Radicación n.° 70107 FERNANDO CASTILLO CADENA Magistrado Ponente STL17552-2016 Radicación n.° 70107 Acta 45 Bogotá, D.C., treinta (30) de noviembre de dos mil dieciséis (2016) Decide la Corte la impugnación formulada por DORALBA CHÁVEZ ANGARITA contra la sentencia de primera instancia proferida por la Sala Laboral del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Cúcuta el 20 de octubre de 2016, en el trámite de la tutela que adelantó contra la NACIÓN MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL y la COORDINACIÓN DEL GRUPO DE ADMINISTRACIÓN DE ENTIDADES LIQUIDADAS del citado Ministerio.

I.

ANTECEDENTES La promotora acudió a esta jurisdicción tras estimar quebrantado su derecho fundamental de petición. En sustento a tal garantía dijo que elevo una solicitud ante el aludido Ministerio para que se le expidieran unas certificaciones laborales, sin que a la fecha de presentación de esta acción hubiera recibido respuesta. Por lo anterior, pidió que se ordene «en el menor tiempo posible se produzca el acto administrativo que responda de fondo» su petición. II.

TRÁMITE Y DECISIÓN DE INSTANCIA Mediante proveído de 6 de octubre de 2016 el Tribunal Superior de Cúcuta admitió la acción, vinculó a Alejandro Gaviria Uribe en calidad de ministro de la cartera accionada y dispuso la notificación y el traslado correspondiente para el ejercicio del derecho de defensa y contradicción. El coordinador del Grupo de Administración de entidades Liquidadas de la Dirección Jurídica del Ministerio accionado afirmó que es el P.A.R.I.S.S. en Liquidación el administrador y custodio de los archivos del extinto Instituto de Seguros Sociales en Liquidación, pero para atender la solicitud elevada por la actora, junto con esa entidad, a través de comunicación de 11 de octubre de 2016 respondieron de fondo de manera completa y congruente lo solicitado, por lo que la presente petición de amparo carece de objeto y por tanto ha operado la figura de hecho superado.

Mediante sentencia de 20 de octubre de 2016 el Tribunal negó el amparo al considerar que con la respuesta otorgada el 11 de octubre anterior se satisfizo el derecho invocado, al punto de estimar la presencia de superado el hecho que originó la presente acción. Ahora, como la diligencia de notificación de la referida respuesta está en trámite, ordenó a la Secretaría de la Sala que al momento de enterar a la actora de lo decidido, entregara copia de la contestación a su petición, mientras recibe el original de la misma.

III. IMPUGNACIÓN Inconforme con la decisión la accionante impugnó; adujo que la comunicación recibida no ofrece respuesta de fondo, pues frente a las certificaciones pedidas se le indica que «con relación a los periodos laborados en el ISS no se pueden expedir por cuanto no han organizado los archivos correspondientes y que por esa razón no expiden la certificación».

Por ello, insiste en que se ordene la expedición de todas las constancias pedidas. IV. CONSIDERACIONES El artículo 23 de la Constitución Política consagra como uno de los derechos fundamentales, el de petición, según el cual toda persona tiene la facultad de acudir ante las autoridades competentes para reclamar la resolución de fondo de una solicitud, dentro de los términos previstos en la Ley.

De acuerdo con esta preceptiva el derecho de petición comprende los siguientes elementos: a) La posibilidad cierta y efectiva de elevar, en términos respetuosos, solicitudes ante las autoridades, sin que éstas se nieguen a recibirlas o se abstengan de tramitarlas; b) La respuesta oportuna, es decir, dentro de los términos establecidos en el ordenamiento jurídico; c) La contestación material, que supone que la autoridad, sobre la base de su competencia, se refiera de manera completa a los asuntos planteados (plena correspondencia entre la petición y la respuesta), sin que puedan comprenderse evasivas o elusivas; y d) la pronta comunicación de lo decidido al peticionario, con independencia de que su sentido sea positivo o negativo.

Revisadas las pruebas allegadas al expediente se tiene que la petición dirigida al Ministerio de Salud y Protección Social fue recibida el 13 de septiembre de 2016 y a través de ella, la accionante inicialmente solicitó: · Que se le certifique la fecha de ingreso y retiro como funcionaria del Instituto de Seguros Sociales. · Que se certifique que al 1º de abril de 1994 tenía la calidad de Funcionaria de la Seguridad Social como servidora del Instituto de Seguros Sociales. · Que se certifiquen los valores pagados en el último año, por los servicios prestados al Instituto de Seguros Sociales, es decir del 25 de junio de 2002 al 25 de junio de 2003, incluyendo asignación básica mensual y todos los factores salariales de acuerdo al artículo 19 del decreto Ley 1653 de 1977.

En el mismo escrito y en consideración a que a partir del día 26 de junio de 2005 fue incorporada a la planta de personal de la E.S.E. Francisco de Paula Santander, como resultado de la escisión del ISS, también pidió certificación de: 1.- La calidad de servidora ante esa entidad. 2.- Que se certifiquen los valores pagados por los servicios prestados al ISS y a la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO FRANCISCO DE PAULA SANTANDER, DEL PERIODO COMPRENDIDO DEL 01 DE ABRIL DE 1994 HASTA EL 30 DE MAYO DE 2006 la asignación básica mensual y todos los factores salariales del artículo 19 del Decreto Ley 1653 de 1977. 3.- Certificación de los servicios prestados a la ESE FRANCISCO DE PAULA SANTANDER entre el 31 de mayo de 2005 y el 31 de mayo de 2006, teniendo en cuenta el artículo 19 del Decreto ley 1653 de 1977, en el que se incluyan, asignación básica mensual, primas técnicas, gastos de representación, de gestión, de localización, primas de servicios y de vacaciones, valor de trabajo en dominicales y feriados y valor del trabajo suplementario en horas extras.

Con ocasión a ello, la aludida Cartera, a través de la Coordinación Grupo de Administración de Entidades Liquidadas, expidió las certificaciones visibles a folio 52 y su vuelto, las cuales fueron incorporadas a la respuesta otorgada el 11 de octubre del presente año, documento en el que inicialmente la entidad ofreció excusas «por no haber dado respuesta de fondo y oportuna a su solicitud y los inconvenientes que pudieran causarse»; luego, explicó que «para contestar de fondo su petición era necesaria la consulta previa a su hoja de vida» y que solo hasta el 23 de septiembre de 2016 «fue terminada la labor de consulta del inventario del archivo correspondiente»; no obstante, le aclaró que «no fue posible lograr la consecución de las nóminas de 1994 a 2002, las cuales son necesarias para emitir la certificación», de allí que «no es posible atender de manera favorable su petición, pues se reitera que en los registros documentales con lo que se cuenta a la fecha, no aparece la referida información; circunstancia que torna imposible la emisión de la misma».

En ese orden, la discusión se contrae a establecer si lo advertido por la Coordinación accionada es suficiente para estimar satisfecho el derecho de petición invocado por la actora, encontrándose que frente a esa premisa, la respuesta, necesariamente será negativa. Al respecto, se debe precisar que cuando una entidad tenga dificultades para suministrar la información solicitada, ya sea porque extravió, se desapareció o simplemente no tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, pero a efecto de materializar la información o certificación pedida, de ser el caso, deberá, incluso, intentar reconstruir los documentos del solicitante; ahora, agotadas todas estas instancias, si definitivamente le resulta imposible suministrar lo pretendido deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información. En ese orden, la jurisprudencia constitucional, de manera reciente, ha puntualizado que: «una empresa vulnera el derecho de petición y el derecho al habeas data de un ex trabajador cuando no le entrega un certificado laboral al cual tiene derecho y no realiza ningún esfuerzo por reconstruir el expediente con la información que resulta ser indispensable para garantizar otros derechos fundamentales, con el argumento que no tiene en sus archivos dicha información» (T-926/13).

Bajo ese contexto, es preciso recordar el deber de quienes tienen bajo su custodia documentos, ordenar su reconstrucción, en caso de que aquellos sean objeto de destrucción o pérdida, en tanto disponen de la información contenida en archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales, que en este caso son de carácter laboral.

Igualmente, desde sentencia T-558 de 2007, la Corte Constitucional se refirió de manera concreta al deber de las entidades públicas de conservar y custodiar los documentos su cargo de la siguiente manera: Es deber legal de toda entidad pública la conservación, guarda y custodia de los documentos que ella misma produce, para la Sala es claro que el desorden y descuido administrativo con que se mantengan los archivos documentales, no puede constituirse en justificación razonable para impedir el ejercicio del derecho que tiene una persona a que la entidad ante la cual reclama una prestación pensional le dé respuesta de fondo a su petición, como una clara manifestación de la resolución definitiva de su solicitud.

Así las cosas, sin restarle validez a lo afirmado por la accionada, respecto a la imposibilidad de certificar lo solicitado pese a la reiterada búsqueda de la información reclamada, ello no la exonera de cumplir con su obligación de emitir un pronunciamiento frente a la solicitud que realizó la promotora del amparo, o si es del caso de realizar las gestiones pertinentes para poder proporcionarlo, verbigracia, iniciar la reconstrucción de los documentos en caso de ser posible.

En consecuencia, se concederá el amparo del derecho fundamental de petición, pues la Sala detecta que la contestación a la petición de la demandante falta a su derecho de obtener una respuesta de fondo, clara y completa por cuanto, se insiste, el contenido de la contestación no le indica el trámite o proceso administrativo a seguir para obtener el certificado laboral, lo cual desconoce otras garantías en titularidad de la accionante.

En tal sentido, se ordenará a la Coordinación Grupo de Administración de Entidades Liquidadas, en cabeza de Carlos Arturo Gómez Agudelo o quien haga sus veces, que dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo proceda a indicarle de manera completa, clara y precisa a la accionante el trámite de reconstrucción a seguir con miras a expedirle el certificado laboral que reclamó mediante petición de 13 de septiembre de 2016.

V. DECISIÓN En mérito de lo expuesto la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley,

RESUELVE

PRIMERO. - REVOCAR el fallo de fecha y procedencia precitadas para en su lugar amparar el derecho fundamental de petición de Doralba Chávez Angarita, de conformidad con las motivaciones que anteceden. SEGUNDO.- ORDENAR a la Coordinación Grupo de Administración de Entidades Liquidadas, en cabeza de Carlos Arturo Gómez Agudelo o quien haga sus veces, que dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la notificación de este fallo proceda a indicar de manera completa, clara y precisa a la accionante el trámite de reconstrucción a seguir con miras a expedirle los certificados laborales que reclamó mediante petición de 13 de septiembre de 2016.

TERCERO. - NOTIFICAR esta decisión a los interesados en la forma prevista por el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991. CUARTO.- ENVIAR el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Cópiese, notifíquese, publíquese y cúmplase. JORGE LUIS QUIROZ ALEMÁN Presidente de la Sala GERARDO BOTERO ZULUAGA JORGE MAURICIO BURGOS RUIZ FERNANDO CASTILLO CADENA CLARA CECILIA DUEÑAS QUEVEDO RIGOBERTO ECHEVERRI BUENO LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS 10