Resolución 3846 de 2008 DIAN
Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se r
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RESOLUCIÓN 3846 DE 2008
(abril 30)
Diario Oficial No. 46.984 de 9 de mayo de 2008
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas para la presentación de la información tributaria a que se refiere el artículo 629-1 del Estatuto Tributario que debe ser presentada por las personas o entidades que elaboren facturas o documentos equivalentes a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, por el año gravable 2008.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
en uso de sus facultades legales consagradas en el artículo 19 literal b) del Decreto 1071 de 1999 y en los artículos 629-1, 631-2, 633, 684 y 686 del Estatuto Tributario,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. SUJETOS OBLIGADOS. Las personas o empresas que elaboren facturas de venta o documentos equivalentes, deberán informar de cada uno de sus clientes, los trabajos realizados en el año gravable 2008, independientemente del patrimonio poseído a 31 de diciembre de 2007.
ARTÍCULO 2o. INFORMACIÓN A SUMINISTRAR. La información a suministrar por parte de los obligados a que se refiere el artículo anterior, deberá ser enviada en el Formato 1037, Versión 7, indicando para cada uno de sus clientes lo siguiente:
1. Apellidos y nombres o razón social del cliente.
2. Identificación del cliente.
3. Dígito de verificación.
4. Número de Resolución de Autorización de las facturas elaboradas.
5. Prefijo de las facturas.
6. Intervalo de numeración de las facturas y/o documento equivalente (factura inicial y factura final).
7. Fecha de elaboración. (AAAAMMDD).
PARÁGRAFO. Cuando se informe la elaboración de facturas a personas del régimen común, se debe indicar el número de resolución de autorización correspondiente. En el caso de personas inscritas en el régimen simplificado esta casilla se debe diligenciar con cero.
ARTÍCULO 3o. PLAZOS PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN. Para la entrega de la información solicitada en la presente resolución deberá tenerse en cuenta los dos últimos dígitos del NIT del Informante y suministrarse a más tardar en las siguientes fechas:
| Fecha | Ultimos dígitos |
| 24 de marzo de 2009 25 de marzo de 2009 26 de marzo de 2009 27 de marzo de 2009 30 de marzo de 2009 31 de marzo de 2009 1° de abril de 2009 2 de abril de 2009 3 de abril de 2009 6 de abril de 2009 7 de abril de 2009 13 de abril de 2009 14 de abril de 2009 15 de abril de 2009 16 de abril de 2009 17 de abril de 2009 20 de abril de 2009 21 de abril de 2009 22 de abril de 2009 23 de abril de 2009 | 96 a 00 91 a 95 86 a 90 81 a 85 76 a 80 71 a 75 66 a 70 61 a 65 56 a 60 51 a 55 46 a 50 41 a 45 36 a 40 31 a 35 26 a 30 21 a 25 16 a 20 11 a 15 06 a 10 01 a 05 |
ARTÍCULO 4o. FORMA Y SITIOS DE PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La información a que se refiere la presente resolución debe ser presentada en forma virtual utilizando los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de firma digital respaldada en certificado digital emitido por la DIAN, siempre y cuando el informante esté igualmente obligado a declarar o cumplir algún otro deber legal ante la DIAN en forma virtual. En caso contrario, deben hacerlo de manera presencial en los puntos habilitados por la DIAN, llevando la información en unidades extraíbles USB.
Para quienes deban realizar la presentación de la información en forma presencial en los puntos habilitados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la presentación podrá hacerse directamente por el obligado o por interpuesta persona, caso en el cual se requiere comunicación suscrita por el representante legal o interesado, donde se identifique al autorizado a entregar la información. En estos casos, la DIAN entregará como constancia el formato de presentación de información por envío de archivos.
ARTÍCULO 5o. PROCEDIMIENTO PREVIO A LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS ELECTRÓNICOS. Los responsables de presentar la información en forma virtual haciendo uso del mecanismo de firma digital, deberán cumplir previamente el siguiente procedimiento:
a) Inscribir o actualizar, de ser necesario, el Registro Unico Tributario del informante incluyendo la responsabilidad “Informante de exógena”, y su correo electrónico. Las personas jurídicas o demás entidades deben actualizar el Registro Unico Tributario incluyendo al representante legal a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital;
b) El representante legal deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Unico Tributario personal, conforme al artículo 2o de la Resolución 1767 de 2006 de la DIAN, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22, “Obligados a cumplir deberes formales a nombre de terceros”;
c) Adelantar, de ser necesario, el trámite de emisión y activación del mecanismo de firma digital respaldado con certificado digital de la DIAN, mínimo con tres días hábiles de antelación al vencimiento del término para informar y siguiendo el procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005 de la DIAN.
PARÁGRAFO 1o. La DIAN emitirá el mecanismo de firma con certificado digital a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, deba cumplir con la obligación de presentar información de manera virtual. Para tal efecto deberá darse cumplimiento al procedimiento señalado en la Resolución 12717 de 2005.
PARÁGRAFO 2o. El mecanismo de firma con certificado digital debe solicitarse personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, presentada ante las respectivas Administraciones de la DIAN y/o en los lugares habilitados para tal efecto. Para las personas jurídicas o las demás entidades debe señalarse expresamente la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital.
PARÁGRAFO 3o. Los obligados, personas naturales y representantes legales de las personas jurídicas y demás entidades a quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, la DIAN les haya asignado previamente el mecanismo de firma con certificado digital, no requieren la emisión de un nuevo mecanismo.
PARÁGRAFO 4o. Cuando la DIAN lo autorice, podrá utilizarse firma digital respaldada con certificado digital emitido por entidades externas.
PARÁGRAFO 5o. Las personas naturales o jurídicas que deban cumplir la obligación de presentar la información de manera presencial deben también, de ser necesario, actualizar el Registro Unico Tributario con la responsabilidad 22, “Cumplimiento de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias”, conforme al artículo 2o de la Resolución 1767 de 2006 y la responsabilidad como informante de exógena.
ARTÍCULO 6o. CONTINGENCIA. Cuando por inconvenientes técnicos no haya disponibilidad de los servicios informáticos electrónicos y, en consecuencia, el obligado no pueda cumplir con la presentación de la información a que se refiere la presente resolución en forma virtual, deberá acercarse a la Administración o puntos habilitados por la DIAN llevando la información en unidades extraíbles USB y el archivo de firma digital para su respectiva presentación. Si en todo caso no es posible la presentación virtual por el obligado, se seguirá el procedimiento establecido por la DIAN para la presentación presencial.
PARÁGRAFO. El obligado a informar deberá prever con suficiente anticipación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de la información, los eventuales daños en su sistema y/o equipos informáticos, falta de conexión, el no agotar los procedimientos previos a la presentación de la información, como el trámite de inscripción o actualización en el Registro Unico Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital, la pérdida de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de informar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación no inferior a tres días hábiles al vencimiento.
ARTÍCULO 7o. SANCIONES. Cuando no se suministre la información dentro de los plazos establecidos, cuando el contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, habrá lugar a la aplicación de las sanciones contempladas en el artículo 651 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 8o. FORMATOS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. La información a que se refiere la presente resolución, deberá enviarse teniendo en cuenta las especificaciones técnicas contenidas en el formato establecido en el Anexo número 50 adjunto, el cual hace parte integral de esta resolución.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de abril de 2008.
El Director General,
OSCAR FRANCO CHARRY.
Especificaciones Técnicas
ELABORACION DE FACTURACION POR LITOGRAFOS Y TIPOGRAFOS
Formato 1037 – Versión 7
Objetivo
Definir las características y contenido de los archivos, donde se reporta la Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos.
Especificación técnica
El formato de Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos, debe enviarse en un archivo XML que cumpla las siguientes especificaciones:
1. Estándar del Nombre de los Archivos
El nombre de cada uno de los archivos, debe especificarse mediante la siguiente secuencia de caracteres:
Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml
cc: Concepto (Inserción = 01, Reemplazo = 02)
mmmmm: Formato (Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos = 01037)
vv: Versión del formato (Versión = 07).
aaaa: Año de envío.
cccccccc: Consecutivo de envío por año.
2. Formato del Archivo
El Formato de Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos, contiene un documento XML, que está compuesto por dos elementos complejos: Encabezado y Contenido, las cuales se deben enviar en el orden enunciado.
Encabezado
Contenido Información 1
Contenido Información 2
...
Contenido Información N
1. El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera Edición.
2. El conjunto de caracteres utilizado en el documento XML debe ser el alfabeto latino No 1: “ISO-8859-1”.
3. El archivo debe contener un documento XML bien formado y válido de acuerdo al esquema XSD que incluye en esta especificación técnica.
4. El archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado “mas”, que a su vez contendrá toda la información del archivo, tanto el encabezado como los registros.
2.1. Formato del Encabezado
El encabezado del archivo viene en el elemento “Cab” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:
| Etiqueta | Denominación casilla | Tipo | Longitud campo | Validaciones | Observaciones |
| Ano | Año de envío | Int | 4 | Formato AAAA | |
| CodCpt | Concepto | Int | 2 | 1 = Inserción 2 = Reemplazo | |
| Formato | Código del formato | Int | 5 | Elaboración de facturación por litógrafos y tipógrafos = 1037 | |
| Versión | Versión del formato | Int | 2 | Versión = 7 | |
| NumEnvio | Número de envío | Int | 8 | Debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN | Consecutivo de envío por año. |
| FecEnvio | Fecha de envío | DateTime | 19 | Debe ser la fecha calendario. | Formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS |
| FecInicial | Fecha Inicial | Date | 10 | Debe ser la fecha calendario. | Los registros corresponden mínimo a esta fecha inicial. Formato AAAA-MM-DD |
| FecFinal | Fecha Final | Date | 10 | Debe ser la fecha calendario. | Los registros corresponden máximo a esta fecha final. Formato AAAA-MM-DD |
| ValorTotal | Valor Total | double | 20 | Corresponde a la sumatoria de la casilla “nit” (Nit del Cliente) de los registros reportados. | |
| CantReg | Cantidad de registros | Int | 4 | Se enviarán archivos con máximo 5000 registros (*). | Cantidad de registros reportados en el contenido. |
(*) Se enviarán archivos con máximo 5.000 registros; si es necesario informar más de 5.000 registros, se fraccionará la información en archivos de 5.000 registros o menos.
2.3. Formato del Contenido
En el contenido del archivo se deben incluir tantos registros como se informó en la cabecera en el campo “Cantidad de registros”.
Cada registro reportado debe mantener la misma estructura previamente explicada y usada para la cabecera.
El contenido del archivo viene en el elemento “facturación” y se deben incluir los siguientes datos para cada transacción reportada.
| Atributo | Denominación casilla | Tipo | Longitud | Criterios |
| nit | Nit del Cliente | long | 14 | Diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco. Siempre debe diligenciarse. |
| dv | Dígito de Verificación | int | 1 | Si se conoce debe diligenciarse. |
| apl1 | Primer Apellido del Cliente | string | 60 | En caso de ser una Persona Natural siempre debe diligenciarse. |
| apl2 | Segundo Apellido del cliente | string | 60 | En caso de ser una Persona Natural y si se conoce debe diligenciarse. |
| nom1 | Primer nombre del cliente | string | 60 | En caso de ser una Persona Natural siempre debe diligenciarse. |
| nom2 | Otros nombres del cliente | string | 60 | En caso de ser una Persona Natural y si se conoce debe diligenciarse. |
| raz | Razón social del cliente | string | 450 | En caso de ser una Persona Jurídica siempre debe diligenciarse. |
| res | Número de resolución de autorización | long | 15 | El valor debe ser positivo, entero y no debe incluir ni puntos ni comas. Siempre debe diligenciarse |
| pre | Prefijo | string | 20 | |
| facini | Factura inicial | long | 15 | El valor debe ser positivo, entero y no debe incluir ni puntos ni comas. Siempre debe diligenciarse |
| facfin | Factura final | long | 15 | El valor debe ser positivo, entero y no debe incluir ni puntos ni comas y debe ser superior a valor reportado en la Factura inicial. Siempre debe diligenciarse |
| fecelab | Fecha de elaboración | date | 10 | Formato AAAA-MM-DD. Siempre debe diligenciarse |
3. Validaciones
3.1. Validaciones Generales
1. El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado y estos campos deben estar correctamente diligenciados.
2. La información del contenido del archivo debe corresponder al esquema XSD entregado.
3. Los atributos que registran valores numéricos, se reportan con valores numéricos positivos, sin signos ni puntuaciones, según lo reportado por el informante o en su defecto con cero (0).
4. Los campos que corresponden a fechas, deben contener fechas válidas en cuanto a año, mes, y día.
3.2. Validaciones del Encabezado
1. Los campos concepto, formato y versión, deben venir diligenciados con los valores estipulados en las especificaciones técnicas.
2. Año de envío, debe ser el año calendario.
3. Número de envío, debe ser un número consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN.
4. Fecha de envío, debe ser la fecha calendario, en formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.
5. Cantidad de registros, debe ser igual a la cantidad de registros reportados en el contenido, que como máximo puede ser 5000 registros.
6. Valor total, corresponde a la sumatoria de la casilla “nit” (Nit del Cliente) de los registros reportados.
4. Esquema XSD
A continuación se incluye el esquema XSD para esta especificación técnica.
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<xs:element name=“facturacion”>
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<xs:documentation>Elemento que encapsula la información del formulario 1037 ELABORACION DE FACTURACION POR LITOGRAFOS Y TIPOGRAFOS</xs:documentation>
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<xs:attribute name=“nit” use=“required”>
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<xs:documentation>Nit del Cliente</xs:documentation>
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</xs:attribute>
<xs:attribute name=“dv” use=“optional”>
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<xs:documentation>Dígito de Verificación</xs:documentation>
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<xs:maxInclusive value=“9”/>
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<xs:attribute name=“apl1” use=“optional”>
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<xs:documentation>Primer Apellido del Cliente</xs:documentation>
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<xs:maxLength value=“60”/>
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<xs:attribute name=“apl2” use=“optional”>
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<xs:documentation>Segundo Apellido del cliente</xs:documentation>
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<xs:maxLength value=“60”/>
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</xs:attribute>
<xs:attribute name=“nom1” use=“optional”>
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<xs:documentation>Primer nombre del cliente</xs:documentation>
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<xs:maxLength value=“60”/>
</xs:restriction>
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</xs:attribute>
<xs:attribute name=“nom2” use=“optional”>
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<xs:documentation>Otros nombres del cliente</xs:documentation>
</xs:annotation>
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<xs:maxLength value=“60”/>
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<xs:attribute name=“raz” use=“optional”>
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<xs:documentation>Razón social del cliente</xs:documentation>
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<xs:maxLength value=“450”/>
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</xs:attribute>
<xs:attribute name=“res” use=“required”>
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<xs:documentation>Numero de resolución de autorización</xs:documentation>
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<xs:maxInclusive value=“999999999999999”/>
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<xs:attribute name=“pre” use=“optional”>
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<xs:documentation>Prefijo</xs:documentation>
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<xs:maxLength value=“20”/>
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<xs:attribute name=“facini” use=“required”>
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<xs:documentation>Factura inicial</xs:documentation>
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<xs:attribute name=“facfin” use=“required”>
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<xs:documentation>Factura final</xs:documentation>
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<xs:attribute name=“fecelab” type=“xs:date” use=“required”>
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<xs:documentation>Fecha de elaboración</xs:documentation>
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<xs:element name=“mas”>
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<xs:documentation>Elemento raiz del xml de carga masiva</xs:documentation>
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<xs:complexType name=“CabType”>
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<xs:element name=“Ano” type=“xs:gYear” nillable=“false”>
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<xs:documentation>Año de envio</xs:documentation>
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<xs:element name=“CodCpt” nillable=“false”>
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<xs:documentation>Concepto</xs:documentation>
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<xs:element name=“Formato” fixed=“1037”>
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<xs:element name=“Version” type=“xs:positiveInteger” fixed=“7”/>
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<xs:documentation>Numero de envio</xs:documentation>
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<xs:element name=“FecEnvio” type=“xs:dateTime”>
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<xs:documentation>Fecha de envio</xs:documentation>
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<xs:element name=“FecInicial” type=“xs:date”>
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<xs:documentation>Fecha inicial</xs:documentation>
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<xs:element name=“FecFinal” type=“xs:date”>
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<xs:documentation>Fecha Final</xs:documentation>
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<xs:element name=“ValorTotal” type=“xs:long”>
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<xs:documentation>Valor Total</xs:documentation>
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<xs:element name=“CantReg”>
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<xs:documentation>Cantidad de registros</xs:documentation>
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