República de Colombia Corte Suprema de Justicia Exp.- 11001 02 30 000 2015 00142 01 CORTE SUPREMA DE JUSTICIA SALA PLENA Magistrado Ponente: LUIS ARMANDO TOLOSA VILLABONA APL5947-2015 Exp. 110010230000201500142-01 Aprobado Acta Nº 38 N° 6 Bogotá D.C., ocho (8) de octubre de dos mil quince (2015). Se decide el recurso de apelación interpuesto por María Eugenia Henao Zea, Secretaria de la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia, contra la calificación integral de servicios correspondiente al periodo 2014, efectuada el 16 de junio de 2015 por la Sala Penal de la mencionada Corporación. I.- ANTECEDENTES 1.- María Eugenia Henao Zea se desempeña como Secretaria, en propiedad, de la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia. 2.- El 16 de junio de 2015 esa Colegiatura realizó la calificación integral de servicios del periodo 2014, en la cual le asignó a la recurrente 61 puntos sobre 100 posibles. 3.- La mencionada empleada interpuso los recursos de reposición y apelación contra la calificación. II.- DECISIÓN IMPUGNADA Mediante Resolución 005 de 27 de julio de 2015, la Sala Penal del Tribunal Superior de Medellín desestimó los argumentos de la réplica, y concedió la alzada ante la Sala Plena de la Corte Suprema de Justicia. Para fundamentar su decisión expuso que para cuantificar el factor rendimiento se tiene en cuenta la realización de las actividades y tareas encomendadas a los empleados, de manera que al remitirse al «manual de funciones que la servidora elaboró», se evidenció que ella radicó en los colaboradores de la Secretaría muchas de las funciones que en otrora cumplieron los anteriores secretarios.

Estimó que en diversas oportunidades «tal y como consta en las actas de requerimiento que reposan en los archivos de la Presidencia de la Sala» fue exhortada la Secretaría debido a la «tardanza» en el reparto y notificación de las acciones de tutela, sin que se realizara el control correspondiente sobre el empleado de esa dependencia que tenía bajo su cargo dicha tarea.

Respecto del «factor organización del trabajo» adujo que se calificó como «bueno con 3 puntos», y aclaró que en ningún aparte se indicó que la servidora no observara un comportamiento acorde a la solemnidad del cargo. En cuanto a la «organización de los procedimientos y manejo y cuidado de libros y registro y control de la información», señaló que aun cuando la Secretaria estableció un sistema de control de diligencias que ingresan y qué labores pasan a los demás empleados, precisó que al momento de indagar por una función atribuida a esa servidora, «siempre indicaba que no se le había asignado la misma, hasta que se debía buscar el mismo libro de registro que estableció para encontrar la tarea».

Agregó que pese a que a la recurrente se le dio la función de registrar los títulos, «nunca logró ponerse al día en la radicación de tal información en el sistema de gestión». Sobre la «administración de los recursos estatales y bienes particulares», indicó que a pesar de las explicaciones dadas frente a la pérdida de una hoja de vida que se encontraba bajo su custodia, lo cierto es que «al día de hoy tal hoja de vida no aparece, ni mucho menos la recurrente tomó las medidas adecuadas para encontrar dicho documento o reconstruirlo».

Por último, refirió que el «ambiente laboral en la Secretaría no fue pacífico», y aun cuando buscó realizar mejoras locativas y procuró la consecución de bienes para el adecuado funcionamiento de la dependencia bajo su cargo, «nunca logró ser la líder de la oficina». III.- EL RECURSO DE APELACIÓN La doctora Henao Zea se opuso a la decisión de primer grado, solicitando la revocación, a cuyo efecto manifestó lo siguiente: Dentro de los 3 aspectos a evaluar, en dos de ellos «fui calificada en forma insatisfactoria, así: Factor eficiencia y rendimiento en dieciséis (16), extremos de la puntuación de 0 a 40, y el factor organización del trabajo en ocho (8), extremos de la puntuación de 0 a 18».

En relación con el «factor organización del trabajo» mencionó que fue calificada en forma insatisfactoria «sin aparente motivación». En tal sentido indicó que el citado ítem hace referencia a la aplicación de los procedimientos de trabajo establecidos, el manejo y cuidado de los libros, registro y control de la información a cargo del empleado, al tiempo que observó los acuerdos proferidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura frente a la regulación de los trámites judiciales adelantados en los despachos judiciales, aspectos sobre los que afirma no haber recibido durante el periodo calificable «observación o llamado de atención».

Así mismo, aclaró que no tenía funciones relacionadas con el manejo y control de libros, y que «siempre» suministró la información relacionada con los procesos en trámite. Adujo que los procedimientos de la Secretaría fueron mejorados, en particular, los desarrollados por el escribiente y la citadora, circunstancia que permitió obtener mayor tiempo para ejecutar las demás funciones.

En cuanto a los cargos de las sustanciadoras señaló que las constancias de los procesos se actualizaron con la nueva legislación, a la vez que se implementaron las notificaciones por correo electrónico. Indicó que se calificó en «forma insatisfactoria» el ítem «administración de recursos estatales y bienes particulares», sin que tenga conocimiento «qué bienes extravié, dañé o despilfarré», de aquellos que le fueron entregados para el cumplimiento de sus funciones.

Así mismo, precisó que los elementos de trabajo los dejó en «excelente estado de conservación», aclarando que utilizó los lapiceros de uso personal. En torno al factor «eficiencia y rendimiento», señaló que en la calificación no se indicaron cuáles fueron los procesos en los que no se controlaron los términos judiciales, sin que tenga conocimiento de la existencia de reparos frente al «manejo puntual de los términos», o haya recibido requerimiento alguno o llamado de atención por dichos hechos.

Agregó que se le acusa de no haber cumplido las expectativas de la Sala, aspecto que, en su opinión, debía ser comparado con criterios y metas prestablecidos, lo cual no acaeció en este asunto. Esgrimió que actualizó el manual de funciones de la Secretaría, al tiempo que trató de solucionar los problemas de convivencia que se suscitaban en esa dependencia, y que en su criterio se originaron por las personas que no cumplían a cabalidad con el horario laboral, así como los servidores que se oponían a las personas que los controlaban.

Refirió igualmente, que nunca se perdió ningún proceso, y acotó que aun cuando se extravió una hoja de vida que se encontraba bajo su custodia, dicha situación se presentó porque, al parecer, alguien la sustrajo del sitio donde se encontraba archivada. II.- CONSIDERACIONES 1.- La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, mediante providencia de 2 de octubre de 2014 (Rad. 2014-00006), entre otras, asignó a la Sala Plena de la Corte Suprema de Justicia la competencia para resolver el recurso de apelación interpuesto contra la decisión de un Tribunal de Distrito Judicial, en virtud de la cual declaró responsable disciplinariamente al implicado, en primera instancia. Al respecto, luego de citar algunas disposiciones de la Ley 270 de 1996 en las cuales se regulan asuntos de carácter administrativo que cumplen todas las corporaciones y funcionarios judiciales, tales como el «nombramiento de funcionarios y empleados, verificación de requisitos para el desempeño de los cargos, provisión de los empleos, traslados, comisiones de servicios, provisión de vacancias temporales, licencias, permisos, autorización a invitaciones de gobiernos extranjeros, suspensión en el empleo, vacaciones, retiro del servicio y carrera judicial», consideró esa Corporación que «las altas Cortes y los tribunales, bien sea por medio de sus órganos de gobierno o de sus salas, ejercen rutinariamente numerosas funciones de naturaleza administrativa y, (…), lo hacen en su condición de superiores jerárquicos, respectivamente, de los magistrados de los tribunales y de los jueces».

Y agregó El análisis de las mismas normas permite inferir, igualmente, que los superiores administrativos o “jerárquicos” de los jueces y magistrados son sus respectivos nominadores, por regla general, pues a estos compete la mayor parte de funciones administrativas y las más importantes en relación con aquellos, si bien en algunos casos y para ciertos fines específicos, la ley señala otros superiores administrativos.

El precedente citado corresponde a un trámite disciplinario, similar al que ahora ocupa a la Corte, con carácter administrativo y, por lo mismo, aplicable para concluir que la Sala Plena es competente para resolver este recurso de apelación. 2.- En el sub lite la recurrente manifiesta su disenso frente a la calificación integral de servicios correspondiente al período 2014, en la cual se le asignó 61 puntos de 100 posibles. 3.- La Constitución Política de 1991 permitió el fortalecimiento del poder judicial, a través de la autonomía en el gobierno de la Rama Judicial y la independencia de sus funcionarios.

En procura de ese cometido, se implementó la carrera judicial, atendiendo el postulado de que los cargos en los organismos y dependencias del Estado, por regla general, son de carrera, y confirió su administración a la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, autoridad que la reglamentó estableciendo, entre otros aspectos, la «evaluación de servicios».

Dicha calificación tiene por objeto verificar que los funcionarios y empleados de la Rama Judicial demuestren su idoneidad, calidad y eficiencia en el desempeño de las funciones a cargo, y de esta manera justificar su permanencia en el empleo, promoción y capacitación. La Ley Estatutaria de Administración de Justicia establece los criterios de evaluación, y en tal medida prevé que aquella deberá ser motivada y resultado de un control permanente del desempeño del servidor, bajo los estándares de calidad, eficiencia o rendimiento, organización del trabajo y publicaciones (Art. 170 ibídem ).

Como sujetos evaluables se encuentran todos los servidores judiciales vinculados al servicio por carrera judicial, quienes serán evaluados por sus superiores jerárquicos. En la actualidad el sistema de evaluación de servicios de funcionarios y empleados está reglamentado por el Acuerdo No. PSAA14-10281 proferido por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura.

El tema ha sido tratado por la Corte Constitucional en diversas oportunidades, y sobre el particular indicó Es igualmente un componente axial de los procesos administrativos, que más allá de apreciar el desempeño del empleado, permite evaluar el logro de las metas organizacionales y la existencia de factores externos que inciden en la gestión, para introducir los correctivos institucionales requeridos para incrementar la eficiencia del personal.

El objeto de evaluación lo constituyen la eficiencia y la eficacia del empleado en el desempeño de su empleo durante un período determinado. El superior inmediato pondera las actuaciones del empleado con las funciones a su cargo y valora tanto el rendimiento y la calidad del trabajo como el comportamiento laboral del funcionario. La evaluación del desempeño debe ser objetiva, imparcial y fundada en el principio de equidad; además debe ser justa, para lo cual se tendrán en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas, y estar referida a hechos concretos y a las condiciones demostradas por el empleado durante el lapso que abarca la evaluación, apreciadas dentro de las circunstancias en que desempeña sus funciones.

Este mecanismo es utilizado, entre otras acciones, para detectar las deficiencias que afectan los procesos administrativos; introducir oportunamente los correctivos; formular planes y programas de capacitación; evaluar y mejorar los sistemas de selección de personal y conceder estímulos y distinciones a los empleados. Es igualmente un instrumento para determinar la permanencia o el retiro del servicio de los empleados escalafonados en carrera, pues la calificación insatisfactoria impone a la autoridad nominadora, en aplicación de los principios rectores del sistema, dejar sin efectos el respectivo nombramiento (CP, art. 125).

No obstante, el retiro del servicio de los empleados de carrera por calificación insatisfactoria en el desempeño del empleo, no constituye una sanción para el funcionario, sino una medida administrativa para el mejoramiento institucional y la eficacia de la función pública (Sent. T-378 de 2003). 4.- En el presente asunto, el 16 de junio de 2015 la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia realizó la calificación de servicios de la apelante, como Secretaria en propiedad de dicha Sala, correspondiente al periodo 2014.

En efecto, a la doctora Henao Zea fue evaluada con 61 puntos, así: FACTOR CALIDAD La calificación de este factor se fundamenta en el análisis del cumplimiento de las funciones asignadas al cargo. INDICADORES EXCELENTE BUENO INSATISFACTORIO PUNTAJE JUICIO JURIDICO Y ANALISIS NORMATIVO Comprensión del asunto debatido, conocimiento del tema y análisis probatorio.

(15 - 13 puntos) (12 - 9 puntos) (8 – 0 puntos) 15 Aplicación de las normas sustantivas y de procedimiento, jurisprudencia y doctrina. (15 - 13 puntos) (12 - 9 puntos) (8 – 0 puntos) 15 MANEJO GRAMATICAL Y PRESENTACION DEL TRABAJO Claridad, concreción, síntesis, manejo gramatical, ortografía y presentación del trabajo. (10 – 8 puntos) (7 – 6 puntos) (5 – 0 puntos) 7 PUNTAJE TOTAL DEL FACTOR CALIDAD (máximo 40 puntos) 37 FACTOR EFICIENCIA O RENDIMIENTO La calificación de este factor se realiza con fundamento en las tareas, actividades y trabajos en general encomendados a los empleados de acuerdo con las funciones asignadas al cargo y la realización de las mismas.

INDICADORES EXCELENTE BUENO INSATISFACTORIO PUNTAJE RENDIMIENTO Nivel de rendimiento, teniendo en cuenta la realización de las tareas, actividades y trabajos encomendados al empleado. (20 – 17 puntos) ( 16 – 12 puntos) (11 – 0 puntos) 5 CONTROL DE TERMINOS Cumplimiento de los términos de las actuaciones relacionadas con el ejercicio de sus funciones.

(20 – 17 puntos) ( 16 – 12 puntos) (11 – 0 puntos) 11 PUNTAJE TOTAL DEL FACTOR EFICIENCIA O RENDIMIENTO (máximo 40 puntos) 16 FACTOR ORGANIZACION DEL TRABAJO La calificación de este factor comprende la organización de las tareas y la administración de los recursos estatales y de los bienes particulares al cuidado del empleado. INDICADORES EXCELENTE BUENO INSATISFACTORIO PUNTAJE ORGANIZACION DE LAS TAREAS Aplicación de los procedimientos de trabajo establecidos, manejo y cuidado de los libros y registro y control de la información a su cargo.

Observancia de los Acuerdos proferidos por la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, sobre la regulación de trámites judiciales y administrativos que se adelanten en los despachos. (6 – 5 puntos) (4 - 3 puntos) (2 - 0 puntos) 1 Cumplimiento de su deber de asumir comportamientos acordes con la solemnidad y el decoro que imponen las actuaciones judiciales.

(4 puntos) (3 puntos) (2 – 0 puntos) 3 ADMINISTRACION DE RECURSOS ESTATALES Y BIENES PARTICULARES Conservación y utilización racional de los recursos de que dispone para cumplir sus funciones y, si es del caso, administración y custodia de los bienes privados bajo su cuidado. (4 puntos) (3 puntos) (2 – 0 puntos) 1 Presentación, pulcritud y organización del sitio de trabajo.

(4 puntos) (3 puntos) (2 – 0 puntos) 3 PUNTAJE TOTAL DEL FACTOR ORGANIZACION DEL TRABAJO (máximo 18 puntos) 8 Como fundamento de la calificación, expuso el Tribunal que la servidora no «asume un rol de liderazgo frente los empleados, existe un clima hostil, y de desconfianza con sus subalternos». Así mismo, señaló que las falencias presentadas en la Secretaría continuaron presentándose, a pesar de adoptarse un «sistema de control escrito de las funciones».

Indicó que «no existe una figura de autoridad fundada en el liderazgo, sino en el temor, el ambiente laboral es hostil, no hay control sobre los elementos de la Secretaría, se pierden las hojas de vida que a cargo de la secretaria y esta no sabe qué ocurrió con ellos ni toma los correctivos adecuados para recuperar los elementos perdidos».

Agregó que la Secretaría cumple las funciones de acuerdo al manual que ella elaboró, sin que se evidencie sentido de pertenencia, pues no se trata de supervisar el trabajo de los colaboradores bajo su cargo, sino efectuar «las labores que deben cumplir los demás cuando estos faltan». Refirió que dicha servidora «desconoce cómo se realiza el proceso de radicación, no pudo terminar el proceso de actualización de los títulos judiciales en el sistema, si falta un empleado las funciones de la oficina prácticamente se paralizan porque los demás servidores no la conocen, y al no conocerla la jefe de la oficina esta no puede dar indicaciones a los demás empleados para cumplirla ni puede ella asumirla».

Señaló que aun cuando se reorganizó la forma de funcionamiento de la Secretaría, los errores continuaron presentándose, al punto que «faltó control y que no hubo procesos de retroalimentación». Indicó que la relación con los auxiliares no fue cordial, en la medida que los empleados de esa oficina manifestaron sentirse «intimidados y hostigados creando un mal ambiente laboral».

Adujo que fue «continuo el extravío de expedientes, informes, notificaciones, envíos erróneos de comunicaciones», y aunque esos yerros los catalogó como de responsabilidad directa de los empleados, estimó que en la citada dependencia no existió una persona que conjurara esas falencias. Por último, expresó que a pesar de evidenciarse el interés de la Secretaria por reorganizar la aludida oficina, no «supo ser líder», ni contó con la iniciativa para afrontar situaciones coyunturales como las suscitadas por el programa de descongestión, el cual multiplicó las labores de esa oficina. 5.- En esta sede la recurrente menciona como motivo de disenso la «falta de motivación» de la calificación impuesta por su nominador, en particular, frente a los factores «eficiencia o rendimiento» y «organización del trabajo».

Acerca de la sustentación de la evaluación de servicios, es menester advertir que el artículo 100 del Acuerdo PSAA14-1028, prevé que «[e]n la motivación de la calificación integral de servicios de los empleados judiciales, el superior jerárquico deberá dejar constancia expresa de los aspectos del seguimiento, que ameritaron en cada indicador, la puntuación respectiva, guardando coherencia entre la motivación y el puntaje asignado».

La Corte Constitucional, en lo pertinente consideró que «[l]a evaluación del desempeño debe ser objetiva, imparcial y fundada en el principio de equidad; además debe ser justa, para lo cual se tendrán en cuenta tanto las actuaciones positivas como las negativas, y estar referida a hechos concretos y a las condiciones demostradas por el empleado durante el lapso que abarca la evaluación, apreciadas dentro de las circunstancias en que desempeña sus funciones» (Sent. 278 de 2003).

Aun cuando se constata que la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia expuso las razones que sustentaron la calificación de la doctora Henao Zea, es del caso precisar que dicha motivación no se ajusta a los parámetros anteriormente descritos. Nótese que la servidora fue calificada de manera insatisfactoria en los factores «eficiencia o rendimiento» y «organización del trabajo», sin referirse, en estrictez, a los hechos o situaciones concretas relacionadas con su desempeño al frente de la evocada dependencia, pues, simplemente, hizo alusión a circunstancias genéricas y abstractas, que para la Corte en modo alguno resultan suficientes para justificar la evaluación. Por ejemplo, no se precisaron cuáles fueron los procedimientos secretariales que se tornaron «lentos»; tampoco se indicaron cuáles fueron los documentos y hojas de vida, que al parecer se extraviaron ni se mencionaron los hechos que dieron lugar al «clima laboral hostil, y de desconfianza con sus subalternos».

Obsérvese, igualmente, que la calificación carece de soportes probatorios que permitan corroborar las conclusiones a las que arribó el a quo, en el sentido de que «fue continuo el extravío de expedientes, informes, notificaciones, envíos erróneos de comunicaciones», «no existe una figura de autoridad fundada en el liderazgo, sino en el temor, el ambiente laboral es hostil», entre otros.

No podría la Corte partir de las razones esbozadas por el Tribunal para efectos de resolver la alzada, si se tiene en cuenta que esta Corporación no es la autoridad nominadora de la apelante y, por lo mismo, no tiene la aprehensión directa de los hechos que motivaron la evaluación. El superior inmediato, ello es evidente, es el Tribunal, donde presta sus servicios como Secretaria de la Sala Penal.

Ni siquiera es posible determinar cuáles eran las funciones de la Secretaria, y menos aún, establecer si éstas se cumplieron a cabalidad, máxime cuando el Tribunal se refirió a hechos abstractos y generales en la calificación, sin aportar, itérese, los elementos de convicción que sirvieron de fundamento a su decisión. 6.- Por lo expuesto, se revocará la calificación integral de servicios impugnada, y se ordenará a la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia que la realice nuevamente, para lo cual deberá motivar en debida forma su decisión, y acompañar las pruebas que para tal fin estime pertinentes.

III.- DECISIÓN En mérito de lo expuesto, la Corte Suprema de Justicia, en Sala Plena,

RESUELVE

Primero: REVOCAR la calificación integral de servicios correspondiente al periodo 2014 de María Eugenia Henao Zea, Secretaria, en propiedad, de la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia, Segundo: ORDENAR a la Sala Penal del Tribunal Superior de Antioquia que realice nuevamente la calificación integral de servicios correspondiente al periodo 2014 de la doctora María Eugenia Henao Zea, para lo cual deberá motivar en debida forma su decisión, y acompañar las pruebas que para tal fin estime pertinentes.

Tercero: ORDENAR a la Secretaría que libre las comunicaciones y avisos correspondientes. Comuníquese y cúmplase.- JOSÉ LEONIDAS BUSTOS MARTÍNEZ Presidente JOSÉ LUIS BARCELÓ CAMACHO JORGE MAURICIO BURGOS RUIZ MARGARITA CABELLO BLANCO FERNANDO ALBERTO CASTRO CABALLERO CLARA CECILIA DUEÑAS QUEVEDO RIGOBERTO ECHEVERRI BUENO EUGENIO FERNÁNDEZ CARLIER ÁLVARO FERNANDO GARCÍA RESTREPO FERNANDO GIRALDO GUTIÉRREZ GUSTAVO HERNANDO LÓPEZ ALGARRA GUSTAVO ENRIQUE MALO FERNÁNDEZ LUIS GABRIEL MIRANDA BUELVAS EYDER PATIÑO CABRERA PATRICIA SALAZAR CUÉLLAR LUIS GUILLERMO SALAZAR OTERO ARIEL SALAZAR RAMÍREZ LUIS ARMANDO TOLOSA VILLABONA MARÍA CRISTINA DUQUE GÓMEZ Secretaria General 10 16