Resolución 3844 de 2008 DIAN

RESOLUCIÓN 3844 DE 2008

(abril 30)

Diario Oficial No. 46.984 de 9 de mayo de 2008

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Por la cual se señalan las características técnicas y el contenido de la información tributaria a que se refiere el artículo 627 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por la Registraduría Nacional del Estado Civil a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales por el año 2008.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS ADUANAS NACIONALES,

en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 627, 633 y 684 del Estatuto Tributario,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. INFORMACIÓN A SUMINISTRAR POR LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá suministrar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de las cédulas de ciudadanía correspondientes a personas fallecidas durante el año 2008, en el Formato 1028, Versión 7.

ARTÍCULO 2o. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN A SUMINISTRAR. La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener:

1. Número de identificación de cada una de las personas fallecidas.

2. Apellidos y nombre de la persona fallecida.

3. Fecha de acta de defunción, en formato, año, mes, día (AAAAMMDD).

4. Código del departamento de expedición de la identificación de la persona fallecida.

5. Código del municipio de expedición de la identificación de la persona fallecida.

La información deberá presentarse en forma consolidada a nivel nacional.

ARTÍCULO 3o. PLAZO PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN. De acuerdo a lo establecido en el artículo 627 del Estatuto Tributario, la información a que se refiere la presente Resolución deberá ser presentada a más tardar el 1o de marzo del año 2009.

ARTÍCULO 4o. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información a que se refiere la presente Resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

PARÁGRAFO. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.

ARTÍCULO 5o. CONTINGENCIA. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente Resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Administración o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la presentación presencial.

PARÁGRAFO. El obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres días hábiles al vencimiento.

ARTÍCULO 6o. SANCIONES. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.

ARTÍCULO 7o. FORMATOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La información a que se refiere la presente Resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el anexo número 48 adjunto, el cual hace parte integral de esta Resolución.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 30 de abril de 2008.

Director General,

OSCAR FRANCO CHARRY.

* * *

ANEXO NUMERO 48.

Especificaciones Técnicas

PERSONAS FALLECIDAS

Formato 1028 - Versión 7

Objetivo

Definir las características y contenido de los archivos, donde se reportan las Personas fallecidas.

Especificación Técnica

El formato de Personas fallecidas, debe enviarse en un archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones:

1. Estándar del Nombre de los Archivos

El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:

Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml

cc: Concepto (Inserción = 01, Reemplazo = 02)

mmmmm: Formato (Personas fallecidas = 01028)

vv: Versión del formato (Versión = 07).

aaaa: Año de envío.

cccccccc: Consecutivo de envío por año.

2. Formato del Archivo

El formato de Personas fallecidas, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y Contenido, las cuales se deben enviar en el orden enunciado.

Encabezado

Contenido Información 1

Contenido Información 2

...

Contenido Información N

1. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición.

2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino número 1: “ISO-8859-1”.

3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y válido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica.

4. El archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado “mas”, que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros.

2.1. Formato del Encabezado

El encabezado del archivo viene en el elemento “Cab” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:

Etiqueta	Denominacion Casilla	Tipo	Longitud Campo	Validaciones	Observaciones
Ano	Año de envío	Int	4	Formato AAAA
CodCpt	Concepto	Int	2	1 = Inserción 2 = Reemplazo
Formato	Código del formato	Int	5	Personas fallecidas 1028
Versión	Versión del formato	Int	2	Versión = 7
NumEnvio	Número de envío	Int	8	Debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN	Consecutivo de envío por año.
FecEnvio	Fecha de envío	DateTime	19	Debe ser la fecha calendario.	Formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS
FecInicial	Fecha Inicial	Date	10	Debe ser la fecha calendario.	Los registros corresponden mínimo a esta fecha inicial. Formato AAAA-MM-DD
FecFinal	Fecha Final	Date	10	Debe ser la fecha calendario.	Los registros corresponden máximo a esta fecha final. Formato AAAA-MM-DD
ValorTotal	Valor Total	double	20	Corresponde a la sumatoria de la casilla “mun” (Código Mpio de expedición de la identificación del fallecido) de los registros reportados.
CantReg	Cantidad de registros	Int	4	Se enviarán archivos con máximo 5.000 registros (*).	Cantidad de registros reportados en el contenido.

(*) Se enviarán archivos con máximo 5.000 registros; si es necesario informar más de 5.000 registros, se fraccionará la información en archivos de 5.000 registros o menos.

2.3. Formato del Contenido

En el contenido del archivo se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo “Cantidad de registros”.

Cada registro reportado debe mantener la misma estructura previamente explicada y usada para la cabecera.

El contenido del archivo viene en el elemento “fall” y se deben incluir los siguientes datos para cada transacción reportada.

Atributo	Denominacion Casilla	Tipo	Longitud	Criterios
tdoc	Tipo de documento	int	2	De acuerdo a los definidos por resolución.Siempre debe diligenciarse
Nid	Número de identificación del fallecido	string	20	Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. Siempre debe diligenciarse
apl1	Primer apellido del fallecido	string	60	Siempre debe diligenciarse.
apl2	Segundo apellido del fallecido	string	60	Si se conoce debe diligenciarse.
nom1	Primer nombre del fallecido	string	60	Siempre debe diligenciarse.
nom2	Otros nombres del fallecido	string	60	Si se conoce debe diligenciarse.
fdef	Fecha acta defunción	date	8	La fecha reportada debe estar entre el 1° de enero al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha en que se esté presentando la información. Formato AAAA-MM-DD.Siempre debe diligenciarse
dpto	Código Dpto de expedición de la identificación del fallecido	int	2	Código DANE Numérico, debe incluir los ceros a la izquierda.Siempre debe diligenciarse
mun	Código Mpio de expedición de la identificación del fallecido	int	3	Código DANE Numérico, debe incluir los ceros a la izquierda.Siempre debe diligenciarse

Los campos Tipo de Documento y Número de Identificación, conforman una llave única para este formato, la cual no debe repetirse para los registros de un mismo envío.

3. Validaciones

3.1. Validaciones Generales

1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados.

2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado.

3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0).

4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas válidas en cuanto a año, mes, y día.

3.2. Validaciones del Encabezado

1. Los campos concepto, formato y versión, deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas.

2. Año de envío, debe ser el año calendario.

3. Número de envío, debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN.

4. Fecha de envío, debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.

5. Cantidad de registros, debe ser igual a la cantidad de registros reportados en el contenido, que como máximo puede ser 5.000 registros.

6. Valor total, corresponde a la sumatoria de la casilla “mun” (Código Mpio de expedición de la identificación del fallecido) de los registros reportados.

4. Esquema XSD

A continuación se incluye el esquema XSD para esta especificación técnica.

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<xs:documentation>Elemento que encapsula la información del formulario 1028 PERSONAS FALLECIDAS</xs:documentation>

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<xs:documentation>Tipo de documento</xs:documentation>

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<xs:documentation>Número de Identificación del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Primer Apellido del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Segundo Apellido del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Primer Nombre del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Otros nombres del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha Acta defunción</xs:documentation>

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<xs:documentation>Código Dpto de expedición de la identificación del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Código Municipio de expedición de la identificación del fallecido</xs:documentation>

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<xs:documentation>Elemento raiz del xml de carga masiva</xs:documentation>

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<xs:documentation>Año de envio</xs:documentation>

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<xs:documentation>Concepto</xs:documentation>

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<xs:documentation>Numero de envio</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha de envio</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha inicial</xs:documentation>

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<xs:documentation>Fecha Final</xs:documentation>

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<xs:documentation>Valor Total</xs:documentation>

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<xs:documentation>Cantidad de registros</xs:documentation>

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