Resolución 35 de 2022 DIAN

RESOLUCIÓN 35 DE 2022

(marzo 15)

Diario Oficial No. 51.977 de 15 de marzo de 2022

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se habilita el Trabajo en Casa, se dictan lineamientos generales para su habilitación y se delegan funciones en la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

EL DIRECTOR GENERAL DE LA U. A. E. DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN),

de conformidad con lo dispuesto en la Ley 2088 de 2021, el Decreto número 1662 de 2021 del Departamento Administrativo de la Función Pública y en ejercicio de sus facultades legales, en especial, las que le confiere los numerales 20 y 24 del artículo 8o y, el artículo 80 del Decreto número 1742 de 2020.

CONSIDERANDO:

Que la Ley 2088 de 2021, regula la habilitación de trabajo en casa como una forma de prestación del servicio en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales, que se presenten en el marco de una relación laboral, legal y reglamentaria con el Estado, sin que conlleve variación de las condiciones laborales establecidas o pactadas al inicio de la relación laboral;

Que el Decreto número 1662 de 2021, se adiciona al Decreto número 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector de la Función Pública, en relación con la habilitación del trabajo en casa para los servidores públicos de los organismos y Entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, órganos de control, órganos autónomos e independientes del Estado;

Que el mencionado decreto imparte los lineamientos para el trabajo en casa de los servidores públicos, entre ellos, reglamenta la habilitación de trabajo en casa para el sector público, así como, las condiciones complementarias necesarias para garantizar los derechos laborales de los servidores públicos, los derechos de las Entidades del Estado y los deberes de ambas partes;

Que, con el fin de garantizar los deberes y derechos en materia de Riesgos Laborales, el Decreto número 1072 de 2015 estableció las condiciones laborales que regirán las relaciones entre la Entidad y los servidores públicos que se encuentren en trabajo en casa;

Que mediante las Leyes Estatutarias 1581 del 17 de octubre 2012 y 1712 del 6 de marzo de 2014, se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, respectivamente;

Que mediante la Ley 2191 del 6 de enero de 2022, se garantiza el derecho a la desconexión laboral;

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el texto de esta resolución fue publicado en la Diannet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) del 21 de febrero al 25 de febrero de 2022, con el objeto de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas.

Lo anterior según consta en Certificación número 100202253-027 del 3 de marzo del 2022 expedida por la Oficina de Comunicaciones Institucionales de la DIAN.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Objeto de la habilitación del trabajo en casa. Habilitar el trabajo en casa como una forma transitoria de prestación del servicio en situaciones ocasionales, excepcionales o especiales en la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Que al tenor de lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 2.2.37.1.3 del Decreto número 1662 de 2021, la habilitación para el trabajo en casa no podrá ser permanente en el tiempo.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a los servidores públicos del Sistema Específico de Carrera de la DIAN, a los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, de todos los niveles organizacionales, así como a los de libre nombramiento y remoción, de la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), habilitados para prestar sus servicios a través del trabajo en casa, cuando se presente una situación ocasional, excepcional o especial.

ARTÍCULO 3o. ALCANCE DEL TRABAJO EN CASA. La habilitación del trabajo en casa es una forma de prestación del servicio transitoria, ocasionada por la ocurrencia de una situación ocasional, excepcional o especial, entendidas como aquellas circunstancias imprevisibles o irresistibles que generan riesgos para el servidor público de la entidad o inconveniencia para que este se traslade hasta el lugar de trabajo o haga uso de las instalaciones de la entidad.

La simple manifestación del hecho imprevisible o irresistible no es vinculante para la DIAN y no genera derecho automático al servidor público a acceder a la habilitación del trabajo en casa. Cuando el servidor público se encuentre en alguna situación particular no podrá hacer uso de la habilitación del trabajo en casa, en su lugar podrá solicitar ante la administración la modalidad de teletrabajo de que trata la Ley 1221 de 2008.

El trabajo en casa no será aplicable a los servidores públicos de la entidad que se encuentren bajo la modalidad de teletrabajo, quienes se regirán por las disposiciones de la Ley 1221 de 2008.

ARTÍCULO 4o. HABILITACIÓN DEL TRABAJO EN CASA. La entidad habilitará el trabajo en casa a través de un acto administrativo que debe contener como mínimo:

1. Un resumen sucinto de las circunstancias de hecho y de derecho que dieron lugar a la situación ocasional, excepcional o especial que permite otorgar la habilitación del trabajo en casa, esta debe ser demostrable, para eso, deberá acudirse a los actos administrativos emitidos por las autoridades nacionales, locales o institucionales, que las declaren o reconozcan.

2. Coordinar con el servidor público si la disposición de los medios (instrumentos, equipos y demás herramientas) serán provistos por el servidor público o por la entidad.

3. Nombres y apellidos, tipo de vinculación, documento de identidad, datos de contacto, dirección del domicilio desde donde se van a prestar los servicios de los servidores que sean habilitados, el lugar de trabajo compartido o cualquier lugar en el territorio nacional. Cualquier modificación de la dirección deberá ser informada por el servidor público y aprobada por la entidad y no podrá hacerse efectiva hasta que se expida la correspondiente modificación y notificación a la Administradora de Riesgos Laborales.

4. El periodo por el cual se otorgará la habilitación no podrá ser superior a tres (3) meses, si la situación ocasional, excepcional o especial permanece en el tiempo se podrá prorrogar automáticamente.

PARÁGRAFO 1o. Una vez cumplido el plazo y su prórroga, la entidad podrá seguir prorrogando la habilitación del trabajo en casa, siempre y cuando, la situación ocasional, excepcional o especial permanezca en el tiempo. Una vez se acredite la superación de la situación, el servidor público deberá retornar al sitio de trabajo en un término máximo de hasta cinco (5) días calendario.

ARTÍCULO 5o. INSTRUMENTOS PARA LA HABILITACIÓN DEL TRABAJO EN CASA. Durante la habilitación del trabajo en casa los servidores públicos podrán hacer uso de los recursos tecnológicos, administrativos y operativos de los cuales disponga la entidad para el cumplimiento de los compromisos laborales, planeación institucional, programas, proyectos, productos y metas planeadas de acuerdo con las funciones asignadas. En caso de que el servidor público no pueda desarrollar sus funciones con los recursos que dispone la entidad y los propios para la habilitación del trabajo en casa, deberá desempeñar sus funciones de manera presencial en la entidad.

ARTÍCULO 6o. TERMINACIÓN DE LA HABILITACIÓN DE TRABAJO EN CASA. Al momento del vencimiento del plazo inicial o su(s) prórroga(s) informado en el acto administrativo de habilitación de trabajo en casa, el servidor público deberá presentarse en el lugar de trabajo. En el caso de no hacerlo, se aplicarán las sanciones contempladas en la normatividad vigente.

En todo caso, la entidad podrá dar por terminado unilateralmente la habilitación de trabajo en casa, siempre y cuando desaparezcan las circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que dieron origen a dicha habilitación, evento en el cual, deberá notificar con mínimo cinco (5) días de antelación la decisión al servidor público. En el término máximo de hasta cinco (5) días calendario, el servidor deberá presentarse en el sitio de trabajo y en ningún caso se podrá sancionar al servidor por no presentarse al lugar de trabajo si no media la notificación previa en la que se informe sobre la terminación del trabajo en casa.

ARTÍCULO 7o. DERECHOS DEL SERVIDOR PÚBLICO HABILITADO PARA TRABAJO EN CASA. El servidor público de la entidad habilitado para el trabajo en casa tendrá además de los derechos contemplados en la Constitución y demás normas los siguientes derechos:

1. El desarrollo de las funciones deben ser ejecutadas sin sobrecargas adicionales o por fuera de la cotidianidad del servicio, de tal manera que permitan el descanso necesario al servidor y la coordinación de su vida personal y familiar con su vida laboral. En todo caso, debe tenerse en cuenta que se pueden presentar contingencias en el servicio que deben atenderse, con el fin de evitar afectaciones en la prestación de los servicios que ofrece la entidad.

2. En el trabajo en casa la entidad reconocerá las licencias, permisos, prestaciones sociales y demás situaciones administrativas a que haya lugar.

ARTÍCULO 8o. DEBERES DEL SERVIDOR PÚBLICO HABILITADO PARA TRABAJO EN CASA. El servidor público de la entidad habilitado para el trabajo en casa tendrá además de los derechos contemplados en la Constitución y demás normas, los siguientes deberes:

1. Desarrollar las funciones sin sobrecargas adicionales o por fuera de la cotidianidad del servicio, de tal manera que permitan el descanso necesario al servidor y la coordinación de su vida personal y familiar con su vida laboral. En todo caso, debe tenerse en cuenta que se pueden presentar contingencias en el servicio que deben atenderse con el fin de evitar afectaciones en la prestación de los servicios que ofrece la entidad.

2. Los servidores públicos de la entidad continuarán cumpliendo desde su casa, las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, procurando el cuidado integral de su salud, así como, suministrar a su jefe inmediato la información oportuna, clara, veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud que afecte su capacidad para trabajar.

3. Participar en las actividades de prevención de los riesgos laborales en cooperación con los Comités Paritarios de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) y/o Vigía de SST.

4. En caso de accidente de trabajo reportar en el Nivel Local al jefe del GIT/División de Desarrollo de Talento Humano o quien haga sus veces y en el Nivel Central a la Coordinación de Bienestar y Riesgos Laborales, y en todo caso, al jefe inmediato, lo sucedido respecto del accidente de trabajo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la ocurrencia del mismo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 62 del Decreto número 1295 de 1994.

5. Participar en la formación y capacitación virtual del Plan Institucional de Capacitación de la Entidad.

6. Cumplir la jornada laboral establecida, teniendo en cuenta la regulación y promoción de la desconexión laboral con el fin de garantizar el goce efectivo del tiempo libre y los tiempos de descanso, licencias, permisos y/o vacaciones para conciliar la vida personal, familiar y laboral, según lo establecido en la Ley 2191 del 6 de enero de 2022.

7. Cumplir con todas las obligaciones establecidas en el artículo 22 del Decreto ley 1295 de 1994 y en la norma que lo modifique, sustituya o adicione.

ARTÍCULO 9o. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD. En relación con el trabajo en casa, la Entidad se obliga a:

1. El jefe inmediato realizará el seguimiento y control de las funciones a cargo del servidor, los recursos, frecuencia, modelo de evaluación y aprobación de los resultados, a través de los instrumentos establecidos en la evaluación del desempeño.

2. Tener en cuenta la regulación y promoción de la desconexión laboral con el fin de garantizar el goce efectivo del tiempo libre y los tiempos de descanso, licencias, permisos y/o vacaciones para conciliar la vida personal, familiar y laboral, según lo establecido en la Ley 2191 del 6 de enero de 2022.

3. En el Nivel Local, los jefes del GIT/División de Desarrollo de Talento Humano o quien haga sus veces y en el Nivel Central la Coordinación de Bienestar y Riesgos Laborales, incluirán en las actividades del Plan de Bienestar a los servidores públicos habilitados para realizar trabajo en casa de manera virtual.

4. La Subdirección de Escuela de Impuestos y Aduanas Nacionales, en el marco del Plan Institucional de Capacitación, facilitará las ofertas de formación y capacitación virtual a los servidores públicos de la entidad, habilitados para desarrollar trabajo en casa como, seguridad de la información, competencias digitales y laborales y salud y seguridad en el trabajo, etc., aplicables al trabajo en casa.

5. Se mantendrán los mecanismos de comunicación como correos electrónicos, sistemas de información y líneas telefónicas directas en las que se podrá reportar cualquier tipo de novedad derivada del desempeño de sus funciones en trabajo en casa.

6. Cada jefe inmediato deberá realizar una retroalimentación constante con su personal a cargo sobre las dificultades que tengan para el desarrollo de su labor y buscar posibles soluciones.

En el Nivel Local, los GIT/División de Desarrollo de Talento Humano o quien haga sus veces y en el Nivel Central, la Coordinación de Bienestar y Riesgos Laborales, deben cumplir los siguientes aspectos en materia de riesgos laborales:

7. Incluir el trabajo en casa dentro de su matriz de identificación de peligros y evaluación y valoración de riesgos.

8. Incluir las actividades que sean necesarias en el Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

9. Notificar a la Administradora de Riesgos Laborales, el listado de los servidores públicos de la entidad a los que se les ha habilitado el trabajo en casa, indicando el domicilio en donde el servidor desarrollará el trabajo en casa. Igualmente se deberá reportar la fecha de inicio y terminación del trabajo en casa.

10. Continuar desarrollando las actividades de promoción y prevención de manera virtual en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la entidad con el apoyo de la Administradora de Riesgos Laborales.

11. Facilitar a través del Comité de Convivencia Laboral los mecanismos de comunicación con los servidores públicos, para la prevención de las conductas de acoso laboral y demás temas pertinentes.

ARTÍCULO 10. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 5113 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Delegar en el Subdirector de Desarrollo del Talento Humano, la facultad de habilitar el trabajo en casa de los servidores públicos del Nivel Central con fundamento en las disposiciones legales señaladas y establecidas en la presente resolución.

ARTÍCULO 11. Delegar en los directores seccionales del nivel local, la facultad de habilitar el trabajo en casa de los servidores públicos a su cargo, con fundamento en las disposiciones legales señaladas y establecidas en la presente resolución.

ARTÍCULO 12. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Los servidores públicos habilitados para trabajo en casa serán evaluados según el tipo de vinculación, de acuerdo con el sistema de valoración individual del desempeño laboral establecido por la U. A. E. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

ARTÍCULO 13. PUBLICACIÓN. Publicar la presente resolución en el Diario Oficial de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ARTÍCULO 14. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del día hábil siguiente a la publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de marzo de 2022.

El Director General,

Lisandro Manuel Junco Riveira