ACCIÓN DE TUTELA - Ampara / VULNERACIÓN DEL DERECHO DE PETICIÓN / RESPUESTA INCOMPLETA A LA SOLICITUD Indica el impugnante en su escrito, que se solicitó referirse a las medidas “especiales”, y no a las generales ya adoptadas para la totalidad del personal vinculado a la Rama Judicial; punto de inconformidad que no es de recibo para esta Sala de decisión, pues todo el personal que hace parte del servicio de la “administración de justicia”, en principio, tiene el mismo riesgo de exposición al COVID-19 y es, precisamente, el padecimiento de aquellas morbilidades ya establecidas lo que hacen la diferencia en todo el país, no solo en la seccional Bogotá. Y es por eso, la aplicación de los lineamientos generales adoptados en ese sentido por el Consejo Superior de la Judicatura, a través de las seccionales, de cara a cada caso en particular, previamente reportado ante el nominador o jefe inmediato; lo cual, de ninguna manera, desconoce que se puedan tomar medidas “especiales” según las circunstancias y necesidades propias de cada despacho judicial.
De conformidad con lo expuesto, y en atención a que no hay duda en la falta de respuesta por parte de las accionadas respecto de los numerales tercero y sexto de la solicitud formulada el 28 de julio de 2020, sin que ello haya cambiado en esta instancia judicial, la Sala confirmará la decisión del a quo. CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO-ADMINISTRATIVO SECCIÓN SEGUNDA SUBSECCIÓN B Consejera ponente: SANDRA LISSET IBARRA VÉLEZ Bogotá, D.C., ocho (8) de marzo de dos mil veintiuno (2021) Radicación número: 11001-03-15-000-2020-04677-01(AC) Actor: DIANA CAROLINA ARIZA Y OTRO Demandado: CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA Y OTRO La Sala decide la impugnación[1] impetrada por la parte actora contra la sentencia del 21 de enero de 2021, proferida por la sección cuarta del Consejo de Estado, mediante la cual, si bien amparó su derecho fundamental de petición, no lo hizo respecto de los numerales 1, 4 y 5 de la solicitud que dio origen a la acción de tutela.
I.
ANTECEDENTES
1.1. ESCRITO DE TUTELA Para una mejor comprensión del asunto, la Sala se permite resumir de la siguiente forma los supuestos fácticos y jurídicos planteados por la parte actora: Los señores Diana Carolina Ariza Tamayo, Mauricio de los Reyes Cabeza Cabeza y otros, en condición de jueces de la República, el 28 de julio de 2020, radicaron derechos de petición ante el Consejo Superior de la Judicatura y el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, a través de diferentes[2] correos electrónicos, en los siguientes términos: «[…] (i) Nos indiquen los términos o plazos concretos en los que se llevará a cabo la digitalización de expedientes, y si es posible o no que la misma se realice dando continuidad al sistema que vienen manejando los despachos cero papel, como la Sala de Restitución de Tierras del Tribunal Superior de Bogotá, o incluso, con los que manejan otras autoridades como la Superintendencia de Industria y Comercio.
(ii) Se materialice con prontitud -por agentes técnicos externos y no a cargo de los servidores judiciales- el plan de digitalización de expedientes, que deberá estar acompañado de un sistema robusto y seguro para almacenarlos y consultarlos, y que, en ese orden de ideas, se nos capacite en el tema. Luego, solicitamos se nos señale de manera expresa cómo se realizará lo propio y quiénes estarán a cargo de ello.
(iii) Se indique si la forma cómo está operando la administración de justicia en este Distrito durante la pandemia únicamente se está dando a conocer a través de la página web de la Rama Judicial, y en caso afirmativo, solicitamos que la misma se divulgue de manera masiva (por ejemplo, televisión, radio, periódicos), apropiada y suficiente, dado que no todos los usuarios tienen acceso -temporal o permanente- a la internet, o saben navegar a través de ella.
(iv) Se solicite a la ARL y/o se nos dé a conocer el concepto de la misma, en punto de la evaluación del riesgo al que, con ocasión al COVID19- están expuestos los/as servidores/as judiciales que deben atender usuarios en barandas físicas sin ventanillas, y al que se exponen los/as funcionarios/as que tienen a su cargo el desarrollo de diligencias fuera de la sede judicial (entiéndanse como tales, inspecciones judiciales o práctica de medidas cautelares).
Lo anterior, a efecto de establecer y justificar o no la adopción de medidas de bioseguridad adicionales a la dotación de tapabocas, guantes y gel antibacterial. (v) Se nos indique cuáles son las medidas especiales que el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, de conformidad con el parágrafo del art. 15 del Acuerdo PCSJA20-11567, ha adoptado o espera adoptar frente a aquellos/as servidores/as judiciales que padezcan diabetes, enfermedad cardiovascular, hipertensión arterial y accidente cerebrovascular, VIH, cáncer, enfermedad pulmonar obstructiva crónica (EPOC); que usen corticoides o inmunosupresores; que tengan mal nutrición (obesidad o desnutrición); que sean fumadores; mayores de 60 años o mujeres en estado de gestación. (vi) Se nos indique sí existen convenios de conectividad que beneficien a los/as servidores/as judiciales en términos de costos y velocidad en la navegación, para la utilización de internet, insumo necesario del trabajo virtual que a la fecha ha sido proveído exclusivamente por cada uno de los/as funcionarios/as y empleados/as.
En caso de no existir, solicitamos se evalúen opciones, bajo el entendido de que la provisión de las herramientas de trabajo corresponde a nuestro empleador. […]». Mediante Oficio DEAJRHO20-3933 del 21 de agosto de 2020, el director de la Unidad de Recursos Humanos de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial expidió respuesta respecto al numeral 4º.
Sin embargo, a la fecha no han sido atendidos los demás puntos aludidos en la solicitud. 1.1.1. Pretensión. Con fundamento en la situación fáctica expuesta, la parte actora elevó como tal: «[…] Solicitamos se ordene a la accionada que, dentro de las 48 horas siguientes a la notificación de la sentencia, responda de fondo, y de manera clara y congruente a nuestra petición, comunicando lo propio a nuestra dirección de notificaciones. […]».
1.2. ACTUACIÓN PROCESAL DE PRIMERA INSTANCIA Mediante auto del 11 de noviembre de 2020, la sección cuarta del Consejo de Estado admitió la acción de tutela de la referencia, y ordenó notificar a la presidencia del Consejo Superior de la Judicatura, a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial y a la Dirección Seccional de Administración Judicial de Bogotá, en calidad de accionantes, y a los señores Carlos Rangel Acevedo, Jairo Cruz Martínez, Juan Carlos Fonseca Cristancho, Lourdes Mirian Beltrán Peña, Paola Andrea Rojas Castellanos, María Victoria López Medina, Aurelio Mavesoy Soto, Martha Vera Garavito, Francisco Álvarez Cortes, Álvaro Abaúnza Zafra, Omar Julián Ríos Gómez, Óscar Leonardo Romero Bareño, Julián Amaya Ardila, Jessica Liliana Sáez Ruiz, Adriana Yaneth Coral Vergara, Félix Alberto Rodríguez Parga, Alejandra Pecha, Yorbi Jahel Rodríguez Cortés, Camila Andrea Calderón Fonseca, Claudia Rodríguez Beltrán, Juan Esteban Zapata Montoya, José Luis de la Hoz Leal, Ángela María Molina Palacio, Olga Cecilia Soler Rincón, Hernán González Buitrago, Deisy Elisabeth Zamora Hurtado, Edith Constanza Lozano Linares, Luis Carlos Riaño Vera, Hernán Augusto Bolívar Silva, Jhon Erik López Guzmán, Jairo Andrés Gaitán, Ricardo Adolfo Pinzón Moreno, Julián Andrés Adarve Ríos, Diana Nicolle Palacios Santos, Margareth R. Murcia Ramos, Marlenne Aranda Castillo, Hernando Soto Murcia, Luisa Fernanda Herrera, Karen Johanna Mejía Toro, Liliam Margarita Mouthon, Lida Magnolia Ávila Vásquez, Martha Inés Muñoz Rodríguez, Rocío Cecilia Castillo Mariño, Fulvio Correal, Oscar Giampero Polo Serrano, Ferney Vidales, Jhon Edwin Casadiego, Mayra Herrera, Natalia Andrea Moreno Chicuazuque, Viviana Gutiérrez Rodríguez, Irlanda Herrera Niño, Henry Armando Moreno Romero, Luis Miguel Ortiz, Manuel Mojica, Johanna Torres, Hilda Saffon Botero, Reinaldo Huertas, Jairo F. Leal, Paula Catalina Leal Álvarez, Nelson Andrés Pérez Ortiz, Claudia Patricia Navarrete Palomares, Bernardo Flórez Ruiz, María del Pilar Arango Hernández, María Claudia Moreno Carrillo, César Eduardo Díaz Valdiri, Jenny Carolina Martínez Rueda, Gloria Ramos, Pilar Jiménez Ardila y Carlos Alberto Simóes Piedrahíta, como terceros interesados.
1.3. INFORMES RENDIDOS EN EL PROCESO 1.3.1. Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. Recordó que de conformidad con el artículo 98 de la Ley 270 de 1996, es «es el órgano técnico y administrativo que tiene a su cargo la ejecución de las actividades administrativas de la Rama Judicial, con sujeción a las políticas y decisiones de la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura», por lo cual no cuentan con facultades ni autoridad para impartir órdenes relacionadas con lo pretendido por los accionantes; razón por la cual, solicitó la desvinculación del asunto por carecer de legitimación en la causa por activa. 1.3.2.
Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bogotá y Cundinamarca. La Corporación, mediante escrito del 7 de diciembre de 2020, solicitó declarar la carencia actual de objeto por hecho superado, toda vez que mediante escrito del 26 de noviembre de 2020, dirigido a los correos electrónicos darizat@cendoj.ramajudicial.gov.co y mcabezac@cendoj.ramajudicial.gov.co, informó a los peticionarios que «de acuerdo a la competencia ejercida que atañe al Centro de Servicios Judiciales para los Juzgados Civiles, Laborales y Familia de Bogotá, sin perjuicio de la Directrices señaladas e instauradas en otras áreas o dependencias Judiciales o Administrativas y conforme a los lineamientos dados por el Consejo Superior de la Judicatura, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial en la Circular DEAJC20-35, los demás actos que la ajusten o actualicen y en alienación con lo establecido en las Resoluciones 521, 666 y 844 de 2020, así como la Circular 30 de 2020, del Ministerio de Salud y Protección Social, Circular DESAJBOC20-86, y Acuerdo PCSJ20-11649»; comunicando lo pertinente acerca de ingresos a despachos e instalaciones judiciales, la medidas de bioseguridad aplicables y, el procedimiento para la digitalización de los expedientes 3.
Terceros intervinientes. Los señores Edith Constanza Lozano linares, Yorbi Jahel Rodríguez Cortés, Félix Alberto Rodríguez Parga, Olga Cecilia Soler Rincón, Paola Andrea Rojas Castellanos, coadyuvaron la solicitud de amparo bajo argumentos similares a los expuestos en el escrito de tutela.
1.4. SENTENCIA DE PRIMERA INSTANCIA La sección cuarta del Consejo de Estado, mediante sentencia del 21 de enero de 2021, amparó el derecho de petición de los actores, por lo que ordenó al Consejo Superior de la Judicatura que, dentro de las 48 horas siguientes a la notificación emitiera respuesta clara, completa y de fondo, siéndoles debidamente notificada a los interesados, en lo que a los numerales tercero y sexto de la solicitud formulada el 28 de julio de 2020, se refiere.
Ello al considerar: «[…] De acuerdo con lo anterior, es posible evidenciar que las peticiones primera, segunda, cuarta y quinta fueron atendidas de manera clara, concreta y de fondo, aun cuando se hubiera superado el término de respuesta a la petición de consulta previsto en el artículo 5 del Decreto Legislativo 491 de 2020[3], “Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”.
No ocurre lo mismo en relación con los numerales tercero y sexto de la petición presentada el 28 de julio de 2020, respecto de los cuales no se dispensó respuesta en los escritos de 21 de agosto y 26 de noviembre de 2020, ni tampoco obra prueba de que se haya remitido a la autoridad competente, lo que desconoce el núcleo esencial del derecho de petición invocado por los accionantes, en concreto, la resolución pronta y oportuna de la cuestión, en los términos que ha precisado la jurisprudencia constitucional […]».
1.5. ESCRITO DE IMPUGNACIÓN. La parte actora impugnó la decisión de instancia al considerar que: i) al punto 1 del derecho de petición se le dio una respuesta incompleta, toda vez que si bien se describió el procedimiento de digitalización, no se determinó la fecha ni términos en que se efectuaría; ii) en cuanto al punto 4, no se dio a conocer el concepto técnico de la ARL, y, iii) respecto del punto 5, tampoco se refleja una respuesta que cumpla con los parámetros de claridad, congruencia, precisión y motivación suficiente, pues la petición fue clara en referirse a las medidas “especiales” que se adoptarían, y permanecer en casa fue una medida general adoptada para la totalidad del personal vinculado a la Rama Judicial, además de que hay despachos con 4 de los 5 miembros con comorbilidades, amén de servidores con dificultades de conexión y de acceso a la adopción de las supuestas medidas especiales.
II. CONSIDERACIONES Atendiendo a los argumentos expuestos en los escritos de tutela e impugnación, y a las pruebas que obran en el expediente se decidirá el asunto sometido a consideración en el siguiente orden: i) la competencia, ii) determinación del problema jurídico, iii) del contenido y alcance del derecho de petición, y iv) solución del caso concreto 2.1.
COMPETENCIA. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 86 de la Constitución Política y, los artículos 32[4] del Decreto ley 2591 de 1991[5] y 25[6] del Acuerdo 80 de 12 de marzo de 2019[7], la Sala es competente para conocer la presente impugnación contra la sentencia del 21 de enero de 2021, proferida por la sección cuarta de la Corporación.
2.2. PROBLEMA JURÍDICO La Sala deberá determinar si: ¿Las autoridades judiciales accionadas vulneraron el derecho fundamental de los accionantes, con ocasión de la respuesta parcial emitida respecto del derecho de petición elevado ante estas el día 28 de julio de 2020?
2.3. DEL CONTENIDO Y ALCANCE DEL DERECHO DE PETICIÓN. El artículo 23 de la Constitución Política estableció que toda persona tiene derecho a presentar peticiones ante la autoridad competente y a obtener dentro del término legal una solución a ellas debiendo ser estas suficientes, efectivas y congruentes, tal como se establece aquí: « […]
ARTICULO 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales […]». En ese mismo sentido, según lo establecido en la Constitución Política, el derecho de petición comprende varios elementos así: (1) la posibilidad de presentar solicitudes respetuosas ante las autoridades, sin que estas puedan negarse a recibirlas o tramitarlas;
(2) el derecho a obtener una respuesta oportuna; (3) el derecho a que dicha respuesta sea de fondo, es decir, que quien la expide tiene la obligación de emitir un pronunciamiento completo y coherente respecto de todos los asuntos relacionados en la solicitud, sin que ello signifique que la misma deba ser favorablemente al peticionario; y, (4) el derecho a recibir una comunicación oportuna frente a la decisión. De otro lado, cabe mencionar que la entidad competente para dar respuesta al derecho de petición deberá efectuarla en el término legal, pero en caso de no poder hacerlo por algo excepcional o porque simplemente exista un procedimiento especial para ello, deberá informar al interesado las circunstancias de la demora e indicarle la fecha en que recibirá la respuesta al problema, de manera que, no se presente vulneración del derecho fundamental de petición. Así pues, de conformidad con el artículo 14 del C.P.A.C.A., y la jurisprudencia de la Corte Constitucional -la cual es perfectamente aplicable dentro del nuevo marco sustancial del derecho de petición-, cuando a la entidad no le sea posible resolver de fondo la solicitud dentro del término estipulado en la Ley, ya sea por una situación excepcional o porque esté previsto un procedimiento especial para ello, es necesario que la autoridad competente, dentro del término establecido en la ley, ponga en conocimiento del interesado las circunstancias, explicándole los motivos de la demora e indicándole la fecha de la respuesta, lo cual debe corresponder a un plazo razonable que le permita satisfacer a tiempo su inquietud y definir la conducta que asumirá frente a la administración[8].
En tratándose, de peticiones que no estén reguladas en norma especial y del plazo para decidir sobre aquellas, el artículo 14 del C.P.A.C.A. establece que transcurridos quince (15) días desde su recepción deben resolverse, de manera que, en caso contrario, se entiende vulnerado el derecho fundamental de petición, circunstancia que se cumplió en el presente caso.
Sin embargo, con ocasión de la expedición del Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, por medio del cual se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional, posteriormente prorrogado, con el fin de conjurar la grave calamidad pública que afecta al país por causa del nuevo coronavirus COVID-19, en materia de derecho de petición, mediante Decreto 491 del 28 de marzo de 2020[9], se dispuso: «[…] Artículo 5.
Ampliación de términos para atender las peticiones. Para las peticiones que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, se ampliarán los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, así: Salvo norma especial toda petición deberá resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: (i) Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los veinte (20) días siguientes a su recepción. (ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción. Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad debe informar esta circunstancia al interesado, antes del vencimiento del término señalado en el presente artículo expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto en este artículo.
En los demás aspectos se aplicará lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011. Parágrafo. La presente disposición no aplica a las peticiones relativas a la efectividad de otros derechos fundamentales. […]».
2.4. DEL CASO CONCRETO. Previo a decir, resulta imprescindible establecer las actuaciones que dieron origen a la acción de tutela de la referencia, de conformidad con las pruebas obrantes en el expediente, así: - El 28 de julio de 2020, los accionantes y otros, en calidad de Jueces de la República del circuito judicial de Bogotá, radicaron derechos de petición ante el Consejo Superior de la Judicatura, y el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, a través de correo electrónico[10], en los siguientes términos: «[…] (i) Nos indiquen los términos o plazos concretos en los que se llevará a cabo la digitalización de expedientes, y si es posible o no que la misma se realice dando continuidad al sistema que vienen manejando los despachos cero papel, como la Sala de Restitución de Tierras del Tribunal Superior de Bogotá, o incluso, con los que manejan otras autoridades como la Superintendencia de Industria y Comercio.
(ii) Se materialice con prontitud -por agentes técnicos externos y no a cargo de los servidores judiciales- el plan de digitalización de expedientes, que deberá estar acompañado de un sistema robusto y seguro para almacenarlos y consultarlos, y que, en ese orden de ideas, se nos capacite en el tema. Luego, solicitamos se nos señale de manera expresa cómo se realizará lo propio y quiénes estarán a cargo de ello.
(iii) Se indique si la forma cómo está operando la administración de justicia en este Distrito durante la pandemia únicamente se está dando a conocer a través de la página web de la Rama Judicial, y en caso afirmativo, solicitamos que la misma se divulgue de manera masiva (por ejemplo, televisión, radio, periódicos), apropiada y suficiente, dado que no todos los usuarios tienen acceso -temporal o permanente- a la internet, o saben navegar a través de ella.
(iv) Se solicite a la ARL y/o se nos dé a conocer el concepto de la misma, en punto de la evaluación del riesgo al que, con ocasión al COVID19- están expuestos los/as servidores/as judiciales que deben atender usuarios en barandas físicas sin ventanillas, y al que se exponen los/as funcionarios/as que tienen a su cargo el desarrollo de diligencias fuera de la sede judicial (entiéndanse como tales, inspecciones judiciales o práctica de medidas cautelares).
Lo anterior, a efecto de establecer y justificar o no la adopción de medidas de bioseguridad adicionales a la dotación de tapabocas, guantes y gel antibacterial. (v) Se nos indique cuáles son las medidas especiales que el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá, de conformidad con el parágrafo del art. 15 del Acuerdo PCSJA20-11567, ha adoptado o espera adoptar frente a aquellos/as servidores/as judiciales que padezcan diabetes, enfermedad cardiovascular, hipertensión arterial y accidente cerebrovascular, VIH, cáncer, enfermedad pulmonar obstructiva crónica (EPOC); que usen corticoides o inmunosupresores; que tengan mal nutrición (obesidad o desnutrición); que sean fumadores; mayores de 60 años o mujeres en estado de gestación. (vi) Se nos indique sí existen convenios de conectividad que beneficien a los/as servidores/as judiciales en términos de costos y velocidad en la navegación, para la utilización de internet, insumo necesario del trabajo virtual que a la fecha ha sido proveído exclusivamente por cada uno de los/as funcionarios/as y empleados/as.
En caso de no existir, solicitamos se evalúen opciones, bajo el entendido de que la provisión de las herramientas de trabajo corresponde a nuestro empleador. […]». - Mediante oficio DEAJRHO20-3933 del 21 de agosto de 2020, la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, en el marco de sus competencias, ofreció respuesta respecto del numeral iv), es decir, todo lo relacionado con la ARL.
Al respecto, en el escrito de la acción de tutela la parte actora afirmó tener conocimiento de dicha respuesta, respecto de la cual no se realizó cuestionamiento alguno; por lo cual, no es admisible que, que solo a través del escrito de impugnación, se afirme que no se conoció el concepto técnico de la ARL. Razón por la cual, tal inconformidad no será objeto de análisis en esta instancia judicial, pues lo contrario, desconocería el derecho al debido proceso y contradicción de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, en tanto no tuvo la oportunidad de conocer dicho cargo y manifestarse al respecto. - De acuerdo con la respuesta otorgada por el Director Ejecutivo Seccional de Administración Judicial de Bogotá – Cundinamarca, previa respuesta otorgada por el Centro de Servicios Administrativos Jurisdiccionales para los Juzgados Civiles Laborales y de Familia, se informó a los accionantes a través de los correos aportados para tal fin, respecto al proceso de digitalización de expedientes que: «[…] Entre tanto, se han definido los parámetros y requerimientos mínimos a cumplir por los despachos judiciales que hagan uso de la medida de digitalización de procesos, para llevar a cabo una efectiva recepción, control y digitalización, y entrega de todos los expedientes, en cumplimiento al Acuerdo PCSJ20-11567 y según el protocolo fijado en la Circular PCSJ20-27.
Es preciso indicar que la Dirección Ejecutiva Seccional ha realizado una distribución de los digitadores asignados en el Acuerdo PCSJ20- 11649 y ha generado dos (2) procedimientos para la recepción y gestión de los expedientes a digitalizar, los cuales se describen en la Circular DESAJBOC20-86. I. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO APLICABLE 1.
PROCEDIMIENTO 1, Gestión centralizada en el equipo de soporte tecnológico de la DESAJ (Juzgados Civiles, Laborales y Familia incluido Ejecuciones) Los despachos judiciales Civiles, Laborales y de Familia que deseen hacer uso del servicio de digitalización, deberán realizar el agendamiento de la cita presencial para ingresar a la sede Hernando Morales Molina, a través de Microsoft Bookings, en el link: https://outlook.office365.com/owa/calendar/RESERVADIGITALIZACIONEXPEDIE NTES @cendoj.ramajudicial.gov.co/bookings/ Previo a realizar la entrega en físico de los expedientes a digitalizar, teniendo en cuenta lo siguiente: • Duración de la cita: 20 minutos. • Solo pueden realizar una (1) cita por despacho.
En cada cita, los despachos podrán entregar un máximo de 30 expedientes que cumplan con las condiciones fijadas en la presente Circular. • Las citas a asignar son limitadas, debido a la capacidad estimada para el proceso de digitalización de expedientes (960 expedientes mensuales). 2. PROCEDIMIENTO 2, Gestión descentralizada en cada sede que cuentan con centro de servicios, oficinas de apoyo o secretaría(s).
En las sedes que cuentan con centros de servicios, oficinas de apoyo y secretarías, según corresponda, la entrega de los expedientes se coordinará a través del jefe o quien haga sus veces en el respectivo Centro de Servicios, Oficina de Apoyo o Secretaría, (“responsable de entregar procesos”), siguiendo los siguientes parámetros: • El Juez Coordinador, secretario o la persona que haga las veces se encargará de definir en coordinación con los despachos que se encuentren en la sede, los procesos que se vayan a entregar para digitalizar. • En ningún caso la Dirección Seccional o el personal encargado para la digitalización definirá o priorizará los procesos que vayan a ser objeto de digitalización. • El despacho u oficina responsable de cada expediente a digitalizar es el responsable de la entrega del proceso al personal asignado para digitalización. • En todo caso se debe observar la capacidad de expedientes a digitalizar en cada sede judicial.
II. ENTREGA EN FÍSICO DE LOS EXPEDIENTES Los despachos judiciales deben realizar la entrega de los documentos y expedientes en físico, en la sede que corresponda, teniendo en cuenta lo siguiente: • Los expedientes deben ser entregados completamente organizados y foliados. • La foliación será responsabilidad del despacho judicial que entrega el expediente, cualquier problema con la foliación será reportado por parte del digitalizador al titular del despacho al correo electrónico institucional del despacho.
En ese caso se suspenderá el proceso de digitalización y se devolverá el expediente al despacho de origen. • Los despachos deben especificar y organizar el contenido de acuerdo a los cuadernos que incluyan los expedientes. • Se debe notificar si el expediente contiene títulos valores o documentos que presten mérito ejecutivo. • Solamente se recibirán procesos que hayan iniciado en el año 2019 y 2020, de conformidad con la Circular PCSJC20-27 del 21 de julio de 2020, con la cual se expidió el “PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DIGITALIZACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE.
PLAN DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES”, para la digitalización (escaneo), producción, gestión y tratamiento estandarizado de los documentos y expedientes electrónicos. Para los Tribunales Superiores de Bogotá y Cundinamarca no se aplicará esta regla. En tal caso se priorizará la digitalización de acciones de tutela y excepcionalmente procesos, previa autorización del coordinador de la sede. • No entregar expedientes que tengan pronta continuidad o trámite, por cuanto se debe tener en consideración los tiempos necesarios para la digitalización. III.
RECEPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES El grupo de digitalización de la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá, Cundinamarca y Amazonas; será quien por asignación reciben los expedientes de los diferentes despachos, realizando la revisión de la documentación recibida, y registrando del expediente en la “Planilla de Recepción de Expedientes”, en el que se diligencian todos los datos que soporten el registro y recepción de los expedientes.
Una vez recepcionados los expedientes se entrega al despacho un “Soporte de Recibo de Expedientes”. IV. ASIGNACIÓN DE TÉCNICO PARA DIGITALIZACIÓN Los expedientes recibidos son asignados a los diferentes técnicos para su digitalización, a través del diligenciamiento del formato “Soporte Asignación de Expedientes” a cargo del técnico que realiza la asignación y de igual forma de quien recibe para digitalización. V. DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES EL proceso de digitalización de los expedientes se llevará a cabo por los técnicos de digitalización, de acuerdo con lo establecido en el “PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DIGITALIZACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE ACUERDO PCSJA20-11567 DE 2020”.
VI. ORGANIZACIÓN INFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES DIGITALIZADOS Cada uno de los técnicos del grupo de digitalización, tendrá asignada una cuenta de correo electrónico, en la que cargarán a través de la herramienta One Drive, los expedientes digitalizados. Estos documentos deben estar organizados en las carpetas de One Drive, otorgadas por el área de Tecnología de acuerdo a lo establecido en el “PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DIGITALIZACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE ACUERDO PCSJA20-11567 DE 2020”.
VII. FINALIZACIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES Una vez terminada esta actividad, el técnico responsable de la digitalización, se comunica directamente con el despacho judicial, para programar la entrega de los expedientes, teniendo en cuenta tiempos de entrega y evitando la aglomeración de los despachos en las sedes según corresponda.
VIII. RECOLECCIÓN DE EXPEDIENTES Los despachos atenderán la citación previamente pactada, para recoger los expedientes digitalizados. El técnico encargado, dará las indicaciones al despacho frente a la localización de los expedientes en la herramienta virtual One Drive. El soporte de entrega deberá quedar registrado en el formato “Acta de Entrega de Expedientes” y deberá ser firmado por las dos partes”.
Del contenido de la referida respuesta, tal como lo consideró el a quo, no hay duda en que el mismo satisface los requerimientos planteados en los numerales 1 y 2 de la petición del 28 de julio de 2020, Frente a la respuesta otorgada, se asegura en el escrito de impugnación que la misma no determinó la fecha ni términos en que se efectuaría, al respecto, se informa respecto de tal particularidad, que resulta pertinente la lectura conjunta de dicha respuesta con los diferentes acuerdos y circulares proferidas sobre la materia por el Consejo Superior de la Judicatura, referidos allí mismo, que detallan las etapas del proceso de digitalización, como la creación del cargo de técnicos de sistemas, cuya función es «[c]umplir el protocolo establecido para la primera fase de la digitalización de 320 expedientes», y durante que periodo; por ejemplo.
Además, no se puede desconocer que se trata de un proceso que se ha puesto en marcha, consecuencia de la especial situación en que nos encontramos, cuyos lineamientos y particularidades pueden ir variando, dadas las necesidades del servicio y los efectos o resultados que arrojen; sin que sea pertinente establecer “fecha y términos” concretos, cuando la demanda de administración de justicia es descomunal. - En la misma respuesta otorgada por el Centro de Servicios Administrativos Jurisdiccionales para los Juzgados Civiles Laborales y de Familia, se dijo también: «[…] Los servidores judiciales, contratistas de prestación de servicios o judicantes que presentan alguna de las condiciones que generen una mayor vulnerabilidad en su salud en un eventual contagio por COVID-19, deberán permanecer trabajando desde sus casas.
Los servidores judiciales que se encuentren en esta condición deberán reportarlo al nominador o jefe inmediato y a la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial, a través del formulario electrónico definido para tal fin, y aportar los soportes que consten dicha situación, y aplicar los demás procedimientos que se fijen para tal fin.
Mientras se encuentren vigentes las medidas de aislamiento preventivo obligatorio, salvo disposición en contrario; no se permitirá el acceso a las sedes judiciales o administrativas de ninguna persona que presente afecciones respiratorias, fiebre o síntomas asociados (tos, dificultad respiratoria, dolor corporal generalizado, secreción nasal). • Todas las personas que vayan a ingresar a las sedes, deben contar con tapabocas, utilizado de manera correcta (cubriendo nariz y boca).
La administración proporcionará tapabocas a los funcionarios, empleados, judicantes y contratistas de la Rama Judicial, los usuarios deberán traer su tapabocas para ingresar a las sedes judiciales. • Previo al ingreso y durante la permanencia en las sedes, se debe mantener el distanciamiento mínimo vital de dos (2) metros, atendiendo la señalización en los lugares que exista. • Antes de ingresar a las sedes judiciales, todas las personas deben realizar la desinfección de zapatos haciendo uso de los medios proporcionados para ello. • Todas las personas sin excepción, deben permitir la toma de temperatura por parte del personal destinado para desarrollar dicha labor, para ingresar a las sedes. • Todas las personas deberán hacer la desinfección correcta y completa de sus manos mediante lavado y/o aplicación de gel antibacterial, según los medios dispuestos en cada sede. • Al ingreso de las sedes, se dispondrá de un registro para la toma de datos y declaración de estado de salud, para lo cual, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial Bogotá, Cundinamarca y Amazonas, coordinará los procedimientos necesarios para llevar dicho registro y control de servidores judiciales, judicantes, contratistas y visitantes. • La Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial en coordinación con la ARL, definirán el aforo permitido en las sedes judiciales, en los espacios en los cuales se atienden usuarios, las oficinas y salas de audiencias.
La administración con el apoyo del personal de seguridad regulará el acceso a las sedes judiciales y permitirá el ingreso por turnos, siguiendo el orden de llegada de las personas o el mecanismo que se pueda implementar en cada sede. Para el caso de usuarios que deban ingresar a las sedes judiciales en un horario específico para cumplir con alguna diligencia, será necesario presentar la constancia de citación correspondiente en medio físico. • Habrá vigías de salud quienes se encargarán de apoyar en el control de acceso a las sedes, diligenciar los registros de ingreso, entregar los elementos de protección personal, verificar el uso del tapabocas, tomar temperatura y brindar orientación sobre las obligaciones de cuidado y reglas de permanencia en las sedes de la Rama Judicial. • Los visitantes deben ingresar únicamente al lugar autorizado y por un período de tiempo limitado.
Solo se podrá ingresar a los despachos judiciales para las actividades estrictamente necesarias y con autorización expresa del juez. • Está prohibido el ingreso de menores de edad a las sedes judiciales. • En todo caso, el acceso a las sedes judiciales tanto de usuarios, como de servidores, contratistas y judicantes; se permitirá siguiendo las instrucciones que dicte el Consejo Superior de la Judicatura y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, respecto a la realización de diligencias y labores de manera presencial y en la medida de lo posible y según sea viable de conformidad con los procedimientos establecidos y los recursos disponibles, se dará prelación a la realización de teletrabajo y la prestación del servicio en manera virtual. […]».
(Resaltado por la Sala). Del contenido que antecede, al igual que lo consideró el juez de primera instancia, la misma ofrece respuesta al numeral 5 de la solicitud relacionada con las “medidas especiales que el Consejo Seccional de la Judicatura de Bogotá deba adoptar frente a aquellos servidores judiciales que se encuentren en especiales condiciones de salud”, en tanto se indica el procedimiento a seguir frente a «[l]os servidores judiciales, contratistas de prestación de servicios o judicantes que presentan alguna de las condiciones que generen una mayor vulnerabilidad en su salud en un eventual contagio por COVID-19».
Sin embargo, indica el impugnante en su escrito, que se solicitó referirse a las medidas “especiales”, y no a las generales ya adoptadas para la totalidad del personal vinculado a la Rama Judicial; punto de inconformidad que no es de recibo para esta Sala de decisión, pues todo el personal que hace parte del servicio de la “administración de justicia”, en principio, tiene el mismo riesgo de exposición al COVID-19 y es, precisamente, el padecimiento de aquellas morbilidades ya establecidas lo que hacen la diferencia en todo el país, no solo en la seccional Bogotá. Y es por eso, la aplicación de los lineamientos generales adoptados en ese sentido por el Consejo Superior de la Judicatura, a través de las seccionales, de cara a cada caso en particular, previamente reportado ante el nominador o jefe inmediato; lo cual, de ninguna manera, desconoce que se puedan tomar medidas “especiales” según las circunstancias y necesidades propias de cada despacho judicial.
De conformidad con lo expuesto, y en atención a que no hay duda en la falta de respuesta por parte de las accionadas respecto de los numerales tercero y sexto de la solicitud formulada el 28 de julio de 2020, sin que ello haya cambiado en esta instancia judicial, la Sala confirmará la decisión del a quo.. En mérito de lo expuesto el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección B, administrando justicia y por autoridad de la ley, III.
FALLA PRIMERO. CONFIRMAR la sentencia del 21 de enero de 2021, proferida por la sección cuarta del Consejo de Estado, que amparó el derecho fundamental de petición de los señores Diana Carolina Ariza Tamayo y Mauricio de los Reyes Cabeza Cabeza, por las razones expuestas en la parte motiva de esta providencia.
SEGUNDO. NOTIFICAR esta providencia por telegrama o por el medio más expedito, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 30 del Decreto 2591 de 1991, para los fines ahí contemplados.
TERCERO. En acatamiento de las disposiciones del artículo 31 ibídem, REMITIR el expediente a la Corte Constitucional, para su eventual revisión. La anterior providencia fue estudiada y aprobada por la Sala en sección de la fecha. CÓPIESE,
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE. Firma electrónica SANDRA LISSET IBARRA VÉLEZ Firma electrónica Firma electrónica CÉSAR PALOMINO CORTÉS CARMELO PERDOMO CUÉTER Se deja constancia que esta providencia se firma de forma electrónica mediante el aplicativo SAMAI, de manera que el certificado digital que arroja el sistema permite validar su integridad y autenticidad del presente documento en el link: http://relatoria.consejodeestado.gov.co: 8081/vistas/ documento/evalidador. ----------------------- [1] El proceso de la referencia paso al Despacho con informe electrónico de la Secretaría General de la Corporación del 11 de febrero de 2021. [2]csjsabta@cendoj.ramajudicial.gov.co,pmestrec@cendoj.ramajudicial.gov.co, presidencia@consejosuperior.ramajudicial.gov.co, atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co. [3] La disposición en cita establece: “Artículo 5.
Ampliación de términos para atender las peticiones. Para las peticiones que se encuentren en curso o que se radiquen durante la vigencia de la Emergencia Sanitaria, se ampliarán los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1437 de 2011, así: (…) (ii) Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta y cinco (35) días siguientes a su recepción. (…)”. [4] «Trámite de la impugnación. Presentada debidamente la impugnación el juez remitirá el expediente dentro de los dos días siguientes al superior jerárquico correspondiente […]». [5] Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86 de la Constitución Política. [6] «[…] Las tutelas que sean de competencia del Consejo de Estado en primera instancia y en segunda instancia se someterán a reparto por igual entre todos los magistrados de la Sala de lo Contencioso Administrativo y serán resueltas por la sección o subsección de la cual haga parte el magistrado a quien le haya correspondido el reparto». [7] Por medio del cual se expide el reglamento interno del Consejo de Estado.. [8] De acuerdo con el parágrafo del artículo 14 de Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1775 de 2015, dicho término se reguló así: “Cuando excepcionalmente no fuere posible resolver la petición en los plazos aquí señalados, la autoridad deberá informar de inmediato, y en todo, caso antes del vencimiento del término señalado en la ley, esta circunstancia al interesado expresando los motivos de la demora y señalando a la vez el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, el cual no podrá exceder del doble del inicialmente previsto”. [9] Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica [10] csjsabta@cendoj.ramajudicial.gov.co, pmestrec@cendoj.ramajudicial.gov.co, presidencia@consejosuperior.ramajudicial.gov.co, atencionalusuariobogota@cendoj.ramajudicial.gov.co.