Radicación n.° 11001-02-03-000-2025-02562-00 HILDA GONZÁLEZ NEIRA Magistrada Ponente STC8693-2025 Radicación n.° 11001-02-03-000-2025-02562-00 (Aprobado en sesión de once de junio de dos mil veinticinco) Bogotá D.C., once (11) de junio de dos mil veinticinco (2025). Se resuelve la tutela que la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia como Administradora del Fondo Nacional del Café, instauró contra la Sala Civil del Tribunal Superior y el Juzgado Cuarto Civil del Circuito, ambos del Distrito Judicial de Bogotá, extensiva a los demás intervinientes en el consecutivo 2001-00890.

ANTECEDENTES 1.- La libelista, por medio de apoderado, invocó la protección de los derechos al « debido proceso por defecto procedimental por exceso ritual manifiesto y acceso a la administración de justicia », para que se ordenara «revocar la decisión tomada por el Juzgado Cuarto (04) Civil del Circuito de Bogotá, mediante auto del del ocho (08) de julio de 2024, confirmada por la Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá mediante auto del veintiséis (26) de marzo de 2025» y, en consecuencia, se procediera a «la admisión de la subsanación y proceder a librar mandamiento de pago, de conformidad con la demanda y su subsanación».

En apoyo señaló que como el Juzgado Cuarto Civil del Circuito de Bogotá inadmitió la demanda ejecutiva que promovió contra la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales y otros - n.° 2001-00890 - (16 may. 2024), el día 24 siguiente, « encontrándose dentro del término », presentó escrito de subsanación a las 12:40 p.m.; dicha autoridad, solicitó «con la única finalidad de facilitar la lectura e incorporación en el expediente digital, se envíe, en un solo archivo PDF, nuevamente», carga que atendió «a las 5:00 pm» de ese mismo día. No obstante, el despacho «rechazó la demanda bajo el argumento de que el escrito de subsanación, si bien se arrimó el día 24 de mayo de 2024, se allegó en horario no hábil por lo que se entiende recibido el día siguiente de su presentación, conforme a lo dispuesto en el art. 24 del Acuerdo PCSJA21-11840 del 26 de junio de 2021» (8 jul. 2024); determinación que atacó en reposición y apelación, pero aquél la mantuvo incólume (4 nov. 2024) y el superior la convalidó (26 mar. 2025).

Criticó dichas resoluciones, porque en su opinión: i.- «se configura un defecto fáctico por valoración irrazonable de la prueba, en la medida en que el despacho judicial desconoció la validez de una actuación procesal presentada a las 5:00 p.m., pero recepcionada formalmente a las 5:01 p.m., por razones que no fueron atribuibles al accionante.

Esta interpretación estrictamente literal del horario de radicación implica una aplicación desproporcionada y formalista de la norma procesal, que ignora tanto el contexto fáctico como los principios rectores del debido proceso»: ii.- «la autoridad judicial incurre en una interpretación aislada y fragmentaria del precepto normativo aplicable, desconociendo el deber de realizar una lectura sistemática e integral del ordenamiento jurídico.

Al limitarse exclusivamente al tenor literal de una disposición —en este caso, el horario límite de radicación de escritos—, se omite el análisis de otras normas y principios constitucionales y legales que también deben orientar la decisión, como los de debido proceso, acceso a la administración de justicia, buena fe, razonabilidad y proporcionalidad». iii.- Se incurrió en « exceso de ritual manifiesto » porque «con base en el precedente STC13728-2021, no puede considerarse extemporáneo un memorial radicado exactamente a las 5:00 p.m., pues hacerlo constituiría un exceso ritual manifiesto, contrario al mandato constitucional de dar prevalencia al derecho sustancial sobre las formas». 2.- El Tribunal Superior de Bogotá defendió la legalidad de su obrar remitiéndose a las reflexiones de la providencia censurada.

El Juzgado Cuarto Civil del Circuito de Bogotá dijo estarse a lo decidido en esta senda especial. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales se opuso al auxilio. CONSIDERACIONES 1.- Aunque la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia reprocha también los interlocutorios expedidos el 8 de julio de 2024 y 4 de noviembre de 2024, el análisis de la Sala se circunscribirá al proferido en segunda instancia (26 mar.) por ser el que definió el asunto.

Advertido lo anterior, de entrada, se anuncia el éxito de la salvaguarda, toda vez que la Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá incurrió en vía de hecho. Ello, porque al ratificar el proveído de 8 de julio de 2024 dictado por el Juzgado Cuarto Civil del Circuito capitalino, que «rechazó la demanda » incoada por la gestora, no examinó los planteamientos de esta, relacionados con el envío «oportuno » del memorial de subsanación, así como las pruebas anexadas para dicho fin.

Para arribar a dicha conclusión, la Corporación cuestionada destacó que si bien, « la demandante sostuvo haber remitido la subsanación de la demanda el 24 de mayo de 2024 a las 12:40 pm y a las 5:00 pm, al cotejar esta afirmación con el expediente, se determina que el segundo de los escritos resulta extemporáneo, toda vez que fue recibido a las 5:01 pm, cuando el despacho judicial ya había cerrado ».

Al respecto, puntualizó: «no es posible dar flexibilidad al término de cinco (5) días para subsanar la demanda a fin de considerar ese documento, ya que tanto el canon 109 de la normativa procesal como la jurisprudencia citada indican que los memoriales se entienden oportunamente allegados si son recibidos antes del cierre del juzgado el día del vencimiento, a menos de que se prueben falencias técnicas o circunstancias anómalas que retardaran o impidieran su recepción, lo cual ni siquiera se alegó en el presente caso.

En este contexto, esta magistratura hizo lo suyo para corroborar los archivos remitidos en el correo electrónico de las 12:40 pm y, evidenció que, en efecto, al ingresar a los documentos allegados en esa oportunidad emerge una ventana de Google Drive con el encabezado de “Lo sentimos, el archivo que has solicitado no existe”. (…) Por consiguiente, pronto se advierte la necesidad de confirmar el proveído apelado, en tanto: i) los archivos digitales contenidos en el mensaje de datos enviado a las 12:40 pm no son visibles; y ii) la comunicación recibida a las 5:01 pm fue extemporánea. 2.- Tal escenario, sin duda, muestra que el iudex plural confutado, además de interpretar de manera irreflexiva las normas que disciplinan el tema, ninguna disquisición hizo en torno a por qué no se abrían paso las alegaciones de la apelante y los elementos de convicción que adosó tendientes a demostrar la presentación –que no recepción-, oportuna del escrito de subsanación. Máxime, cuando, en la apelación, la precursora a más de exponer los argumentos por los cuales, de acuerdo con la jurisprudencia de esta Corte, para cuando radicó el memorial requerido por el Juzgado, el término no había fenecido, adosó prueba documental en la que se evidenció: Sin embargo, nótese cómo, sin más análisis, el Tribunal se limitó a indicar que «el segundo de los escritos resulta extemporáneo, toda vez que fue recibido a las 5:01 pm, cuando el despacho judicial ya había cerrado», sin adoptar las medidas necesarias para desatar adecuadamente la situación sometida a su escrutinio, esto es, determinar si la presentación del escrito fue o no oportuna.

Esta Corte ha dicho, que: A propósito de los deberes asignados a cada litigante en función de perseguir sus postulaciones, el artículo 109 ibídem pregona que «los memoriales podrán presentarse y las comunicaciones transmitirse por cualquier medio idóneo», así como que el «secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba », y los «memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término» (subrayas propias).

Se sigue, entonces, que por regla general cuando la «carga procesal de la parte» consiste en la radicación de un escrito, la mism[a] está supeditada a que sea recibido en tiempo en el estrado correspondiente, bien sea en forma física o telemática. No obstante, tratándose del segundo modo es factible que durante el proceso comunicacional se presenten situaciones que hagan creer al remitente que el mensaje de datos fue enviado, pero no llegó al buzón destinatario.

Evento en el cual el juzgador debe establecer, de cara a la evidencia recopilada y a las particularidades del caso, si la causa de la falencia técnica escapa de la órbita de manejo y alcance del ciudadano, ya que si realizó las gestiones a su cargo en aras de «remitir los memoriales» por correo electrónico sin que la entrega se concrete por razones ajenas a su dominio, por ejemplo falta de espacio en el buzón del despacho, bloqueos del sistema, etc., mal haría la administración de justicia en sancionarlo con base hechos de los cuales no tuvo control ni injerencia, por la necesaria aplicación del principio ad impossibilia nemo tenetur.(negrilla y subraya fuera de texto).

En conclusión, cuandoquiera que las condiciones específicas del asunto reflejen que a pesar de la diligencia empleada por la parte para «enviar» sus misivas tempestiva y correctamente, no se logre el cometido por cuestiones propias del sistema al momento de la recepción que no le son atribuibles, se impone una mirada reflexiva del iudex en orden a determinar si la ruptura en la «comunicación» puede o no representar una consecuencia adversa para el remitente.

Máxime cuando el servidor web ni siquiera avisó al interesado de tal deficiencia (CSJ, STC8584-2020, 15 oct., 2020-02660-00 reiterada en STC3980-2023). Así las cosas, como el Tribunal enjuiciado no adoptó las medidas necesarias para resolver de manera adecuada el asunto bajo su conocimiento, se impone la concesión del auxilio para que independientemente que el nuevo análisis que se adelante frente a la problemática sometida a escrutinio, pueda llegar a variar o no la providencia reprochada, aquél ha de cumplir la carga que le impone la ley de definir el caso «motivando» y «justificando amplia, clara, suficientemente y en debida forma su decisión».

Sobre dicho tópico, esta Corporación ha esbozad: (…) la motivación de las [providencias judiciales] constituye imperativo que surge del debido proceso, cuya finalidad consiste en brindar el derecho a las partes e intervinientes de asentir o disentir de la actividad intelectual desplegada por el juez natural frente al caso objeto de controversia, razón por la cual ésta debe ser, para el caso concreto, suficiente, es decir, ‘(…) la función del juez tiene un rol fundamental, pues no se entiende cumplida con el proferimiento de una decisión que resuelva formalmente, el asunto sometido a su consideración. […] ‘la función del juez radica en la definición del derecho y uno de los principios en que se inspira reside en el imperativo de que, sin excepciones, sus providencias estén clara y completamente motivadas.

La obligatoriedad e intangibilidad de las decisiones judiciales proviene de la autoridad que les confiere la Constitución para resolver los casos concretos, con base en la aplicación de los preceptos, principios y valores plasmados en la propia Carta y en las leyes, y de ninguna manera emanan de la simple voluntad o de la imposición que pretenda hacer el juez de una determinada conducta o abstención, forzosa para el sujeto pasivo del fallo’ sentencia de 22 de mayo de 2003, Exp. 00526-01 (STC5650-2017, reiterada en STC1521-2021, STC4734-2022, STC1855-2023 y STC12936-2024). 3.- Ergo, se accederá al ruego.

DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, en Sala de Casación Civil, Agraria y Rural, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la Constitución,

RESUELVE

PRIMERO: CONCEDER el amparo al debido proceso de la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia SEGUNDO: En consecuencia, DEJAR sin valor y efectos el auto expedido el 26 de marzo de 2025 por la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, en el proceso n.° 2001-00890.

TERCERO: ORDENAR a la Sala Civil del Tribunal Superior de Bogotá, que en el término de diez (10) días siguientes al enteramiento de este proveído, en la causa objetada, resuelva nuevamente el recurso de apelación interpuesto contra el 8 de julio de 2024, teniendo en cuenta los parámetros aquí consignados.

CUARTO: Comuníquese por el medio más ágil y, de no impugnarse este fallo, remítase el expediente a la Corte Constitucional para su eventual revisión.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE HILDA GONZÁLEZ NEIRA Presidenta de Sala MARTHA PATRICIA GUZMÁN ÁLVAREZ FERNANDO AUGUSTO JIMÉNEZ VALDERRAMA OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE FRANCISCO TERNERA BARRIOS 6