Concepto 6 de 2001 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 6 DE 2001

(enero 19)

Diario Oficial No 44.315, de 3 de febrero de 2001

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -

Bogotá, D. C.,

Doctora

MERCEDES BUITRAGO FORERO

Administradora Especial de Aduanas Nacionales de Bogotá

Avenida 68 número 22-81

Bogotá, D. C.

Ref.: Consulta radicada con los números 98944, 99341 de 2000.

Recibido en este despacho el oficio mencionado, le manifiesto que de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 del artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, este Despacho es competente para absolver en sentido general y directamente o a través de las Divisiones de Normativa y Doctrina, las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias nacionales. En tal sentido se expide el siguiente concepto.

PREGUNTA 1

¿En qué consiste la notificación de los actos administrativos?

RESPUESTA

La notificación es el mecanismo que permite al destinatario de una acción, conocer de la misma para disponer lo necesario para la defensa de sus derechos e intereses cuestionados, y asegurar su intervención en toda actuación administrativa al término de la cual puedan eventualmente resultar afectados tales derechos o intereses, sirviendo de esta manera como garantía de la aplicación del debido proceso y del derecho de defensa consagrados en la Carta Política.

Adicionalmente la notificación cumple la finalidad de una parte, poder establecer con precisión la fecha en que entra en vigencia el contenido del respectivo acto administrativo y de otra activar el principio de oponibilidad inherente a las decisiones de carácter público.

Según auto 4 de 1990, proferido por la Sección Primera del Consejo de Estado la notificación ".Es un acto simbólico y solemne mediante el cual el Estado entera al particular de una determinación unilateral respaldada en la supremacía que le confiere la autoridad soberana que le distingue y le separa de los administrados. Sólo a partir de esa ceremonia de poder, surtida, sin embargo, en un trámite secretarial, la providencia puede producir efectos. En el fondo se trata de una garantía y de la manera jurídica de hacer efectivos los derechos porque, desde ese momento el particular puede interponer los recursos y ejercer las acciones que la Constitución y la ley consagran a su favor para restablecer el equilibrio perdido en tan desigual intercambio. Ningún querer o manifestación del gobernante puede variar semejante mecanismo de defensa de los derechos y libertades.

PREGUNTA 2

¿Qué consecuencias conlleva la falta de notificación o la errónea notificación de un acto administrativo?

RESPUESTA

Considerando que la notificación tiene como fin por una parte, garantizar la participación del particular afectado por la actuación administrativa en la actuación por la entidad pública adelantada, y, por otra parte, activar la potestad del Estado de hacer efectivas sus decisiones; en la medida en que con la falta de notificación o la irregular notificación se violan los principios constitucionales del debido proceso y el derecho de defensa, la ejecución del acto administrativo se considera ilegal al no tener el carácter de ejecutorio ejecutivo el acto administrativo y por tanto, se entiende que el acto no es oponible a terceros y que el Estado no puede ejecutarlo.

Sobre el particular el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, en sentencia 2431 de septiembre 26 de 1996 dispuso:

"La falta de notificación o la notificación irregular de los actos administrativos, fenómenos que tienen efectos equivalentes según lo preceptuaba el Decreto Extraordinario 2733 de 1959 y lo dispone hoy el Decreto Extraordinario 01 de 1984, no es causal de nulidad de los mismos; en efecto, dicha notificación es necesaria, cuando así lo señala la ley (y lo hace para todos los actos administrativos de contenido particular que hayan culminado una actuación administrativa), como una condición de su eficacia; es decir en tanto constituye una de las etapas del procedimiento que tiene por objeto dar firmeza a la decisión administrativa, la cual –a su turno– es requisito necesario para su ejecución válida. En otros términos, la notificación del acto administrativo no dice relación con su validez jurídica la cual no sufre variación por el hecho de que se haya cumplido con la obligación de notificarlo legalmente o se haya prescindido de dicha diligencia; el acto administrativo que nació viciado no se saneará porque, con posterioridad, se notifique legalmente; y al revés, el acto que nace válido no pierde validez porque se deje de notificar o porque la notificación sea irregular.

Es una simple aplicación del principio según el cual el examen de validez jurídica de los actos administrativos que hace el contralor jurisdiccional se debe efectuar, por regla general, en el momento de su nacimiento, de modo que las circunstancias posteriores no afectan su situación inicial.

Cosa distinta es que la ejecución del acto sea ilegal cuando se hace, por ejemplo, sin que éste haya adquirido firmeza, caso en el cual, la ilegalidad de la ejecución conserva su propia individualidad, vale decir no se extiende al acto administrativo; pueden existir, por consecuencia, ejecuciones ilegales de actos legales o ejecuciones legales de actos ilegales.".

PREGUNTA 3

En materia aduanera, ¿cuáles formas de notificación regula el Decreto 2685 de 1999?

RESPUESTA

El Decreto 2685 de 1999 regula las siguientes formas de notificación de actos administrativos:

1. Notificación personal.

2. Notificación por correo.

3. Notificación por edicto.

4. Notificación por aviso.

5. Notificación por estado.

PREGUNTA 4

¿Sobre qué actos procede la notificación personal?

RESPUESTA

La notificación personal procede:

1. Para los requerimientos especiales aduaneros (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

2. El Acto administrativo que decreta el decomiso de la mercancía (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

3. El acto administrativo que impone una sanción (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

4. El acto administrativo mediante el cual se formula una liquidación oficial de corrección o de revisión de valor (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

5. El acto administrativo mediante el cual se decide la devolución de mercancías aprehendidas (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

6. El acto administrativo mediante el cual se decreta inspección aduanera de fiscalización (artículo 473 del Decreto 2685 de 1999).

7. El acto administrativo mediante el cual se archiva una investigación (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

8. El acto administrativo que resuelve la solicitud de inscripción, autorización o habilitación (artículo 83 del Decreto 2685 de 1999).

9. Como regla general, sobre actos administrativos que pongan fin a una actuación administrativa (artículo 563 Decreto 2685 de 1999).

PREGUNTA 5

¿En qué consiste la notificación personal?

RESPUESTA

La notificación personal consiste en la diligencia mediante la cual se informa directamente al interesado, en su residencia o en las instalaciones de la Administración aduanera respectiva, sobre los actos administrativos proferidos por la Administración que de una u otra manera afectan sus derechos o intereses.

Cuando la notificación se va a surtir en las dependencias de la Administración, debe mediar una citación remitida al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, en cuyo caso, se debe dejar constancia en el expediente.

Estando presente el interesado en las instalaciones de la Administración, o en su residencia, la diligencia se surte entregando a la persona copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión. En concordancia con los artículos 47 y 48 del C. C. A., el artículo 564 del Decreto 2685 de 1999 dispone que en el texto de la notificación se deben indicar los recursos que legalmente proceden contra el acto administrativo, la dependencia ante la cual deben interponerse y los plazos para hacerlo, si hubiere lugar a ello. El no suministro de esta información es considerado por la legislación como notificación irregular1.

Por su parte, el notificado debe presentar su documento de identificación, el poder cuando se actúe a través de apoderado, el Certificado de Existencia y Representación Legal de la Cámara de Comercio, con una vigencia no mayor de tres (3) meses, o el documento que acredite la representación de la persona jurídica o entidad requerida.

PREGUNTA 6

¿Cuál es el término que tiene el interesado para comparecer a la citación para notificación personal?

RESPUESTA

Ni el Código Contencioso Administrativo, ni el Decreto 2685 de 1999, establecen términos rigurosos de presentación del interesado a la citación, considerando entonces, que en materia aduanera, dicho término puede ser fijado por la Administración dependiendo de las circunstancias de tiempo y lugar que incidan en el proceso y en la persona a notificar.

PREGUNTA 7

¿Qué sucede si la citación para efectuar notificación personal se envía a dirección errada?

RESPUESTA

Cuando la citación para efectuar la notificación personal se envía a dirección errada, la Administración debe corregir la misma enviándola nuevamente a la dirección correcta. En este caso, los términos para presentar los recursos comienzan a contarse a partir de la notificación en debida forma.

Ahora bien, si una vez subsanado el envío de la citación a la dirección correcta para efectos de la notificación personal, el interesado no comparece, el acto administrativo debe notificarse por correo (inciso 2o., parágrafo artículo 564 Decreto 2685 de 1999).

PREGUNTA 8

¿Qué actos administrativos se notifican por correo?

RESPUESTA

Los mismos actos administrativos que se notifican personalmente pueden ser notificados por correo a elección de la Administración, considerando lo dispuesto en el artículo 563 del Decreto 2685 de 1999.

Al respecto mediante Sentencia del Consejo de Estado, Sección Primera, del 27 de abril de 1994, M. P. Doctor Ernesto Rafael Ariza Muñoz, Expediente número 2658, se manifestó que tanto la notificación personal como la notificación por correo, tiene iguales efectos jurídicos frente al ejercicio del derecho de defensa.

También procede la notificación por correo cuando una vez subsanado el envío de la citación a la dirección correcta para efectos de la notificación personal, el interesado no comparece.

PREGUNTA 9

¿En qué consiste la notificación por correo?

RESPUESTA

La notificación por correo es la diligencia mediante la cual se envía una copia del acto administrativo correspondiente a la dirección procesal del afectado por la decisión administrativa.

Esta notificación se entiende surtida al día siguiente de la fecha de introducción al correo.

PREGUNTA 10

¿Qué pasa cuando el acto administrativo se envía a una dirección errada?

RESPUESTA

Cuando el acto administrativo se envía a una dirección errada, se puede subsanar la diligencia, enviando en cualquier tiempo el acto, a la dirección correcta.

En este caso los términos se empiezan a contar a partir de la notificación efectuada en debida forma.

Si surtida esta diligencia, se devuelve nuevamente la actuación, procede la notificación por aviso prevista en el inciso final del artículo 567 del Decreto 2685 de 1999.

PREGUNTA 11

¿Cuándo se debe surtir la notificación por edicto?

RESPUESTA

La notificación por edicto procede cuando la notificación personal no se puede hacer al cabo de diez (10) días del envío de la citación, pero en todo caso, en eventos diferentes al previsto en el parágrafo del artículo 564 del Decreto 2685 de 1999, es decir cuando, subsanado el envío a dirección errada de la citación para notificación personal, el interesado no comparece dentro del término establecido en la nueva citación.

PREGUNTA 12

¿En qué consiste la notificación por edicto?

RESPUESTA

La notificación por edicto es la diligencia mediante la cual se fija en la sede de la Administración Aduanera, la información sobre la expedición del acto administrativo, insertando para el efecto, la parte resolutiva del acto administrativo. El edicto debe indicar el nombre e identificación del interesado, el número y fecha del acto administrativo que se está notificando, la parte resolutiva del mismo y la fecha y hora en que se fija.

PREGUNTA 13

¿Cuándo procede la notificación por Estado?

RESPUESTA

La notificación por estado procede respecto de los actos que impulsan el trámite de los procesos.

También se notifica por estado, el acta de aprehensión, cuando no se cuente con la identificación de ningún interesado o responsable de la mercancía en el momento de la aprehensión.

PREGUNTA 14

¿En qué consiste la notificación por estado?

RESPUESTA

La notificación por estado es la diligencia mediante la cual se inserta en el estado de la actuación, fijado en cartelera, el número y fecha del acto que se notifica, los nombres de las partes que estén identificadas, la clase de proceso, el resumen de la decisión, la fecha del estado y la firma del funcionario.

Esta diligencia se surte un día después de proferido el acto, y se fija por el término de tres (3) días en un lugar visible de la respectiva Administración de Aduanas, según el caso.

PREGUNTA 15

¿En qué consiste la notificación por aviso?

RESPUESTA

El Decreto 2685 de 1999 considera por aviso la notificación que se surte mediante la fijación de la copia del acta de aprehensión a la entrada del lugar o inmueble de exhibición, venta o depósito de la mercancía, caso en el cual la notificación se entiende surtida una vez transcurran cinco (5) días a partir de la fecha de dicha fijación.

También considera que hay notificación por aviso, cuando se publica en un periódico de amplia circulación, las actuaciones que fueron notificadas por correo, pero que por cualquier razón, menos por envío a notificación errada, fueron devueltas, en cuyo caso, la notificación se entiende surtida para la Administración a partir del día siguiente a la fecha de introducción al correo, pero para el responsable, el término para responder o impugnar se cuenta desde la publicación del aviso.

PREGUNTA 16

¿Qué actos administrativos se notifican por aviso?

RESPUESTA

Se notifican por aviso: el acta de aprehensión cuando la diligencia se realice en lugares de exhibición, venta o depósito, conforme al trámite previsto en el inciso final del artículo 563 del Decreto 2685 de 1999, y, los actos administrativos que fueron notificados por correo y que fueron devueltos por cualquier error menos por dirección errada.

PREGUNTA 17

¿Cómo se notifica el acta de aprehensión?

RESPUESTA

El acta de aprehensión se puede notificar de cuatro formas dependiendo de la circunstancia:

a) De manera personal, en el momento de la aprehensión, comunicando a la persona que atiende la diligencia y entregándole copia de la misma (artículo 504 del Decreto 2685 de 1999);

b) Por aviso si la aprehensión se efectúa en lugares de exhibición, venta o depósito, fijando copia del acta de aprehensión a la entrada del inmueble. Esta notificación se entiende surtida transcurridos cinco (5) días a partir de la fecha de la fijación, dejándose la respectiva constancia en el acta de aprehensión (artículo 563 del Decreto 2685 de 1999);

c) Por Estado, cuando no se cuente con la identificación de ningún interesado o responsable de la mercancía en el momento de la aprehensión (artículo 563 del Decreto 2685 de 1999);

d) Por aviso fijado en las instalaciones de la administración, en circunstancias distintas a las mencionadas anteriormente (artículo 504 del Decreto 2685 de 1999).

PREGUNTA 18

¿A qué dirección se deben enviar las citaciones y las actuaciones para surtir las notificaciones?

RESPUESTA

Los actos de la Administración Aduanera, o las citaciones para notificarse de los mismos deben enviarse a la dirección informada por el declarante en la Declaración de Importación, Exportación o Tránsito o a la dirección procesal, cuando el responsable haya señalado expresamente una dirección, dentro del proceso que se adelante para que se notifiquen los actos correspondientes.

PREGUNTA 19

Cuando no exista dirección procesal ¿a dónde debe notificarse los actos administrativos o enviarse la citación para notificación?

RESPUESTA

Cuando no exista declaración ni dirección procesal, el acto administrativo se puede notificar a la dirección que se establezca mediante la utilización de los registros de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, guías telefónicas, directorios especiales y en general, la información oficial, comercial o bancaria.

Cuando no sea posible establecer la dirección del responsable por ninguno de los medios señalados anteriormente, los actos administrativos se deben notificar mediante la publicación en un diario de amplia circulación.

En los anteriores términos se profiere el presente concepto.

Cordialmente,

La Jefe Oficina Jurídica, DIAN,

FABIOLA BARRAZA AGUDELO.

El Jefe División Normativa y Doctrina Aduanera DIAN,

ANÍBAL USCÁTEGUI CUÉLLAR.