el término previsto legalmente"

Partiendo de la base que indica que, los documentos por medio de los cuales se gestionan trámites aduaneros se deben diligenciar en formularios legalmente habilitados, con excepción de algunos como las facturas comerciales, los certificados de origen, etc, estando ellos contenidos en un papel se infiere que el archivo, de los mismos, hace relación al material (papel) que los contiene, lo cual de conformidad con la legislación aduanera actual esa es la forma indicada de conservación.

Sin embargo, la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones que establece en el literal a) del artículo 2o. lo siguiente:

"Artículo 2o. Definiciones: Para efectos de la presente ley se entenderá por:

a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el intercambio electrónico de datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el telex o el telefax" (el subrayado es nuestro)

De igual manera el literal f) prescribe:

"Sistema de información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar, o procesar de alguna forma mensaje de datos" (el subrayado es nuestro).

En este mismo sentido el artículo 5o. consagra:

"Reconocimiento jurídico de los mensajes de datos. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos".

De las normas transcritas se infiere que, la ley permite la utilización de sistemas de manejo electrónico de datos dentro de los cuales se encuentra el archivo de documentos en discos ópticos, lo cual pone a nuestro país a la vanguardia legislativa en el manejo de documentos.

No obstante lo anterior, y teniendo en cuenta que dicha norma no se ha desarrollado en su integridad, la Entidad, no cuenta aun, con la infraestructura necesaria para la lectura de esa clase de archivos.

En conclusión, mientras no se implemente la tecnología necesaria para el manejo de dichas herramientas, el archivo de documentos con ocasión de las operaciones aduaneras, es el actualmente exigido por la legislación de aduanas; es decir, la conservación de los documentos escritos originales, durante el término establecido.

En los anteriores términos se absuelve la consulta.

Hasta otra oportunidad.

La Jefe Oficina Jurídica,

FABIOLA BARRAZA AGUDELO.

El Jefe División Normativa y Doctrina Aduanera,

ANÍBAL USCÁTEGUI CUÉLLAR.