CORTE SUPREMA DE JUSTICIA PAGE Radicación n.° 68665 RIGOBERTO ECHEVERRI BUENO Magistrado ponente STL13466-2016 Radicación n.° 68665 Acta 34 Bogotá, D.C., catorce (14) de septiembre de dos mil dieciséis (2016) Resuelve la Corte la impugnación interpuesta contra el fallo proferido el 11 de agosto de 2016 por la SALA LABORAL DEL TRIBUNAL SUPERIOR DE CÚCUTA, dentro de la acción de tutela formulada por GLORIA NUBIA PICO RIVERA contra la POLICÍA NACIONAL, DEPARTAMENTO DE POLICÍA NORTE DE SANTANDER.
I.
ANTECEDENTES La señora Gloria Nubia Pico Rivera, por conducto de apoderado, presentó acción de tutela con el fin de que se protegiera su derecho fundamental de petición «en conexidad con el debido proceso y el libre acceso a la administración de justicia». Señaló que el 11 de julio de 2016 formuló un derecho de petición a la Policía del Norte de Santander - Sanidad DENOR, por medio del cual solicitó que se reconociera la existencia de una relación laboral y, en consecuencia, el auxilio de cesantía, intereses a la cesantía, primas legales, auxilio de transporte, vacaciones y aportes al sistema de seguridad social, por haberse desempeñado como médico general; que en esa misma fecha, solicitó que le expidieran copia de los contratos suscritos, que incluyeran su valor, fechas de inicio, terminación y horas diarias.
Afirmó que, mediante el oficio S-2016_ARSAN-JEFAT 29 del 1º de agosto de 2016, le respondieron que en la dependencia existían 6 contratos, de los cuales le fue entregada copia en medio magnético y, en relación con los que estaban comprendidos en la vigencia 2007 a 2009, le manifestaron que no era posible «confirmar ni aclarar dicha información», debido a que los archivos de ese periodo habían sido extraviados, hecho que era materia de investigación en la Oficina de Control Interno del Departamento de Norte de Santander.
Sostuvo que la anterior respuesta no satisfacía de fondo su petición, porque la accionada tenía el deber de reconstruir los documentos y que requería dicha información para promover una demanda ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo. Con fundamento en lo expuesto, solicitó que se ordenara a la autoridad accionada que diera respuesta inmediata y de fondo a su petición y, en caso de que argumentara el extravío de los documentos, ordenara su reconstrucción. II.
TRÁMITE Y DECISIÓN DE INSTANCIA Por auto del 4 de agosto de 2016, la Sala Laboral del Tribunal Superior de Cúcuta admitió la acción de tutela y ordenó su notificación a la parte accionada con el fin de que ejerciera el derecho de defensa; de igual forma vinculó al Comandante de la Policía Nacional del Norte de Santander, al Jefe de Área de Sanidad, al Jefe de Talento Humano de la Policía Nacional del Norte de Santander y al Jefe del Grupo de Contratos del Área de Sanidad.
El Jefe (E) del Área de Sanidad DENOR del Departamento de Policía del Norte de Santander sostuvo que había dado respuesta a las solicitudes presentadas por la accionante; en ese sentido, indicó que el 1º de agosto de 2016 le manifestó que su vinculación con la entidad había sido de carácter contractual bajo la modalidad de prestación de servicios, según las normas de la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, razón por la cual no era procedente reconocer los pagos solicitados.
En torno a la copia de los contratos de las vigencias 2007 a 2009, le indicó que no era posible suministrarlos debido a que los documentos de la Oficina de Contratos habían sido extraviados, lo que condujo a la apertura de una investigación disciplinaria; que de igual forma, le entregó copia de los 6 contratos que reposaban en la entidad y una certificación sobre su vinculación; por último, manifestó que había dado una respuesta clara, concreta y congruente y que no podía ser obligada a lo imposible, razón por la cual pidió que se denegara la solicitud de amparo.
Mediante providencia del 11 de agosto de 2016, la Sala que conoció este asunto en primer grado, resolvió:
PRIMERO: TUTELAR el derecho fundamental de petición de la señora GLORIA NUBIA PICO RIVERA y en consecuencia, ORDENAR al Teniente CESAR EMILIO GUINAND RIVERA en su calidad de JEFE (E) ÁREA DE SANIDAD DENOR, al JEDE (sic) DE TALENTO HUMANO DE LA POLICÍA NACIONAL DE NORTE DE SANTANDER y al TENIENTE AMARU MEDINA BERMÚDEZ en su calidad de JEFE GRUPO CONTRATOS ÁREA DE SANIDAD – DENOR, o quien haga sus veces que en un término de veinticuatro (24) horas, contadas a partir de la notificación de la presente sentencia, si no lo han hecho aún, inicien la reconstrucción del archivo público que contiene la historia laboral de la señora GLORIA NUBIA PICO RIVERA, generando una decisión concreta, clara y de fondo sobre lo pretendido por la accionante en los derechos de petición presentados el día once (11) de julio de dos mil dieciséis (2016), dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación de este fallo, conforme a la parte considerativa de esta sentencia. Consideró que la excusa presentada por la accionada en relación con la información extraviada no era un obstáculo para que emitieran una respuesta clara y de fondo en relación con sus pretensiones y que el mal manejo que le había dado a la información requerida era una falla de la autoridad que no podía atribuírsele a la accionante.
III. IMPUGNACIÓN El Jefe del Área de Sanidad DENOR del Departamento de Policía del Norte de Santander impugnó la decisión de primera instancia conforme a los argumentos iniciales; agregó que en su dependencia no existía ningún documento que indicara que la accionante hubiese estado contratada durante los años 2007 a 2009, y que aquella podía acudir a una instancia judicial con el fin de que se acreditara la relación laboral a través de los diferentes medios de prueba.
IV. CONSIDERACIONES La pretensión de la accionante se encaminó a que se ordenara al Área de Sanidad del Departamento de Policía de Norte de Santander que diera respuesta de fondo a la petición presentada el 11 de julio de 2016, en la cual requirió que se le entregara copia de los contratos de prestación de servicios suscritos desde el 4 de mayo de 2007 hasta el 30 de marzo de 2016, en la que constara el número de los contratos, las fechas de inicio y terminación, las horas diarias y su valor; así como una certificación del tiempo en el que había laborado al servicio de la dependencia por medio de contratos de prestación. Señaló también que por medio del oficio S-2016 037607 del 15 de julio de 2016, la accionada dio respuesta a la petición, pero ésta no había sido de fondo, puesto que, aunque le habían suministrado copia de 6 contratos, no le entregaron los suscritos entre los años 2007 a 2009, bajo el argumento de que esa información se había extraviado.
En orden a resolver la controversia, debe tenerse en cuenta que el artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se regula el derecho fundamental de petición, señaló: (…) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.
(…) Parágrafo. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en la ley expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
(Subraya fuera de texto) En este caso, si bien la autoridad accionada expresó las razones que en ese momento le impedían suministrar las copias solicitadas, omitió el deber que le asistía de informarle el plazo en que podría otorgarle una respuesta de fondo, que, de acuerdo con la norma indicada no puede exceder del doble del inicialmente previsto; así como dar inicio al proceso de reconstrucción, en armonía con las normas que regulan la obligación de conservación de los archivos públicos.
En efecto, el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 establece que las autoridades que se encuentren a cargo de los archivos públicos son responsables de su organización y conservación y el artículo 27 del mismo estatuto estipuló que: «Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley».
En el mismo sentido, el Acuerdo 007 del 15 de octubre de 2014, expedido por el Archivo General de la Nación, publicado el 23 de octubre del mismo año, reguló el proceso de reconstrucción de los expedientes que deben seguir las entidades del Estado y que, según su artículo 3, aplica para aquellos que «se han deteriorado, extraviado o se encuentran incompletos, para lograr su integridad, autenticidad, originalidad y disponibilidad».
(Subraya fuera de texto). De igual forma, en cuanto a la reconstrucción de los expedientes, el precitado acuerdo ordena: Artículo 7º Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. De Inmediato informar, a la Entidad propietaria de la información, de lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección y/o subsección que tenga a su cargo el expediente, al Secretario General o el funcionario de igual o superior jerarquía. 2.
Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado. 3. Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5° del presente Acuerdo, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente. 4. Investigación por pérdida de expediente, que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que se debe reconstruir. 5.
Los Secretarios Generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan. 6. Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo.
ARTÍCULO 8 °. Requerimiento a terceros. Cuando se identifique en los diferentes instrumentos archivísticos que la información para la reconstrucción de los expedientes se encuentra en poder de terceros, el funcionario competente solicitará a quién la tiene en su poder, expida copia autentica o copia con la anotación que "el documento es fiel copia del que reposa o se encuentra en sus archivos", para que forme parte del expediente reconstruido.
ARTÍCULO 9 °. Práctica de pruebas. El funcionario competente, practicará las pruebas que estime conducentes y pertinentes, conforme lo reglamentado en el Código de Procedimiento Civil o en su defecto el Código General del Proceso, con el fin de lograr la integridad, veracidad y autenticidad de la información contenida en los expedientes. La práctica de pruebas puede consistir en visitas de inspección a archivos y/o sistemas de información donde se pueda encontrar información que sea pertinente para la correspondiente reconstrucción. En ese sentido, el Estado debe garantizar el acceso a la información, salvo que se encuentre sometida a reserva legal u otra excepción autorizada en la ley; y, en los casos en que ésta ha sido objeto de destrucción, tal contingencia obliga a las autoridades al agotamiento previo de un procedimiento reglado para solventar su pérdida, de tal manera que para satisfacer el derecho reclamado, lo procedente es ordenar que se surta la actuación en la forma señalada por el Tribunal.
Por consiguiente, se confirmará la decisión de primera instancia. V. DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, RESUELVE 1.- Confirmar el fallo impugnado, conforme a lo expuesto en la parte motiva de esta providencia. 2.- Enterar de esta decisión a los interesados en la forma prevista en el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991. 3.- Remitir el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión. Cópiese, notifíquese, publíquese y cúmplase.
JORGE LUIS QUIROZ ALEMÁN Presidente de Sala GERARDO BOTERO ZULUAGA JORGE MAURICIO BURGOS RUIZ FERNANDO CASTILLO CADENA CLARA CECILIA DUEÑAS QUEVEDO RIGOBERTO ECHEVERRI BUENO LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS PAGE 10