CARLOS ROBERTO SOLÓRZANO GARAVITO Magistrado Ponente ATP1404-2023 Radicación No.: 133838 Acta 208 Bogotá D. C., siete (7) de noviembre de dos mil veintitrés (2023). VISTOS Seria del caso resolver la impugnación interpuesta por el CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LOS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE PENAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD DEL DISTRITO JUDICIAL DE CÚCUTA, frente al fallo proferido el 29 de septiembre de 2023 por la SALA PENAL DEL TRIBUNAL SUPERIOR DEL DISTRITO JUDICIAL DE VALLEDUPAR, mediante el cual tuteló los derechos fundamentales de acceso a la administración de justicia y de petición, invocados por LUIS ANTONIO SALAS GALVIS dentro de la acción constitucional interpuesta contra el CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 2 LOS JUZGADOS DE EJECUCIÓN DE PENAS Y MEDIDAS DE SEGURIDAD DE SEGURIDAD DE VALLEDUPAR, si no fuera porque se observa que se incurrió en un vicio de nulidad insubsanable en el trámite del proceso constitucional.

Al trámite se vinculó a los Juzgados 1°, 2°, 3° y 4 de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar, la Coordinación de Procuradores Judiciales en lo Penal de Valledupar, el Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, los Juzgados 1°, 2°, 3°, 4°, 5° y 6° de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, las Direcciones Ejecutivas Seccionales de Administración Judicial del Cesar y de Norte de Santander y Arauca y los Presidentes de los Consejos Seccionales de la Judicatura de ambos distritos.

ANTECEDENTES Así los expuso la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Valledupar: “…En el escrito de tutela, señaló el accionante que, el veintinueve (29) de mayo de la presente anualidad, envió una solicitud formal al Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar, solicitando la asignación de un juez de ejecución de penas o que le resolvieran su libertad, sin que haya recibido respuesta alguna, a pesar de haber reiterado su requerimiento el dos (02) de agosto de la calenda.

Con fundamento a lo anteriormente expuesto, el accionante solicitó el amparo de su derecho petición y acceso a la CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 3 administración de justicia, en consecuencia, se ordene al Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar y/o a quien le corresponda, dar respuesta a la petición que elevara en anterior oportunidad…” EL FALLO IMPUGNADO La Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Valledupar tuteló los derechos fundamentales de LUIS ANTONIO SALAS GALVIS, ya que no evidenció que se respondieran los requerimientos elevados por el aquí accionante.

Como consecuencia, dispuso: Primero. – Conceder el amparo constitucional invocado por el señor Luis Antonio Salas Galvis, respecto a su derecho fundamental al acceso a la administración de justicia, conforme a las consideraciones expuestas en la parte motiva de esta decisión. Segundo. – Ordenar al Secretario del Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta a que, dentro de los veinte (20) días siguientes a la notificación del presente fallo, si no lo ha hecho aún, adelante las gestiones pertinentes para lograr que el expediente de radicado No. 54001318700320090040400, con condena en contra del señor Luis Antonio Salas Galvis, sea idóneo respecto a los lineamientos establecidos por el Protocolo II, del Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020, con actualización a fecha del dieciocho (18) de febrero de dos mil veintiuno (2021), expedido por el Consejo Superior de la Judicatura, que fija parámetros, estándares y lineamientos para la gestión documental electrónica, así como las responsabilidades y alcances, y establece las pautas para la conformación del CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 4 expediente digital por parte de los despachos y, posterior a ello, lo remita al Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar, para que se continúe con la vigilancia de la condena en cuestión, por los jueces homólogos de esta ciudad.

Tercero. – Ordenar a la Secretaria del Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar que, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, si no lo ha hecho aún, adelante las gestiones a su cargo para repartir el expediente digital remitido por el Centro de Servicios homólogo de Cúcuta ante los Jueces de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar, a fin de que estudie, tramite y decida, la postulación de libertad condicional deprecada por el señor Luis Antonio Salas Galvis, de conformidad con su sistema de turnos y orden de prioridades, manteniendo informado al actor de las gestiones a su cargo.

Cuarto. – Prevenir al secretario del Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, a fin de que, en lo sucesivo, se abstengan de realizar envíos de expedientes digitales o traslados por competencia sin el lleno de los requisitos legales y reglamentarios dispuestos para tal efecto, en aras de mantener el correcto funcionamiento de la Administración de Justicia…” LA IMPUGNACIÓN Fue propuesta por el Secretario del Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, quien manifiesta su inconformidad frente al fallo emitido en primera instancia y resalta: CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 5 “…Que, si bien se expidió un protocolo estándar para la gestión del expediente, en el marco de las políticas de gestión documental de la Rama Judicial, esta oficina dio cumplimiento a lo dispuesto por el Consejo Nacional de la Judicatura (sic) remitiendo en forma oportuna cada una de las actuaciones de los diferentes despachos, que se encontraban en custodia en el Centro de Servicios de los Juzgados de Ejecución de Penas de Cúcuta.

Sin embargo, la labor que debía adelantar la empresa UNION TEMPORAL NX SA, quienes firmaron Contrato No. C- 025-2020 de fecha dieciocho (18) de diciembre de 2020, cuyo objeto era la “digitalización de los expedientes de los procesos judiciales y/o documentos que se encuentran en gestión en los diferentes despachos judiciales de esta Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial”, no fue cumplida a cabalidad, dado que los procesos fueron escaneados en bloque, es decir no fueron indexados conforme a lo establecido en dicho protocolo.

( ) El asumir la responsabilidad por parte de los empleados de este Centro de servicios, que cuenta con un aproximado de 12.000 procesos en la especialidad, conllevará a un desfase en los tiempos de respuesta del personal a las diferentes instituciones especialmente a quienes se encuentran privados de la libertad, vulnerando su derecho al acceso de justicia pronta y oportuna, inobservancia que recae en el contrato de la empresa UNION TEMPORAL NX SA.

Refiere que el proceso seguido contra el accionante, fue remitido por competencia a los Juzgados Homólogos de Valledupar (Cesar) y está conformado por: -Tres (3) carpetas denominadas: 01PrimeraInstancia, 02SegundaInstancia y 03EjecuciónPenas, esta última carpeta contiene dos (2) subcarpetas identificadas así: C01EjecuciónPenasTunja y C02EjecuciónPenasCúcuta, las cuales están debidamente organizadas y cada una cuenta CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 6 con el respectivo índice digital, conforme a lo establecido por el Protocolo de digitalización. No obstante, el Centro de Servicios de los Juzgados de Ejecución de Penas de Valledupar, solicita que se realice la indexación de los cuadernos obrantes en la carpeta de Ejecución de Penas de Cúcuta, lo cual, indica, es una carga ajena a ese centro de servicios, más aún porque los cuadernos cuentan con una gran cantidad de folios y la ejecución de dicha labor era responsabilidad de la empresa contratista, que no la cumplió, pues la digitalización del proceso la efectuó en bloque, es decir por cuadernos completos.

Insiste en que asumir la carga que era responsabilidad de la empresa contratista, en el caso concreto llevaría un tiempo considerable, dado que el expediente cuenta con 693 folios. De otro lado, manifiesta que la formalidad no puede tenerse como único requisito, frente al procedimiento y la competencia de la actuación, ya que la misma recae en los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar, por encontrarse el señor SALAS GALVIS, privado de la libertad en el Complejo Carcelario de ese distrito Judicial.

En consecuencia, solicita que se revoque el fallo impugnado, en lo que respecta a lo ordenado en los numerales segundo y tercero, de dicha providencia. CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 7 CONSIDERACIONES De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 2.2.3.1.2.1 del Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 333 de 2021, la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia es competente para resolver la impugnación instaurada contra el fallo emitido por la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Valledupar, de quien es su superior funcional.

En reiteradas oportunidades la jurisprudencia de esta Sala ha sostenido que, aunque quien acude a la tutela tiene el deber de manifestar cuál es la autoridad o el particular que ha lesionado o amenazado sus derechos, tal enunciación no puede atar al juez constitucional ni limitar su acción. Éste tiene la obligación de revisar la actuación procesal que se tacha de irregular y de vincular a todas las personas y autoridades judiciales que pudieron vulnerar las garantías, así como a aquellos que puedan verse afectados con la decisión que se adopte al resolver el amparo propuesto.

Debe recordar la Sala que los procesos de tutela pueden adolecer de vicios que afectan su validez, situación que se presenta, por ejemplo, cuando el juez omite vincular a las partes interesadas en las resultas del proceso, o cuando efectúa dicho procedimiento de manera defectuosa. CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 8 Así, tratándose de la nulidad por indebida notificación del auto admisorio de la demanda de tutela a las partes accionadas o a los terceros con interés, el Alto Tribunal Constitucional, afirmó: La Corte Constitucional ha reiterado que la notificación del auto admisorio de la demanda al accionado y al tercero con interés desarrolla el derecho al debido proceso, toda vez que permite que estos se enteren del inicio del proceso y ejerzan su defensa.

Los defectos en la notificación del auto de admisión de la demanda tienen como sanción la nulidad, empero esta puede ser saneada. El Tribunal ha precisado que la notificación es “el acto material de comunicación a través del cual se ponen en conocimiento de las partes y de los terceros interesados las decisiones proferidas por las autoridades públicas, en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales”.

La importancia de las notificaciones radica en que las partes e intervinientes conozcan las decisiones de las autoridades judiciales, presupuesto con el que pueden hacer uso de las herramientas procesales. (…) Los jueces tienen la obligación de notificar sus decisiones jurisdiccionales tanto a las partes del proceso como a los terceros con interés. “En distintas oportunidades, este tribunal ha hecho énfasis en la necesidad de notificar a todas las personas directamente interesadas, partes y terceros con interés, tanto la iniciación del trámite que se origina con la instauración de la acción de tutela, como la decisión que por esa causa deba adoptarse, pues ello se constituye en una garantía del derecho al debido proceso, el cual, por expresa disposición constitucional, aplica a todo tipo de actuaciones judiciales o administrativas (C.P. art. 29)”.

Es importante resaltar que el carácter sumario e informal de la acción de tutela no releva al juez de la obligación de notificar las decisiones que adopta en un proceso judicial, toda vez que ese deber tiene la CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 9 finalidad de garantizar principios constitucionales1.

(Destaca la Sala). Además, ha dicho la alta Corporación que la no integración del contradictorio en debida forma desconoce el artículo 29 de la Constitución Política, mandato que también rige frente al proceso de tutela2. Análisis del caso concreto En el presente evento, LUIS ANTONIO SALAS GALVIS cuestiona, a través de la acción de amparo, la omisión del Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Seguridad de Valledupar para resolver la solicitud elevada el día 29 de mayo y reiterada el 2º de agosto de 2023.

En su criterio, dichas omisiones vulneraron su derecho fundamental de petición y acceso a la administración de justicia. De las respuestas obtenidas dentro del trámite de la acción constitucional, se estableció que el Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar y Cúcuta, emitieron las réplicas al contradictorio en los siguientes términos: “…El Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar, sostuvo que, una vez verificada la base de datos del Sistema Justicia Siglo XXI, implementado para los 1 CC T-661 de 2014. 2 Auto 113 del 17 de mayo de 2012.

CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 10 Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad y los libros radicadores, pudo verificarse que, en contra del señor Luis Antonio Salas Galvis, no existe una condena que esté siendo vigilada por los juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar.

El veintiocho (28) de abril de dos mil veintitrés (2023), fue allegado a través de correo electrónico, de parte de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, el expediente digital de la causa fallada en contra del accionante, bajo el radicado No. 5400131870020090040400, siendo devuelto por el área de reparto el dos (02) de agosto de dos mil veintitrés (2023), con el fin de que se realizaran correcciones de acuerdo con la aplicación del protocolo II, según lo establecido en el Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020, con actualización a fecha del dieciocho (18) de febrero de dos mil once (2011), que fija parámetros, estándares y lineamientos para la gestión documental electrónica.

Aunado a ello, a través de correo electrónico del veinticinco (25) de septiembre de dos mil veintitrés (2023), la señora Paula Katherine Vanegas Hernández, quien es escribiente nominada dentro del Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, manifestó: “en atención a lo manifestado en el correo que precede, se le reitera lo manifestado en correo electrónico enviado el día 21 del mes corriente, en cuanto a que no se procederá a realizar la indexación de los cuadernos de ejecución de penas, dado que la empresa encargada de la digitalización no indexó los cuadernos del expediente, por el contrario, todo fue digitalizado en bloque, por lo tanto, esta oficina judicial no puede acarrear con una responsabilidad ajena a nuestra labor (…)”; y en esos términos, procedió nuevamente a correrle traslado del expediente para lo de su competencia…” Ahora bien, el Centro de Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta, cuenta que revisado el sistema de registro de CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 11 actuaciones no encontró anotación alguna respecto al asunto de interés del accionante, tampoco petición ni trámite administrativo alguno. Posteriormente, reconoce que el Juzgado Tercero de Ejecución de Penas y Medidas de seguridad de Cúcuta, vigiló las penas acumuladas de trescientos sesenta (360) meses de prisión impuestos a LUIS ANTONIO SALAS GALVIS, y que mediante auto No. 266 del 10 de abril de 2023, dispuso remitir el proceso, por competencia, a los Juzgados ejecutores de Valledupar, toda vez que el condenado se encontraba recluido en las instalaciones del Establecimiento Penitenciario de Mediana Seguridad de Aguachica, por lo que el expediente digital, a través de carpeta One Drive, se envió el día 28 siguiente del mismo mes y año, con destino a los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Valledupar.

Advirtió que el expediente fue devuelto el 2 de agosto del año en curso por su homólogo de Valledupar, por cuanto las diligencias no cumplían los parámetros del protocolo II del Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020. Por lo anterior, solicitó información al ingeniero de la Dirección Seccional de Administración Judicial de Cúcuta, sobre la digitalización de los procesos, y este allegó respuesta el 20 de septiembre de 2023, entre otros, señalando que mediante Resolución DESAJCUR22-2552 del 22 de diciembre de 2022, se declaró el incumplimiento del contrato CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 12 y se impuso una multa equivalente al 10% del valor del contrato.

Con la respuesta obtenida y referenciada en el texto anterior, el 21 de septiembre de 2023, procedió a enviar nuevamente el proceso de SALAS GALVIS, señalando que no era posible disponer la indexación de los cuadernos de ejecución de penas. Debido a lo anterior, el Centro de Servicios homólogo de Valledupar, como ya se conoce, no acusó recibido del expediente digital enviado.

Ahora, de los documentos e información antes reseñados se constata que la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial Seccional Cúcuta, y la UNION TEMPORAL NX SA, firmaron contrato No. C-25-2020 el 18 de diciembre de 2020, cuyo objeto es la “digitalización de los expedientes de los procesos judiciales y/o documentos que se encuentran en gestión en los diferentes despachos judiciales de esta Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial”.

Se observa, sin embargo, que el Tribunal omitió integrar cabalmente el contradictorio por pasiva, con la UNION TEMPORAL NX SA, que tendría eventual interés en las resultas del trámite de amparo frente al alegado incumplimiento del contrato No. C-25-2020 de fecha 18 de diciembre de 2020, en lo que respecta a las obligaciones de digitalización de los expedientes existentes en el Centro de CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 13 Servicios Administrativos de los Juzgados de Ejecución de Penas y Medidas de Seguridad de Cúcuta y los respectivos despachos judiciales cuando la orden emitida, con claridad, involucra actividades que posiblemente omitió y que incidieron en la vulneración de las garantías del demandante.

Por consiguiente, resultaba necesario convocar al representante legal de UNION TEMPORAL NX, y la UNIÓN TEMPORAL EGOVERNMENT integrada por las empresas ASSURANCE CONTROLTECH S.A.S, y SALVAR ARCHIVOS S.A.S. en aras de definir si le compete de alguna manera efectivizar la adecuada digitalización del expediente y, por esa vía, que se cumplan los parámetros dispuestos en el Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020 en aras de su envío perentorio a los jueces de ejecución de Valledupar.

Así las cosas, es evidente que el a quo resolvió la tutela propuesta desconociendo la necesidad de integrar el litisconsorcio necesario en cuanto a los sujetos pasivos de la acción pública, como supuesto indispensable del contradictorio a fin de resolver las pretensiones del accionante y no hizo uso de la gran vocación probatoria que se radicó en cabeza del juez constitucional mediante el Decreto 2591 de 1991, desconociendo el artículo 29 de la Constitución Política, aplicable al trámite constitucional.

Por ende, se invalidará lo actuado a partir del fallo emitido el 29 de septiembre de 2023 por la Sala Penal del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Valledupar, para CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 14 que proceda a integrar el contradictorio como corresponde, preservando la validez de las pruebas allegadas.

En mérito de lo expuesto, la SALA DE DECISIÓN DE ACCIONES DE TUTELA No. 1 DE LA SALA DE CASACIÓN PENAL DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la Ley, RESUELVE 1°. DECLARAR la nulidad del fallo emitido el 29 de septiembre de 2023 por la Sala Penal del Tribunal Superior de Valledupar, para que proceda a integrar el contradictorio de acuerdo con la parte motiva de esta decisión. Se preservará la validez de las pruebas allegadas. 2°.

DEVOLVER las diligencias a la Sala Penal del Tribunal Superior de Valledupar para lo pertinente. 3°. NOTIFICAR esta providencia de conformidad con el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991. CÚMPLASE CUI 20001220400120230047301 Número Interno 133838 Tutela 2ª Instancia Luis Antonio Salas Galvis 15 NUBIA YOLANDA NOVA GARCÍA Secretaria