Radicación n.° 70617 LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS Magistrado ponente STL945-2017 Radicación n.° 70617 Acta 02 Bogotá, D. C., veinticinco (25) de enero de dos mil diecisiete (2017). Resuelve la Corte la impugnación interpuesta por el accionante JAIME LUIS OLIVARES GARCÍA frente al fallo proferido el 16 de noviembre de 2016, por la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, dentro de la acción de tutela que interpuso contra el MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL.
I.
ANTECEDENTES El accionante pretende el amparo de sus derechos fundamentales de petición, debido proceso y seguridad social. Relata que el 18 de mayo de 2016, presentó petición ante el Ministerio de Salud y Protección Social con el objeto de que le expidieran unas certificaciones por el tiempo que laboró en el Instituto de Seguros Sociales, pero a la fecha de presentación de esta acción no ha recibido «una respuesta de fondo ni satisfactoria».
Por lo anterior, solicitó que se ordenara al Ministerio de Salud y Protección Social contestar de fondo su petición. TRÁMITE Y DECISIÓN DE INSTANCIA Mediante proveído del 1 de noviembre de 2016, la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá avocó conocimiento y ordenó notificar a la entidad accionada para que hiciera uso del derecho de defensa.
El coordinador del Grupo de Administración de Entidades Liquidadas de la Dirección Jurídica del Ministerio accionado afirmó que es el P.A.R.I.S.S. en Liquidación el administrador y custodio de los archivos del extinto Instituto de Seguros Sociales en Liquidación; y que en coordinación con el P.A.R.I.S.S, y por oficio n.º 201611102069921 del 2 de noviembre de 2016, se dio respuesta a la petición del accionante «de manera completa y congruente» con lo pedido, por lo que acción de tutela carece de objeto por hecho superado.
Por sentencia del 16 de noviembre de 2016, el Tribunal negó el amparo constitucional solicitado, porque «si bien la petición de certificación de tiempo laborado incluyendo todos los factores salariales, en los formatos 1, 2 y 3B, no fue atendida de manera favorable, se respondió enviando comunicación el 2 de noviembre del presenta año, a la dirección anotada en la solicitud, por tanto, se estructura un hecho superado que torna improcedente el amparo constitucional».
IMPUGNACIÓN El accionante estima que «la entidad accionada está obligada a expedir una documentación a la cual tiene derecho, que con excusas sin fundamentos no puede negar el acceso a ellos»; además, desde que radicó la petición han transcurrido seis meses «en los cuales se le ha causado un perjuicio, ya que si está solicitando los formatos es porque los necesita para adelantar el trámite en materia pensional».
CONSIDERACIONES El artículo 23 de la Constitución Nacional consagra como uno de los derechos fundamentales, el de petición, según el cual toda persona tiene la facultad de acudir ante las autoridades competentes para reclamar la resolución de fondo de una solicitud, dentro de los términos previstos en la Ley. De acuerdo con esta preceptiva el derecho de petición comprende los siguientes elementos: a) La posibilidad cierta y efectiva de elevar, en términos respetuosos, solicitudes ante las autoridades, sin que éstas se nieguen a recibirlas o se abstengan de tramitarlas; b) La respuesta oportuna, es decir, dentro de los términos establecidos en el ordenamiento jurídico; c) La contestación material, que supone que la autoridad, sobre la base de su competencia, se refiera de manera completa de los asuntos planteados (plena correspondencia entre la petición y la respuesta), sin que puedan comprenderse evasivas o elusivas; y d) la pronta comunicación de lo decidido al peticionario, con independencia de que su sentido sea positivo o negativo.
En el presente caso, el accionante insiste en la vulneración del derecho fundamental de petición, pues a su juicio la respuesta dada a su solicitud del 18 de mayo de 2016, no es de fondo. Al respecto, se advierte que el coordinador del Grupo de Administración de Entidades Liquidadas del Ministerio de Salud y Protección Social por oficio n.º 201611102069621 del 2 de noviembre de 2016, le ofreció excusas «por no haber dado respuesta de fondo y oportuna a su solicitud y los inconvenientes que pudieran causarse»; luego, explicó que «para contestar de fondo su petición era necesaria la consulta previa a su hoja de vida», y que solo hasta el 23 de septiembre de 2016 «fue terminada la labor de consulta del inventario del archivo correspondiente»; no obstante, le informó que «pese a la reiteración, gestión y búsqueda diaria efectuada (…) de cada una de las fuentes de información consultadas (…), podemos decir que no se encontró la información, que permita expedir las correspondientes certificaciones», de allí que «no es posible atender de manera favorable su petición, pues se reitera que en los registros documentales con los que se cuenta a la fecha, no aparece la referida información; circunstancia que torna imposible la emisión de la misma».
De conformidad con la citada respuesta, considera la Sala que el derecho de petición del accionante no se encuentra satisfecho, y en esa medida, no es acertado afirmar como lo hizo el Tribunal, que la situación fáctica que originó la solicitud de amparo ha sido superada, pues reiterada jurisprudencia constitucional establece que el administrado no está en la obligación de soportar las fallas o deficiencias en el manejo de la información que la administración está obligada a guardar en sus archivos.
Además, para dar respuesta a la petición, no basta con explicarle al ciudadano las dificultades para suministrar la información, ya sea porque desapareció por causas ajenas a la misma entidad o porque se extravió, toda vez que en tales eventos existe la obligación de intentar reconstruir los documentos requeridos. Sobre el asunto, esta sala ya tuvo oportunidad de pronunciarse en un caso de similares contornos al presente en el que por sentencia STL17556-2016 indicó: […] se debe precisar que cuando una entidad tenga dificultades para suministrar la información solicitada, ya sea porque extravió, se desapareció o simplemente no tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, pero a efecto de materializar la información o certificación pedida, de ser el caso, deberá, incluso, intentar reconstruir los documentos del solicitante; ahora, agotadas todas estas instancias, si definitivamente le resulta imposible suministrar lo pretendido deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información. En ese orden, la jurisprudencia constitucional, de manera reciente, ha puntualizado que: «una empresa vulnera el derecho de petición y el derecho al habeas data de un ex trabajador cuando no le entrega un certificado laboral al cual tiene derecho y no realiza ningún esfuerzo por reconstruir el expediente con la información que resulta ser indispensable para garantizar otros derechos fundamentales, con el argumento que no tiene en sus archivos dicha información (T-926/13).
Vale la pena recordar que como consecuencia de los deberes de conservación documental a cargo de las entidades que custodian y administran la información contenida en archivos y bases de datos, está la de disponer su reconstrucción para garantizar el goce efectivo de otros derechos fundamentales, que en este caso son de índole laboral. En efecto, desde la emisión de la sentencia T-558 de 2007, la Corte Constitucional se refirió de manera concreta a la citada obligación de las entidades públicas en los siguientes términos: Es deber legal de toda entidad pública la conservación, guarda y custodia de los documentos que ella misma produce, para la Sala es claro que el desorden y descuido administrativo con que se mantengan los archivos documentales, no puede constituirse en justificación razonable para impedir el ejercicio del derecho que tiene una persona a que la entidad ante la cual reclama una prestación pensional le dé respuesta de fondo a su petición, como una clara manifestación de la resolución definitiva de su solicitud.
Así las cosas, aun cuando la accionada afirma que no es posible certificar lo solicitado pese a la reiterada búsqueda de esa información, ello no la exonera de cumplir con su obligación de emitir un pronunciamiento frente a la solicitud que realizó el promotor del amparo, o si es del caso de realizar las gestiones pertinentes para poder proporcionarlo, verbigracia, iniciar la reconstrucción de los documentos en caso de ser posible.
En consecuencia, se concederá el amparo del derecho fundamental de petición, pues se advierte que la respuesta suministrada por la entidad accionada es incompleta comoquiera que no le indica al peticionario el trámite o proceso administrativo a seguir para obtener el certificado laboral requerido. En tal sentido, se ordenará a la Coordinación del Grupo de Administración de Entidades Liquidadas de la Dirección Jurídica del Ministerio de Salud y Protección Social, que dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo, proceda a indicarle de manera completa, clara y precisa al accionante el trámite de reconstrucción a seguir con miras a expedirle el certificado laboral que reclamó mediante petición de 18 de mayo de 2016 DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE:
PRIMERO: REVOCAR el fallo impugnado, para en su lugar, AMPARAR el derecho fundamental de petición de Jaime Luis Olivares García, de conformidad con las motivaciones que anteceden.
SEGUNDO: ORDENAR a la COORDINACIÓN DEL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES LIQUIDADAS DE LA DIRECCIÓN JURÍDICA DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL, que en el término de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir de la notificación de la presente providencia, proceda a indicar de manera completa, clara y precisa al accionante el trámite de reconstrucción a seguir con miras a expedirle los certificados laborales que reclamó mediante petición del 18 de mayo de 2016.
TERCERO: NOTIFICAR a los interesados telegráficamente o por cualquier otro medio expedito.
CUARTO: REMITIR el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Cópiese, notifíquese, publíquese y cúmplase. GERARDO BOTERO ZULUAGA Presidente de la Sala JORGE MAURICIO BURGOS RUIZ FERNANDO CASTILLO CADENA CLARA CECILIA DUEÑAS QUEVEDO RIGOBERTO ECHEVERRI BUENO LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS JORGE LUIS QUIROZ ALEMÁN 9