Oficio 15095 de 2015 DIAN

OFICIO 015095 DE 2015

(mayo 22)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Publicado en la página web de la DIAN: 12 de noviembre de 2024>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Unidad Informática de Doctrina

Área del Derecho	Aduanero
Banco de Datos	Aduanas
Descriptores	Declaración de Importación Agencias de Aduanas - Obligaciones
Fuentes Formales	DECRETO 2685 DE 1999 ART. 10 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 11 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 26 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 27-2 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 121 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 482 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 483 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 484 DECRETO 2685 DE 1999 ART. 485 CIRCULAR 0188 DE 2000

Extracto

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, es función de este Despacho absolver las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de esta entidad, ámbito dentro del cual se atenderán sus inquietudes.

En atención a su consulta respecto a cuál es la forma de demostrar la legalidad de una mercancía que va a ser objeto de venta, en razón a que la empresa que la importó no cuenta con la copia de la declaración de importación, este despacho en reiterada doctrina ha manifestado lo siguiente:

Mediante el Concepto Nro. 004 de enero 16 de 2001, se indicó:

"...En circular 0188 del 26 de julio de 2000, del Director de Aduanas se determino que:

"La obligación de custodia y conservación a disposición de la autoridad aduanera, del original de la Declaración de Importación, Exportación o Tránsito y de sus documentos soporte está en cabeza de la Sociedad de intermediación Aduanera como declarante, sin perjuicio de que el importador o exportador puedan conservar copia de la declaración de importación, exportación o tránsito.

De manera que, cuando la Sociedad de Intermediación Aduanera actúe como declarante, en su calidad de custodio de los originales, deberá expedir copia de la documentación original que conserva en su archivo, a solicitud del importador o exportador que lo requiera."

Lo anterior en armonía con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto 2685 de 1999 que impone la obligación para las Sociedades de Intermediación Aduanera la conservación del original de las declaraciones de importación, de valor, de exportación o de tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y demás documentos soporte, por un periodo no inferior a cinco (5) años a disposición de la autoridad aduanera cuando ésta así lo requiera.

De la lectura de la norma transcrita se concluye que las Sociedades de Intermediación Aduanera puede expedir fotocopias de las Declaraciones de Importación y demás documentos que la soporten, con el fin de atender la solicitudes de los clientes que así lo soliciten, sin que por ello se abstraiga de la obligación prevista como custodio de los mismos".

Del mismo sentido se pronunció el concepto Nro. 0044 del 15 de febrero de 2001, donde además se precisa que. "...A su turno, el artículo 482 ibídem, en su numeral 2.4. contempla como infracción aduanera imputabIes a las Sociedades de Intermediación Aduanera no conservar a disposición de la autoridad aduanera los originales de las Declaraciones de Importación, de Valor y de los documentos soporte,..."

Por su parte, en el oficio Nro. 035829 de junio 16 de 2014, se reiteraron sustancialmente las posiciones anteriores, bajo la vigencia de otras normas, así:

"...Previo a absolver la petición formulada, resulta necesario precisar que no en todos los casos el declarante corresponde a una agencia de aduanas, ya que conforme a los artículos 10 y 11 del Decreto 2685 pueden fungir como tales, los almacenes generales de deposito y cualquier otra persona en los términos allí previstos.

Precisado lo anterior se tiene que la obligación contenida en el artículo 121 ibídem, esto es que "el declarante está obligado a obtener antes de la presentación y aceptación de la Declaración y a conservar por un período de cinco (5) años contados a partir de dicha fecha, el original... " de los documentos soportes de la declaración de importación, se mantiene incólume, independientemente de que el declarante sea agencia de aduanas o no.

Ahora bien, en los casos en que la agencia de aduanas sea el declarante, nos deberemos atener a las obligaciones que expresamente para la calidad de auxiliar de la función pública aduanera, les fueron establecidas, a saber:

Decreto 2685 de 1999:

"ARTÍCULO 27-2. OBLIGACIONES DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS. (Adicionada por el artículo 1 del Decreto 2883 de 2008). Las agencias de aduanas en ejercicio de su actividad, a través de sus representantes legales, administradores, agentes de aduanas o auxiliares tendrán las siguientes obligaciones

(...)

7. Conservar a disposición de la autoridad aduanera copia de las declaraciones de importación, exportación o tránsito aduanero, de los recibos oficiales de pago en bancos y de los documentos soporte, durante el término previsto en el artículo 121 del presente decreto.

(...)

11. Suministrar copia o fotocopia de los documentos soporte que conserve en su archivo, a solicitud del respectivo importador o exportador que lo requiera. (...)". (Subrayado y negritas fuera de texto).

Vale la pena precisar que con motivo de la expedición del Decreto 1232 de 2001, que entró a regir el 30 de junio de 2001, se modificó el articulo 26 del Decreto 2685, en su literal e), cambiando la obligación de conservar los originales por la de conservar la copia y adicionalmente a las obligaciones se incorporó el literal r) consistente en la obligatoriedad de suministrar las copias de los documentos soportes.

Norma que se debe concordar con las que contemplan el régimen sancionatorio para los declarantes en los regímenes aduaneros, artículo 482, 483 y 484 del Decreto 2685 de 1999, veamos:

"ARTÍCULO 482. INFRACCIONES ADUANERAS DE LOS DECLARANTES EN EL RÉGIMEN DE IMPORTACIÓN Y SANCIONES APLICABLES. (Artículo modificado por el artículo 38 del Decreto 1232 de 2001). Las infracciones aduaneras en que pueden incurrir los declarantes del régimen de importación y las sanciones asociadas a su comisión son las siguientes: (...)

2.4 No conservar a disposición de la autoridad aduanera los originales o las copias, según corresponda, de las Declaraciones de Importación, de Valor y de los documentos soporte, durante el término previsto legalmente. (...)".

"ARTÍCULO 483. INFRACCIONES ADUANERAS DE LOS DECLARANTES EN EL RÉGIMEN DE EXPORTACIÓN Y SANCIONES APLICABLES.Artículo modificado por el artículo 38 del Decreto 1232 de 2001. Las infracciones aduaneras en que pueden incurrir los declarantes del régimen de exportación y las sanciones asociadas a su comisión son las siguientes: (...)

2.4 No conservar a disposición de la autoridad aduanera original o copia, según corresponda, de las Declaraciones de Exportación y demás documentos soporte, durante el término previsto en el artículo 268 del presente decreto. (...)".

"ARTÍCULO 484. INFRACCIONES ADUANERAS DE LOS DECLARANTES EN EL RÉGIMEN DE TRÁNSITO Y SANCIONES APLICABLES. Artículo modificado por el artículo 38 del Decreto 1232 de 2001). Las infracciones aduaneras en que pueden incurrir los declarantes del régimen de tránsito y las sanciones asociadas a su comisión son las siguientes: (...)

3. No tener al momento de presentar la Declaración de Tránsito Aduanero de las mercancías declaradas, los documentos a que se refiere el literal b) del artículo 361 del presente decreto. (...)"

"ARTÍCULO 485. INFRACCIONES ADUANERAS DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS Y SANCIONES APLICABLES. Numeral adicionado por el artículo 38 del Decreto 1232 de 2001. Además de las infracciones aduaneras y sanciones previstas en los artículos 482, 483 y 484 del presente decreto, las agencias de aduanas y los almacenes generales de depósito cuando actúen como agencias de aduanas, serán sancionados por la comisión de las siguientes infracciones aduaneras: (...)

3.3 No expedir copia o fotocopia de los documentos soporte que conserve en su archivo, a solicitud del importador o exportador que lo requiera.

(...)".

Aplicando un criterio sistemático de interpretación, es dable concluir que la obligación de la conservación de los originales de los documentos soporte de una declaración, si bien corresponde en todos los casos al declarante del despacho aduanero, como responsable que es de dicha operación, la misma no puede constituirse en un obstáculo para entregarselos a su titular cuando los requiera para realizar otros despachos aduaneros bajo la responsabilidad de un declarante diferente al inicialmente encargado.

Se entiende que cesa la obligación de su conservación por parte del declarante que entrega los documentos a solicitud de su titular a uno nuevo, quien deberá a su vez conservarlos conforme la obligación legal y ponerlos a disposición de la autoridad aduanera en caso de ser requeridos por esta. Siempre los originales de los documentos soportes deben reposar en poder del declarante y no de su titular, ya se trate de un único declarante o de diferentes, en cuyo caso la obligación recae en el último en utilizarlos como documento soporte de su despacho.

Si un documento soporte sirve como tal en varias declaraciones de importación, al dorso del mismo, se debe anotar, en todos los caso, el número y fecha de cada una de las declaraciones de importación en las cuales se han hecho valer tal como lo consagra el parágrafo primero del artículo 121 ibídem "

Igualmente, con respecto a las solicitudes de fotocopias elevados a las Direcciones Seccionales de Aduanas e Impuestos Nacionales, el concepto 070 de marzo 17 de 1999, precisa:

"...Por disposición expresa del inciso c) del artículo 54 del Decreto 1725 de 1997, (hoy Decreto 4048 de 2008), corresponde a la División de Documentación "Expedir copias, certificaciones y autenticaciones de los documentos que reposen en los archivos de la Administración".

El artículo 17 del Código Contencioso Administrativo (hoy Ley 1437 de 2011) dispone:

"Del derecho a la información. El derecho de petición de que trata el artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, en los términos que contempla este capítulo".

De otro lado, por medio de la Resolución 2890 de 1998 de la DIAN, se reglamentó el Derecho de Petición en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en su artículo 31 dispuso que las peticiones de información deben ser resueltas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud.

Por tanto, será la División de Documentación y a falta de ella quien haga sus veces, la facultada para atender la solicitud de fotocopias autenticadas de las declaraciones de importación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la petición".

En consecuencia, cuando una empresa requiera demostrar el ingreso legal de la mercancía o bienes que pretenda comercializar en el territorio nacional y no guarde en sus archivos permanentes copia de la respectiva declaración de importación, deberá recurrir a solicitar fotocopia de las mismas a la entidad que actuó en su momento como agencia de aduanas, o en su defecto, ante la Dirección Seccional de Aduanas ante quien se adelantó el proceso de importación, para lo cual, deberá suministrar los datos requeridos para su ubicación.

En los anteriores términos se resuelve su consulta y de manera cordial le informamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios ha publicado en su página de Internet www.dian.gov.co,http://www.dian.gov.co la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad”_-“técnica”- dando click en el link "Doctrina" - "Dirección de Gestión Jurídica.”