Oficio 236 de 2016 DIAN

OFICIO 000236 int 236 DE 2016

(marzo 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 29 de octubre de 2024>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Area del Derecho	Administrativo
Banco de Datos	Laboral Administrativo
Descriptores	PROCESO DE EVALUACION PERSONAL SUPERNUMERARIO
Fuentes Formales	RESOLUCION 00011 DE 2015 RESOLUCION 00012 DE 2015 NORMA NTC GP 1000:2019

Extracto

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de esta Subdirección absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad.

Es preciso señalar que no corresponde a esta dependencia conceptuar sobre los procedimientos específicos a seguir, o las actuaciones particulares por adelantar con ocasión de actos o actuaciones administrativas de los funcionarios de esta entidad, tampoco corresponde definir, desatar, investigar o juzgar las actuaciones administrativas de los mismos, considerando que a esta Subdirección le corresponde absolver consultas sobre interpretación y aplicación de normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias.

No obstante lo anterior, y con el ánimo de despejar dudas sobre la naturaleza de la medición del rendimiento laboral de servidores vinculados en empleos temporales, provisionales y supernumerarios a que hacen referencia las Resoluciones Nos. 000011 y 000012 de 4 de febrero de 2015, se puede manifestar lo siguiente:

1.- La Resolución 000011 de 4 de febrero de 2015 señaló en sus considerando lo siguiente:

Que la norma NTCGP 1000:2009 en su numeral 7.5.1 considera que la entidad debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas y estas deben incluir, cuando sea aplicable, la implementación del seguimiento y la medición.

(...)

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante Radicado 20116000004471 del 20 de enero de 2011, contestó consulta a la Subdirección de Procesos y Competencias Laborales, sobre la pertinencia de evaluar el Desempeño del personal vinculado como supernumerario; señalando lo siguiente: "...una vez revisadas las normas vigentes sobre la materia, se concluye que estas consagran la evaluación del desempeño laboral como mecanismo para medir el rendimiento laboral, sin que en ningún momento esto genere derechos de carrera a los supernumerarios evaluados. El instrumento que se utilice debe estar acorde con la actividad a evaluar”.

Que en función del mejoramiento continuo, la DIAN ha adoptado un sistema informático para administrar los trámites de Gestión Humana y se hace necesario incluir la medición del rendimiento laboral del personal supernumerario dentro de este.

(...)

En su articulado se define y señala el propósito de la medición de rendimiento laboral así:

ARTÍCULO 4o. DEFINICIÓN DE MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL. La medición del rendimiento laboral para el personal supernumerario, es el proceso mediante el cual se verifica, valora y mide su aporte al logro de las metas y objetivos institucionales de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el marco de las responsabilidades que le fueron asignadas.

ARTÍCULO 5o. PROPÓSITO DE LA MEDICIÓN. La medición del rendimiento laboral para el personal supernumerario tiene como propósito garantizar su contribución al logro de los fines, metas y resultados institucionales.

(...)

ARTÍCULO 12. INFORMACIÓN DEL RESULTADO DE LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL. Los resultados de la medición del rendimiento laboral, se informará al empleado supernumerario dentro de los dos (2) días siguientes a su realización, mediante un medio idóneo y expedito.

ARTÍCULO 13. EFECTOS DE LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL. La medición del rendimiento laboral del personal supernumerario se deberá tener en cuenta para:

a) Formular los planes de inducción y/o reinducción y medir el impacto de los mismos.

b) Mejorar el clima laboral y orientar la cultura organizacional.

c) Valorar el modelo de gestión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (UAE DIAN).

d) Facilitar el mejoramiento de los procesos de selección de la entidad.

e) Desarrollar e implementar acciones de mejoramiento.

f) Evidenciar objetivamente la contribución de los servidores al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

PARÁGRAFO 1o. La medición del rendimiento laboral no otorga derechos de carrera, ni los privilegios que la ley establece para los servidores que ostentan esta condición, ni acceso a los incentivos y estímulos previstos en la entidad para los empleados de carrera. La medición del rendimiento, tampoco da lugar a la participación en programas de capacitación formal y no formal.

2.- Por su parte, la Resolución 000012 de 4 de febrero de 2015 señaló en sus considerandos:

Que la norma NTCGP 1000:2009, en el numeral 6.2.2 literal D, indica que la entidad debe asegurarse que los servidores públicos y/o particulares que ejerzan funciones públicas son conscientes de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad.

Que la norma NTCGP 1000:2009 en su numeral 7.5.1 establece que la entidad debe planificar y llevar a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas y estas deben incluir, cuando sea aplicable, la implementación del seguimiento y la medición.

Que la CNCS en Concepto 02-006603 del 8 de mayo de 2009 señaló, que si bien los empleos de carácter temporal vienen determinados por los respectivos estudios técnicos y el acto de nombramiento correspondiente, para estos empleados al igual que los provisionales la entidad debe diseñar los instrumentos específicos para evaluar su desempeño, sin que por ello puedan ser equiparados a los empleados con derechos de carrera ni en periodo de prueba.

Que en función del mejoramiento continuo, se hace necesario incluir la medición del desempeño laboral de los empleados temporales y provisionales de la DIAN, en el nuevo sistema informático de Gestión Humana.

En sus artículos 4 y 5 lo siguiente con términos similares definió la medición del rendimiento y su propósito::

ARTÍCULO 4o. DEFINICIÓN DE LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL. La medición del rendimiento laboral para los servidores vinculados en empleos temporales o mediante nombramiento provisional, es el proceso mediante el cual se verifica, valora y mide su aporte al logro de las metas y objetivos institucionales de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el marco de las funciones comunicadas.

ARTÍCULO 5o. PROPÓSITO DE LA MEDICIÓN. La medición del rendimiento laboral para los servidores vinculados en empleos temporales o mediante nombramiento provisional, tiene como propósito garantizar su contribución al logro de los fines, metas y resultados institucionales.

(...)

ARTÍCULO 12. EVIDENCIAS. A efectos de realizar objetivamente la medición del rendimiento laboral, el evaluador se apoyará en evidencias que permitan la verificación del cumplimiento de los compromisos fijados. Algunas de estas evidencias pueden ser: indicadores de gestión, productos entregados o servicios prestados, registros de control o seguimiento del procedimiento, entre otras.

ARTÍCULO 13. COMUNICACIÓN DEL RESULTADO DE LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL. Los resultados de la medición del rendimiento laboral se comunicarán al empleado temporal o provisional dentro de los dos (2) días siguientes a su realización, a través de un medio idóneo y expedito.

Las consecuencias o efectos de la medición del rendimiento laboral son:

ARTÍCULO 14. EFECTOS DE LA MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO LABORAL. La medición del rendimiento laboral se deberá tener en cuenta para:

a) Formular los planes de inducción y/o reinducción y medir el impacto de los mismos.

b) Mejorar el clima laboral y orientar la cultura organizacional.

c) Valorar el modelo de gestión de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (UAE DIAN).

d) Facilitar el mejoramiento de los procesos de selección de la entidad.

e) Ajustar el manual específico de funciones y competencias de la entidad.

f) Evidenciar objetivamente la contribución de los servidores al cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

PARÁGRAFO 1o. La medición del rendimiento laboral no otorga derechos de carrera, ni los privilegios que la ley establece para los servidores que ostentan esta condición, ni acceso a los incentivos y estímulos previstos en la entidad para los empleados de carrera.

La medición del rendimiento, tampoco da lugar a la participación en programas de capacitación formal y no formal.

3.- En las normas transcritas resulta evidente que la medición de rendimiento laboral que se encuentra reglamentada por las resoluciones 11 y 12 de 2015, es un “proceso”, término cuyo concepto y otros relacionados se encuentran definidos en el marco de la norma NTCGP 1000:2009, como a continuación se transcriben:

3.42 Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo.

3.43 Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos.

NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor.

NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial".

NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes:

- Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

- Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

- Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

- Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

3.44 Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

NOTA En esta Norma, el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a:

a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y

b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio.

3.46 Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.

NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.

Así las cosas, la medición del rendimiento laboral es un conjunto de actividades destinado a medir y analizar el desempeño y la mejora de la eficacia y eficiencia en el desarrollo de las funciones asignadas a determinados servidores.

Con dichas actividades se verifica, valora y mide su aporte de los funcionarios al logro de las metas y objetivos institucionales de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el marco de las funciones comunicadas.

La finalidad específica está contemplada en las mismas normas que se transcribieron y se identifica con garantizar su contribución al logro de los fines, metas y resultados institucionales.

4.- De todo lo dicho se infiere que:

4.1.- El documento de evaluación comunicado a los funcionarios en estudio es un producto o resultado del proceso de evaluación y control que tiene como fin mayor tomar medidas o acciones correctivas y preventivas por parte de la alta dirección;

4.2.- Es decir, es un documento registro que proporciona evidencia de actividades,

4.3.- La información se utiliza como insumo para los efectos señalados en los artículos 13 de la Resolución 11 de 2015 y 14 de la Resolución 12 del mismo año.

4.4.- Concordante con lo anterior, puede señalarse que dicha actividad o resultado no agota ninguna actuación administrativa ni define situación concreta relacionada con los funcionarios a quienes se practica.

4.5.- En esa medida tampoco contempla ningún recurso, por ser una actuación de trámite para el cumplimiento o desarrollo de un proceso de evaluación en la que aporta un insumo para la toma de decisiones por parte de la alta dirección de la entidad.

4.6.- Su comunicación es resultado de los principios de participación activa de los servidores, mejora continua, enfoque basado en hechos y datos para la toma de las decisiones y transparencia, los cuales exigen la determinación del conocimiento y la divulgación como fundamento de la aplicación de las normas de calidad, por ello no corresponde en sentido estricto con la ejecución del principio de debido proceso ni de publicidad de los actos administrativos frente a particulares que se regulan por el CPACA.

4.7.- Dicha actividad y su registro no involucra ningún tipo de resolución de conflictos ni limitación o vulneración al principio de debido proceso de las actuaciones administrativas a las que se refiere el CPACA, pues se trata simplemente del cumplimiento de las actividades institucionales en desarrollo del macroproceso de evaluación y control.

5.- Lo explicado resulta concordante con el concepto emitido por la función pública, el cual hace parte de los considerandos de las Resoluciones 11 y 12 estudiadas, pues, tal como se ha explicado expresamente en cada una de ellas, esta actividad de evaluación no puede asimilarse a la de evaluación de los funcionarios de carrera porque sus efectos son diferentes, en la medida que no produce consecuencia alguna especial, como sí lo genera la evaluación de desempeño en los derechos de los funcionarios de carrera.

Acorde con lo analizado se trata de instrumentos específicos para evaluar el desempeño de los empleos temporales, provisionales y supernumerarios, sin que por ello puedan ser equiparados a los empleados con derechos de carrera ni en periodo de prueba.

Finalmente, es válido precisar que al tenor literal del oficio 02-006603 de 8 de mayo de 2009, radicado 2-2009-07345, se explica:

"En cuanto a la evaluación de los funcionarios provisionales, ésta resulta procedente siempre y cuando se desarrolle a través de instrumentos específicos diseñados por la entidad para tal fin, sin que estos puedan corresponder a los establecidos por esta Comisión para los funcionarios de carrera o en período de prueba, esta evaluación debe generarse como política institucional, dentro de un marco de apoyo y seguimiento a la gestión de la entidad, para lo cual deberá señalarse de manera expresa que la misma no genera derechos de carrera ni los privilegios que la ley establece para los servidores que ostentan esta condición, ni el acceso a los incentivos previstos en la entidad para los funcionarios escalafonados. ”