Resolución 12803 de 2006 DIAN

RESOLUCIÓN 12803 DE 2006

(octubre 26)

Diario Oficial No. 46.437 de 30 de octubre de 2006

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada anualmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en el Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 627, 633 y 684 del Estatuto Tributario,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. INFORMACIÓN A SUMINISTRAR POR LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberá suministrar anualmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de las cédulas de ciudadanía correspondientes a personas fallecidas, en el FORMATO 1028, versión 6, el cual se adopta por medio de la presente resolución.

ARTÍCULO 2o. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN A SUMINISTRAR. La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener:

1. Número de identificación de cada una de las personas fallecidas.

2. Dígito de Verificación.

3. Apellidos y nombre de la persona fallecida.

4. Fecha de acta de defunción, en formato, año, mes, día (AAAAMMDD).

5. Código del departamento de expedición de la identificación de la persona fallecida.

6. Código del municipio de expedición de la identificación de la persona fallecida.

La información deberá presentarse en forma consolidada a nivel nacional.

ARTÍCULO 3o. PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la información deberá ser presentada a más tardar el 1º de marzo del año inmediatamente siguiente al año gravable que se está informando.

ARTÍCULO 4o. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

PARÁGRAFO. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.

ARTÍCULO 5. CONTINGENCIA. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la administración o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la presentación presencial.

PARÁGRAFO. El obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Unico Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres días hábiles al vencimiento, constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información.

ARTÍCULO 6o. SANCIONES. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 7o. FORMATOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La información a que se refiere la presente resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo número 52 adjunto, el cual hace parte integral de esta resolución.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 26 de octubre de 2006.

El Director General,

OSCAR FRANCO CHARRY.

ANEXO NO. 52.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.

PERSONAS FALLECIDAS.

FORMATO 1028 – VERSIÓN 6.

AÑO GRAVABLE 2006.

OBJETIVO

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reportan las Personas fallecidas.

ESPECIFICACION TECNICA

El formato de Personas fallecidas, debe enviarse en un archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones:

1. Estándar del Nombre de los Archivos

El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml

cc : Concepto (Inserción = 01, Reemplazo = 02)

mmmmm : Formato (Personas fallecidas = 01028)

vv : Versión del formato (Versión = 06).

aaaa : Año de envío.

cccccccc : Consecutivo de envío por año.

2. Formato del Archivo

El formato de Personas fallecidas, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y Contenido, las cuales se deben enviar en el orden enunciado.

< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.437 EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >

1. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición.

2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino No. 1: "ISO-8859-1".

3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y válido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica.

4. El archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado "mas", que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros.

2.1. Formato del Encabezado

El encabezado del archivo viene en el elemento "Cab" y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.437 EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >

(*) Se enviarán archivos con máximo 5.000 registros; si es necesario informar más de 5.000 registros, se fraccionará la información en archivos de 5.000 registros o menos.

2.3. Formato del Contenido

En el contenido del archivo se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo "Cantidad de registros".

Cada registro reportado debe mantener la misma estructura previamente explicada y usada para la cabecera.

El contenido del archivo viene en el elemento "fall" y se deben incluir los siguientes datos para cada transacción reportada.

< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O No. 46.437 EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >

Los campos Tipo de Documento y Número de Identificación del fallecido, conforman una llave única para este formato, la cual no debe repetirse para los registros de un mismo envío.

3. Validaciones

3.1. Validaciones Generales

1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados.

2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado.

3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0).

4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas válidas en cuanto a año, mes, y día.

3.2. Validaciones del Encabezado

1. Los campos concepto, formato y versión, deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas.

2. Año de envío, debe ser el año calendario.

3. Número de envío, debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN.

4. Fecha de envío, debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.

5. Cantidad de registros, debe ser igual a la cantidad de registros reportados en el contenido, que como máximo puede ser 5.000 registros.

6. Valor total, corresponde a la sumatoria de la casilla "mun" (Código Mpio de expedición de la identificación del fallecido) de los registros reportados.

4. Esquema XSD

A continuación se incluye el esquema XSD para esta especificación técnica.

<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?>

<xs:schema xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">

 <xs:element name="fall">

  <xs:annotation>

   <xs:documentation>Elemento que encapsula la información del formulario 1028 PERSONAS FALLECIDAS</xs:documentation>

  </xs:annotation>

  <xs:complexType>

   <xs:attribute name="tdoc" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Tipo de documento</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:int">

      <xs:minInclusive value="0"/>

      <xs:maxInclusive value="99"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="nid" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Número de Identificación del fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:string">

      <xs:minLength value="0"/>

      <xs:maxLength value="20"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="dv" use="optional">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Dígito de verificación</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:int">

      <xs:minInclusive value="0"/>

      <xs:maxInclusive value="9"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="apl1" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Primer Apellido del fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:string">

      <xs:minLength value="0"/>

      <xs:maxLength value="60"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="apl2" use="optional">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Segundo Apellido del  fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:string">

      <xs:minLength value="0"/>

      <xs:maxLength value="60"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="nom1" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Primer Nombre del fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:string">

      <xs:minLength value="0"/>

      <xs:maxLength value="60"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="nom2" use="optional">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Otros nombres del fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:string">

      <xs:minLength value="0"/>

      <xs:maxLength value="60"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="fdef" type="xs:date" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Fecha Acta defunción</xs:documentation>

    </xs:annotation>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="dpto" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Código Dpto de expedición de la identificación del fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:int">

      <xs:minInclusive value="0"/>

      <xs:maxInclusive value="99"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

   <xs:attribute name="mun" use="required">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Código Municipio de expedición de la identificación del fallecido</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:int">

      <xs:minInclusive value="0"/>

      <xs:maxInclusive value="999"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:attribute>

  </xs:complexType>

 </xs:element>

 <xs:element name="mas">

  <xs:annotation>

   <xs:documentation>Elemento raiz del xml de carga masiva</xs:documentation>

  </xs:annotation>

  <xs:complexType>

   <xs:sequence>

    <xs:element name="Cab" type="CabType"/>

    <xs:element ref="fall" maxOccurs="unbounded"/>

   </xs:sequence>

  </xs:complexType>

 </xs:element>

 <xs:complexType name="CabType">

  <xs:sequence>

   <xs:element name="Ano" type="xs:gYear" nillable="false">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Año de envio</xs:documentation>

    </xs:annotation>

   </xs:element>

   <xs:element name="CodCpt" nillable="false">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Concepto</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:int">

      <xs:minInclusive value="0"/>

      <xs:maxInclusive value="99"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:element>

   <xs:element name="Formato" fixed="1028">

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:positiveInteger">

      <xs:totalDigits value="4"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:element>

   <xs:element name="Version" type="xs:positiveInteger" fixed="6"/>

   <xs:element name="NumEnvio">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Número de envio</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:positiveInteger">

      <xs:totalDigits value="8"/>

      <xs:maxInclusive value="99999999"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:element>

   <xs:element name="FecEnvio" type="xs:dateTime">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Fecha de envio</xs:documentation>

    </xs:annotation>

   </xs:element>

   <xs:element name="FecInicial" type="xs:date">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Fecha inicial</xs:documentation>

    </xs:annotation>

   </xs:element>

   <xs:element name="FecFinal" type="xs:date">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Fecha Final</xs:documentation>

    </xs:annotation>

   </xs:element>

   <xs:element name="ValorTotal" type="xs:double">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Valor Total</xs:documentation>

    </xs:annotation>

   </xs:element>

   <xs:element name="CantReg">

    <xs:annotation>

     <xs:documentation>Cantidad de registros</xs:documentation>

    </xs:annotation>

    <xs:simpleType>

     <xs:restriction base="xs:positiveInteger">

      <xs:totalDigits v alue="4"/>

      <xs:maxInclusive value="9999"/>

     </xs:restriction>

    </xs:simpleType>

   </xs:element>

  </xs:sequence>

 </xs:complexType>

</xs:schema>