Resolución 5743 de 2025 DIAN

RESOLUCIÓN 5743 DE 2025

(mayo 29)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica para la suscripción de los documentos y certificaciones generados a través del Sistema de Registro Único de Personal -RUP-

EL DIRECTOR GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

En uso de sus facultades legales y en especial las consagradas en los numerales 1o y 20 del artículo 8o del Decreto 1742 de 2020, y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollaran con fundamento en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, entre otros.

Que el artículo 12 del Decreto Ley 2150 de 1995 prescribe el uso de la firma mecánica en los siguientes términos: “Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública, podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico”.

Que los incisos a) y b) y el parágrafo primero del artículo 19 de la Ley 594 de 2000, establecen que las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan requisitos relacionados con la organización archivística de los documentos y estudios sobre conservación física, condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes; de manera puntual la norma prevé que los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Que la Ley 962 de 2005 sobre racionalización de trámites, en su artículo 6o establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la Administración Pública puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia.

Que mediante Decreto 1742 de 2020 se crea la Subdirección de Gestión del Empleo Público y le asigna las funciones especificadas en el artículo 36 numeral 14 “Conformar, actualizar y administrar las historias laborales de los servidores públicos que se vinculen a la DIAN, garantizar su integridad, custodia y reserva. Y expedir las certificaciones laborales, a través del medio tecnológico que se adopte para el efecto.

Que la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, dando aplicación a los pilares de transformación del Talento Humano, expide diferentes documentos y certificaciones derivados de la vinculación legal y reglamentaria en forma sistematizada, a través del Registro único de Personal – RUP-.

Que el Instrumento de firma mecánica se constituye en un mecanismo idóneo y seguro para generar documentos y certificaciones derivadas de la vinculación laboral y reglamentaria, toda vez que se emite a través de un sistema de información controlado, donde quedan las pistas de auditoría (logs) necesarios para hacer la trazabilidad correspondiente a un documento expedido por el sistema y firmado mecánicamente por éste.

En mérito de lo anteriormente expuesto, este despacho

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Autorizar el uso de la firma mecánica al funcionario Carlos Andrés Vargas García, en su calidad de subdirector de Gestión de Empleo Público (E) para utilizar la firma que proceda de medio mecánico en la expedición de los documentos y certificaciones generados a través del Sistema Registro Único de Personal -RUP-, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa.

ARTÍCULO SEGUNDO. La firma mecánica que se plasmará en las diferentes documentos y certificaciones generados en forma sistematizada a través del Sistema Registro Único de Personal -RUP-, corresponderá a un facsímil con la imagen de la firma del subdirector, reproducida mediante medios computarizados, a la cual se acompañará del nombre y respectivo cargo.

La firma mecánica corresponderá a la reproducción fiel de la firma manuscrita aquí impuesta:

ARTÍCULO TERCERO. Cualquier modificación o alteración al contenido de los documentos y certificaciones generados de manera sistematizada a través del Registro Único de Personal- RUP- generará la pérdida de autenticidad de éstos y dará lugar a las actuaciones administrativas correspondientes.

ARTÍCULO CUARTO. La firma mecánica aquí autorizada deberá estar implementada en el Registro Único de Personal -RUP- de la Entidad, bajo los parámetros de seguridad del sistema, será archivada en el servidor de aplicaciones que es administrado por la Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología, el cual garantizará su uso de acuerdo con las políticas de seguridad de la información establecidas.

ARTÍCULO QUINTO. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de su publicación en la página WEB de la entidad y deroga la resolución 007011 del 23 de agosto de 2023.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C., 29 MAY 2025

LUIS EDUARDO LLINÁS CHICA
DIRECTOR GENERAL (E)