Resolución 11264 de 2023 DIAN

RESOLUCIÓN 11264 de 2023

(diciembre 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica para la suscripción de los Acuerdos de Voluntariedad de Teletrabajo, generados a través del Sistema de Registro Único de Personal -RUP-.

LA DIRECTORA GENERAL (E) DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN

En uso de sus facultades legales y en especial de las consagradas en los numerales 1 y 20 del artículo 8 del Decreto 1742 de 2020, y

CONSIDERANDO

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el artículo 3 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas se desarrollaran con fundamento en los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción, entre otros.

Que el artículo 12 del Decreto Ley 2150 de 1995 prescribe el uso de la firma mecánica en los siguientes términos: “Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública, podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico".

Que los incisos a) y b) y el parágrafo primero del artículo 19 de la Ley 594 de 2000, establecen que las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan requisitos relacionados con la organización archivística de los documentos y estudios sobre conservación física, condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes; de manera puntual la norma prevé que los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

Que la Ley 962 de 2005 sobre racionalización de trámites, en su artículo 6 establece los medios tecnológicos para que los organismos y entidades de la Administración Pública puedan atender los trámites y procedimientos de su competencia.

Que mediante Resolución 000496 del 9 de mayo de 2022 la Entidad adoptó el teletrabajo suplementario como una forma de organización laboral y en su artículo 9 dispuso: “ACUERDO DE VOLUNTARIEDAD. De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, la modalidad de teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para los servidores públicos”.

Por lo anterior, se suscribirá un acuerdo de voluntariedad entre la Entidad, representada por el Subdirector de Desarrollo del Talento Humano o quien haga sus veces, y cada servidor público que haya surtido el proceso de selección del teletrabajo, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.5.3 del Decreto 1072 de 2015."

Que mediante Resolución 001257 del 03 de noviembre de 2022 y modificada parcialmente por la Resolución 001298 del 30 de diciembre del 2022, la Entidad adopta la política interna de Teletrabajo y se dictan lineamientos generales para su implementación y en su artículo 9 dispuso: "ACUERDO DE VOLUNTARIEDAD. De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008, la modalidad de teletrabajo es voluntaria, tanto para el empleador como para los servidores públicos.

Por lo anterior, se suscribirá un acuerdo de voluntariedad entre la Entidad, representada por el subdirector de Desarrollo del Talento Humano o quien haga sus veces, y cada servidor público que haya surtido el proceso de selección del teletrabajo, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.1.5.3 del Decreto 1072 de 2015."

Que el Instrumento de firma mecánica que se adopta en la presente Resolución, se constituye en un mecanismo idóneo y seguro para generar los Acuerdos de Voluntariedad de Teletrabajo a través del Sistema de Registro Único de Personal -RUP-

Con mérito en lo anteriormente expuesto, este despacho

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Disponer la adopción de la firma mecánica para la suscripción de los Acuerdos de Voluntariedad de Teletrabaje, generados a través del Sistema de Registro Único de Personal -RUP-

ARTÍCULO SEGUNDO. Autorizar a DIANA CONSTANZA PEREZ VARGAS, en su calidad de Subdirectora de la Subdirección de Desarrollo del Talento Humano, para utilizar la firma que proceda de medio mecánico, para aquellos documentos señalados en el artículo primero de la presente resolución.

La firma mecánica que se imprimirá en la suscripción de los Acuerdos de Voluntariedad de Teletrabajo corresponderá a un facsímil con la imagen de la firma de la Subdirectora, reproducida mediante medios computarizados, a la cual se acompañará del nombre y respectivo cargo.

La firma mecánica corresponderá a la reproducción fiel de la firma manuscrita aquí impuesta:

ARTÍCULO TERCERO. Cualquier modificación o alteración al contenido de los documentos y certificaciones generados de manera sistematizada a través del Registro Único de Personal -RUP- generará la pérdida de autenticidad de éstos y dará lugar a las actuaciones administrativas correspondientes.

ARTÍCULO CUARTO. La firma mecánica aquí autorizada deberá estar implementada en el Registro Único de Personal -RUP- de la Entidad, bajo los parámetros de seguridad del sistema, será archivada en el servidor de aplicaciones que es administrado por la Dirección de Gestión de Innovación y Tecnología, el cual garantizará su uso de acuerdo con las políticas de seguridad de la información establecidas.

ARTÍCULO QUINTO. La presente resolución rige a partir de su publicación en la página web de la entidad.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D. C., 9 DIC 2223

MARIA ALEXANDRA RIZO ARANGO

Directora General (E)