STP13959-2025 — Corte Suprema

STP13959-2025Corte Suprema de Justicia · Sala Tutelas2025

Magistrado ponente: Diego Eugenio Corredor Beltrán

Decreto 1069 de 2015Decreto 2591 de 1991Decreto 333 de 2021Ley 1755 de 2015Ley 527 de 1999

De qué trata

Tema: ACCIÓN DE TUTELA - Procedencia excepcional de la acción Tesis: «La Corte Constitucional ha sostenido que, excepcionalmente, esta herramienta puede ejercitarse para la protección de derechos fundamentales que resultan violados cuando se actúa y resuelve de manera arbitraria o caprichosa; o en aquellos eventos en los cuales las providencias son expedidas fuera del ámbito funcional, en forma contraria a la ley, esto es, si se configuran las llamadas causales de procedibilidad; o, en el supuesto de que el mecanismo pertinente, previamente instituido, sea claramente ineficaz, suceso en el que procede como dispositivo transitorio, para evitar un perjuicio irremediable». DERECHO DE PETICIÓN EN ACTUACIÓN JUDICIAL - Ejercicio del derecho de postulación como parte integrante del debido proceso Tesis: «En atención a la naturaleza de las autoridades accionadas, el estudio de cara a la solicitud que presentó la actora debe realizarse a la luz del debido proceso, en su manifestación del derecho de postulación, dado que se incoó en el marco de la actuación en la cual ostentó la condición de parte activa y, por tanto, se está frente a actuaciones regladas por la ley procesal. Es decir, su ejercicio no está regulado por la Ley 1437 de 2011 o la Ley 1755 de 2015. La normativa aplicable para resolver tales pedimentos son las disposiciones procesales que determinan la oportunidad de su uso. Postura asumida en casos similares, en los cuales se ha promovido acción de tutela para lograr pronunciamiento de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá en relación con solicitudes de desarchivo de procesos bajo su custodia» DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo - Custodia y conservación de los expedientes judiciales: marco normativo DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo: objeto del Acuerdo PCSJA17-10784 DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo - Custodia y conservación de los expedientes judiciales: reglas de administración y competencia DERECHO CONSTITUCIONAL - Estructura del Estado - Rama Judicial - Políticas generales de gestión documental y archivo - Custodia y conservación de los expedientes judiciales: instancias de conservación de los documentos Tesis: «(…) frente a la custodia y conservación de los expedientes judiciales, mediante Acuerdo 1746 de 2003, modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 2014 , el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial. Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual: “ARTÍCULO 1°. - Objeto. Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional. (…) .ARTÍCULO 3°. - Principios generales, definiciones y conceptos. Además de los principios generales, las definiciones y los conceptos que de conformidad con la ley rigen la administración documental, en la Rama Judicial se aplicarán los siguientes: (…) 4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesarias para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa. (…) 10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas. En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad” Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativo describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así: i) Archivo de Gestión: Cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo. ii) Archivo Central: Es responsabilidad de las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales. Esta dependencia funciona como una “unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración”. iii) Archivo Histórico: A cargo del Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente» ACCIÓN DE TUTELA - Procedencia excepcional de la acción para ordenar la reconstrucción de un expediente extraviado (c. j.) Tesis: «(…) pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna decisión de fondo, la Sala no desconoce que, por diversas circunstancias, éste se puede extraviar —total o parcialmente— y, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar “los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados”. De cara a la reconstrucción de un proceso, según lo previsto en el artículo 126 del Código General del Proceso, la Corte Constitucional ha considerado que: “4.5. Aunque de la lectura de la citada disposición puede destacarse que el legislador no fijó ningún término para el trámite de dicho incidente, la Corte ha señalado, en reiterados pronunciamientos, que este debe efectuarse de manera ágil, es decir, sin dilaciones injustificadas pues, de otro modo, se vulnera el derecho fundamental al debido proceso” (CC T-328/2020). Además, “36. Conforme con lo expuesto en precedencia, la Rama Judicial tiene una política de administración de documentos, la cual determina que es competencia del funcionario judicial que tenga a su cargo el trámite de algún proceso la custodia y conservación de dicho expediente activo, hasta la finalización de la etapa que corresponde a su conocimiento, pues debe permitir a los interesados el conocimiento del expediente, a efectos de que puedan materializar su derecho de defensa y acceso a la administración de justicia. Sin embargo, puede ocurrir que un expediente se extravíe de manera parcial o total, caso en el cual la autoridad que tenía a su cargo la guarda y conservación del mismo, deberá adelantar todos los trámites que tenga a su disposición, como la reconstrucción del expediente, para no vulnerar el derecho al debido proceso, defensa y acceso a la administración de justicia, de los interesados. Ante una conducta omisiva por parte de la autoridad judicial responsable de la custodia del expediente extraviado, a más de las responsabilidades por ello, puede el juez de tutela ordenar la reconstrucción ágil del mismo, para proteger los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados” (CC T-348/2020)» ACCIÓN DE TUTELA - Informes solicitados por el juez: presunción de veracidad de los hechos ante el silencio de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y a su Oficina de Archivo Central, en el trámite de la acción DERECHO DE ACCESO A LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA - Vulneración del derecho Tesis: «En este asunto, aparece acreditado que el Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá tramitó el proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, promovido por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA contra los herederos indeterminados de Adela Galeano viuda de Pinilla. Mediante auto de 18 de diciembre de 2019, decretó la terminación de la actuación por desistimiento tácito. Expediente remitido a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá en la caja No. 002 de 2021. En la actualidad, la parte activa de esas diligencias —aquí accionante—, previa ubicación del referido asunto, pretende la elaboración de oficios de levantamiento de medidas cautelares que registra el inmueble de su propiedad que fue objeto de litigio. Para lograr su ubicación, la actora solicitó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá el desarchivo. Postulación radicada el 13 de marzo de 2025, con el turno SDUE25-002749, de acuerdo con la captura de pantalla allegada como soporte de la demanda de amparo. Ante la falta de respuesta, promovió esta tutela. La referida dependencia, pese al traslado efectuado en curso de esta actuación constitucional, guardó silencio, por lo que se desconoce el estado actual de la solicitud de desarchivo radicada hace más de cinco meses. A partir de ese panorama, esta Sala recuerda que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 2591 de 1991, en el trámite de la acción de tutela existe una cláusula de presunción de veracidad, según la cual, si la parte requerida no rinde el informe solicitado por el juez constitucional dentro del plazo otorgado o deja de pronunciarse frente a los hechos expuestos en el libelo, éstos se tendrán por ciertos . En consecuencia, se concluye la vulneración de los derechos de acceso a la administración de justicia y debido proceso en su manifestación del derecho de postulación, de los que es titular la accionante. Situación que amerita la intervención del juez constitucional en aras de garantizar su protección, dado que lo señalado en el libelo, respecto del tópico analizado, no fue controvertido por la accionada. Se aclara que, pese a que no se conoce la ubicación actual del expediente mencionado y bajo custodia de qué entidad o despacho judicial se encuentra, lo cierto es que no es objeto de discusión que efectivamente existió y estuvo a cargo del Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá, que desde el año 2021 dispuso su archivo y ordenó su remisión ante la dependencia encargada para tal fin. Así las cosas, es necesario adoptar una orden constitucional que ampare sus garantías vulneradas. Lo anterior, en aras de evitar que la situación de la actora permanezca en la indefensión por las eventuales falencias de la administración de justicia con la custodia y conservación del expediente en el que fungió como demandante, máxime que no tiene por qué asumir la posible pérdida o extravío del proceso, en tanto ello redunda en la imposibilidad de levantar la medida cautelar que registra el bien de su propiedad. En esa medida, se ordenará a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el ámbito de sus competencias y en el término máximo de diez (10) días, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, resuelva la solicitud de desarchivo radicada por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA el 13 de marzo de 2025, con el turno SDUE25-002749, respecto del proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, tramitado por el Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá. En caso de no ser ubicado el expediente entregado para su custodia en la caja No. 002 de 2021, así deberá comunicárselo a la actora. Resta por señalar que, a pesar de que la accionante también dirigió la acción de tutela en contra del Consejo Superior de la Judicatura, esta Sala no adoptará ninguna determinación en su contra, en cuanto son la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y su Oficina de Archivo Central, en el ámbito de sus competencias, las autoridades encargadas de garantizar y velar por la custodia y registro de los expedientes judiciales. Además, porque la libelista no ha presentado solicitud distinta a la del desarchivo, objeto de amparo, que esté pendiente de respuesta. En esas condiciones, no se ordenará ninguna actuación subsiguiente como aquella lo pretende»

Tutela 1ª Instancia No. 147933 CUI: 11001023000020250087600 CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA DIEGO EUGENIO CORREDOR BELTRÁN Magistrado ponente STP13959-2025 Radicación n° 147933 Acta nº.226 Villavicencio (Meta), veintiocho (28) de agosto de dos mil veinticinco (2025). VISTOS Decide la Sala, en primera instancia, la demanda de tutela instaurada por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA contra el Consejo Superior de la Judicatura y la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá, por la presunta vulneración de sus derechos fundamentales de petición y acceso a la administración de justicia, al interior del proceso civil con radicación 11001400300720180079300[footnoteRef:1]. [1: Vinculados: Juzgado Séptimo Civil Municipal, Consejo Seccional de la Judicatura, Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial, todos de Bogotá, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura.]

ANTECEDENTES HECHOS Y FUNDAMENTOS DE LA ACCIÓN El 13 de marzo de 2025, bajo el radicado SDUE25-002749, CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA solicitó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá[footnoteRef:2] el desarchivo del proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, que promovió contra los herederos indeterminados de Adela Galeano viuda de Pinilla.

Asunto adelantado por el Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá, que lo envió a esa dependencia en el paquete o caja No. 002 del año 2021. [2: Al correo electrónico solicitudesarchivocentraldesajbta@cendoj.ramajudicial.gov.co. ] Inconforme porque, a pesar de haber “tratado de manera telefónica y de forma presencial” conocer la ubicación del referido asunto, no lo ha logrado.

Por tanto, promueve el presente mecanismo de amparo, con sustento en que requiere el “desarchive para tramitar levantamiento de medidas cautelares, dado que se esta (sic) tramitando en el inmueble un proceso de pertenencia”. PRETENSIONES Van dirigidas a que se conceda la dispensa constitucional y, en consecuencia, se ordene a las accionadas resolver su solicitud de desarchivo “y poner a disposición ante el juzgado 07 civil municipal de Bogotá”.

INFORMES DE LAS PARTES E INTERVINIENTES Una Magistrada Auxiliar del Despacho de la Presidencia del Consejo Superior de la Judicatura, el presidente del Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá y un empleado de la Unidad de Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial del Consejo Superior de la Judicatura coincidieron en que, según el Acuerdo PCSJA17-10784 de 26 de septiembre de 2017, la solicitud de desarchivo presentada por la accionante debe ser atendida por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial de Bogotá, a través de su Oficina de Archivo Central, por ser la encargada de la gestión y custodia de los procesos archivados.

Agregaron que, verificadas sus bases de datos de registro de correspondencia —física y digital—, así como sus archivos, no fue hallada solicitud presentada por la actora ante esas entidades que esté pendiente de respuesta. Pidieron desestimar la tutela por falta de legitimación en la causa por pasiva. Una empleada de la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá refirió que el 19 y 20 de agosto de 2025, a través de correo electrónico, fue requerido el Archivo Central de esa entidad, área encargada de pronunciarse sobre los hechos objeto del escrito de tutela y del suministro de los respectivos insumos que permitan atender ante su despacho la presente acción, pero no brindó la información pedida.

El titular del Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá corroboró que ese despacho adelantó el proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, promovido por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA contra Adela Galeano viuda de Pinilla. Mediante auto de 18 de diciembre de 2019, decretó la terminación de la actuación por desistimiento tácito.

Agregó que el expediente fue remitido para el Archivo Central en la caja No. 002 de 2021. Pidió su desvinculación. CONSIDERACIONES De conformidad con lo preceptuado en el artículo 86 de la Constitución Política y el canon 1 del Decreto 333 de 2021, que modificó el 2.2.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015, es competente esta Sala para pronunciarse, en primera instancia, en tanto involucra al Consejo Superior de la Judicatura.

La Corte Constitucional ha sostenido que, excepcionalmente, esta herramienta puede ejercitarse para la protección de derechos fundamentales que resultan violados cuando se actúa y resuelve de manera arbitraria o caprichosa; o en aquellos eventos en los cuales las providencias son expedidas fuera del ámbito funcional, en forma contraria a la ley, esto es, si se configuran las llamadas causales de procedibilidad; o, en el supuesto de que el mecanismo pertinente, previamente instituido, sea claramente ineficaz, suceso en el que procede como dispositivo transitorio, para evitar un perjuicio irremediable.

En el presente asunto, el problema jurídico se contrae a determinar si las accionadas vulneraron las garantías fundamentales de CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA, al no resolver la solicitud de desarchivo del proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, radicada el 13 de marzo de 2025, con el turno SDUE25-002749. En atención a la naturaleza de las autoridades accionadas, el estudio de cara a la solicitud que presentó la actora debe realizarse a la luz del debido proceso, en su manifestación del derecho de postulación, dado que se incoó en el marco de la actuación en la cual ostentó la condición de parte activa y, por tanto, se está frente a actuaciones regladas por la ley procesal[footnoteRef:3]. [3: CSJ STP4498-2023, rad. 129737;

STP3823-2023, rad. 130050; STP4056-2023, rad. 129710; CC T – 394 de 2018] Es decir, su ejercicio no está regulado por la Ley 1437 de 2011[footnoteRef:4] o la Ley 1755 de 2015[footnoteRef:5]. La normativa aplicable para resolver tales pedimentos son las disposiciones procesales que determinan la oportunidad de su uso. Postura asumida en casos similares, en los cuales se ha promovido acción de tutela para lograr pronunciamiento de la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá en relación con solicitudes de desarchivo de procesos bajo su custodia[footnoteRef:6]. [4: Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo] [5: Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.] [6: CSJ STP10455-2024, 15 ago. 2024, rad. 139228;

STP4951-2024, 25 abr. 2024, rad. 137060; STP12518-2023, 19 oct. 2023, rad. 133424; STP2911-2023, 23 mar. 2023, rad. 129355; STP3052-2022, 3 mar. 2022, rad. 122420] De otro lado, frente a la custodia y conservación de los expedientes judiciales, mediante Acuerdo 1746 de 2003[footnoteRef:7], modificado por el Acuerdo PSAA14-10137 de 2014[footnoteRef:8], el Consejo Superior de la Judicatura reguló lo atinente a la administración de documentos en la Rama Judicial.

Directrices reiteradas en el Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017, según el cual: [7: Artículo 3. Numeral 8°: “De competencia. Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite; durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”] [8: Artículo 3.

Numeral 10: “Son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados asignados en los despachos judiciales y en las dependencias administrativas, durante la etapa de trámite (archivos de gestión); durante las fases de archivo central e histórico, lo serán los empleados designados por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura”.] «ARTÍCULO 1°. - Objeto.

Este Acuerdo tiene por objeto definir los principios y criterios que regulan la administración documental en los ámbitos de la gestión judicial y administrativa de la Rama Judicial, teniendo en cuenta que los documentos son el soporte y la expresión material de su actividad y la principal fuente de información organizada para la prestación efectiva del servicio de administración de justicia. Así mismo constituyen un medio de acceso a la información judicial, de transparencia de la actuación y un medio indispensable para la construcción de la memoria institucional.

(…) ARTÍCULO 3°. - Principios generales, definiciones y conceptos. Además de los principios generales, las definiciones y los conceptos que de conformidad con la ley rigen la administración documental, en la Rama Judicial se aplicarán los siguientes: (…) 4. De la administración. El Consejo Superior de la Judicatura dispondrá las herramientas necesarias para garantizar el registro, control, organización y administración de la documentación, desde su producción o recepción, hasta su disposición final, con el fin de coadyuvar al cumplimiento de los principios de acceso a la información pública, transparencia y eficiencia en la gestión judicial y administrativa.

(…) 10. De la competencia. Durante la etapa de trámite (archivos de gestión), son responsables del acopio, organización, ordenación, custodia y administración de los expedientes y documentos administrativos, los funcionarios y empleados designados para dichos efectos en cada uno de los despachos judiciales y en las dependencias administrativas.

En las fases de Archivo Central e Histórico, lo serán los empleados de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y de las Direcciones Ejecutivas Seccionales o Coordinaciones, a quienes según sus funciones se les haya asignado dicha responsabilidad.» (Negrillas de la Sala) Para efectos del ciclo vital y la edad de los documentos, el acto administrativo describe que estarán a cargo de tres instancias de conservación, así: i) Archivo de Gestión: Cada despacho judicial o dependencia administrativa es responsable de los documentos y expedientes activos a su cargo. ii) Archivo Central: Es responsabilidad de las Direcciones Ejecutivas de Administración Judicial Nacional o Seccionales.

Esta dependencia funciona como una «unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración». iii) Archivo Histórico: A cargo del Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo, quienes disponen la conservación definitiva de los expedientes o documentos que deben conservarse permanentemente.

Ahora, pese a que es parte esencial de todo proceso judicial o administrativo la existencia de un expediente que respalde la emisión de alguna decisión de fondo[footnoteRef:9], la Sala no desconoce que, por diversas circunstancias, éste se puede extraviar —total o parcialmente— y, por ende, su reconstrucción se convierte en una necesidad con el objeto de resguardar «los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados»[footnoteRef:10]. [9: CC T-328/2020.] [10: CC T-348/2020.] De cara a la reconstrucción de un proceso, según lo previsto en el artículo 126 del Código General del Proceso, la Corte Constitucional ha considerado que: « 4.5.

Aunque de la lectura de la citada disposición puede destacarse que el legislador no fijó ningún término para el trámite de dicho incidente, la Corte ha señalado, en reiterados pronunciamientos[footnoteRef:11], que este debe efectuarse de manera ágil, es decir, sin dilaciones injustificadas pues, de otro modo, se vulnera el derecho fundamental al debido proceso.» (CC T-328/2020). [11: Consultar, entre otras, las Sentencias T-600 de 1995, T-948 de 2003, T-048 de 2007, T-256 de 2007, T-167 de 2013, T-592 de 2013 y T-207A de 2018.] Además, «36.

Conforme con lo expuesto en precedencia, la Rama Judicial tiene una política de administración de documentos, la cual determina que es competencia del funcionario judicial que tenga a su cargo el trámite de algún proceso la custodia y conservación de dicho expediente activo, hasta la finalización de la etapa que corresponde a su conocimiento, pues debe permitir a los interesados el conocimiento del expediente, a efectos de que puedan materializar su derecho de defensa y acceso a la administración de justicia. Sin embargo, puede ocurrir que un expediente se extravíe de manera parcial o total, caso en el cual la autoridad que tenía a su cargo la guarda y conservación del mismo, deberá adelantar todos los trámites que tenga a su disposición, como la reconstrucción del expediente, para no vulnerar el derecho al debido proceso, defensa y acceso a la administración de justicia, de los interesados.

Ante una conducta omisiva por parte de la autoridad judicial responsable de la custodia del expediente extraviado, a más de las responsabilidades por ello, puede el juez de tutela ordenar la reconstrucción ágil del mismo, para proteger los derechos de los ciudadanos que puedan derivarse de los documentos judiciales extraviados.» (CC T-348/2020).

Del caso concreto En este asunto, aparece acreditado que el Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá tramitó el proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, promovido por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA contra los herederos indeterminados de Adela Galeano viuda de Pinilla. Mediante auto de 18 de diciembre de 2019, decretó la terminación de la actuación por desistimiento tácito.

Expediente remitido a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá en la caja No. 002 de 2021. En la actualidad, la parte activa de esas diligencias —aquí accionante—, previa ubicación del referido asunto, pretende la elaboración de oficios de levantamiento de medidas cautelares que registra el inmueble de su propiedad que fue objeto de litigio.

Para lograr su ubicación, la actora solicitó a la Oficina de Archivo Central de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá el desarchivo. Postulación radicada el 13 de marzo de 2025, con el turno SDUE25-002749, de acuerdo con la captura de pantalla allegada como soporte de la demanda de amparo. Ante la falta de respuesta, promovió esta tutela.

La referida dependencia, pese al traslado efectuado en curso de esta actuación constitucional, guardó silencio, por lo que se desconoce el estado actual de la solicitud de desarchivo radicada hace más de cinco meses. A partir de ese panorama, esta Sala recuerda que, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 20 del Decreto 2591 de 1991[footnoteRef:12], en el trámite de la acción de tutela existe una cláusula de presunción de veracidad, según la cual, si la parte requerida no rinde el informe solicitado por el juez constitucional dentro del plazo otorgado o deja de pronunciarse frente a los hechos expuestos en el libelo, éstos se tendrán por ciertos[footnoteRef:13]. [12: «Artículo 20.

Presunción de veracidad. Si el informe no fuere rendido dentro del plazo correspondiente, se tendrán por ciertos los hechos y se entrará a resolver de plano, salvo que el juez estime necesaria otra averiguación previa.».] [13: C-086/2016. «En conclusión, (i) la presunción de veracidad es una figura jurídica que se encuentra regulada en el artículo 20 del Decreto 2591 de 1991 que implica presumir como “ciertos los hechos” cuando el juez requiera informes al sujeto o a los sujetos demandados y estos omitan responder o lo hacen pero de manera extemporáneamente o meramente formal;

(ii) tiene dos finalidades, sancionar la negligencia del sujeto pasivo demandado ante el descuido frente al ejercicio de la acción de tutela y el llamado del juez constitucional y proteger de manera eficiente los derechos comprometidos, en concordancia con la naturaleza subsidiaria y sumaria de la tutela; y (iii) la aplicación de la presunción de veracidad es más rigurosa cuando el demandante es un sujeto de especial protección constitucional o se encuentra en condición de vulnerabilidad teniendo en consideración que, en muchas oportunidades, se dificulta la carga probatoria para el actor y, en contraste, el sujeto accionado tiene facilidad de aportar el material correspondiente, en estas oportunidades la Sala Plena de esta Corporación ha señalado que resulta “de elemental justicia que sea la parte privilegiada y fuerte, por su fácil acceso a los materiales probatorios en cuestión, quien deba asumir dicha carga procesal”.». ] En consecuencia, se concluye la vulneración de los derechos de acceso a la administración de justicia y debido proceso en su manifestación del derecho de postulación, de los que es titular la accionante.

Situación que amerita la intervención del juez constitucional en aras de garantizar su protección, dado que lo señalado en el libelo, respecto del tópico analizado, no fue controvertido por la accionada. Se aclara que, pese a que no se conoce la ubicación actual del expediente mencionado y bajo custodia de qué entidad o despacho judicial se encuentra, lo cierto es que no es objeto de discusión que efectivamente existió y estuvo a cargo del Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá, que desde el año 2021 dispuso su archivo y ordenó su remisión ante la dependencia encargada para tal fin.

Así las cosas, es necesario adoptar una orden constitucional que ampare sus garantías vulneradas. Lo anterior, en aras de evitar que la situación de la actora permanezca en la indefensión por las eventuales falencias de la administración de justicia con la custodia y conservación del expediente en el que fungió como demandante, máxime que no tiene por qué asumir la posible pérdida o extravío del proceso, en tanto ello redunda en la imposibilidad de levantar la medida cautelar que registra el bien de su propiedad.

En esa medida, se ordenará a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el ámbito de sus competencias y en el término máximo de diez (10) días, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, resuelva la solicitud de desarchivo radicada por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA el 13 de marzo de 2025, con el turno SDUE25-002749, respecto del proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, tramitado por el Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá. En caso de no ser ubicado el expediente entregado para su custodia en la caja No. 002 de 2021, así deberá comunicárselo a la actora.

Resta por señalar que, a pesar de que la accionante también dirigió la acción de tutela en contra del Consejo Superior de la Judicatura, esta Sala no adoptará ninguna determinación en su contra, en cuanto son la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y su Oficina de Archivo Central, en el ámbito de sus competencias, las autoridades encargadas de garantizar y velar por la custodia y registro de los expedientes judiciales[footnoteRef:14].

Además, porque la libelista no ha presentado solicitud distinta a la del desarchivo, objeto de amparo, que esté pendiente de respuesta. En esas condiciones, no se ordenará ninguna actuación subsiguiente como aquella lo pretende. [14: Acuerdo PCSJA17-10784 de 26 de septiembre de 2017. ] En mérito de lo expuesto, la Sala de Decisión de Tutelas Nº 3 de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE Primero: Amparar los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia, de CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA.

Segundo: Ordenar a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá y a su Oficina de Archivo Central que, en el ámbito de sus competencias y en el término máximo de diez (10) días, contado a partir de la notificación de la presente sentencia, resuelva la solicitud de desarchivo radicada por CLEMENCIA CASALLAS ORJUELA el 13 de marzo de 2025, con el turno RAD SDUE25-002749, respecto del proceso de pertenencia con radicación 11001400300720180079300, tramitado por el Juzgado Séptimo Civil Municipal de Bogotá. En caso de no ser ubicado el expediente entregado para su custodia en la caja No. 002 de 2021, así deberá comunicárselo a la actora.

Tercero: De no ser impugnado este fallo ante la Sala de Casación Civil de la Corporación, enviar el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Notifíquese y cúmplase. DIEGO EUGENIO CORREDOR BELTRÁN MYRIAM ÁVILA ROLDÁN GERSON CHAVERRA CASTRO 11