Concepto 14511 de 1991 DIAN

CONCEPTO GENERAL No. 14511

del 15 de mayo de 1991

TEMA: Procedimiento - Facturación

El régimen de facturación que opera para efectos tributarios, ha sido, con ocasión de la expedición de la Ley 49 del 28 de diciembre de 1990, objeto de importantes modificaciones. Ante tal situación, este Despacho considera conveniente y oportuno dar a conocer su criterio con el propósito de fijar las pautas de interpretación y aplicación de las normas legales y reglamentarias vigentes en esta materia, haciendo algunas precisiones frente a los casos que generan mayor inquietud.

1. OBLIGACION DE EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE:

La expedición de factura o documento equivalente, hace parte del conjunto de deberes formales que el régimen impositivo prevé para los sujetos pasivos de obligaciones tributarias (Capítulo III, Título II, Libro Quinto E.T.).

De conformidad con el artículo 615 del Estatuto Tributario, están obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de las operaciones que realicen e independientemente de su calidad de contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes; las que ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas y por último, aquellas que enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

II. DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA:

El documento equivalente a que hace referencia el artículo 615 (inc. 1o) del Estatuto Tributario, ha sido objeto de reglamentación por parte del Gobierno Nacional a través del Decreto 836 de 1991, el cual en su artículo 23 determina que son equivalentes a la factura, los documentos que reúnan las mismas características de ésta, independientemente de su denominación.

Además de esta definición de carácter genérico, el régimen tributario contempla de manera expresa como equivalentes a la factura los siguientes documentos:

1.- El tiquete expedido por máquinas registradoras (artículo 615 ET.)

2.- El "Comprobante Interno" denominado también Libro Fiscal de registro de Operaciones Diarias. (inc. 1o y Par. 3o art. 616 E.T.).

3.- Los Contratos de Fecha Cierta en que consten las transacciones, distintas de la enajenación de bienes corporales muebles que efectúen los comerciantes. (Decreto 836 de 1991, art. 23).

4.- La Factura Diaria autorizada para el caso de la distribución masiva de productos alimenticios y de la utilización o préstamo a cualquier título de juegos electrónicos, cuando la práctica comercial dificulte su expedición. (art. 21 D. R. 836/91).

PRECISIONES DEL DESPACHO:

a). La expresión "operaciones diarias", a que hace referencia el parágrafo 3o del artículo 616 del Estatuto Tributario, está dirigida exclusivamente a las ventas realizadas en el día.

b). El documento equivalente denominado "tiquete expedido por máquina registradora", mencionado en el artículo 615 del Estatuto Tributario (inc. 2o), sólo es aquel expedido mediante dicho artefacto.

c). Los contratos a que se refiere el punto 3, servirán como documento equivalente a todos aquellos que estando obligados a expedir factura, no figuren dentro de la excepción enunciada en el mismo.

III. EXCEPCIONES A LA OBLIGACION DE EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE:

A.- No se encuentran sometidos al deber de expedir Factura:

Aquellos que tienen la posibilidad de optar por la utilización del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias o Comprobante Interno; es decir, los comerciantes minoristas o detallistas que reúnan las condiciones señaladas en el artículo 616 del Estatuto Tributario y los contribuyentes y los responsables acogidos al sistema de Contabilidad simplificada previsto en el Decreto Reglamentario 422 de 1991 (artículo 1o).

Es oportuno aclarar que si un contribuyente, aún llevando este libro fiscal, mantiene un sistema de facturación, las facturas o documentos equivalentes que expida deberán cumplir con los requisitos previstos para tal efecto en la Ley. (Inc. 4o art. 1o Dec. 422/91).

B.- No se encuentran obligados a expedir Factura ni Documento Equivalente:

1.- Quienes sin tener la calidad de comerciantes, enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, siempre que la cuantía de la operación para el año 1991, sea inferior a $ 210.000.00 (Par. 1o art. 616. E.T.).

2.- Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo (art. 3o D.R. 1189/88).

3.- Aquellos que enajenen activos fijos sin actuar a nombre de terceros. (Par. 2o art. 616 E.T.).

4.- Los bancos, corporaciones financieras o de ahorro y vivienda y demás entidades señaladas por el Gobierno Nacional. (Par. 2o art. 616 E.T.).

PRECISIONES DEL DESPACHO:

a). El artículo 22 del Decreto Reglamentario 836 de 1991, determinó que un documento servirá como soporte de costos y deducciones, siempre y cuando contenga el nombre o razón social del vendedor, el NIT, la descripción específica o genérica de los bienes o servicios, la fecha de la operación y su valor. Para la procedencia de un descuento, tratándose de responsables del Impuesto sobre las Ventas, adicionalmente a las anteriores exigencias se deberá discriminar el correspondiente gravamen.

Con base en lo expuesto, es procedente afirmar que quienes efectúen pagos a proveedores que no están obligados a expedir factura, o que incumplan con la obligación de facturar, podrán mantener como soporte un documento que cumpla con dichos requisitos.

b). No podrá exigirse la expedición de factura a aquella entidad o persona que no se encuentre obligada a hacerlo.

IV. ENTREGA DE LA FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE:

El artículo 617 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 42 de la Ley 49 de 1990, precisa en su Inciso primero que la expedición de factura a que se refiere el artículo 615, consiste en entregar el original de la misma con el lleno de los requisitos en él expuestos.

No obstante, frente a ciertas situaciones que tienen lugar en la práctica, el artículo 7o del Decreto Reglamentario 422 de 1991 ha contemplado dos excepciones al cumplimiento de este mandato:

1.- Cuando la factura tenga el carácter de "Cambiaria de Compraventa", el documento a entregar es la copia de la misma.

2.- Cuando se trate de sistemas especiales de impresión que impiden la entrega del original al comprador o usuario del servicio, tales como el "sobreflex", el requisito también se entenderá cumplido con la entrega de la copia.

V. OBLIGACION DE CONSERVAR COPIA DE LA FACTURA O DEL DOCUMENTO EQUIVALENTE

Las copias de la factura y del documento equivalente se encuentran entre aquellos documentos, informaciones y pruebas que de conformidad con el artículo 632 del Estatuto Tributario, deben conservar las entidades o personas, contribuyentes o no contribuyentes, durante un período mínimo de cinco años contados a partir del 1o de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

Respecto a las copias de las cintas empleadas en las máquinas registradoras, tenemos que el artículo 6o del Decreto Reglamentario 422 de 1991 reduce su conservación a un mínimo de dos años contados a partir de su utilización, siempre y cuando los contribuyentes conserven el registro resumen de las mismas como soporte contable, conforme a lo establecido en el citado artículo 632, o sea por un período total de cinco años contados a partir del 1o de enero del año siguiente al de su elaboración.

PRECISIONES DEL DESPACHO:

a). Para cumplir con la obligación de conservar las copias de las cintas empleadas en las máquinas registradoras, de las cuales se extraen los tiquetes, éstas deberán constar siempre de original y copia. El registro resumen no podrá hacer las veces de copia sino una vez transcurridos dos años desde la utilización de las cintas.

Lo anterior teniendo en cuenta que el número que se asigna a dichas cintas para efectos de su anotación en el Libro Fiscal de Registro de Facturación, debe figurar en la copia que de las mismas conserva el establecimiento por un mínimo de dos años.

b). Conforme a lo expuesto en el punto anterior, para el caso de quienes poseen máquinas registradoras que no utilicen cintas con copia, se hace entonces exigible la obligación de facturar mediante la utilización de talonarios cuyas facturas sí tengan duplicado y reúnan los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario.

c). No resulta procedente aceptar como copia de la factura, la información de las transacciones que se almacena en un computador o en un diskette. Al respecto, el artículo 632 del Estatuto Tributario determina en su numeral 1o que los medios magnéticos que contengan la información, así como los programas respectivos, serán conservados por el contribuyente en forma adicional a los libros de contabilidad y los comprobantes de orden interno o externo que dieron origen a los registros contables.

VI. REQUISITOS DE LA FACTURA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES:

El artículo 617 del Estatuto Tributario enumeró en forma taxativa los cinco requisitos que para efectos tributarios debe reunir la factura. Estos son:

a) Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria del vendedor o de quien presta el servicio.

b). Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva.

c). Fecha de expedición de la factura o documento equivalente.

d). Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

e). Valor total de la operación

Según la misma norma, al momento de la expedición de la factura los requisitos relativos al nombre o razón social, al N.l.T. del contribuyente, y al número de la factura, deben estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales similares. Las facturas que se elaboran a través de computador, no requieren de la pre-impresión de dichos datos, siendo necesario únicamente, según el artículo 5o del Decreto Reglamentario 422 de 1991, conservar el programa utilizado para el efecto.

Cuando el enajenante sea un responsable del régimen común y el adquirente de los bienes o servicios sea un responsable (régimen común o simplificado) y así lo solicite al primero, además de los requisitos enumerados en el mencionado artículo 617, la factura deberá contener la discriminación del correspondiente impuesto sobre las ventas, debiéndose identificar al adquirente (art. 618 E.T. y art. 11 DR. 570/84). En los términos del artículo 24 (par, 2o) del Decreto 570 de 1984, los responsables que se encuentren dentro del régimen simplificado, en ningún caso discriminarán el impuesto en la factura.

Por su parte, los tiquetes expedidos por las máquinas registradoras, deberán contener, según el artículo 23 (inc. 3o) del Decreto 836 de 1991, el nombre o razón social del vendedor, el NIT, la fecha, el número y el valor de la operación.

Tratándose del Comprobante Interno o Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias, tenemos que debe encontrarse numerado, es decir foliado, marcado con la identificación del contribuyente y contener la anotación diaria y en orden cronológico, ya sea en forma global o discriminada, de las operaciones efectuadas. (inc. 1o y Par. 3o art. 616 E.T.). No requiere de registro alguno.

PRECISIONES DEL DESPACHO:

a). Atendiendo al carácter especial que desde el punto de vista legal y también práctico posee el tiquete expedido por las máquinas registradoras, se considera que no opera el requisito de la pre-impresión del nombre o razón social, del N IT y del número al momento de ser elaborado por la correspondiente máquina.

b). Si un computador utiliza cintas de máquina registradora, deberá imprimir en ellas todos los requisitos que el artículo 617 exige para la factura. El documento expedido en estas condiciones, tendrá entonces la condición de factura y no la de documento equivalente que correspondería al tiquete expedido por las máquinas registradoras.

c). El requisito de la factura que hace mención a la descripción específica o genérica de los artículos vendidos, deberá cumplirse sin limitarse a indicar el código que internamente identifica a la mercancía.

d). Respecto de la expresión "técnicas industriales de carácter similar", utilizada en el artículo 617 del Estatuto Tributario al referirse a los requisitos que deben estar previamente impresos al momento de expedir la factura, debemos indicar que se relaciona con métodos de impresión industriales que proporcionen la misma seguridad que pretendió lograr el legislador con los de tipografía y litografía.

e). El nombre o la razón social del vendedor o de quien presta el servicio, deberá aparecer impresa en la factura sin omitir ninguna de sus partes y no podrá suplirse con el nombre comercial del establecimiento; lo cual no obsta para que este último figure en forma adicional.

VII. LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE FACTURACION

El artículo 42 de la Ley 49 de 1990, obligó a llevar este libro a todos aquellos contribuyentes que utilicen simultáneamente varios talonarios de numeración corrida entre los mismos en forma consecutiva o varias máquinas registradoras. Su uso, no será obligatorio para quienes utilicen en todas sus operaciones solamente un talonario o una máquina registradora a la vez.

En este Libro Fiscal se anotarán previamente a su utilización, los talonarios y cintas debidamente numerados. Según el artículo 4o del Decreto reglamentario 422 de 1991, los primeros se identificarán indicando los números que correspondan a las facturas inicial y final de los mismos; mientras que las cintas se inscribirán teniendo en cuenta el número que le haya sido asignado e impuesto a cada una en un lugar visible de la copia que conserva el establecimiento.

Asimismo, el contribuyente que posea varios establecimientos de comercio o sucursales, según el último inciso de la norma antes citada, deberá llevar también un sistema de registro consolidado en que se identifiquen los establecimientos a través de los cuales realiza sus operaciones, especificando el tipo de mecanismo utilizado para facturar como máquinas registradoras, talonarios de facturas u otros, y se describa el sistema de numeración consecutiva utilizado, sea consecutiva nacional, por establecimiento comercial, por departamentos o códigos.

PRECISIONES DEL DESPACHO:

a). Cuando un contribuyente posea varios establecimientos y en cada uno de ellos utilice solamente un talonario, una máquina registradora o un computador, no estará obligado a llevar el Libro Fiscal de Registro de Facturación; pero sí deberá contar con el registro consolidado.

b). Aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura tampoco estarán obligados a llevar el libro fiscal de registro de facturación, salvo que pese a la excepción que los cobija, mantengan un sistema de facturación que implique la utilización simultánea de varios talonarios y/o cintas de máquinas registradoras.

c). El número que corresponde asignar a las copias de las cintas de las máquinas registradoras que conserva el contribuyente, para efectos de su anotación en el libro fiscal de registro de facturación, deberá ser marcado previamente a la instalación de dicha cinta en la maquina, teniendo en cuenta que sea un número que corresponda a un orden consecutivo del cual haga parte la totalidad de los rollos utilizados en el respectivo establecimiento.

d). Es de entender que si un talonario de facturas o una cinta de máquina registradora no es agotado en el mismo día en que fue hecho el registro en el libro fiscal, podrá seguirse utilizando sin necesidad de ser registrado nuevamente, pues de conformidad con el inciso 1o del artículo 4o del Decreto Reglamentario 422 de 1991, deben inscribirse aquellos rollos que entran en uso anotando la fecha en que ello ocurre, de lo cual se infiere que dicho registro no necesariamente tendrá ocurrencia a diario.

e). Aquellos contribuyentes que en un mismo establecimiento elaboren sus facturas mediante dos o más computadores, no estarán obligados a utilizar este libro fiscal.

t). La información mínima que debe contener el Libro Fiscal de Registro de Facturación consiste en: La fecha en que entra en uso el talonario o la cinta de máquina registradora y la identificación de los mismos, en los términos señalados en el artículo 4o del Decreto Reglamentario 422 de 1991.

g). Teniendo en cuenta que el registro de los talonarios o de las cintas en el Libro Fiscal de Facturación debe efectuarse antes de entrar en uso el respectivo talonario o cinta de máquina registradora y que la constatación de que no se encuentren registrados en dicho libro habiendo sido utilizados o encontrándose en uso da lugar a la aplicación de las sanciones previstas en la Ley (literales b y c. del artículo 652 E.T.), es válido afirmar que frente a dicho medio de control no será aceptado ningún tipo de atraso. Igual exigencia es aplicable en relación con el sistema de registro consolidado.

VIII. SANCIONES RELATIVAS A LA FACTURACION

El artículo 652 del Estatuto Tributario determinó que quienes no cumplan con el deber de expedir facturas se harán merecedores a una sanción equivalente hasta un 10% del valor de las operaciones no facturadas.

Asimismo, a quien expida la factura sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley, se sancionará con el 1% del valor de las operaciones facturadas sin el cumplimiento de los mismos; sanción ésta que no podrá ser inferior a $21.000.00 ni exceder de $2'100.000.00. (valores año 1991, D.R. 3100/91)

En caso de reincidencia en el incumplimiento de este deber, será procedente aplicar la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 640, 657 y 658. Dicha sanción, operará igualmente cuando se establezca que el contribuyente o responsable lleva doble contabilidad, doble facturación o que una factura o documento equivalente, expedida por él, no se encuentra registrada en la contabilidad. (art. 657 E.T. lit. b. modificado. por el art. 42 Ley 49/90).

Lo anterior sin perjuicio de la sanción por incumplimiento respecto de los libros fiscal de facturación y de registro consolidado a que se hizo referencia en el punto anterior.

PRECISIONES DEL DESPACHO:

a). El incumplimiento de la obligación de expedir factura o documento equivalente con el lleno de los requisitos que la Ley exige, debe ser objeto de denuncia por parte de cualquier persona que tenga conocimiento del hecho, ante la Dirección de Impuestos Nacionales o cualquiera de las administraciones de impuestos del país.

b). La Dirección de Impuestos Nacionales adelanta constantemente programas de fiscalización encaminados exclusivamente a controlar el debido cumplimiento de esta obligación.

GHCP/MPAM/OFCH/LACG