Resolución 24 de 2012 DIAN
Por la cual se solicita información con relevancia tributaria a la Registraduría Nacional del Estado Civil, conforme al artíc
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RESOLUCIÓN 24 DE 2012
(marzo 14)
Diario Oficial No. 48.373 de 15 de marzo de 2012
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se solicita información con relevancia tributaria a la Registraduría Nacional del Estado Civil, conforme al artículo 631-3 del Estatuto Tributario, se señala el contenido y características técnicas para la presentación y se fijan plazos para la entrega.
EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
en uso de sus facultades legales, en especial las consagradas en los numerales 12 y 22 del artículo 6o del Decreto número 4048 de 2008 y en los artículos 631-3, 633 y 684 del Estatuto Tributario, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 631-3 del Estatuto Tributario señala que para efectos de control tributario, el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, señalará las especificaciones de la información con relevancia tributaria;
Que conforme al artículo 633 del Estatuto Tributario, se hace necesario señalar el contenido, características y las especificaciones técnicas de la información con relevancia tributaria que deben suministrar los contribuyentes y no contribuyentes;
Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales requiere, para realizar el debido control de los tributos e identificar, ubicar y clasificar las personas, la información de las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. INFORMACIÓN A SUMINISTRAR POR LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL DE LOS DOCUMENTOS DE IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS. De acuerdo a lo establecido en el artículo 631-3 del Estatuto Tributario, la Registraduría Nacional del Estado Civil deberá suministrar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la información de los documentos de identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación, en el FORMATO 1669, Versión 1 .
ARTÍCULO 2o. CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN A SUMINISTRAR. La información a que se refiere el artículo anterior, deberá contener:
1. Tipo de documento
2. Número identificación de cada una de las personas
3. Apellidos y nombres de las personas
4. Fecha y lugar de nacimiento de las personas
5. Fecha y lugar de expedición del documento
6. Fecha acta de defunción
7. Código Estado documento
ARTÍCULO 3o. PLAZOS PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN. La información a que se refiere la presente resolución deberá ser presentada de la siguiente manera:
La primera entrega deberá contener la totalidad de la información de los documentos de identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación, con corte a marzo del año 2012 y ser presentada a más tardar el último día hábil del mes de mayo de 2012, y no debe incluir la información de las personas fallecidas correspondiente al año 2011, que debió ser reportada de acuerdo con lo establecido en la Resolución número 11426 de 2011.
La segunda entrega correspondiente a los meses de abril y mayo del año 2012 deberá ser presentada a más tardar el último día hábil del mes de junio de 2012, e incluir la información de las personas fallecidas durante los períodos informados.
Las siguientes entregas de la información de los documentos de identificación de las personas registradas en las bases de datos del registro civil y el sistema nacional de identificación, se harán con corte mensual, y se presentarán a más tardar el último día hábil del mes siguiente al período objeto de reporte, conteniendo únicamente la información de nuevos registros o actualización a los existentes del mes correspondiente, incluyendo la información de las personas fallecidas durante el período informado.
ARTÍCULO 4o. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información a que se refiere la presente resolución debe ser presentada en forma virtual, utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.
ARTÍCULO 5o. CONTINGENCIA. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Dirección Seccional o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación.
Si agotado el procedimiento anterior no es posible la presentación virtual por el obligado y la Subdirección de Gestión de Tecnología y Telecomunicaciones o dependencia que haga sus veces, establece que la no disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos, impide cumplir efectivamente con la obligación de informar, así lo dará a conocer mediante comunicado. En este evento, el informante podrá cumplir con el respectivo deber legal dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la finalización de los vencimientos establecidos para la presentación de la respectiva información, sin que ello implique extemporaneidad y sin perjuicio de que el informante la presente antes.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando se presenten situaciones de fuerza mayor no imputables a los informantes ni a la DIAN, la Dirección General podrá habilitar términos con el fin de facilitar el cumplimiento del respectivo deber legal.
PARÁGRAFO. Para efectos de lo dispuesto en la presente resolución, el obligado a presentar virtualmente la información, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones.
En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información:
-- Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del informante.
-- Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital.
-- El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar.
-- El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
ARTÍCULO 6o. SANCIONES. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 7o. FORMATOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La información a que se refiere la presente resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el FORMATO 1669 versión 1, establecido en el anexo, el cual se entiende como parte integral de esta resolución.
Para diligenciar la casilla de tipo de documento, se debe utilizar la siguiente codificación:
11. Registro civil de nacimiento.
12. Tarjeta de identidad.
13. Cédula de ciudadanía.
Para diligenciar la casilla de Código Estado Documento, se debe utilizar la siguiente codificación:
1. Vigente
2. Cancelada por muerte.
3. Cancelada por otra circunstancia.
ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 14 de marzo de 2012.
El Director General,
JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS.
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
Registro de Personas
Formato 1669 - Versión 1
OBJETIVO
Definir las características y contenido de los archivos donde se reporta el Registro de Personas.
ESPECIFICACIÓN TÉCNICA
El formato de Registro de Personas, debe enviarse en un archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones:
1. Estándar del Nombre de los Archivos
El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:
Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml
cc : Concepto (Inserción = 01 Reemplazo = 02)
mmmmm : Formato (Registro de Personas = 01669)
vv : Versión del formato (Versión = 01).
aaaa : Año de envío.
cccccccc : Consecutivo de envío por año.
2. Formato del Archivo
El formato de Registro de Personas, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y Contenido, los cuales se deben enviar en el orden enunciado.
Encabezado
Contenido Información 1
Contenido Información 2
...
Contenido Información N
1. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición.
2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino No. 1: “ISO-8859-1”.
3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y válido de acuerdo al esquema XSD que se incluye en esta especificación técnica.
4. El archivo debe contener un elemento único raíz llamado “mas”, que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros.
2.1 Formato del Encabezado
El encabezado del archivo viene en el elemento “Cab” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:
| Etiqueta | Denominación casilla | Tipo | Longitud campo | Validaciones | Observaciones |
| Ano | Año de envío | int | 4 | Formato AAAA | |
| CodCpt | Concepto | int | 2 | 1= inserción 2= reemplazo | |
| Formato | Código del formato | int | 5 | Registro de Personas = 1669 | |
| Versión | Versión del formato | int | 2 | Versión = 1 | |
| NumEnvio | Número de envío | int | 8 | Debe corresponder al número consecutivo para este formato. | Consecutivo de envío por año. |
| FecEnvio | Fecha de envío | datetime | 19 | Debe ser la fecha calendario. | Formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS |
| FecInicial | Fecha Inicial | date | 10 | Debe ser la fecha calendario. | Los registros corresponden mínimo a esta fecha inicial. Formato AAAA-MM-DD |
| FecFinal | Fecha Final | date | 10 | Debe ser la fecha calendario. | Los registros corresponden máximo a ésta fecha final. Formato AAAA-MM-DD |
| ValorTotal | Valor Total | double | 20 | Corresponde a la sumatoria de la casilla “cod” (Código estado del documento) que se encuentra en el atributo “registro”. | |
| CantReg | Cantidad de registros | int | 4 | Se enviarán archivos con máximo 5.000 registros; si se deben reportar más de 5.000 registros se fraccionará la información en archivos de 5.000 registros o menos. La cantidad de registros está medida por el número de elementos “registro” que contenga el archivo. | Cantidad de registros reportados en el contenido. |
2.2 Formato del Contenido
En el contenido del archivo se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo “Cantidad de registros”.
El contenido del archivo viene en el elemento “registro” y se deben incluir los siguientes datos para cada Registro de Personas.
| Atributo | Denominación casilla | Tipo | Longitud | Criterios |
| tdoc | Tipo de documento | int | 2 | Siempre debe diligenciarse. De acuerdo a los definidos en la resolución. |
| nid | Número identificación | string | 20 | Siempre debe diligenciarse. Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. |
| apl1 | Primer apellido | string | 60 | Siempre debe diligenciarse. |
| apl2 | Segundo apellido | string | 60 | Si se conoce debe diligenciarse. |
| nom1 | Primer nombre | string | 60 | Siempre debe diligenciarse. |
| nom2 | Otros nombres | string | 60 | Si se conoce debe diligenciarse. |
| fecnac | Fecha de nacimiento | date | 10 | Siempre debe diligenciarse. Formato AAAA-MM-DD |
| dptonac | Código departamento de nacimiento | int | 2 | Código DANE Numérico, debe incluir los ceros a la izquierda. Siempre debe diligenciarse. |
| munnac | Código municipio de nacimiento | int | 3 | Código DANE Numérico, debe incluir los ceros a la izquierda. Siempre debe diligenciarse. |
| fecexp | Fecha de expedición del documento | date | 10 | Siempre debe diligenciarse. Formato AAAA-MM-DD |
| dptoexp | Código departamento de expedición del documento | int | 2 | Código DANE Numérico, debe incluir los ceros a la izquierda. Siempre debe diligenciarse. |
| munexp | Código municipio de expedición del documento | int | 3 | Código DANE Numérico, debe incluir los ceros a la izquierda. Siempre debe diligenciarse. |
| fecact | Fecha acta de defunción | date | 10 | Formato AAAA-MM-DD Para persona fallecida siempre debe diligenciarse |
| cod | Código estado del documento | int | 2 | Siempre debe diligenciarse. De acuerdo a los definidos en la resolución. |
Los campos Código estado del documento, Tipo de documento y Número identificación, conforman una llave única para este formato, la cual no debe repetirse para los registros de un mismo envío.
3. Validaciones
3.1 Validaciones Generales
1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados.
2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado.
3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0).
4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas válidas en cuanto a año, mes, y día.
3.2 Validaciones del Encabezado
1. Los campos concepto, formato y versión, deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas.
2. Año de envío, debe ser el año calendario.
3. Numero de envío, debe corresponder al número consecutivo para este formato.
4. Fecha de envío, debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.
4. Esquema XSD
A continuación se incluye el esquema XSD para esta especificación técnica.
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<xs:documentation>Registro de Personas </xs:documentation>
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<xs:documentation>Tipo de Documento</xs:documentation>
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<xs:documentation>Número de Identificación</xs:documentation>
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<xs:documentation>Primer Apellido del informado</xs:documentation>
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<xs:documentation>Segundo Apellido del informado</xs:documentation>
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<xs:documentation>Primer Nombre del informado</xs:documentation>
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<xs:documentation>Otros Nombres del informado</xs:documentation>
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<xs:documentation>Código del municipio de nacimiento</xs:documentation>
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<xs:documentation>Fecha de expedición del documento</xs:documentation>
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<xs:documentation>Fecha acta de defunción</xs:documentation>
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<xs:documentation>Elemento raiz del xml de carga masiva</xs:documentation>
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<xs:documentation>Año de envio</xs:documentation>
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<xs:documentation>Concepto</xs:documentation>
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<xs:documentation>Valor Total</xs:documentation>
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<xs:documentation>Cantidad de registros</xs:documentation>
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