CORTE SUPREMA DE JUSTICIA PAGE Radicación n.° 68723 LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS Magistrado ponente STL14183-2016 Radicación n.° 68723 Acta 36 Bogotá, D. C., veintiocho (28) de septiembre de dos mil dieciséis (2016). La Sala resuelve la impugnación interpuesta por la DIRECCIÓN SANIDAD DEL DEPARTAMENTO DE POLICÍA DE NORTE DE SANTANDER contra el fallo proferido el 16 de agosto por la Sala Laboral del Tribunal Superior de Cúcuta, dentro de la acción de tutela presentada por el apoderado judicial de ÁLVARO ENRIQUE PARRA en su contra.

I.

ANTECEDENTES El accionante fundó su petición de amparo en los siguientes hechos: Que el 27 de mayo de 2016, radicó dos oficios en la Dirección de Sanidad de Norte de Santander, en el primero de ellos solicitó el reconocimiento de un vínculo laboral como médico general de esa entidad, y como consecuencia, se le indemnice por los conceptos de cesantías, intereses de cesantías, primas legales, auxilio de transporte, vacaciones y el pago de la seguridad social, y en el segundo, que se expidieran las copias de los contratos en el que se informen las fechas de inicio y de terminación de cada uno, horas diarias y el salario devengado, por lo que mediante oficio S-2016/030576/GRUSA DENOR -2.9 del 8 de junio de 2016 la requerida, respondió que en sus archivos encontró cinco contratos referenciados con los números 33-7-20022-10, 33-7-20051-2011, 33-720063-2012, 33-7-20054-2013 y 33-7-20080-2014, pero que «…de las vigencias 2007 al 2009 no es posible confirmar ni aclarar dicha información, ya que la documentación de la oficina de contratos del Área de Sanidad Norte de Santander fueron extraviados…»; que la respuesta otorgada no fue de fondo, de manera que la obligación de la entidad es reconstruir los documentos extraviados, para cumplir con lo peticionado.

Que los contratos precitados son fundamentales para poder realizar la reclamación ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo. Por lo anterior, solicitó la protección a sus derechos fundamentales de petición y al debido proceso, y en consecuencia, se dé respuesta inmediata y de fondo a la solicitud radicada. II. TRÁMITE Y DECISIÓN DE INSTANCIA Mediante proveído del 2 de agosto de 2016, la Sala Laboral del Tribunal de Cúcuta admitió la acción de tutela, y ordenó notificar al accionado con el fin de que ejerciera los derechos de defensa y contradicción. El Teniente César Emilio Guinand Caldas, en calidad de jefe encargado del Área de Sanidad del Departamento de Policía de Norte de Santander, manifestó que no se ha vulnerado derecho fundamental alguno, informando para dicho efecto que el 8 de junio de 2016 se contestaron las peticiones solicitadas por el aquí accionante, informándole además que ante la pérdida que sufrió la oficina de documentación, no se pueden certificar los contratos suscritos entre los años 2007-2009, por lo que se dio apertura a la indagación preliminar P-DENOR-2013-66, con el fin de establecer los posibles responsables del extravío. Por sentencia del 16 de agosto del año en curso, concedió el amparo solicitado en los siguientes términos: …ORDENAR al Teniente CÉSAR EMILIO GUINAND CALDAS en su condición de Jefe encargado del Área de Sanidad del Departamento de Policía de Norte de Santander o quien haga sus veces, para que en un término de cuarenta y ocho (48) horas a partir de la notificación de la decisión, inicie el trámite para la reconstrucción de los documentos solicitados por el accionante… …ORDENAR al a accionada para que una vez reconstruidos los documentos, proceda a resolver de fondo la petición presentada por el accionante el día 27 de mayo de 2016, lo cual no podrá superar el término de 15 días.

Para arribar a dicha determinación, consideró que «…la obligación de la entidad accionada es iniciar en la mayor brevedad la reconstrucción de los documentos solicitados por el accionante, máxime cuando en el presente acaso no existe justificación alguna para la perdida de los documentos…». III. IMPUGNACIÓN Inconforme con la determinación del juez constitucional de primera instancia, la Dirección accionada reiteró que no está obligada a realizar lo imposible, y afirmó que las respuestas dadas al accionante, resuelven de fondo el derecho de petición presentado.

IV. CONSIDERACIONES El derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, permite que todas las personas dirijan solicitudes respetuosas a las autoridades, por motivos de interés general o particular, para obtener una pronta, oportuna y precisa respuesta que solucione de fondo el cuestionamiento planteado, debiéndose entender que no se trata de imponer la forma en la que debe resolverse el escrito formulado, sino que es obligación absolverlo en términos expeditos y sin dilación alguna para garantizar la comunicación efectiva al ciudadano. En ese sentido, el escrito que dé respuesta a la petición debe cumplir con los siguientes requisitos: 1.

Ser oportuno, es decir, atenderse dentro de los términos establecidos en el ordenamiento jurídico; 2. Resolver de fondo, claro, preciso y de manera congruente con lo solicitado, y 3. Ponerse en conocimiento al peticionario, en tanto de nada serviría la posibilidad de dirigirse a la autoridad si ésta se reserva para sí el sentido de lo decidido.

Revisada la respuesta otorgada mediante el oficio S-2016/030576/GRUSA DENOR -2.9 del 8 de junio de 2016, se observa que se discriminaron los contratos de prestación de servicios suscritos entre las partes, desde el 2010 hasta el 2014, y además se informó que « el único tipo de vinculación que se suscribió entre el señor ALVARO ENRIQUE PARRA …y el Área de Sanidad del Departamento de Policía de Norte de Santander fue contractual., por medio de la modalidad de contrato de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión, cuyo objeto contractual fue por concepto de Medico General,… por tal razón esta Área… no puede reconocer el pago de lo solicitado en su petición tales como, Auxilio de cesantías, intereses de cesantías, primas, auxilio de transporte, vacaciones, devolución de pago de la seguridad social integral… puesto que no existió un contrato de trabajo…».

Así las cosas, la discusión se contrae en establecer si el extravío de la documentación que reposaba en la oficina de contratos de la entidad accionada, en la que se encontraban los contratos de prestación servicio de los años 2007 al 2009, constituye razón suficiente para no responder la totalidad de las peticiones realizadas por el promotor del amparo.

Al respecto, se debe precisar que cuando una entidad tenga dificultades para suministrar la información solicitada, ya sea porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar la solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir los documentos del solicitante; si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.( sentencia T-926/13).

Bajo ese contexto, es deber de quienes tienen bajo su custodia documentos, ordenar su reconstrucción, en caso de que aquellos sean objeto de destrucción o perdida, en tanto, disponen de la información contenida en archivos y bases de datos, necesaria para acceder al goce efectivo de otros derechos fundamentales, que en este caso son de carácter laboral.

Igualmente, en sentencia T-558 de 2007, la Corte Constitucional se refirió de manera concreta al deber de las entidades públicas de conservar y custodiar los documentos su cargo de la siguiente manera: “Es deber legal de toda entidad pública la conservación, guarda y custodia de los documentos que ella misma produce, para la Sala es claro que el desorden y descuido administrativo con que se mantengan los archivos documentales, no puede constituirse en justificación razonable para impedir el ejercicio del derecho que tiene una persona a que la entidad ante la cual reclama una prestación pensional le dé respuesta de fondo a su petición, como una clara manifestación de la resolución definitiva de su solicitud.” En ese orden, sin restarle validez a lo afirmado por la accionada, respecto a la imposibilidad de precisar la información solicitada por el extravío mencionado, y a la apertura de la indagación preliminar sobre el mismo, ello no la exonera de cumplir con su obligación de emitir un pronunciamiento frente a la solicitud que realizó el promotor del amparo, o si es del caso de realizar las gestiones pertinentes para poder proporcionarlo, verbigracia, iniciar la reconstrucción de los documentos en caso de ser posible.

En consecuencia, esta sala prohíja las consideraciones vertidas por el juez constitucional de primera instancia, en cuanto a la normativa aplicable para la reconstrucción de los documentos, en tanto debe ceñirse a lo dispuesto por el artículo 126 del Código General del Proceso, que aunque se refiere a la de los expedientes en procesos judiciales, por vía jurisprudencial se ha aplicado para los mismos efectos ante las autoridades administrativas.

Por lo anterior, se confirmará el fallo impugnado ya que según pronunciamientos reiterados por esta Sala cuando se omite la respuesta oportuna, clara y precisa de los requerimientos presentados ante cualquier entidad, la garantía de quien lo pretende queda insatisfecha, como evidentemente sucedió en el presente asunto. V. DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE:

PRIMERO: CONFIRMAR el fallo impugnado SEGUNDO: NOTIFICAR a los interesados telegráficamente o por cualquier otro medio expedito.

TERCERO: REMITIR el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Cópiese, notifíquese, publíquese y cúmplase. JORGE LUIS QUIROZ ALEMÁN Presidente de la Sala GERARDO BOTERO ZULUAGA JORGE MAURICIO BURGOS RUIZ FERNANDO CASTILLO CADENA CLARA CECILIA DUEÑAS QUEVEDO RIGOBERTO ECHEVERRI BUENO LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS PAGE 6