STP1685-2025 — Corte Suprema

STP1685-2025Corte Suprema de Justicia · Sala Tutelas2025

Magistrado ponente: Diego Eugenio Corredor Beltrán

Decreto 1069 de 2015Decreto 333 de 2021Ley 270 de 1996Ley 527 de 1999

De qué trata

Tema: ACCIÓN DE TUTELA - Procedencia excepcional de la acción Tesis: «La Corte Constitucional ha sostenido que, excepcionalmente, esta herramienta puede ejercitarse para la protección de derechos fundamentales que resultan violados cuando se actúa y resuelve de manera arbitraria o caprichosa; o en aquellos eventos en los cuales las providencias son expedidas fuera del ámbito funcional, en forma contraria a la ley, esto es, si se configuran las llamadas causales de procedibilidad; o, en el supuesto que el mecanismo pertinente, previamente instituido, sea claramente ineficaz, suceso en el que procede como dispositivo transitorio, para evitar un perjuicio irremediable ». DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo - Custodia y conservación de los expedientes judiciales: marco normativo DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo: objeto del Acuerdo PCSJA17-10784 DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo - Custodia y conservación de los expedientes judiciales: reglas de administración y competencia DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo - Custodia y conservación de los expedientes judiciales: instancias de conservación de los documentos ACCIÓN DE TUTELA - Procedencia excepcional de la acción para ordenar la reconstrucción de un expediente extraviado (c. j.) Tesis: «Mediante Acuerdo 1746 de 2003, modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 2014, el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual: “ARTÍCULO 1°. - Objeto. Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional. (…) .ARTÍCULO 3°. - Principios generales, definiciones y conceptos. Además de los principios generales, las definiciones y los conceptos que de conformidad con la ley rigen la administración documental, en la Rama Judicial se aplicarán los siguientes: (…) 4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesarias para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa. (…) 10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas. En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad.” (Negrillas de la Sala Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativo describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así: i) Archivo de Gestión: cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo. ii) Archivo Central: es responsabilidad de las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales. Esta dependencia funciona como una “unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración.”. iii) Archivo Histórico: a cargo del Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente. […] Además, «36. Conforme con lo expuesto en precedencia, la Rama Judicial tiene una política de administración de documentos, la cual determina que es competencia del funcionario judicial que tenga a su cargo el trámite de algún proceso la custodia y conservación de dicho expediente activo, hasta la finalización de la etapa que corresponde a su conocimiento, pues debe permitir a los interesados el conocimiento del expediente, a efectos de que puedan materializar su derecho de defensa y acceso a la administración de justicia. Sin embargo, puede ocurrir que un expediente se extravíe de manera parcial o total, caso en el cual la autoridad que tenía a su cargo la guarda y conservación del mismo, deberá adelantar todos los trámites que tenga a su disposición, como la reconstrucción del expediente, para no vulnerar el derecho al debido proceso, defensa y acceso a la administración de justicia, de los interesados. Ante una conducta omisiva por parte de la autoridad judicial responsable de la custodia del expediente extraviado, a más de las responsabilidades por ello, puede el juez de tutela ordenar la reconstrucción ágil del mismo, para proteger los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados.» (CC T-348/2020).» DERECHO PROCESAL - Expediente - Pérdida de expediente - Reconstrucción del expediente: trámite DERECHO PROCESAL - Expediente - Pérdida de expediente - Reconstrucción del expediente: plazo Tesis: «Ahora, pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna decisión de fondo (CC T-328/2020), la Sala no desconoce que, por diversas circunstancias, éste se puede extraviar -total o parcialmente- y, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar “los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados” (CC T-348/2020). De cara a la reconstrucción de un proceso, la Corte Constitucional sostiene que: “4.4. Es parte esencial de todo proceso judicial o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Sin embargo, es posible que, por diferentes circunstancias, el expediente o parte de este se extravíe. Frente a esta situación, el legislador ha previsto el trámite de reconstrucción de expedientes, regulado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil y, actualmente, en el artículo 126 del Código General del Proceso, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así: 1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio. 2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción. 3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella. 4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo. 5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”. 4.5. Aunque de la lectura de la citada disposición puede destacarse que el legislador no fijó ningún término para el trámite de dicho incidente, la Corte ha señalado, en reiterados pronunciamientos, que este debe efectuarse de manera ágil, es decir, sin dilaciones injustificadas pues, de otro modo, se vulnera el derecho fundamental al debido proceso.” (CC T-328/2020).» DERECHO AL DEBIDO PROCESO - Proceso ejecutivo: vulneración del derecho por parte del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y la Oficina de Archivo Central, al omitir la debida ubicación del proceso, impidiendo el levantamiento de la medida cautelar que pesa sobre el inmueble DERECHO DE ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA - Protección constitucional del derecho para ordenar la búsqueda del expediente o en su defecto, la reconstrucción y la consecuente adopción de la decisión de fondo sobre el levantamiento de la medida cautelar del inmueble Tesis: «De la información que obra en la página web de la Rama Judicial - consulta de procesos, se establece que, ante el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá se adelantó el proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira contra DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ. Las actuaciones registradas son, entre otras: 1. 30 de julio de 2013: Radicación de proceso. 2. 31 de julio de 2013: Al despacho para calificar. Auto libra mandamiento ejecutivo y fija caución. 3. 5 de noviembre de 2013: Oficio elaborado: Embargo inmueble. 4. 24 de febrero de 2014: Envío expediente: Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión “SENGÚN (sic) ÁCUERDO (sic) PSAA13-9962 DE 31 DE JULIO DE 2013 ART 52”. 5. 27 de febrero de 2014: Al despacho para avocar conocimiento. Desde el 27 de febrero de 2014, el expediente registra al despacho del Juzgado “712” o, lo que es lo mismo, Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá. De acuerdo con lo informado por la titular del Juzgado Diecisiete Civil Municipal y la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, el referido despacho funcionó hasta el 19 de diciembre de 2014 y, conforme al artículo 3 del Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014, “[l]os expedientes que se encuentran a cargo de los despachos que se terminan por el presente Acuerdo, quedan en custodia de las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.”. En atención a lo ordenado en el canon 1 del Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, dichos expedientes, que sumaron 9139, fueron repartidos entre múltiples despachos y obedecieron a los siguientes criterios i) procesos activos sin sentencia para trámite y fallo; y, ii) procesos activos con sentencia para trámite posterior. De la información de la que se dispone, como así lo corroborara la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, se desconoce a qué juzgado fue repartido el proceso 20130127900. De un lado, la titular del Juzgado Diecisiete Civil Municipal informó que “los procesos activos sin sentencia para trámite y fallo [fueron repartidos entre] los Juzgados 17 y 29 CMDMC [civil municipal de descongestión de medidas cautelares]”. El Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Descongestión de Medidas Cautelares funcionó bajo esa denominación hasta el 30 de noviembre de 2015. Mediante Acuerdo PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016, fue transformado transitoriamente en el Juzgado Décimo de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple. El Juzgado Veintinueve Civil Municipal de Descongestión de Medidas Cautelares, de acuerdo con el informe rendido por el área de reparto del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá, fue transformado en el Juzgado Sesenta y Dos de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple, (antes Juzgado Ochenta Civil Municipal). De otra parte, la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá señaló que los 342 procesos con sentencia a cargo del Juzgado Veintiocho Civil Municipal de Descongestión de Medidas Cautelares fueron entregados a su homólogo Doce. Despacho que, a su vez, fue transformado transitoriamente en el Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión y funcionó hasta el 1 de agosto de 2018, de acuerdo con el Acuerdo PCSJA18-11068 de 27 de julio de 2018, el cual, en su artículo 1 dispuso “(…) todos los despachos que fueron transformados transitoriamente retoman su denominación original como Juzgados de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple, tal como fueron creados.”. A su vez, debían entregar los procesos de menor cuantía a los juzgados civiles municipales activos. Del recuento efectuado y los informes recibidos, en relación con el proceso 20130127900 se concluye que i) inicialmente fue repartido al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá; ii) por orden del Acuerdo No. PSAA13-9962 de 31 de julio de 2013, fue asumido por el Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá, que funcionó hasta el 19 de diciembre de 2014; iii) por mandato del artículo 3 del Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014, la carga de ese despacho quedó bajo custodia de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá; iv) en atención a lo ordenado en el canon 1 del Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, los 9139 expedientes custodiados -incluidos los que estaban a cargo del extinto Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá- fueron repartidos entre múltiples despachos; v) como lo corroborara la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, se desconoce a qué juzgado fue repartido el proceso, con fundamento en que “este Consejo Seccional no posee la relación de cada uno de los procesos que son redistribuidos históricamente, pues dicha responsabilidad es exclusivas de los despachos de origen, receptor, el Archivo Central a cargo de la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá, y la Oficina de Ejecución Civil Municipal de Bogotá, según sea el caso.”. Además, de acuerdo con el resultado de la búsqueda adelantada por la referida Corporación y las respuestas recopiladas en curso de este trámite constitucional, ninguno de los despachos referidos -o cualquiera de los demás vinculados- registra en su inventario el citado expediente y “se contactó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional para indagar si ellos podían dar información sobre el expediente, sin éxito.”. A partir de esa realidad, la presidenta del cuerpo colegiado afirmó “en síntesis, el expediente se encuentra perdido.”. vi) De otra parte, la coordinadora de la Oficina de Apoyo de los Juzgados Civiles Municipales de Ejecución de Sentencias de Bogotá aseguró que no han recibido el expediente echado de menos, así como tampoco su Área de Archivo. vii) Finalmente, una empleada de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá remitió la respuesta otorgada a DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ el 10 de febrero de 2025, al correo electrónico nellymar0619@gmail.com, por medio de la cual informó que, revisada la base de datos de solicitudes radicadas a través del formulario en línea y módulo de radicación física, no se evidencia petición mediante la que haya solicitado el desarchivo del proceso. En la actualidad, el sujeto pasivo de esas diligencias -aquí accionante-, previa ubicación del referido asunto, pretende la elaboración de oficios de desembargo del inmueble de su propiedad que fue objeto de litigio. Para tal efecto, acreditó que, por conducto de apoderada judicial, adelantó las gestiones de búsqueda del proceso ante diferentes juzgados y dependencias administrativas, sin éxito alguno. De cara al panorama descrito, es claro que lo pretendido por el actor no puede quedar en la indefinición, máxime cuando se evidencia que, con ocasión de las múltiples medidas de descongestión adoptadas por el Consejo Superior de la Judicatura, se perdió el rastro del proceso que aquel busca después de la extinción del Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá y la entrega de su carga laboral a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, autoridad que no conserva registro frente a cuál juzgado entregó el expediente identificado con el radicado 20130127900. Ahora, el actor indicó que el 20 de octubre de 2014, suscribió “acta de acuerdo de pago” con el apoderado judicial del demandante, situación que, eventualmente, pudo derivar en la terminación del proceso y su posterior archivo. Empero, no aparece acreditado que tal documento hubiese sido radicado ante la autoridad judicial respectiva, para entonces, el Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión, que recibió el asunto el 27 de febrero de 2014 para avocar conocimiento, sin que exista anotación posterior a esa. Las situaciones descritas denotan la vulneración de los derechos al debido proceso y acceso a la administración de justicia del libelista. Lo anterior, si se tiene en cuenta que el expediente que busca para solicitar el levantamiento de una medida cautelar que registra un bien de su propiedad, no registra a cargo de algún juzgado y tampoco existe certeza si está bajo custodia de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá o de su Oficina de Archivo Central. Situaciones que no le son atribuibles y ameritan la intervención del juez constitucional en aras de garantizar la protección de sus prerrogativas superiores. Se destaca que, a partir de lo informado por la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, lo único que no se presta a discusión es que el actor no ha solicitado ante esa dependencia el desarchivo del proceso. Sin embargo, nada indicaron frente a si ese expediente fue remitido allí para su archivo; en caso positivo, la fecha, autoridad y paquete que lo contiene. Se aclara que, pese a que no se conocen las resultas del proceso mencionado y tampoco en donde se encuentra actualmente y bajo custodia de qué entidad o despacho judicial, la Sala puede concluir que efectivamente el asunto con radicado 11001400301720130127900 sí existió y la última autoridad judicial que lo tuvo a cargo fue el Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá, que por mandato del artículo 3 del Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014, debió remitirlo, junto con otros expedientes, a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá para su custodia y posterior reparto. Así las cosas, es necesario disponer una orden constitucional en aras de amparar las garantías vulneradas, comoquiera que el accionante no puede permanecer en la indefensión por las eventuales falencias de la administración de justicia con la custodia y conservación del expediente en el que fungió como demandado y tampoco tiene porque asumir la posible pérdida o extravío del proceso, en tanto ello redunda en la imposibilidad de levantar la medida cautelar que registra su bien. En esa medida, se ordenará al Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el ámbito de sus competencias y en el término máximo de un (1) mes, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, adelanten las gestiones necesarias para ubicar el proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira contra DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ, tramitado inicialmente por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá. Una vez sea ubicada la actuación, se deberá remitir al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, al cual inicialmente le correspondió asumir el referido asunto, a fin de que ante esa autoridad el accionante formule las postulaciones que estime necesarias para definir lo correspondiente frente al inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria 50N-20151414, y que fue objeto de litigio al interior del asunto referido. Para esto, dicha autoridad tendrá el término de un (1) mes, contado a partir del momento en que reciba el proceso. En el caso de que el expediente no logre ser ubicado, el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y su Oficina de Archivo Central, en el ámbito de sus competencias y en el mismo plazo fijado para la búsqueda del proceso, deberán comunicar esa situación al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, para que inicie el trámite de reconstrucción. Para lo anterior, la autoridad judicial tendrá el término de un (1) mes. Se aclara que, si por algún motivo no se logra el trámite de reconstrucción, el Juzgado referido, con los documentos que obtenga, debe adoptar una determinación de fondo frente a la medida cautelar que registra el inmueble del actor, en el mismo término enunciado en precedencia. Los trámites de búsqueda, posible reconstrucción del expediente y adopción de decisión de fondo frente al predio del actor, deberán realizarse a la mayor brevedad, ya que, si bien es cierto que el extravío de un expediente justifica la inactividad procesal, a esta circunstancia no puede sumarse la demora en su búsqueda y posible reconstrucción, porque ello se traduciría en una afectación mayor de los derechos fundamentales del peticionario, quien claramente se ha visto perjudicado por lo sucedido. Las determinaciones que aquí se adoptan, se fundamentan en que el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, como lo informara su presidenta en curso de este trámite, en el marco de la creación y finalización de medidas de apoyo y descongestión, establece qué juzgado de origen debe entregar expedientes a uno de destino y su etapa procesal, situación que permite hacer el seguimiento frente al destino del proceso que busca el actor. Por su parte, en la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y su Oficina de Archivo Central recae la obligación de garantizar y velar por la custodia y el registro de los expedientes. Resta por señalar, que no se ordenará la emisión de oficios de desembargo como lo pretende el actor, ni ninguna actuación subsiguiente, comoquiera que los mandatos judiciales aquí impartidos tienen como propósito que el juez ordinario, en el marco de sus competencias y de cara a las disposiciones legales que regulan la materia, resuelva tal pretensión ».

Tutela 1ª Instancia No. 143061 CUI: 11001023000020250007200 DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ DIEGO EUGENIO CORREDOR BELTRÁN Magistrado ponente STP1685-2025 Radicación n° 143061 Acta nº. 32 Bogotá, D. C., trece (13) de febrero de dos mil veinticinco (2025). VISTOS Decide la Sala, en primera instancia, la demanda de tutela instaurada por DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ contra el Consejo Superior de la Judicatura, así como el Consejo Seccional de la Judicatura, los Juzgados Diecisiete Civil Municipal y Doce Civil Municipal de Mínima Cuantía, todos de Bogotá, por la presunta vulneración de sus derechos fundamentales de defensa y debido proceso, al interior del proceso civil con radicación 11001400301720130127900[footnoteRef:1]. [1: Al trámite fueron vinculadas la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos – Zona Norte, los Juzgados Décimo, Doce, Diecinueve, Veintiocho, Veintinueve, Sesenta y Dos y Setenta y Uno Civil Municipal, los Juzgados Décimo, Doce, Diecinueve, Sesenta y Dos y Ochenta de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple, el Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial, la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial, la Oficina de Ejecución Civil Municipal, la Oficina de Desarchives de Ejecución Civil Municipal, todos de Bogotá, así como la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura.]

ANTECEDENTES HECHOS Y FUNDAMENTOS DE LA ACCIÓN DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ indicó que es propietario del inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria 50N-20151414, el cual registra en la anotación No. 6 del certificado de tradición y libertad “embargo ejecutivo con acción personal”, adoptada por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá al interior del proceso ejecutivo singular radicado 20130127900, promovido en su contra por Pedro Iván Sánchez Neira.

Medida comunicada a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos – Zona Norte de esta ciudad con oficio No. 3670 de 5 de noviembre de 2013. Aseguró que el 20 de octubre de 2014, suscribió “acta de acuerdo de pago” con el apoderado judicial del demandante. Pero, “por desconocimiento”, no solicitó al referido despacho emitir los oficios respectivos para el levantamiento de la cautela que registra su propiedad.

Señaló que el 30 de julio de 2024, al correo electrónico info@cendoj.ramajudicial.gov.co, solicitó “el Oficio para llevar a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá”. El 1 de agosto siguiente, la petición fue trasladada, por competencia, al Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia, así como al Juzgado Doce Civil Municipal de esta ciudad.

La mencionada dependencia alegó su falta de competencia para resolver lo pedido y sugirió dirigir la solicitud al despacho respectivo. El juzgado citado comunicó que el proceso buscado “está en el juzgado 71 de mínima cuantía”. El Juzgado Setenta y Uno Civil Municipal señaló no ostentar la especialidad de mínima cuantía, así como tampoco haber tramitado dicha actuación o alguna en la que figure el ahora accionante.

De otro lado, la Oficina de Reparto de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá le comunicó que el “Juzgado Doce (sic) ya no existía que los procesos (…) podían encontrarse en el Juzgado 10, 19 y 62 (sic)”. En atención a ese dato, su abogada se acercó a cada uno de esos despachos, sin obtener información favorable frente a la ubicación del proceso echado de menos. En respuesta a una nueva solicitud presentada el 1 de octubre de 2024, al correo electrónico medesajbogota@cendoj.ramajudicial.gov.co, una empleada del Grupo de Reparto del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia, aclaró que i) Los Juzgados Décimo de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple y Décimo Civil Municipal, son diferentes; ii) por disposición del Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, los procesos tramitados por el Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión de Mínima Cuantía y en custodia de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y Cundinamarca, fueron repartidos entre los Juzgados Diecisiete, Veintiocho y Veintinueve Civiles Municipales de Descongestión de Mínima Cuantía; y, iii) mediante Acuerdo PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016, dichos despachos, a su vez, fueron transformados, en su orden, a los Juzgados Décimo, Diecinueve y Sesenta y Dos de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple.

El 24 de octubre de 2024, mediante correo electrónico remitido a las referidas autoridades[footnoteRef:2], insistió en la búsqueda del proceso 20130127900, sin éxito alguno. [2: medesajbogota@cendoj.ramajudicial.gov.co; cseradmcvifml@cendoj.ramajudicial.gov.co; cmpl12bt@cendoj.ramajudicial.gov.co; j10pqccmbta@cendoj.ramajudicial.gov.co; cmpl80bt@cendoj.ramajudicial.gov.co; j19pqccmbta@cendoj.ramajudicial.gov.co. ] Inconforme por haber “agotado todos los recursos de búsqueda de dicho proceso sin tener una respuesta positiva por parte de la rama judicial”, promovió el presente mecanismo de amparo al estimar vulnerados sus derechos fundamentales de defensa y debido proceso.

Señaló que requiere “cancelar el embargo que pesa sobre el inmueble de su propiedad”, para lo cual es necesario que la autoridad judicial respectiva emita los oficios a que haya lugar. PRETENSIONES Van dirigidas a que se conceda la dispensa constitucional y, en consecuencia, “1. Ordene a las entidades demandadas (Consejo Seccional de Bogotá, Consejo Superior de la Judicatura, Juzgado 17 Civil Municipal de Bogotá y Juzgado 12 Civil Municipal de Mínima Cuantía) que adopten las medidas necesarias para localizar y poner a disposición del accionante el expediente del proceso No. 2013-01279, permitiendo así el levantamiento del embargo sobre el inmueble identificado con matrícula inmobiliaria número 50N-20151414. 2.

En el evento de que el expediente no pueda ser localizado, se ordene la reconstrucción del mismo, y se emita oficio de cancelación del embargo dirigido a la Oficina de Instrumentos de Bogotá zona norte para así poder cancelar el embargo que recae sobre el inmueble identificado con matrícula inmobiliaria número 50N-20151414, garantizando el debido proceso y permitiendo al accionante ejercer su derecho de defensa. 3.

Se realicen las gestiones pertinentes para garantizar la protección efectiva de los derechos fundamentales del accionante, evitando futuras dilaciones y asegurando una administración de justicia efectiva y oportuna.”. INFORMES DE LAS PARTES E INTERVINIENTES Una empleada de la Unidad de Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura aclaró que, de conformidad con la Ley 270 de 1996, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial: “es un órgano técnico y administrativo del Consejo Superior de la Judicatura y tiene a su cargo la administración y gestión de los recursos necesarios para el funcionamiento de la Rama Judicial.”.

Impetró negar la tutela, por falta de legitimación en la causa por pasiva de esa entidad. La Juez Diecisiete Civil Municipal de Bogotá corroboró que en ese despacho se adelantó el proceso ejecutivo con radicado No. 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira en contra de Diego Mario Fonseca Díaz. De acuerdo con la información registrada en el Sistema Judicial Siglo XXI, la actuación fue remitida en el año 2014, al Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión. Conforme al Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, dicho despacho desapareció y los procesos activos sin sentencia, para trámite y fallo fueron redistribuidos entre los Juzgados Diecisiete y Veintinueve Civiles Municipales de Descongestión de Mínima Cuantía. El primero fue transformado en el Décimo de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple.

Frente al segundo, adujo desconocer en cuál juzgado fue convertido. Precisó que desconoce qué sede judicial asumió el conocimiento del proceso. Realizada su búsqueda en las instalaciones del juzgado -archivos físicos y virtuales-, así como de cualquier información que de éste derive, no logró su ubicación, ni recolectó algún dato adicional a los ya ofrecidos.

Al no ostentar la competencia del proceso, dejó ver que no puede ordenar el levantamiento de medidas cautelares, mucho menos la elaboración de los oficios que solicita el actor. Postuló que, previo a ordenarse cualquier tipo de reconstrucción o trámite de levantamiento contemplado por el legislador para los expedientes en los que se decretaron cautelas y no son hallados, es necesario tener plena certeza que el expediente objeto de tutela no está a cargo de otro despacho judicial o bajo custodia de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, encargada de certificar su eventual pérdida.

La presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá manifestó que, de acuerdo con la certificación No. CSJBTCER25-12 expedida el 6 de febrero de 2025, por la Secretaria General de ese Consejo, se estableció que, realizada la búsqueda en sus bases de datos de registro de correspondencia -física y digital-, así como sus archivos de vigilancias judiciales, no fue hallada solicitud presentada por el actor o su apoderada judicial.

De otro lado, adujo que esa Corporación realizó seguimiento para tratar de ubicar el expediente con radicación 11001400301720130127900. Hizo un recuento de varios acuerdos[footnoteRef:3] que adoptaron medidas de descongestión para los juzgados civiles municipales de Bogotá y concluyó que “consultamos con todos los despachos involucrados en el descrito registro histórico, pero ninguno lo tiene en su inventario.

Adicionalmente, se contactó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional para indagar si ellos podían dar información sobre el expediente, sin éxito. En síntesis, el expediente se encuentra perdido.”. [3: Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre de 2014. Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015. Acuerdo No. PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016.

Acuerdo No. PCSJA18-11068 de 27 de julio de 2018.] A partir de ese panorama, sugirió adelantar la reconstrucción del expediente, en los términos del artículo 126 del Código General del Proceso. Agregó que ese cuerpo colegiado no cuenta con una relación detallada de los procesos entregados entre los despachos de origen y receptores con ocasión de la adopción o terminación de medidas de apoyo o de descongestión. Su intervención se limita a establecer qué juzgado de origen debe entregar expedientes a uno de destino y su etapa procesal “pero nunca, la relación detallada de los expedientes que se entregarán, información de exclusiva responsabilidad de los despachos judiciales”.

Pidió declarar improcedente la tutela. Los titulares de los Juzgados Doce de Oralidad, Diecinueve, Veintiocho, Veintinueve, Sesenta y Dos y Setenta y Uno Civil Municipal, así como Décimo, Doce, Diecinueve y Sesenta y Dos (antes Ochenta Civil Municipal) de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple de Bogotá señalaron que, consultadas las bases de datos y registros de esos Despachos por número de radicado del proceso –11001400301720130127900- y sujetos procesales -DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ y/o Pedro Iván Sánchez Neira-, no fue encontrado el expediente objeto de tutela y tampoco registro que lo hubiesen tenido a su cargo.

La directora de la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico del Consejo Superior de la Judicatura alegó la falta de legitimación en la causa por activa del Consejo Superior de la Judicatura, con fundamento en que es el órgano administrativo del poder judicial de Colombia y se encarga del gobierno y la administración integral de la Rama Judicial, sin que dentro de sus funciones esté la de ubicación de procesos judiciales o la de resolver pretensiones, verbigracia, la de levantamiento de medidas cautelares.

La registradora principal de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá – zona norte informó que, verificado el folio de matrícula inmobiliaria No. 50N-20151414, registra “vigente y sin cancelar un embargo inscrito bajo el tumo (sic) de radicacion (sic) 2013-88228 en la anotacion (sic) 6 ordenado por OFICIO 3670 dentro del REF: PROCESO EJECUTIVO SINGULAR NO.2013-01279 del JUZGADO 017 CIVIL MUNICIPAL DE BOGOTA D.C.”.

Aclaró que, de conformidad con el artículo 62 de la Ley 1579 de 2012 (Estatuto de Registro), el registrador no puede, de oficio, cancelar anotaciones en el registro público inmobiliario. Solo procede cuando lo ordene el operador judicial o administrativo respectivo. Solicitó su desvinculación. Una empleada de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá remitió la respuesta otorgada a DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ el 10 de febrero de 2025, al correo electrónico nellymar0619@gmail.com, por medio de la cual informó que, revisada la base de datos de solicitudes radicadas a través del formulario en línea y módulo de radicación física, no se evidencia petición mediante la que haya solicitado el desarchivo del proceso radicado 11001400301720130127900.

Una empleada del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá allegó el informe rendido por el área de reparto que hace parte de esa dependencia, en el cual i) presenta una relación de acuerdos[footnoteRef:4] que adoptaron medidas de descongestión para los juzgados civiles municipales de Bogotá; y, ii) afirma que “no tiene como (sic) identificar qué despacho recibió el proceso”.

Agregó que dicho informe fue remitido a los Juzgados Décimo, Diecinueve y Sesenta y Dos de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple a efecto de adelantar las labores de búsqueda del expediente que echa de menos el actor, dado que “podría (sic) eventualmente tenerlo bajo su custodia”. [4: Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015. Acuerdo No. PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016. ] Un empleado de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá aclaró que el Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá (oficina reparto, impugnaciones, despachos comisorios, depósitos judiciales y auxiliares de la justicia y apoyo administrativo), está adscrito a la referida Dirección y actúa como órgano técnico y administrativo.

Entre sus funciones, está la de radicar y entregar demandas y/o comisiones a los distintos Juzgados de la Especialidad Civil, Laboral y de Familia de la Ciudad de Bogotá. En relación con el proceso buscado, postuló que “se podría ‘asumir que’ las diligencias ‘posiblemente’ pueden estar en conocimiento de los JUZGADOS DE EJECUCION DE SENTENCIAS CIVILES MUNICIPALES o en su efecto ‘posiblemente’ estar archivadas ”, frente al o cual no tiene injerencia ese centro de servicios administrativos.

Señaló que, al realizar la consultas en los sistemas de reparto judicial y demás aplicaciones habilitadas para tal fin, estableció que dicha actuación fue remitida directamente al Juzgado “712” Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá por parte del Diecisiete Civil Municipal de esta ciudad. No existe constancia de remisión o envió por parte de algún despacho para ser asignado o repartido por esa dependencia a otro juzgado de la Rama Judicial.

Sugirió al actor solicitar el levantamiento de medidas cautelares y embargos, sin la necesidad de poseer el expediente o su reconstrucción. Pidió su desvinculación y la declaratoria de improcedencia de la tutela, por falta de legitimación por pasiva del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá. La coordinadora de la Oficina de Apoyo de los Juzgados Civiles Municipales de Ejecución de Sentencias de Bogotá manifestó que, revisada la información del área de reparto de esa dependencia y los registros de la página web de la Rama Judicial, estableció que el expediente buscado no les fue trasladado por parte de los juzgados civiles municipales y tampoco por los de pequeñas causas de esta ciudad.

Señaló que la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá es la encargada de tramitar el desarchivo de cualquier expediente, una vez el interesado diligencie el formulario en línea dispuesto para tal fin y adjunte el pago del arancel judicial, siempre y cuando ese expediente les haya sido remitido para su custodia.

Concluyó que esa Oficina, ni su Área de Archivo vulneraron los derechos fundamentales del accionante. Solicitó su desvinculación. CONSIDERACIONES De conformidad con lo preceptuado en el artículo 86 de la Constitución Política y el canon 1 del Decreto 333 de 2021, que modificó el 2.2.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015, es competente esta Sala para pronunciarse, en primera instancia, en tanto involucra al Consejo Superior de la Judicatura.

La Corte Constitucional ha sostenido que, excepcionalmente, esta herramienta puede ejercitarse para la protección de derechos fundamentales que resultan violados cuando se actúa y resuelve de manera arbitraria o caprichosa; o en aquellos eventos en los cuales las providencias son expedidas fuera del ámbito funcional, en forma contraria a la ley, esto es, si se configuran las llamadas causales de procedibilidad; o, en el supuesto que el mecanismo pertinente, previamente instituido, sea claramente ineficaz, suceso en el que procede como dispositivo transitorio, para evitar un perjuicio irremediable.

En el presente asunto, el problema jurídico se contrae a determinar si el Consejo Superior de la Judicatura, así como el Consejo Seccional de la Judicatura, los Juzgados Diecisiete Civil Municipal y Doce Civil Municipal de Mínima Cuantía, todos de Bogotá, vulneraron los derechos fundamentales de defensa y debido proceso de DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ, por no establecer la ubicación del proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido en su contra por Pedro Iván Sánchez Neira.

El análisis se circunscribirá al deber de custodia y conservación de expedientes al interior de la Rama Judicial, en tanto el actor no cuestiona las respuestas otorgadas por diferentes despachos judiciales y dependencias administrativas, mediante las cuales requirió información acerca del expediente señalado. Su pretensión a través de esta tutela es lograr su ubicación para, hecho esto, solicitar al juzgado competente la emisión de oficios de levantamiento de medidas cautelares.

De la custodia y conservación de los expedientes judiciales Mediante Acuerdo 1746 de 2003[footnoteRef:5], modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 2014[footnoteRef:6], el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual: [5: Artículo 3.

Numeral 8°: “De competencia. Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite; durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”] [6: Artículo 3.

Numeral 10: “Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite (archivos de gestión); durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”.] «ARTÍCULO 1°. - Objeto.

Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional.

(…) ARTÍCULO 3°. - Principios generales, definiciones y conceptos. Además de los principios generales, las definiciones y los conceptos que de conformidad con la ley rigen la administración documental, en la Rama Judicial se aplicarán los siguientes: (…) 4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesarias para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa.

(…) 10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas.

En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad.» (Negrillas de la Sala) Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativo describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así: i) Archivo de Gestión: cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo. ii) Archivo Central: es responsabilidad de las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales.

Esta dependencia funciona como una «unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración.». iii) Archivo Histórico: a cargo del Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente.

Ahora, pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna decisión de fondo (CC T-328/2020), la Sala no desconoce que, por diversas circunstancias, éste se puede extraviar -total o parcialmente- y, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados» (CC T-348/2020).

De cara a la reconstrucción de un proceso, la Corte Constitucional sostiene que: « 4.4. Es parte esencial de todo proceso judicial o actuación administrativa la existencia de un expediente con base en el cual se pueda determinar lo necesario para proferir una decisión de fondo. Sin embargo, es posible que, por diferentes circunstancias, el expediente o parte de este se extravíe. Frente a esta situación, el legislador ha previsto el trámite de reconstrucción de expedientes, regulado en el artículo 133 del Código de Procedimiento Civil y, actualmente, en el artículo 126 del Código General del Proceso, en los siguientes términos: “ARTÍCULO 126.

TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así: 1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio. 2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean.

En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción. 3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella. 4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo. 5.

Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido”. 4.5. Aunque de la lectura de la citada disposición puede destacarse que el legislador no fijó ningún término para el trámite de dicho incidente, la Corte ha señalado, en reiterados pronunciamientos[footnoteRef:7], que este debe efectuarse de manera ágil, es decir, sin dilaciones injustificadas pues, de otro modo, se vulnera el derecho fundamental al debido proceso.» (CC T-328/2020). [7: Consultar, entre otras, las Sentencias T-600 de 1995, T-948 de 2003, T-048 de 2007, T-256 de 2007, T-167 de 2013, T-592 de 2013 y T-207A de 2018.] Además, «36.

Conforme con lo expuesto en precedencia, la Rama Judicial tiene una política de administración de documentos, la cual determina que es competencia del funcionario judicial que tenga a su cargo el trámite de algún proceso la custodia y conservación de dicho expediente activo, hasta la finalización de la etapa que corresponde a su conocimiento, pues debe permitir a los interesados el conocimiento del expediente, a efectos de que puedan materializar su derecho de defensa y acceso a la administración de justicia. Sin embargo, puede ocurrir que un expediente se extravíe de manera parcial o total, caso en el cual la autoridad que tenía a su cargo la guarda y conservación del mismo, deberá adelantar todos los trámites que tenga a su disposición, como la reconstrucción del expediente, para no vulnerar el derecho al debido proceso, defensa y acceso a la administración de justicia, de los interesados.

Ante una conducta omisiva por parte de la autoridad judicial responsable de la custodia del expediente extraviado, a más de las responsabilidades por ello, puede el juez de tutela ordenar la reconstrucción ágil del mismo, para proteger los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados.» (CC T-348/2020).

Del caso concreto De la información que obra en la página web de la Rama Judicial – consulta de procesos, se establece que, ante el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá se adelantó el proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira contra DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ. Las actuaciones registradas son, entre otras: 1. 30 de julio de 2013: Radicación de proceso. 2. 31 de julio de 2013: Al despacho para calificar.

Auto libra mandamiento ejecutivo y fija caución. 3. 5 de noviembre de 2013: Oficio elaborado: Embargo inmueble. 4. 24 de febrero de 2014: Envío expediente: Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión “SENGÚN (sic) ÁCUERDO (sic) PSAA13-9962 DE 31 DE JULIO DE 2013 ART 52”. 5. 27 de febrero de 2014: Al despacho para avocar conocimiento.

Desde el 27 de febrero de 2014, el expediente registra al despacho del Juzgado “712” o, lo que es lo mismo, Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá. De acuerdo con lo informado por la titular del Juzgado Diecisiete Civil Municipal y la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, el referido despacho funcionó hasta el 19 de diciembre de 2014[footnoteRef:8] y, conforme al artículo 3 del Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014, «[l]os expedientes que se encuentran a cargo de los despachos que se terminan por el presente Acuerdo, quedan en custodia de las Direcciones Seccionales de Administración Judicial.». [8: Acuerdo No. PSAA14-10251 de 14 de noviembre de 2014. «ARTÍCULO 50.- Fecha de las prórrogas.

Las prórrogas y creaciones que se efectúan por el presente Acuerdo lo serán de la siguiente manera, de conformidad con lo previsto en los artículos 146 de la Ley 270 de 1996: a. Hasta el 19 de diciembre de 2014 para los despachos que pertenecen al régimen de vacaciones colectivas; y hasta el 31 de diciembre de 2014, para los despachos que pertenecen al régimen de vacaciones individuales.».

Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014. «Artículo 1°.- Prórrogas despachos. Prorrogar hasta el 31 de diciembre de 2014 las medidas de que trata el literal a. del Artículo 50 del Acuerdo PSAA14-10251 de 2014, para los despachos de descongestión que pertenecen al régimen de vacaciones colectivas, salvo las que se enuncian a continuación: (…) 62.

Juzgados (…) 12 (…) Civiles de Mínima Cuantía de Bogotá.».] En atención a lo ordenado en el canon 1 del Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, dichos expedientes, que sumaron 9139, fueron repartidos entre múltiples despachos y obedecieron a los siguientes criterios i) procesos activos sin sentencia para trámite y fallo; y, ii) procesos activos con sentencia para trámite posterior.

De la información de la que se dispone, como así lo corroborara la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, se desconoce a qué juzgado fue repartido el proceso 20130127900. De un lado, la titular del Juzgado Diecisiete Civil Municipal informó que “los procesos activos sin sentencia para trámite y fallo [fueron repartidos entre] los Juzgados 17 y 29 CMDMC [civil municipal de descongestión de medidas cautelares]”.

El Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Descongestión de Medidas Cautelares funcionó bajo esa denominación hasta el 30 de noviembre de 2015. Mediante Acuerdo PSAA16-10512 de 29 de abril de 2016, fue transformado transitoriamente en el Juzgado Décimo de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple. El Juzgado Veintinueve Civil Municipal de Descongestión de Medidas Cautelares, de acuerdo con el informe rendido por el área de reparto del Centro de Servicios Administrativo de los Jugados Civiles, Laborales y de Familia de Bogotá, fue transformado en el Juzgado Sesenta y Dos de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple, (antes Juzgado Ochenta Civil Municipal).

De otra parte, la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá señaló que los 342 procesos con sentencia a cargo del Juzgado Veintiocho Civil Municipal de Descongestión de Medidas Cautelares fueron entregados a su homólogo Doce. Despacho que, a su vez, fue transformado transitoriamente en el Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión y funcionó hasta el 1 de agosto de 2018, de acuerdo con el Acuerdo PCSJA18-11068 de 27 de julio de 2018, el cual, en su artículo 1 dispuso «(…) todos los despachos que fueron transformados transitoriamente retoman su denominación original como Juzgados de Pequeñas Causas y Competencia Múltiple, tal como fueron creados.».

A su vez, debían entregar los procesos de menor cuantía a los juzgados civiles municipales activos. Del recuento efectuado y los informes recibidos, en relación con el proceso 20130127900 se concluye que i) inicialmente fue repartido al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá; ii) por orden del Acuerdo No. PSAA13-9962 de 31 de julio de 2013, fue asumido por el Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá, que funcionó hasta el 19 de diciembre de 2014; iii) por mandato del artículo 3 del Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014, la carga de ese despacho quedó bajo custodia de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá; iv) en atención a lo ordenado en el canon 1 del Acuerdo No. CSBTA15-383 de 4 de febrero de 2015, los 9139 expedientes custodiados -incluidos los que estaban a cargo del extinto Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá- fueron repartidos entre múltiples despachos; v) como lo corroborara la presidenta del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, se desconoce a qué juzgado fue repartido el proceso, con fundamento en que “este Consejo Seccional no posee la relación de cada uno de los procesos que son redistribuidos históricamente, pues dicha responsabilidad es exclusivas de los despachos de origen, receptor, el Archivo Central a cargo de la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá, y la Oficina de Ejecución Civil Municipal de Bogotá, según sea el caso.”.

Además, de acuerdo con el resultado de la búsqueda adelantada por la referida Corporación y las respuestas recopiladas en curso de este trámite constitucional, ninguno de los despachos referidos -o cualquiera de los demás vinculados- registra en su inventario el citado expediente y “se contactó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional para indagar si ellos podían dar información sobre el expediente, sin éxito.”.

A partir de esa realidad, la presidenta del cuerpo colegiado afirmó “en síntesis, el expediente se encuentra perdido.”. vi) De otra parte, la coordinadora de la Oficina de Apoyo de los Juzgados Civiles Municipales de Ejecución de Sentencias de Bogotá aseguró que no han recibido el expediente echado de menos, así como tampoco su Área de Archivo. vii) Finalmente, una empleada de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá remitió la respuesta otorgada a DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ el 10 de febrero de 2025, al correo electrónico nellymar0619@gmail.com, por medio de la cual informó que, revisada la base de datos de solicitudes radicadas a través del formulario en línea y módulo de radicación física, no se evidencia petición mediante la que haya solicitado el desarchivo del proceso.

En la actualidad, el sujeto pasivo de esas diligencias – aquí accionante-, previa ubicación del referido asunto, pretende la elaboración de oficios de desembargo del inmueble de su propiedad que fue objeto de litigio. Para tal efecto, acreditó que, por conducto de apoderada judicial, adelantó las gestiones de búsqueda del proceso ante diferentes juzgados y dependencias administrativas, sin éxito alguno. De cara al panorama descrito, es claro que lo pretendido por el actor no puede quedar en la indefinición, máxime cuando se evidencia que, con ocasión de las múltiples medidas de descongestión adoptadas por el Consejo Superior de la Judicatura, se perdió el rastro del proceso que aquel busca después de la extinción del Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá y la entrega de su carga laboral a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, autoridad que no conserva registro frente a cuál juzgado entregó el expediente identificado con el radicado 20130127900.

Ahora, el actor indicó que el 20 de octubre de 2014, suscribió “acta de acuerdo de pago” con el apoderado judicial del demandante, situación que, eventualmente, pudo derivar en la terminación del proceso y su posterior archivo. Empero, no aparece acreditado que tal documento hubiese sido radicado ante la autoridad judicial respectiva, para entonces, el Juzgado Doce Civil Municipal de Descongestión, que recibió el asunto el 27 de febrero de 2014 para avocar conocimiento, sin que exista anotación posterior a esa.

Las situaciones descritas denotan la vulneración de los derechos al debido proceso y acceso a la administración de justicia del libelista. Lo anterior, si se tiene en cuenta que el expediente que busca para solicitar el levantamiento de una medida cautelar que registra un bien de su propiedad, no registra a cargo de algún juzgado y tampoco existe certeza si está bajo custodia de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá o de su Oficina de Archivo Central.

Situaciones que no le son atribuibles y ameritan la intervención del juez constitucional en aras de garantizar la protección de sus prerrogativas superiores. Se destaca que, a partir de lo informado por la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, lo único que no se presta a discusión es que el actor no ha solicitado ante esa dependencia el desarchivo del proceso.

Sin embargo, nada indicaron frente a si ese expediente fue remitido allí para su archivo; en caso positivo, la fecha, autoridad y paquete que lo contiene. Se aclara que, pese a que no se conocen las resultas del proceso mencionado y tampoco en donde se encuentra actualmente y bajo custodia de qué entidad o despacho judicial, la Sala puede concluir que efectivamente el asunto con radicado 11001400301720130127900 sí existió y la última autoridad judicial que lo tuvo a cargo fue el Juzgado Doce de Descongestión Civil Municipal de Mínima Cuantía de Bogotá, que por mandato del artículo 3 del Acuerdo No. PSAA14-10277 de 19 de diciembre 2014, debió remitirlo, junto con otros expedientes, a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá para su custodia y posterior reparto.

Así las cosas, es necesario disponer una orden constitucional en aras de amparar las garantías vulneradas, comoquiera que el accionante no puede permanecer en la indefensión por las eventuales falencias de la administración de justicia con la custodia y conservación del expediente en el que fungió como demandado y tampoco tiene porque asumir la posible pérdida o extravío del proceso, en tanto ello redunda en la imposibilidad de levantar la medida cautelar que registra su bien.

En esa medida, se ordenará al Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el ámbito de sus competencias y en el término máximo de un (1) mes, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, adelanten las gestiones necesarias para ubicar el proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira contra DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ, tramitado inicialmente por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá. Una vez sea ubicada la actuación, se deberá remitir al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, al cual inicialmente le correspondió asumir el referido asunto, a fin de que ante esa autoridad el accionante formule las postulaciones que estime necesarias para definir lo correspondiente frente al inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria 50N-20151414, y que fue objeto de litigio al interior del asunto referido.

Para esto, dicha autoridad tendrá el término de un (1) mes, contado a partir del momento en que reciba el proceso. En el caso de que el expediente no logre ser ubicado, el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y su Oficina de Archivo Central, en el ámbito de sus competencias y en el mismo plazo fijado para la búsqueda del proceso, deberán comunicar esa situación al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, para que inicie el trámite de reconstrucción. Para lo anterior, la autoridad judicial tendrá el término de un (1) mes.

Se aclara que, si por algún motivo no se logra el trámite de reconstrucción, el Juzgado referido, con los documentos que obtenga, debe adoptar una determinación de fondo frente a la medida cautelar que registra el inmueble del actor, en el mismo término enunciado en precedencia. Los trámites de búsqueda, posible reconstrucción del expediente y adopción de decisión de fondo frente al predio del actor, deberán realizarse a la mayor brevedad, ya que, si bien es cierto que el extravío de un expediente justifica la inactividad procesal, a esta circunstancia no puede sumarse la demora en su búsqueda y posible reconstrucción, porque ello se traduciría en una afectación mayor de los derechos fundamentales del peticionario, quien claramente se ha visto perjudicado por lo sucedido.

Las determinaciones que aquí se adoptan, se fundamentan en que el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, como lo informara su presidenta en curso de este trámite, en el marco de la creación y finalización de medidas de apoyo y descongestión, establece qué juzgado de origen debe entregar expedientes a uno de destino y su etapa procesal, situación que permite hacer el seguimiento frente al destino del proceso que busca el actor.

Por su parte, en la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y su Oficina de Archivo Central recae la obligación de garantizar y velar por la custodia y el registro de los expedientes. Resta por señalar, que no se ordenará la emisión de oficios de desembargo como lo pretende el actor, ni ninguna actuación subsiguiente, comoquiera que los mandatos judiciales aquí impartidos tienen como propósito que el juez ordinario, en el marco de sus competencias y de cara a las disposiciones legales que regulan la materia, resuelva tal pretensión. En mérito de lo expuesto, la Sala de Decisión de Tutelas Nº 3 de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE Primero: Amparar los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia, de DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ.

Segundo: Ordenar al Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el ámbito de sus competencias y en el término máximo de un (1) mes, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, adelanten las gestiones necesarias para ubicar el proceso ejecutivo singular con radicación 11001400301720130127900, promovido por Pedro Iván Sánchez Neira contra DIEGO MARIO FONSECA DÍAZ, tramitado inicialmente por el Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá. Tercero: Una vez sea ubicada la actuación, se deberá remitir al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, al cual inicialmente le correspondió asumir el referido asunto, a fin de que ante esa autoridad el accionante formule las postulaciones que estime necesarias para definir lo correspondiente frente al inmueble identificado con folio de matrícula inmobiliaria 50N-20151414, y que fue objeto de litigio al interior del asunto referido.

Para esto, dicha autoridad tendrá el término de un (1) mes, contado a partir del momento en que reciba el proceso. Cuarto: En el caso de que el expediente no logre ser ubicado, el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y su Oficina de Archivo Central, en el ámbito de sus competencias y en el mismo plazo fijado para la búsqueda del proceso, deberán comunicar esa situación al Juzgado Diecisiete Civil Municipal de Bogotá, para que inicie el trámite de reconstrucción. Para lo anterior, la autoridad judicial tendrá el término de un (1) mes.