Radicación n° 11001-22-10-000-2025-00088-01 F OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE Magistrado ponente STC4151-2025 Radicación nº 11001-22-10-000-2025-00088-01 (Aprobado en sesión veintiséis de marzo de dos mil veinticinco) Bogotá D.C., veintisiete (27) de marzo de dos mil veinticinco (2025). De conformidad con el Acuerdo n° 034 de 16 de diciembre de 2020 de esta Corporación y en aras de cumplir los mandatos destinados a proteger la intimidad y bienestar de los niños, niñas y adolescentes, en providencia paralela a esta los nombres de las partes involucradas en el presente asunto serán reemplazados por otros ficticios a fin de evitar la divulgación real de sus datos.
Advertido lo anterior, se dirime la impugnación del fallo de 7 de febrero de 2025 proferido por la Sala de Familia del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, en la tutela que Miguel Balbuena, en representación de su hija Valentina Balbuena, contra la Procuraduría Doscientos Treinta y Cinco Judicial I para la Defensa de los Derechos de la Infancia, la Adolescencia, la Familia y las Mujeres y el Jefe de Gestión Humana de la Procuraduría General de la Nación, con vinculación del Ministerio de Relaciones Exteriores.
ANTECEDENTES 1.- El activante pidió que se proteja su derecho fundamental de petición, así como el de su menor hija, presuntamente vulnerado por la entidad accionada y, en consecuencia, se dé respuesta de fondo a la solicitud que instauró el pasado 25 de noviembre de 2024. Como fundamento, el actor sostuvo que adelantó una conciliación extrajudicial tendiente a definir la custodia, cuidado personal, fijación de cuota de alimentos y regulación de visitas de la menor, (20 nov. 2024), documento que intentó apostillar ante la Cancillería bajo el radicado No. 5241121781515, y el cual, posteriormente, fue rechazado porque la firma de la procuradora que suscribió el acta no estaba registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
(20 nov. 2024). Ante este escenario, indicó que requirió a la conciliadora Clara López para que dispusiera el registro o actualización de su rúbrica en la entidad mencionada, con el fin de asegurar que se completara de manera satisfactoria el trámite de apostilla. El requerimiento en comento la asumió el jefe de Gestión Humana de la Procuraduría General de la Nación, quien el 9 de diciembre anterior expidió constancia de que la inscripción de la funcionaria plasmada en el escrito conciliatorio «tiene similitud caligráfica con la que aparece en el acta de posesión que reposa en su historial laboral ».
Con dicha certificación radicó nuevamente la solicitud, pero fue negada, razón por la cual acudió ante los funcionarios del máximo organismo del Ministerio Público (17 dic. 2024, 17 y 20 de enero de 2025), sin que a la fecha de radicación de este ruego (24 ene. 2025) haya obtenido respuesta. Se dolió de que la falta de gestión de los accionados repercutiera en la vulneración de los derechos superiores de la menor, en tanto sin la apostilla respectiva le es imposible adelantar los tramites de nacionalización de la menor ante las autoridades españolas. 2.- La Procuraduría General de la Nación, luego de hacer el recuento de las actuaciones allí adelantadas, instó la denegación del amparo porque «con los soportes allegados por la División De Gestión Humana de la Secretaría General, se acreditan las gestiones efectuadas para superar la situación expuesta por la parte accionante; por lo que en el presente caso se configura un hecho superado (…)».
Por su parte, el Ministerio de Relaciones Exteriores informó que «el Artículo 3 de la Resolución 1959 de 2020, sobre el REGISTRO DE FIRMA, establece que, todo servidor público o particular en ejercicio de funciones públicas que suscriba o certifique documentos que deban surtir efectos legales en el exterior, tendrá que registrar y/o actualizar, según el caso, su firma manuscrita ante el Ministerio de Relaciones Exteriores e informar cuando se retire del servicio, se presenten modificaciones en el cargo por él desempeñado o por cambio de Entidad (…)». 3.- El Tribunal de procedencia negó el resguardo porque consideró que se configuró el hecho superado. 4.- El tutelante presentó impugnación y reiteró que la vulneración continúa porque, «[s]i bien es cierto, que mediante comunicación del 24 de enero de 2025, al doctor OSCAR ROMERO –Jefe División de Gestión Humana de la procuraduría general de la nación, le fue aprobado el registro de la firma electrónica en la Cancillería de Colombia, al momento de realizar el apostille de la conciliación bajo el número de radicado 52529621819 se me indica nuevamente que la firma de la doctora CLARA LÓPEZ, debe ser registrada en la base de datos de la página de la Cancillería de Colombia, para verificar la veracidad de la misma (…).
De acuerdo a respuesta por parte de la Cancillería (…), atendiendo el fallo proferido por el TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE BOGOTÁ, D.C. SALA DE FAMILIA el 07 de febrero de 2025 frente a la tutela 2025-00088-00, en la defensa se aduce que debe ser suscrito por el Doctor OSCAR ROMERO jefe División de Gestión Humana. En consecuencia, tan pronto este Ministerio reciba el documento con los requisitos establecidos y firmados por el doctor Millán, esta oficina emitirá la apostilla del documento solicitado”». 5.- La Sala decretó prueba de oficio por medio de auto de 12 de marzo de 2025, donde precisó allegar a esta Corporación todas las respuestas emitidas por la entidad accionada, así como el fundamento del rechazo del trámite de apostilla por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.
La encartada se pronunció y señaló que, estando dentro de los términos dispuestos en la ley, contestó las peticiones instauradas por el actor; adicionalmente, remitió todos los documentos relacionados a la presente diligencia. Análogamente, la Cancillería realizó el traslado de las solicitudes rechazadas y añadió que, «si el documento objeto de apostilla viene certificado o avalado por el Doctor OSCAR ROMERO – Jefe división de Gestión Humana de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, se emitirá la apostilla solicitada».
Por último, el gestor reiteró la transgresión a sus derechos y los de su menor hija, hasta tanto no se concrete la certificación internacional pedida. CONSIDERACIONES 1. El veredicto recurrido será revocado parcialmente, por cuanto si bien se configuró una carencia actual de objeto por hecho superado, en lo que respecta a la protección del derecho de petición, se hace imperativo amparar los derechos fundamentales de la menor involucrada, en específico, el de su personalidad jurídica. 1.1.
La queja medular del gestor radica en que no se ha dado respuesta de fondo a su pedimento, toda vez que la procuradora Clara López, quien suscribió el documento de la audiencia de conciliación extrajudicial que se pretende apostillar, no ha registrado su firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y por esta razón la entidad en comento ha rechazado todos los documentos cargados a la página web.
De ahí que, se haga imperioso recordar que la Carta Política en su artículo 23 establece el derecho de toda persona a presentar peticiones ante las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener su pronta resolución. Solicitudes que, de conformidad con la Ley 1755 de 2015, deben ser resueltas, de manera congruente, de fondo, de forma clara y salvo norma especial en contrario, «dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción».
En efecto, revisadas las diligencias, fue verificado que el promotor del amparo radicó peticiones ante el máximo organismo del Ministerio Público el 27 de noviembre, 2 y 7 de diciembre de 2024 y posteriormente los días 17 y 20 de enero de 2025, con el fin de que se materializara el apostillaje del acta de conciliación extrajudicial No. 048-2024 de 20 de noviembre de 2024.
Frente a tales pedimentos, la autoridad requerida no solo dio respuesta a las solicitudes instauradas por el accionante, el 9 de diciembre de 2024 y 29 de enero de 2025, sino que en tales pedimentos, a su vez, adelantó el registro de la firma del jefe de la División de Gestión Humana de la Procuraduría General de la Nación ante la Cancillería, lo que implica que tal estamento atendió lo solicitado, en ejercicio de sus funciones.
Situación distinta es que « el impulsor no comparta la manera en la que se efectuó esa actividad, lo cual no implica, por sí, una lesión ius fundamental en lo que a tal derecho respecta ». (CSJ STC424-2025) Bajo este panorama, se configura un hecho superado, en la medida en que «(…) una vez desaparecidos los actos u omisiones que motivaron la salvaguarda la tutela debe fracasar, [pues] ningún sentido tiene que (…) se imparta cualquier tipo de orden en relación con unas circunstancias que en el pasado hubieran podido configurarse pero que, en este momento procesal, no existen o, cuando menos, presentan características diferentes a las iniciales» (STC 4943-2019, citada en STC 4309-2021, entre otras). 1.2.
No obstante, en contraste con lo anterior, del examen del paginario y el requerimiento hecho al Ministerio de Relaciones Exteriores, está acreditado que el actor realizó múltiples trámites de apostilla en la página web de esta entidad, diligencias despachadas desfavorablemente en cada ocasión, incluso cuando el mismo aseveró que en una oportunidad aportó el respectivo certificado emitido por OSCAR ROMERO jefe División de Gestión Humana.
Ante tal devenir fáctico, se hace imperativo rememorar que, de conformidad con el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia y los artículos 8 y 9 del Código de Infancia y Adolescencia -relativos al interés superior y la satisfacción de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, así como su prevalencia y favorabilidad ante otros-, esta Sala ha enfatizado en la diligente y activa labor que deben desplegar los jueces de instancia al resolver sobre esas prerrogativas (CSJ, STC12297-2019, entre otras).
Por consiguiente, pese a que se puede entender protegido el derecho de petición en el asunto de la referencia, salta a la vista que las particularidades de la organización interna de la Procuraduría General de la Nación y los requisitos exigidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, han impedido la materialización del trámite de apostilla del acta de conciliación que zanjó lo relativo a la custodia, cuidado personal, fijación de cuota de alimentos y regulación de visitas en favor de Valentina Balbuena, niña menor de edad, sujeto de especial y prevalente protección constitucional.
Basta lo previamente esbozado para verificar la omisión del fallador de primera instancia, pues, por la literal y restrictiva interpretación que otorgó a las pretensiones del amparo, puede verse amenazado el derecho fundamental a la personalidad jurídica de la niña referida, «(…) conformado por los atributos de capacidad de goce, patrimonio, nombre, nacionalidad, domicilio y estado civil (…) » (se enfatiza) (CSJ STC13369-2021).
Lo anterior, dado que, conforme indicó el peticionario en el libelo, esta situación le impide a su hija recibir los beneficios que se desprenden de la ciudadanía española. De ahí que, si bien actualmente existe una certificación expedida por la entidad convocada, a través de la dependencia encargada, en esta únicamente se indicó que la firma de la funcionaria consignada en el acta de conciliación « tiene similitud caligráfica con la que aparece en el acta de posesión que reposa en su historial laboral ».
Dicha declaración, de conformidad con las negativas del Ministerio de Relaciones Exteriores, no satisface el requisito de certificar o avalar el documento para su trámite, pues esta dictaminó que «si el documento objeto de apostilla viene certificado o avalado por el Doctor OSCAR ROMERO – Jefe división de Gestión Humana de la PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, se emitirá la apostilla solicitada».
En consecuencia, la entidad accionada deberá dar aplicación a la Resolución 7943 de 2022 de 18 de octubre de 2022, «Por la cual se define “la firma autógrafa mecánica” y se modifican algunas disposiciones en materia de apostilla y legalización de documentos previstos en la Resolución 1959 de 2020», que a la letra dice: ARTÍCULO 1o. MODIFICAR.
Modifíquese el literal m) del artículo 2º de la Resolución 1959 de 2020, el cual quedará así: m) Firma autógrafa mecánica. Es aquella firma que corresponde a la reproducción fiel de la firma manuscrita como imagen y replicada de manera masiva por un sistema, impuesta en un documento electrónico que se puede verificar en línea a través de los canales digitales dispuestos por la entidad emisora.
ARTÍCULO 2 o. MODIFICAR. Modifíquese el artículo 5º de la Resolución 1959 de 2020, el cual quedará así: Validación de Firmas Autógrafas Mecánicas. La firma autógrafa mecánica para que pueda ser objeto del procedimiento de apostilla o de legalización debe ser validada por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores con la Entidad emisora del documento, sea que se trate de un documento que aparezca en la página Web o que se establezca su procedencia desde la Entidad emisora, a fin de determinar la autenticidad y origen del documento electrónico.
PARÁGRAFO. Los documentos con firmas autógrafas mecánicas podrán ser automatizados por interoperabilidad con la Entidad emisora en los casos que estén acompañados de la respectiva firma digital y metadatos. ARTÍCULO 3o. MODIFICAR. Modifíquese el numeral 4 del artículo 7o de la Resolución 1959 de 2020 el cual quedará así: 4. El documento digitalizado deberá contener de manera clara, visible y legible el nombre, cargo, entidad, fecha y firma manuscrita del servidor público o del particular en ejercicio de funciones públicas, incluido el documento autógrafo mecánico, el cual deberá tener validación en línea o digital cuando no se cuente con interoperabilidad con la entidad emisora.
Todo lo cual deberá estar acorde con lo registrado previamente en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, según lo dispuesto en el artículo 3o de la Resolución 1959 del 2020 sobre el registro de firma”. Pues bien, como el único funcionario habilitado para inscribir la firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores con fines de apostillaje es el jefe de la División de Gestión Humana de la Procuraduría General de la Nación, corresponde a dicho funcionario, en el ámbito de sus competencias y con fundamento en la norma antes trascrita, validar y/o certificar la multicitada acta de conciliación ante la Cancillería para que se surta el trámite correspondiente.
Con esas consideraciones, como el interés general del menor se encuentra en riesgo ante la imposibilidad de materializar la apostilla del acta de conciliación No. 048-2024 de 20 de noviembre de 2024, el fallo de primer grado será revocado parcialmente para amparar sus derechos fundamentales respecto de lo último analizado, en el sentido de ordenar al Jefe de la División de Gestión Humana de la Procuraduría General de la Nación, OSCAR ROMERO (o quien haga sus veces) que, en el marco de sus competencias, certifique y/o avale la multicitada acta con destino al Ministerio de Relaciones Exteriores.
Adicionalmente, tal certificación deberá ser remitida al accionante, para que este realice el trámite de autenticación ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, entidad que, una vez cumplidos los requisitos exigidos y allegada la certificación correspondiente, proceda con la apostilla del documento en los términos de ley. DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, en Sala de Casación Civil, Agraria y Rural, administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la ley, REVOCA PARCIALMENTE la sentencia de fecha, naturaleza y procedencia conocida.
En consecuencia, se dispone:
PRIMERO: CONCEDER el amparo constitucional del derecho a la personalidad jurídica de la menor aquí involucrada y ORDENAR al Jefe de la División de Gestión Humana de la Procuraduría General de la Nación, Oscar Romero (o quien haga sus veces), que dentro del término de de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir de la notificación de la presente determinación y en el marco de sus competencias, certifique y/o avale la multicitada acta de conciliación extrajudicial No. 048-2024 de 20 de noviembre de 2024, con destino al Ministerio de Relaciones Exteriores y conforme a las exigencias por ella precisada, documento que deberá remitir al accionante.
SEGUNDO: ORDENAR que el gestor, Miguel Balbuena, una vez recibida el acta de conciliación certificada y avalada, realice el trámite de apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, cumpliendo con los requisitos establecidos en la normatividad vigente.
TERCERO: ORDENAR al Ministerio de Relaciones Exteriores que, una vez recibida el acta de conciliación avalada por la Procuraduría General de la Nación, proceda con su apostilla en los términos de ley.
CUARTO: CONFIRMAR el fallo del tribunal en lo demás. Infórmese a los participantes por el medio más expedito y remítase el paginario a la Corte Constitucional para su eventual revisión.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE HILDA GONZÁLEZ NEIRA Presidenta de Sala MARTHA PATRICIA GUZMÁN ÁLVAREZ FERNANDO AUGUSTO JIMENEZ VALDERRAMA OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE FRANCISCO TERNERA BARRIOS 7 F OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE Magistrado ponente STC4151-2025 Radicación nº 11001-22-10-000-2025-00088-01 (Aprobado en sesión veintiséis de marzo de dos mil veinticinco) Bogotá D.C., veintisiete (27) de marzo de dos mil veinticinco (2025).
De conformidad con el Acuerdo n° 034 de 16 de diciembre de 2020 de esta Corporación y en aras de cumplir los mandatos destinados a proteger la intimidad y bienestar de los niños, niñas y adolescentes, en providencia paralela a esta los nombres de las partes involucradas en el presente asunto serán reemplazados por otros ficticios a fin de evitar la divulgación real de sus datos.
Advertido lo anterior, se dirime la impugnación del fallo de 7 de febrero de 2025 proferido por la Sala de Familia del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, en la tutela que Miguel Balbuena, en representación de su hija Valentina Balbuena, contra la Procuraduría Doscientos Treinta y Cinco Judicial I para la Defensa de los Derechos de la Infancia, la Adolescencia, la Familia y las Mujeres y el Jefe de Gestión