Circular 32 de 2015 DIAN

CIRCULAR 32 DE 2015

(septiembre 8)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por el artículo 5 de la Resolución 212 de 2025>

DE:	Director General
PARA:	Servidores Públicos y demás Usuarios Internos de la DIAN.
ASUNTO:	Política de pantalla y escritorio limpios

La política específica de pantalla y escritorio limpios hace parte de la Política de Seguridad de la Información dentro del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI de la DIAN y se articula de manera armónica con los demás Sistemas de Gestión. Esta política facilita la optimización del uso de los espacios físicos, el mejoramiento de las condiciones de trabajo y en general, la consolidación de una cultura organizacional basada en la calidad, productividad, autocontrol y seguridad de los procesos, procedimientos y actividades que se llevan a cabo en la Entidad.

Específicamente, define reglas para evitar el acceso no autorizado, pérdida o daño a la información en los puestos de trabajo, las instalaciones y los equipos compartidos de la DIAN. De esta forma se asegura que se retiren todos los materiales clasificados y/o reservados de los espacios de trabajo de los usuarios finales y que se resguarden cuando no estén en uso o cuando un funcionario se aleje de su puesto de trabajo.

Esta política específica se aplica a todos los servidores públicos de la DIAN: funcionarios vinculados a la planta permanente y temporal, contratistas, consultores, pasantes, proveedores de bienes y servicios y otros terceros (en adelante, Usuarios Internos) con puestos de trabajo en la Entidad o que tengan acceso a activos de información de la Entidad en cualquier medio de presentación y/o estado.

La política va dirigida a proteger la información pública clasificada o pública reservada (en adelante, información) que generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen los Usuarios Internos, independientemente de la forma en que se guarde (documentos físicos o electrónicos), se transmita (por escrito, en tableros, en imágenes, oral, impreso, proyección, en archivos electrónicos, por correo, fax, etc.), de su origen (de la propia organización o de fuentes externas) o de la fecha de elaboración. También cubre el uso de todos y cada uno de los computadores de escritorio y portátiles, así como los tableros de las salas de reuniones.

El propósito de esta política es establecer los requisitos mínimos para mantener un “escritorio limpio” en los computadores, puestos de trabajo y sitios donde se maneje documentos de archivo físicos o electrónicos con información reservada o confidencial.

1. TERMINOS DE USO DE PANTALLA Y ESCRITORIO LIMPIOS

Las estaciones o puestos de trabajo o escritorios, físicos o virtuales, deben permanecer limpios y estar libres de documentos, carpetas, archivos o medios que contengan información sensible para la Entidad con el fin de proteger los documentos físicos o electrónicos y reducir los riesgos de acceso no autorizado, pérdida o daño de la información.

Los dispositivos y medios removibles de almacenamiento deben ser guardados bajo llave, especialmente aquellos en los que se hayan realizado copias de respaldo de archivos electrónicos.

La permanencia de los documentos de trabajo o archivos fuera de su lugar de conservación o almacenamiento, sólo debe darse en función de su uso y de lo sensible de la información que contengan. En todo caso, al alejarse del puesto de trabajo o escritorio y al finalizar la jornada de trabajo, la información deberá dejarse bajo llave y protegida de cualquier acceso, uso o difusión indebida.

Cuando se usen áreas de trabajo conjunto como auditorios, salas de reuniones o salones de capacitación, ios instructores y/o asistentes deben asegurarse de recoger los materiales utilizados, borrar completamente los archivos (y vaciar la papelera) de los computadores disponibles en estos sitios y borrar cualquier información que se haya escrito en los tableros o carteleras.

Los Usuarios Internos deben:

a) Bloquear los computadores personales y/o portátiles cuando no estén en uso. Los computadores deben tener configurado el protector de pantalla de forma que se active luego del tiempo de inactividad establecido por la Subdirécción de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones (en adelante SGTIT).

De igual forma, las sesiones en servicios MUISCA y demás aplicaciones informáticas se cerrarán luego del tiempo de inactividad establecido por la SGTIT.

b) Apagar los equipos ante ausencias prolongadas y al final de cada jornada. Los equipos se deberán apagar correctamente en las ausencias superiores a dos (2) horas y al final de la jornada laboral; se exceptúan las máquinas y equipos indispensables para garantizar la operatividad y disponibilidad de los servicios tributarios, aduaneros y cambiarios (en adelante, TAC) a cargo de la DIAN.

c) No dejar en el escritorio del computador archivos de información ni accesos directos a estos archivos. Se deben almacenar los archivos en las carpetas de datos destinadas para este fin.

d) Ubicar los computadores personales y/o portátiles de forma que las pantallas no puedan ser visualizadas por personas no autorizadas.

e) No anotar las contraseñas en papelitos, ni colocarlas en el computador o debajo de este.

f) Guardar bajo llave todos los medios removibles de almacenamiento como CD, DVD, discos duros externos o memorias USB, autorizados por la SGTIT.

g) Verificar que todos los documentos físicos y electrónicos se resguarden, tanto al final de la jornada como cuando se aleje del puesto de trabajo

h) Colocar boca abajo cualquier documento físico institucional que esté sobre el escritorio, si no se está leyendo.

i) Retirar del escritorio y guardar en una gaveta con llave los documentos, los medios y los dispositivos de almacenamiento removibles como CD, DVD, discos duros externos o memorias USB, autorizados por la SGT1T, cuando no los esté utilizando y al final de la jornada de trabajo.

j) Guardar en el archivo de gestión los expedientes físicos a cargo, al final de la jornada.

k) Proteger con llave las gavetas con información, cuando no se estén utilizando o no se estén vigilando.

I) No dejar sobre los escritorios las llaves utilizadas para acceder a documentos de archivo (físico o electrónico).

m) Asegurar los computadores portátiles con guayas o guardarlos en gavetas con llave.

n) Conectar los computadores personales y/o portátiles únicamente a las fuentes de corriente regulada disponibles para tal fin.

o) Cuando se eliminen documentos con información reservada o clasificada, picar y depositar ¡os documentos en ¡os recipientes de las máquinas picadoras o de basura destinados para su recolección.

p) Cuando se eliminen medios o dispositivos de almacenamiento removibles como CD, DVD, discos duros externos o memorias USB, destruir dichos medios o dispositivos acorde con los procedimientos de disposición final de medios.

q) No dejar sobre el escritorio y sin vigilancia, equipos móviles como tabletas o teléfonos celulares.

r) Borrar los tableros que contengan información, luego de terminadas las reuniones.

2.RESTRICCIONES

a)No se podrán retirar de las instalaciones de la DIAN documentos de archivo (físicos o electrónicos) ni ningún activo de información de propiedad de la Entidad.

b)No se podrá ubicar sobre los bienes y recursos de cómputo asignados, elementos pesados u otros objetos que puedan afectar las condiciones óptimas de ventilación y operación de los mismos. En genera! se deben observar las recomendaciones de uso establecidas por el fabricante.

c)No se permite realizar derivaciones eléctricas ni conectar multitomas o equipos eléctricos a las fuentes de energía regulada destinadas para los equipos y dispositivos de cómputo.

d)No se podrá fumar, ni ingerir alimentos o bebidas en el área de trabajo donde se encuentren los bienes y equipos de cómputo asignados a los Usuarios Internos de la Entidad (Resolución 00484 de 2013).

3. RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS INTERNOS

Durante el tiempo de uso, los Usuarios Internos deberán prestar la debida custodia y cuidado a los bienes y recursos de cómputo asignados y/o utilizados, así como precaver riesgos y amenazas de sustracción, destrucción, ocultamiento y/o utilización indebida de los recursos y la información contenida en ellos (Resolución 00484 de 2013).

4. CUMPLIMIENTO

La Política de escritorio y pantalla limpios es de estricto cumplimiento y aplica para todos ¡os servidores públicos de la DIAN en cualquier modalidad de vinculación, sus proveedores de bienes y servicios y demás partes interesadas que accedan a activos de información de la Entidad en cualquier medio de presentación y/o estado.

Cualquier funcionario la Entidad que incumpla parcial o totalmente esta política será responsable ante las autoridades competentes por su conducta.

Para el caso de ¡os contratistas, consultores, pasantes, proveedores de bienes y servicios y otros terceros que realicen actividades en las instalaciones de la DIAN o a su nombre, la responsabilidad por el cumplimiento de esta política debe estar contemplada en los contratos, convenios o acuerdos suscritos entre las partes.

5. CONFIDENCIALIDAD

Cada persona es responsable de la información que genere, obtenga, adquiera o controle en el desempeño de sus funciones, especialmente si esta información es pública clasificada o pública reservada, independientemente del medio en el que esté disponible (físico o electrónico).

6. DEFINICIONES

a) Activo de información. Es todo aquello que tiene información y valor para la DIAN y que, por lo tanto, debe protegerse. Puede estar almacenado en diferentes medios como documentos impresos, archivos físicos, correos electrónicos, medios removibles, etc.

b) Escritorio limpio. Es la adecuada disposición y protección de los documentos y dispositivos de procesamiento y almacenamiento de información en las estaciones de trabajo (escritorios, oficinas, salas de reuniones, etc.) de tal manera que se protejan de accesos no autorizados, perdida, daño y/o difusión de información sensible de la Entidad.

c) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

d) información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

e) Medios removibles. Son aquellos medios electrónicos para almacenar información y diseñados para ser extraídos de un equipo de cómputo sin tener que apagar el equipo. Por ejemplo, memorias USB, unidades de disco (DD, CD, DVD o BR) externas, entre otros.

f) Pantalla limpia. Hace relación al boqueo de la pantalla o desconexión cuando los equipos de cómputo u otros dispositivos no estén en uso. El tiempo de activación de los protectores de pantalla, es el definido por la SGTIT.

g) Picadora de papel. Máquina o equipo electrónico que garantiza una destrucción segura y rápida de un documento impreso

h) Usuarios internos. Servidores públicos de la DIAN, funcionarios vinculados a la planta permanente y temporal, contratistas, consultores, pasantes, proveedores de bienes y servicios y otros terceros que desempeñen alguna actividad en las instalaciones de la Entidad o a nombre de esta.

Cordialmente,

SANTIAGO ROJAS ROBAYO

Director General