Concepto 26 de 2008 DIAN

CONCEPTO ADUANERO 26 DE 2008

(septiembre 8)

Diario Oficial No. 47.198 de 9 de diciembre de 2008

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Bogotá, D. C., 8 de septiembre de 2008

Señora

GLORIA E. MARTINEZ P.

Comercio Exterior Líderes S.A. SIA.

Carrera 74 No 51-16 Normandía

Bogotá, D. C.

Referencia: Su oficio radicado con el número 80617 del 05/08/2008 remitido a este Despacho.

Mediante Oficio 000275 del 19 08 2008.

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1265 de 1999 y el artículo 11 y Resolución 1618 2006, artículo 11, numeral 2, de la División de Normativa y Doctrina Aduanera está facultada para absolver en forma general las consultas que se formulen en relación con la interpretación y aplicación de las normas en materia aduanera, de comercio exterior y control de cambios en lo de competencia de la Entidad, razón por la cual su consulta se absolverá en tal sentido.

TEMA: Aduanas

DESCRIPTORES: DOCUMENTOS SOPORTE

AGENCIAS DE ADUANAS – OBLIGACIONES

FUENTES FORMALES Decreto 2685 de 1999. Artículos 27-2, 121  

Decreto 2883 de 2008. Artículo 1o.

Código Civil, artículo 30.

Problema jurídico:

¿Las Agencias de Aduanas están obligadas a conservar las declaraciones de importación y sus documentos soporte en original, o puede hacerlo en copia o fotocopia?

Tesis jurídica:

Las Agencias de Aduanas están obligadas a conservar la copia de la declaración que les corresponda en su calidad de declarantes y el original de los documentos soporte de la misma, durante el término de cinco (5) años contados a partir de la fecha de presentación y aceptación de la declaración respectiva.

Interpretación jurídica:

Toda vez que la consulta gira en torno a determinar si las Sociedades de Intermediación Aduanera están obligadas a conservar los originales o las copias de la declaración de importación y los documentos soporte, es necesario aclarar en primer término que conforme a las modificaciones introducidas al Decreto 2685 de 1999 por parte del Decreto 2883 del 6 de agosto de 2008, la figura de las Sociedades de Intermediación Aduanera fue reemplazada por la de las “Agencias de Aduanas”, definidas como aquellas personas jurídicas autorizadas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para ejercer el agenciamiento aduanero, actividad auxiliar de la función pública aduanera de naturaleza mercantil y de servicio, orientada a garantizar que los usuarios de comercio exterior que utilicen sus servicios, cumplan con las normas legales existentes en materia de importación, exportación y tránsito aduanero y cualquier operación o procedimiento aduanero inherente a dichas actividades.

En consecuencia, para efectos de dilucidar la inquietud expuesta, nos referiremos a la obligación de conservación de documentos establecida para las Agencias de Aduanas, conforme a las modificaciones introducidas al Decreto 2685 de 1999 por parte del Decreto 2883 de 2008.

Así pues, el artículo 27-2 del Decreto 2685 de 1999, adicionado por el artículo 1o del Decreto 2883 de 2008 establece en su numeral 7 la obligación para las Agencias de Aduanas de “Conservar a disposición de la autoridad aduanera copia de las declaraciones de importación, exportación o tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y de los documentos soporte, durante el término previsto en el artículo 121 del presente decreto”.

Esta obligación es equivalente a la contenida para las SIAS en el literal f) del antiguo artículo 26 del Decreto 2685, al que hace referencia la consulta, razón por la cual nos referiremos al texto actualmente vigente.

A su turno, el artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, preceptúa en su primer inciso que para efectos aduaneros, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a “conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original” de los documentos soporte allí enlistados.

Toda vez que la primera de las normas citadas consagra la obligación de conservar copia de las declaraciones y documentos soporte y el segundo predica dicha obligación respecto de los originales de los documentos soporte, pasa este despacho a absolver la inquietud expuesta por la consultante.

Es preciso señalar en primer término que la obligación de conservar copia de la declaración de importación ha sido objeto de pronunciamiento doctrinal mediante Concepto 065 de julio 14 de 2003, copia del cual se adjunta, en el que se determinó que “En todos los eventos el original de la declaración de importación debe quedar en poder de la DIAN y la tercera copia al carbón debe conservarla la sociedad de intermediación aduanera la cual podrá suministrar al importador copia cuando así lo requiera”, lo cual aplica hoy día a las agencias de aduanas en su calidad de declarantes autorizados ante la autoridad aduanera.

Esta interpretación permanece vigente si se tiene en cuenta que en la parte inferior izquierda del formulario 500 correspondiente a la Declaración de Importación se consigna la leyenda:

“Original: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

Y en la cartilla de instrucciones correspondiente, año 2008, página 13, se indica:

“Cuando se utilice el formulario preimpreso, el destino de las copias de dicho formulario será el siguiente:

Original: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Primera copia: Entidad recaudadora DIAN

Segunda copia: Entidad recaudadora

Tercera copia: Importador y/o declarante”.

Sin embargo, subsiste la inquietud respecto de si los documentos soporte deben ser conservados por las Agencias de Aduanas en original o en copia, para ser puestos a disposición de la autoridad aduanera, cuando esta así lo requiera.

Es así como para efectos de arrojar claridad sobre el tema, resulta imperativo acudir al principio de interpretación sistemática de la ley contemplado en el artículo 30 de nuestra codificación civil, conforme al cual “El contexto de la ley servirá para ilustrar el sentido de cada una de sus partes, de manera que haya entre todas ellas la debida correspondencia y armonía”.

Así las cosas, resulta necesario recordar que si bien el numeral 7 del artículo 27-2 del Decreto 2685 de 1999, adicionado, como ya se dijo, por el artículo 1o del Decreto 2883 de 2008, establece la obligación para las Agencias de Aduanas de conservar a disposición de la autoridad aduanera copia de los documentos allí señalados, también lo es, que en los numerales 6, 8 y 11 de la citada norma se establecen las obligaciones de:

“Contar al momento de presentar las declaraciones de importación, exportación o tránsito, con todos los documentos soporte requeridos”.

“Registrar el número y fecha de levante, inmediatamente obtenido, en el original de cada uno de los documentos soporte de la declaración de importación, así como el número y fecha de presentación y aceptación de la declaración de importación”. (Enfasis añadido).

“Suministrar copia o fotocopia de los documentos soporte que conserve en su archivo, a solicitud del respectivo importador o exportador que lo requiera”.

Lo anterior, en consonancia con lo previsto en el primer inciso del artículo 121 del Decreto 2685 de 1999, conforme al cual, el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original de los documentos soporte allí relacionados, conduce forzosamente, en desarrollo de una interpretación sistemática y contextual, a colegir lógicamente la obligación para las Agencias de Aduanas de:

1o. Contar al momento de presentar las declaraciones aduaneras con el original de todos los documentos soporte requeridos para la modalidad.

2o. Registrar el número y fecha de presentación, aceptación y de levante, en el original de cada uno de los documentos soporte de la declaración de importación.

3o. Suministrar copia o fotocopia de dichos documentos originales que conserve en su archivo, a solicitud del respectivo importador o exportador que lo requiera.

En consecuencia, surge como inobjetable conclusión de los razonamientos precedentes, el deber que asiste a las Agencias de Aduanas de conservar la copia de la declaración que le corresponda en su calidad de declarante y el original de los documentos soporte de la misma durante el término de cinco (5) años contados a partir de la presentación y aceptación de la declaración respectiva.

De otra parte, nos permitimos informarle que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co <http://www.dian.gov.co>, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” - “técnica” -,, dando clic en el link “Doctrina Oficina Jurídica”.

Cordialmente,

El Jefe División de Normativa y Doctrina Aduanera, Oficina Jurídica DIAN,

Edy Alexandra Fajardo Mendoza.