Resolución 8972 de 2003 DIAN

RESOLUCION 8972 DE 2003

(octubre 28)

Diario Oficial No. 45.356, de 30 de octubre de 2003

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria que debe ser presentada por los años gravables 2003 y siguientes a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, establecida en los artículos 623, 623-2 sic, 623-3 y 623 parágrafo 2o del Estatuto Tributario, por las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria y por los Fondos de Valores, de Inversión, de Pensiones y Mutuos de Inversión.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (E.),

en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, artículos 633 y 684 del Estatuto Tributario y el artículo 39 de la Ley 633 de 2000,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Los Bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria, así como los Fondos de Valores, de Inversión, de Pensiones y Mutuos de Inversión, deberán informar en medios magnéticos, según lo dispuesto en el literal a) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus cuentahabientes y ahorradores, relativos a los años gravables 2003 y siguientes:

1. Apellidos y nombres o razón social, NIT, dirección y número de la(s) cuenta(s) de cada una de las personas o entidades a cuyo nombre se hayan efectuado en cuentas corrientes y/o de ahorro movimientos contables de naturaleza crédito cuyo valor anual acumulado sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000); con indicación del valor del movimiento efectuado durante el año por cada una de las cuentas.

2. Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades que, durante el año, se les haya otorgado y/o cancelado a su favor uno o más Certificados a Término Fijo y/o cualesquier otro(s) depósito (s) a término en los casos en los cuales el valor individual sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000); con indicación, para cada título, del valor del capital, los intereses causados y el número del documento o certificado.

3. Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada uno de los inversionistas y/o partícipes y/o ahorradores que, durante el año, se les haya suscrito y/o cancelado a su favor uno o más Contratos y/o Ahorros en los casos en los cuales el valor individual sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000); con indicación, para cada inversionista y/o partícipe y/o ahorrador, del valor del capital, los rendimientos y/o utilidades y/o intereses causados y el número del documento o Contrato.

PARÁGRAFO 1o. Del total de créditos efectuados en la(s) cuenta(s) de un titular, la entidad obligada a enviar la información deberá descontar el valor correspondiente a las notas crédito por préstamos efectuados por la respectiva entidad, el de cheques devueltos y el de los traslados o transferencias entre cuentas de un mismo titular, en la misma entidad.

PARÁGRAFO 2o. La información se debe consolidar separadamente por cada cuenta.

ARTÍCULO 2o. Los Bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria deberán informar, según lo dispuesto en el literal b) del artículo 623 del Estatuto Tributario, los siguientes datos de sus tarjetahabientes, relativos a los años gravables 2003 y siguientes:

Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjetas de crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a treinta millones de pesos ($30.000.000); con indicación del valor total del movimiento efectuado durante el año.

ARTÍCULO 3o. Los Bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria deberán informar según lo dispuesto en el literal c) del artículo 623 del Estatuto Tributario, de sus cuentahabientes, los datos que se indican a continuación, relativos a los años gravables 2003 y siguientes:

Apellidos y nombres o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades que durante el respectivo año hayan efectuado ventas o prestación de servicios y, en general, hayan recibido ingresos a través del sistema de tarjetas de crédito, cuando el valor anual acumulado sea superior a veinticinco millones de pesos ($25.000.000) sin incluir el IVA; con indicación del valor del movimiento efectuado durante el año y el valor del IVA cancelado.

ARTÍCULO 4o. Los Bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria deberán informar por los años gravables 2003 y siguientes, en medios magnéticos, según lo dispuesto en el artículo 623-2 (sic) del Estatuto Tributario, los apellidos y nombre o razón social, NIT y dirección de cada una de las personas o entidades a las cuales se les hayan efectuado préstamos cuyo valor anual acumulado sea superior a doscientos millones de pesos ($200.000.000), con indicación del concepto de la operación y del monto acumulado por concepto, no obstante al discriminar por concepto, los valores parciales por reportar sean menores.

PARÁGRAFO. En los créditos de consumo, no se informarán los créditos otorgados a través del sistema de tarjeta de crédito.

ARTÍCULO 5o. Los Bancos y demás entidades vigilados por la Superintendencia Bancaria deberán informar por los años gravables 2003 y siguientes, según lo dispuesto en el artículo 623-3 del Estatuto Tributario, los apellidos y nombre o razón social, NIT, dirección, el valor y número de cuentas corrientes y/o de ahorro que hayan sido abiertas, saldadas y/o canceladas en el respectivo año, cuyo valor acumulado en consignaciones sea superior a cincuenta millones de pesos ($50.000.000).

ARTÍCULO 6o. Respecto de las operaciones de que tratan los artículos 1o y 5o de la presente resolución, se deberá informar la identificación de la totalidad de las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de las cuentas corrientes y/o de ahorro; como la de quienes sin tener tal calidad son autorizados para realizar operaciones en relación con la respectiva cuenta; así como las personas o entidades que figuren como titulares principales y secundarios de los Certificados de Depósitos a Término y/o otros Depósitos y de los Contratos y/o Ahorros suscritos y/o cancelados en los Fondos durante el año.

ARTÍCULO 7o. MEDIOS MAGNÉTICOS PARA ENTREGA DE LA INFORMACIÓN. La información deberá ser presentada en disquete o CD, teniendo en cuenta las siguientes características:

1. DISQUETE

1. Tamaño disquete:         3½ pulgadas

2. Densidad de grabación:   Doble cara, alta densidad.

3. Tipo de archivo:         Plano u hoja electrónica EXCEL

Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrán utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS), WINZIP (Windows95) o ENZIP 3.00.

2. CD

Debidamente cerrado para poder ser leído en cualquier unidad: CD-R        

ARTÍCULO 8o. FORMATOS DE GRABACIÓN. La información podrá grabarse con código ASCII como archivo plano (extensión. asc escrita en letras minúsculas). El nombre del archivo debe ser imp623. asc.

La información también podrá presentarse en hoja electrónica de Excel de Office 95 versión original para Windows 95 como mínimo (extensión.xls), sin incluir títulos en las columnas. El ancho de cada columna equivale a la longitud (ancho) de las posiciones definidas en el diseño de los registros y deberá grabarse en tres hojas dentro de un libro de la siguiente manera:

Nombre Hoja      Registro                   Contenido

Hoja 1              Tipo 1       Datos del informante y de control

Hoja 2              Tipo 2       Información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o ahorro y/o certificados y/o contratos, tarjetas, préstamos y de los establecimientos

Hoja 3              Tipo 2       Información de los secundarios de cuentas corrientes y/o ahorro. y/o certificados y/o Contratos

El nombre del archivo (libro) debe ser imp623.xls (escrito en letras minúsculas)

PARÁGRAFO 1o. El formato de la Hoja Electrónica deberá ser el MODELO NORMAL, compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FORMATO                 CONFIGURACION

Número                     Sin decimales

Fuente                      Arial 10

Alineación                  General, Inferior

Bordes                      Sin bordes

Diseño                      Ninguno

Protección                  Sin bloqueo. Desactivada

Zoom                       100%

PARÁGRAFO 2o. Cuando la información exceda la capacidad del disquete (1.44 Mb), se podrán utilizar los formatos de compresión PKZIP (DOS) o WINZIP (Windows 95).

PARÁGRAFO 3o. En ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como puntos (.), comas (,), signo pesos ($), etc., y deben venir justificados con ceros a la izquierda, cuando se grabe en archivo plano. Cuando se grabe en archivo EXCEL, no justificar con ceros a la izquierda ni incluir fórmulas. Tampoco se acepta que la información contenga líneas o registros de títulos.

PARÁGRAFO 4o. Los valores se deben informar en pesos.

ARTÍCULO 9o. TIPOS DE REGISTROS Y ORGANIZACIÓN. La información debe ser relacionada mediante dos (2) tipos de registros, los cuales se distinguen por el carácter numérico correspondiente a cada tipo y que se incluye en la primera posición de cada registro.

El registro TIPO 1 contiene los datos del informante y de control y el registro TIPO 2 contiene los datos de los informados.

La relación total de registros deberá estar organizada de la siguiente forma: como primer registro, el de identificación (tipo 1) seguido de los registros de movimiento (tipo 2), para archivo plano.

Para EXCEL: hoja 1, hoja 2, hoja 3.

Los diseños de los registros son los siguientes:

1. REGISTRO DE IDENTIFICACION (TIPO 1)

Posiciones                          Contenido

Archivo

Plano      Excel

      (columna/an cho)

1 -1        A/1        Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "1".

2 -5        B/4        Año gravable a que se refiere la información. (Cuatro caracteres numéricos).

6 -7        C/2        Tipo de entidad informante.

                      Para efectos de la presente Resolución el tipo es 10.

                      (Dos caracteres numéricos).

8 -21       D/14       NIT de la entidad informante.

(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)

     Posiciones                          Contenido

22-22       E/1        Dígito de verificación.

                      (Un carácter numérico).

23 -82      F/60       Razón social de la entidad informante

                      (Sesenta caracteres alfanuméricos).

83- 86      G/4        Código de actividad económica de la entidad informante.

                      (Según Resolución 8587/98)

                      (Cuatro caracteres numéricos).

87-126     H/40       Dirección que corresponda al domicilio social o asiento principal de la entidad informante.

                      (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

127-131     I/5        Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente resolución, se utilizarán los generados por el DANE.

(Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)

132-141     J/10        Número total de registros tipo 2 informados.

(Diez caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

142-161    K/20       Valor total de la sumatoria en pesos de todos los registros tipo 2 informados.

(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

162- 201    L/40       Dirección correo electrónico de la entidad informante.

                      (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

2. REGISTRO DE MOVIMIENTOS (TIPO 2)               

a) La información de los titulares principales de cuentas corrientes y/o de ahorro y/o certificados, y/o Contratos, tarjetas, préstamos y de los establecimientos, se deberá suministrar de la siguiente manera:

     Posiciones                          Contenido

Archivo

Plano      Excel

      Columna/ancho

1 -1        A/1        Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2".

2 -3        B/2        Código que identifica el concepto:

                      (Dos caracteres numéricos).

                   10: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros; durante el año.

Certificados de Depósito a Término y/u otros otorgados y/o cancelados durante el año.

Contratos y/o Ahorros suscritos y/o cancelados en los Fondos durante el año.

20: Adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjeta de crédito.

30: Ventas o prestaciones de servicios e ingresos recibidos con tarjetas de crédito.

60: Préstamos efectuados durante el año.

4- 5        C/2        Subcódigo que identifica el concepto:

(Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

Para el código 10: (artículos 623 y 623-3 E.T.)

00: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros durante el año.

11: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros abiertas durante el año.

12: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros saldadas durante el año.

13: Movimientos en cuentas corrientes y/o de ahorros canceladas durante el año.

14: Certificados de Depósitos a Término y/u otros otorgados y/o cancelados durante el año.

15: Contratos y/o Ahorros suscritos y/o cancelados en los Fondos durante el año.

Para el código 20: (artículo 623 E.T.)

00: Adquisiciones, consumos, avances o gastos con tarjeta de crédito.

Para el código 30: (artículo 623 E.T.)

00: Ventas o prestación de servicios e ingresos recibidos con tarjetas de crédito.

Para el código 60: (artículo 623-2 sic E.T.)

01: Préstamos comerciales

02: Préstamos de consumo

03: Préstamos Hipotecarios

04: Otros préstamos

Posiciones                          Contenido

6-19       D/14       NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del titular principal o cédula de ciudadanía del tutor

(Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

20-20       E/1        Dígito de verificación.

(Un carácter numérico; de lo contrario, blanco).

21-21       F/1        Clase de documento de identificación:

(Un carácter alfabético).

                     N: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

                      C: Cédula de ciudadanía.

                      T: Tarjeta de Identidad.

                      E: Cédula de extranjería.

                      R: Cédula de ciudadanía del tutor o representante.

22-81      G/60       Apellidos y nombres o razón social del titular principal o tutor.

                      (Sesenta caracteres alfanuméricos).

82-101     H/20       Valor en pesos del movimiento efectuado durante el año o valor del capital del certificado y/o del Contrato y/o del Ahorro en los Fondos.

(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

102-121     I/20        Valor de los intereses, rendimientos, utilidades causados, únicamente para Certificados a Término e Inversiones en Fondos y/o Valor del IVA cancelado únicamente para Ventas o Prestación de Sevicios; de lo Contrario, cero (0).

(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

122-141     J/20        Número de la cuenta corriente y/o ahorros y/o Certificado a Término y/o Contrato o Documento para los Fondos.

Para tarjetas, establecimientos y préstamos, cero (0).

(Veinte caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

142-181     K/4        Dirección del informado.

(Cuarenta caracteres alfanuméricos).

182-186     L/5        Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE.

(Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).        

b) La información de los secundarios de cuentas corrientes y/o de ahorro y/o de Certificados a Término y/o de Ahorros e Inversiones en los Fondos se deberá suministrar de la siguiente manera:

     Posiciones                          Contenido

Archivo

Plano      Excel

      (columna/ancho)

1-1         A/1        Tipo de registro. Llevará el carácter numérico "2".

2-3         B/2        Código que identifica al titular secundario. Para efectos de la presente resolución, el código es 99.

                      (Dos caracteres numéricos).

4-5         C/2        Subcódigo que identifica el concepto:

(Dos caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

                   00: Movimientos de Cuentas corrientes y/o de ahorros durante el año.

                   11: Cuenta corriente y/o de ahorro abierta durante el año.

                   12: Cuenta corriente y/o de ahorro saldada durante el año.

                   13: Cuenta corriente y/o de ahorro cancelada durante el año.

           14: Certificados de Depósitos a Término y/u otros otorgados y/o cancelados.

                   15: Contratos y/o Ahorros suscritos y/o cancelados en los Fondos durante el año.

6-19       D/14       NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del secundario o cédula de ciudadanía del tutor.

Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

20-20       E/1        Dígito de verificación.

                      (Un carácter numérico; de lo contrario, blanco).

     Posiciones                          Contenido

21-21       F/1        Clase de documento de identificación:

                      (Un carácter alfabético)

                      N: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

                      C: Cédula de ciudadanía

                      T: Tarjeta de identidad

                      E: Cédula de extranjería

                      R: Cédula de ciudadanía del tutor o representante.

22-81      G/60       Apellidos y nombres o razón social.

                      (Sesenta caracteres).

82-95      H/14       NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería del titular principal o cédula de ciudadanía del tutor.

                      (Catorce caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano).

96-96       I/1        Dígito de verificación.

                      (Un carácter numérico; de lo contrario, blanco).

97-97       J/1        Clase de documento de identificación:

                      (Un carácter alfabético)

                      N: NIT expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

                      C: Cédula de ciudadanía

                      T: Tarjeta de identidad

                      E: Cédula de extranjería

                      R: Cédula de ciudadanía del tutor o representante.

98-137     K/40       Dirección principal del secundario.

                      (Cuarenta caracteres alfanuméricos).

138-142     L/5        Código Departamento y Municipio. Para efectos de la presente Resolución, se utilizarán los generados por el DANE.

                      (Cinco caracteres numéricos, justificados con ceros a la izquierda, únicamente para archivo plano)

ARTÍCULO 10. FORMA Y SITIOS DE PRESENTACION DE LA INFORMACION. El medio magnético deberá presentarse en la División de Documentación o quien haga sus veces de la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales de la jurisdicción de la entidad informante, acompañado del Formato de Entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal, según el caso.

Al medio magnético deberá adherirse un rótulo de identificación con el NIT y razón social del informante, el año gravable al que corresponda la información y el tipo de entidad del informante. Si la información se presenta comprimida, escribir el formato de compresión utilizado (PKZIP o WINZIP).

ARTÍCULO 11. PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN. La información tributaria exigida en la presente Resolución debe presentarse dentro del plazo establecido por el Gobierno Nacional.

ARTÍCULO 12. SANCIONES. Cuando no se suministre la información en los lugares y dentro de los plazos establecidos, o cuando el contenido presente errores, o no corresponda a lo solicitado, o cuando el medio magnético no se ajuste a las especificaciones y características indicadas en la presente Resolución, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 13. CORRECCION DE LA INFORMACION. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información, de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente Resolución, presentándolo acompañado con un nuevo formato de entrega DIAN 58.032.2000 en original y copia debidamente diligenciado y firmado por el Representante Legal de la Entidad y el Contador Público o Revisor Fiscal, cuando esté obligado.

ARTÍCULO 14. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de octubre de 2003.

El Director General (E.),

OSCAR EDELBERTO FRANCO CHARRY.