República de Colombia Corte Suprema de Justicia Radicado Nº 82544 FERNANDO SÁENZ SÁNCHEZ Impugnación CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA DE CASACIÓN PENAL SALA DE DECISIÓN DE TUTELAS EUGENIO FERNÁNDEZ CARLIER Magistrado Ponente STP15659-2015 Radicación Nº 82544 (Aprobado mediante Acta No. 396) Bogotá D.C., diez (10) de noviembre de dos mil quince (2015).

Se pronuncia la Sala acerca de la impugnación formulada por la doctora PIEDAD TRONCOSO CRUZ, en su condición de Fiscal Doce Seccional de la Unidad de Delitos contra la Fe Pública Patrimonio Económico y otros de Ibagué, contra el fallo de 24 de septiembre de 2015 a través del cual, la Sala Penal del Tribunal Superior del citado Distrito, amparó los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia de FERNANDO SÁENZ SÁNCHEZ, vulnerados por dicho ente Fiscal; en actuación que involucró a la Dirección Seccional de Fiscalías del Tolima y a la Oficina de Gestión Documental Archivo Central de la misma Institución.

FUNDAMENTOS DE LA DEMANDA Conforme al escrito de tutela se tiene que FERNANDO SÁENZ SÁNCHEZ, el 25 de mayo de 2015 formuló derecho de petición ante la Dirección Seccional de Fiscalías del Tolima, solicitando la expedición de copias auténticas de la resolución mediante la cual la Alcaldía de Ibagué Tolima lo suspendió del cargo que venía desempeñando, así como la orden judicial que ordenó su reintegro, las que se encuentran dentro del proceso que se adelantó en su contra en el Juzgado 25 de Instrucción Criminal de la citada ciudad, a efectos de completar la documentación requerida para iniciar un trámite judicial en contra del ente territorial.

Asegura el demandante que para la fecha de presentación del escrito de tutela han trascurrido más de 15 días sin que haya obtenido respuesta de fondo por parte de la entidad accionada que ponga fin al requerimiento elevado. Por ello, solicita protección constitucional a su derecho fundamental de petición y, en consecuencia, se ordene a la entidad demandada que en el término de 48 horas resuelva de fondo su solicitud.

TRÁMITE DE LA ACCIÓN Avocado el conocimiento del asunto, la Sala Penal del Tribunal Superior de Ibagué ordenó correr traslado a la autoridad accionada y vinculadas para que ejercieran el derecho de contradicción, obteniéndose las siguientes respuestas 1. La Directora Seccional de Fiscalías de Ibagué dijo haber recibido la petición del accionante el 21 de mayo de 2015 y mediante oficio DSF 014-1252 de ese mismo día corrió traslado a la Oficina de Gestión Documental Archivo Central, con el objeto de buscar, ubicar y responder de fondo la solicitud.

Asegura que a través de oficio DSF-147-12-5-SGD-AC-36 de fecha 22 de junio de 2015, la citada oficina le informó que según la información obrante en sus plataformas, se trata del expediente penal sumario No. 1233, seguido contra FERNANDO SÁENZ SÁNCHEZ, por el delito de concusión, siendo denunciante JULIO ERNESTO MARTÍNEZ SÁNCHEZ. Aclaró que la guarda y protección física de los expedientes archivados como el que es objeto de cuestionamiento, son de responsabilidad exclusiva de la citada oficina, aun cuando, la guarda jurídica, es decir, la responsabilidad jurisdiccional corresponde a la Fiscalía 12 Seccional Su Unidad Ley 600 de 2000.

Precisa que los archivos físicos de antaño, Instrucción Criminal - códigos procesales de 1980 y 2000, son muy voluminosos, en su gran mayoría no fueron entregados inventariados y mucho menos sistematizados, lo que ha imposibilitado de forma material, cumplir estrictamente con los términos invocados por el actor. Así, concluye señalando que la expedición de copias que requiere el peticionario, demanda una serie de trámites de administrativos que requieren de un tiempo más que prudencial, pues se hace necesario ubicar físicamente el expediente para que luego la Fiscalía 12 Seccional Unidad de la Ley 600 de 2000, se pronuncie sobre el particular.

En ese orden, consideró no estar vulnerando derecho fundamental alguno del accionante. 2. La Fiscal 12 Seccional de Ibagué resaltó que si bien en la actualidad está encargada de las investigaciones activas que se tramitan de conformidad con el régimen procesal reglado en la Ley 600 de 2000, también es cierto que en manera alguna se le han asignaron aquellas funciones referentes a procesos archivados.

No obstante, advierte que no ha sido posible expedir las copias auténticas que requiere el accionante en atención a que la Oficina de Gestión Documental no ha puesto a disposición de dicha Delegada el proceso, circunstancias que le fueron comunicadas al accionante a través de oficio 1296 de 18 de septiembre de 2015, en el que incluso se le puso de presente que una vez ubicado el expediente se procederá a la expedición de las copias requeridas.

FALLO IMPUGNADO Lo profirió la Sala de Decisión Penal del Tribunal Superior de Ibagué el 24 de septiembre de 2015 amparando los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia del demandante, ordenando en consecuencia, a la Fiscalía 12 Seccional de Ibagué, que en un plazo no superior a 30 días, responda de manera definitiva si el expediente del cual solicita copias se encuentra en el archivo y, de ser así, le expida en el mismo plazo las copias; en caso contrario, deberá indicarle de manera clara e inequívoca si el expediente se ha extraviado para poder iniciar el trámite de reconstrucción, si así lo pretende el accionante En sustento de lo anterior señaló que las respuestas que ha dado la Fiscalía al demandante no pueden considerarse como un hecho superado, por cuanto el actor continúa en espera de recibir los documentos, además, no se le ha ofrecido una respuesta oportuna y definitiva sobre si es posible localizar o no el expediente, para que si lo considera prudente en caso de no lograr su ubicación solicite la reconstrucción del mismo.

LA IMPUGNACIÓN Notificada del contenido de la decisión, la doctora PIEDAD TRONCOSO CRUZ, en su condición de Fiscal Doce Seccional de la Unidad de Delitos contra la Fe Pública Patrimonio Económico y otros de Ibagué la impugnó, al considerar que no está a su alcance buscar el expediente, menos responder de manera clara e inequívoca si el expediente se extravió, pues su función no es la custodia de los procesos archivados.

Asegura que no se le ha asignado como labor tramitar procesos que están en archivo o responder derechos de petición que se eleven respecto de los mismos, pues según las resoluciones No. 72 de abril 14 de 2009 y 331 de 28 de julio de 2010 emanadas de la Dirección Seccional de Fiscalías de Ibagué, sus funciones están encaminadas a tramitar las investigaciones activas por el rito procesal consagrado en la Ley 600 de 2000.

En ese orden, solicitó revocar el fallo para que en su lugar se le exonere de responsabilidad frente al derecho de petición elevado por el actor. CONSIDERACIONES De conformidad con el artículo 1º numeral 2º del Decreto 1382 de 12 de julio de 2000, en armonía con el artículo 32 del Decreto 2591 de 1991, la Sala es competente para pronunciarse sobre la impugnación interpuesta contra la decisión adoptada por el Tribunal Superior de Armenia, del cual es su superior funcional.

El artículo 86 de la Constitución Política establece que toda persona tiene derecho a promover acción de tutela ante los jueces con miras a obtener la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales cuando por acción u omisión le sean vulnerados o amenazados por cualquier autoridad pública o por particulares, en los casos previstos de forma expresa en la ley, siempre que no exista otro medio de defensa judicial o existiendo cuando la tutela se utilice como mecanismo transitorio para evitar la materialización de un perjuicio de carácter irremediable.

En el caso de estudio, el motivo de tutela recayó en el hecho de no haberse dado respuesta por parte de la Dirección Seccional de Fiscalías del Tolima a la petición que elevó el demandante solicitando copias auténticas de algunas piezas procesales obrantes en el proceso que se adelantó en su contra en el Juzgado 25 de Instrucción Criminal de Ibagué, por el delito de concusión. Transgresión que en efecto encontró acreditada el Tribunal Superior de Ibagué al considerar que no obstante habérsele indicado al petente por parte de la entidad accionada que se está en la búsqueda del expediente, lo cierto es que no se le ha ofrecido una respuesta oportuna y definitiva sobre si es posible localizar o no el expediente, para que si lo considera prudente en caso de no lograr su ubicación solicite la reconstrucción del mismo y puede acceder a las copias requeridas.

Así ordenó a la Fiscalía 12 Seccional de Ibagué que, «un plazo no superior a treinta (30) días, responda de manera definitiva al solicitante si el expediente del cual solicita copias se encuentra en el archivo y, de ser así, le expida en el mismo plazo las copias requeridas; en caso contrario, deberá indicar de manera clara e inequívoca si el expediente se ha extraviado para poder iniciar el trámite de reconstrucción, si así lo pretende el accionante.» Disposición frente a la cual mostró inconformidad la citada funcionaria al estimar que no es la competente para dar respuesta al derecho de petición que elevó el accionante, mucho menos para ubicar un expediente que se encuentra archivado, pues dentro de sus funciones solo están aquellas referidas a tramitar los procesos activos que se adelantan bajo el procedimiento de la Ley 600 de 2000; solicitando en consecuencia, «… se revoque el numeral segundo de la parte considerativa, por considerar que no me corresponde realizar tal actividad.».

Así las cosas, el problema jurídico a resolver por parte de la Sala, se circunscribe a determinar qué autoridad de la Fiscalía General de la Nación debe emitir un pronunciamiento oportuno, motivado, ilustrativo, completo, que vaya al núcleo del asunto sometido a su consideración por parte del accionante FERNANDO SÁENZ SÁNCHEZ, pues frente al amparo concedido no hubo inconformidad alguna.

Lo primero que tendrá que advertir la Sala es que la guardia y custodia de los archivos históricos judiciales, como el que nos concita la atención, le corresponde a la Fiscalía General de la Nación, a través de la Oficina de Gestión Documental – Archivo Central –. Así lo dio a conocer la Dirección Seccional de Fiscalías del Tolima. Ha de aclararse, que la guarda y protección física de los expedientes archivados como el particular, son de responsabilidad exclusiva de la Oficina de Gestión Documental – Archivo Central – aun cuando la guarda jurídica, es decir, la responsabilidad jurisdiccional del sumario 1233, le corresponde a la Fiscalía 12 Seccional Sub Unidad ley 600/00.

(…) Corolario de lo anterior, se ha de indicar que si bien es cierto, la guarda y custodia de archivos históricos judiciales, como el que nos concita la atención, son de responsabilidad de la Fiscalía General de la Nación, lo cierto es que la CERTIFICACIÓN o EXPEDICIÓN DE COPIAS que requiere el peticionario, demanda una serie de trámites no de índole exclusivamente administrativos, ya que para emitir la certificación acotada, se hace necesario en primer término ubicar físicamente el expediente por parte de la Oficina de – Archivo Central -, para luego mediante la figura de préstamo o traslado de las diligencias a la Fiscalía 12 Seccional Unidad de Ley 6000/00, que ésta Delegada se pronuncie mediante una decisión jurisdiccional informándole al señor SAEZ SÁNCHEZ, el estado actual de la investigación, la solicitud de expedición de copias y demás pertinentes.

Consideraciones que sin lugar a dudas permiten determinar además que el deber funcional de contestar de fondo la petición elevada por el accionante, claro está una vez se logró ubicar el expediente, es de la Fiscalía 12 Seccional de Ibagué, pues no de otra manera hubiese concluido la directora seccional de Fiscalías: En este orden de ideas, esta Dirección Seccional de Fiscalías, no se aparta de nuestro deber funcional de contestar de fondo la petición incoada por el señor SÁENZ SÁNCHEZ, pero se requiere de un término más que prudencial, para continuar con la búsqueda y hallazgo físico de las diligencias ya plenamente referidas (sumario 1233) y una vez con las diligencias en poder de la Fiscalía 12 Seccional –Ley 600/00, que aquella conteste de fondo la petición en comento.

En ese orden, contrario a lo señalado por la Fiscal 12 Seccional de Ibagué, su despacho es el competente para resolver de fondo la solicitud elevada por el actor, una vez la Oficina de Gestión Documental – Archivo Central – ubique el respectivo expediente. Competencia que por cierto no desconoce la impugnante, pues véase como a través de oficio 1296 del 18 de septiembre de 2015, la citada le informa al actor que tan pronto tenga en su poder el proceso, pues se solicitó a la oficina de archivo central, «… se le enviaría nueva comunicación para que comparezca al despacho para la expedición de dichas copias.».

Desde luego que la Sala no desconoce que en la Resolución No. DSF-331 del 28 de julio de 2010 el Director Seccional de Fiscalías de Ibagué Tolima al reorganizar la estructura funcional de la Unidad de Delitos contra la Pe Pública y el Patrimonio Económico con sede en Ibagué, le asignó exclusivamente la carga laboral en casos ocurridos bajo los parámetros de la Ley 6000 de 2002, a la Fiscalía 12 Seccional, sin embargo, ello puede significar que dicha funcionaria no tenga competencia para pronunciarse frente la petición elevada por el accionante, pues ha sido su superior quien ha informado que la responsabilidad jurisdiccional para responderla es suya.

Olvida la recurrente que la Dirección Seccional de Fiscalías, según resolución que aportara, es la encargada de dirigir y controlar el funcionamiento de las dependencias que conforman dicha dirección, desarrollando incluso accionantes que lleven a mejorar la gestión de los despachos de la Fiscalía General de la Nación. En ese orden, en armonía con lo expuesto por la Dirección Seccional de Fiscalías del Tolima, debe decirse que ante la extinción de los Juzgados que conocieron del asunto penal seguido contra el actor, es a la Oficina de Documental – Archivo Central a la que corresponde realizar todas las gestiones necesarias para lograr la ubicación del proceso, para que luego de ello, proceda al desarchivo y lo asigne a la Fiscalía 12 Seccional de Ibagué para que proceda a emitir la decisión que corresponda conforme la petición elevada por el accionante, si ésta resulta procedente.

Razones más que suficientes para confirmar la decisión del juez colegiado de tutela de conceder la solicitud de amparo constitucional y las órdenes allí dadas. No está demás precisar que en manera alguna el Tribunal A quo ordenó la reconstrucción de expediente alguno, como erradamente lo entendió la Fiscalía impugnante, simplemente dispuso es que en el evento de no lograrse ubicar el diligenciamiento, así tendrá que hacérselo saber al accionante, para que si éste lo considera pertinente solicite ante la autoridad competente la reconstrucción del mismo.

En mérito de lo expuesto, la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, en Sala de Decisión de Tutelas, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE 1. Confirmar el fallo recurrido conforme las razones expuestas. 2. Notificar a las partes de acuerdo con lo previsto en el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991. 3.

Remitir el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión, una vez ejecutoriado el presente proveído. Cúmplase JOSÉ LEONIDAS BUSTOS MARTÍNEZ EUGENIO FERNÁNDEZ CARLIER PATRICIA SALAZAR CUÉLLAR NUBIA YOLANDA NOVA GARCÍA Secretaria 13