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- PROCEDIMIENTO LABORAL » RECURSOS » RECURSO DE ANULACIÓN » FORMACIÓN Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES - El expediente judicial electrónico debe estar conformado por una carpeta, en la que se conserven los documentos que aportan digitalmente los intervinientes en el proceso, así como los que se produzcan en el despacho judicial, de manera que no se fragmente, se mantenga su integridad como unidad documental completa y se respete el orden natural de las actuaciones
Tesis:
«Sería la oportunidad para que la Sala decidiera sobre la admisibilidad de los recursos extraordinarios de anulación interpuestos por la sociedad PROMOTORA TURÍSTICA DEL CARIBE S.A. y el SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DE LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONSUMO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN CLUBES, HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES DE COLOMBIA - HOCAR, contra el Laudo Arbitral del 22 de noviembre de 2022, proferido por el tribunal de arbitramento obligatorio convocado para dirimir el conflicto colectivo surgido entre los mencionados, de no observarse las siguientes falencias:
1.- No obran en el expediente las actas de las audiencias surtidas al interior del proceso arbitral.
2.- No reposa el recurso de anulación interpuesto por el SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DE LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONSUMO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN CLUBES, HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES DE COLOMBIA - HOCAR.
3.- No se encuentra evidencia de la forma y data de notificación del laudo arbitral a las partes.
4.- No es posible establecer las fechas en las que la sociedad PROMOTORA TURÍSTICA DEL CARIBE S.A. y el SINDICATO NACIONAL DE TRABAJADORES DE LA PRODUCCIÓN, DISTRIBUCIÓN Y CONSUMO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN CLUBES, HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES DE COLOMBIA - HOCAR interpusieron el recurso de anulación.
5.- No se observa el auto que concede el recurso de anulación.
6.- No hay huella de la calenda de notificación a las partes de la decisión que concedió los citados medios de impugnación.
Pues bien, es menester precisar que de acuerdo con lo señalado por esta Corte en el proveído CSJ AL1253-2023, en el expediente que se remite debe quedar claramente establecido, entre otros puntos, la forma cómo se les notificó a las partes el laudo, la data en que se produjo, el recurso de anulación, la calenda en que fue interpuesto y, además, que la providencia que concede o deniega el recurso de anulación sea proferida por los integrantes del tribunal de arbitramento.
Aquí, brilla precisamente por su ausencia el cumplimiento de los aspectos mencionados, por lo que no queda otro sendero que devolver el expediente al cuerpo colegiado de origen, para que proceda a corregir las irregularidades en que incurrió.
Ahora bien, es menester hacer énfasis en que la formación de los expedientes judiciales tiene como báculo lo previsto en el artículo 122 del Estatuto General del Proceso, aplicable al asunto bajo examen por integración normativa del artículo 145 del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social, el cual estatuye:
“De cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias.
En aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos.
Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo:
[…]”
La Sala avista que los archivos allegados no reúnen las condiciones mínimas previstas en la norma instrumental citada.
Tampoco se adecuan a la Circular PCSJC20-27 del 21 de julio de 2020 del Consejo Superior de la Judicatura mediante la cual expidió el “Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente, con el objetivo de brindar parámetros y estándares técnicos y funcionales a funcionarios y empleados de los despachos judiciales, para la digitalización (escaneo), producción, gestión y tratamiento estandarizado de los documentos y expedientes electrónicos, en desarrollo de las directrices establecidas en el Acuerdo PCSJA-11567 de 2020 del 06 de junio, para el uso de tecnologías de la información en las actuaciones judiciales”; versión actualizada el 18 de febrero de 2021.
Nótese que el punto 7.2.2 del mencionado protocolo instituye:
“[…]
En cualquiera de los tres casos anteriores, para la conformación del expediente se debe tener en cuenta lo siguiente:
• A partir del primer documento que se reciba, se dará inicio a un expediente judicial electrónico, para lo cual se debe crear una carpeta electrónica en la que se conserven los nuevos documentos que aporten digitalmente los intervinientes en el proceso, así como los que se produzcan en el despacho judicial, de manera que no se fragmente el expediente y se mantenga su integridad, como unidad documental completa.
• Para respetar el orden natural de las actuaciones, los documentos deben ingresarse cronológicamente […]” (Subrayado y negrilla del texto)
Entonces, dicha disposición debe ser observada, en lo que sea pertinente, por todos los tribunales de arbitramento a fin de surtirse el recurso extraordinario de anulación, toda vez que ello redunda en el oportuno trámite y la adecuada consulta de los documentos que lo conforman, así como, la consecuente verificación de las diferentes etapas procesales surtidas y ubicación de las providencias adoptadas en su respectivo orden cronológico.
Repárese en que el expediente remitido por el tribunal de arbitramento a la Secretaría de esta Sala se encuentra compuesto por varias carpetas digitales y una serie de archivos en PDF que no denotan un orden coherente y subsecuente de acuerdo con la cronología del trámite arbitral.
Lo precedente, a no dudarlo, impone que el expediente, como se dijo, deba ser devuelto al cuerpo arbitral para que enmiende las situaciones observadas, para lo cual se concede un término de tres (3) días contados a partir del recibo del oficio a remitirse».
PROCEDIMIENTO LABORAL » DEVOLUCIÓN DEL EXPEDIENTE - Devolución del expediente al tribunal de arbitramento de origen, para que, en el término de tres días al recibo, proceda a corregir las irregularidades anotadas