SOLICITUD DE OCULTAMIENTO DEL PROCESO – De la parte demandante en el sistema de búsqueda de procesos de la página oficial del Consejo de Estado / MEDIO DE CONTROL DE NULIDAD POR INCONSTITUCIONALIDAD – Tiene carácter público / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Garantías para el acceso a la administración de justicia / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Acceso a los expedientes por cualquier persona, salvo los de carácter reservado / SOLICITUD DE OCULTAMIENTO DEL PROCESO – Se rechaza por cuanto se trata de un medio de control o acción pública, no tiene carácter de reservado y la información hace parte de los archivos de la Rama Judicial La parte demandante solicita que se oculte “[…] el proceso de Acción de Nulidad por Inconstitucionalidad al artículo primero del Acuerdo 06 de 2018 con medida cautelar de suspensión provisional del sistema de búsqueda de procesos de la página oficial del Consejo de Estado […]”, sin explicar cuáles son las razones de su solicitud.

Este Despacho considera que no es procedente acceder a la solicitud de ocultar el proceso de nulidad por inconstitucionalidad identificado con el número único de radicación 11001- 03-24-000-2019-00306-00 del sistema de búsqueda de procesos de la página web oficial del Consejo de Estado porque, en primer orden, se trata de una acción o medio de control de carácter público y, en consecuencia, el proceso no tiene un carácter de reservado; y, en segundo orden, se trata de información y documentos que hacen parte de los archivos de la Rama Judicial.

Asimismo, es importante resaltar que la publicidad del proceso, en el caso sub examine, tiene por objeto, por un lado, garantizar el adecuado ejercicio de la función pública, la participación de la comunidad, el control ciudadano en las decisiones que los afecten y constituyen fuente de la historia, en especial; y, por el otro, tienen como objeto garantizar los fines esenciales del Estado y un fin constitucionalmente legítimo, en general. […] Este Despacho negará la solicitud presentada por la parte demandante relativa a ocultar el proceso de la referencia del sistema de búsqueda de procesos de la página web oficial del Consejo de Estado, teniendo en cuenta que se trata de un medio de control o acción pública y que la publicidad del proceso tiene por objeto garantizar los fines esenciales del Estado y un fin constitucionalmente legítimo.

USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES – Garantiza el principio de publicidad y el acceso a la administración de justicia / USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES – Es deber de los sujetos procesales realizar sus actuaciones a través de medios tecnológicos / USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES – En aplicación del Decreto Legislativo 806 de 2020 Visto el artículo 186 de la Ley 1437 de 18 de enero de 2011, sobre la utilización de medios electrónicos.

Asimismo, visto el Decreto Legislativo 806 de 4 de junio de 2020 expedido por el Gobierno Nacional […], este Despacho considera que: i) las actuaciones judiciales se deberán surtir por medios electrónicos que garanticen el principio de publicidad y los derechos de acceso a la administración de justicia y al debido proceso; y ii) las contestaciones, las intervenciones, los conceptos, las pruebas, los memoriales, los recursos, las comunicaciones y demás documentos que se dirijan al Despacho sustanciador con destino al expediente del proceso de la referencia, mediante mensaje de datos, deberán ser enviados al buzón electrónico.

MEDIO DE CONTROL DE NULIDAD POR INCONSTITUCIONALIDAD – Marco normativo y desarrollo jurisprudencial / MEDIO DE CONTROL DE NULIDAD POR INCONSTITUCIONALIDAD – Requisitos para su procedencia / MEDIO DE CONTROL DE NULIDAD POR INCONSTITUCIONALIDAD – Características / MEDIO DE CONTROL DE NULIDAD POR INCONSTITUCIONALIDAD – Tiene carácter público Visto el numeral 2 del artículo 237 de la Constitución Política […].

Visto el artículo 135 de la Ley 1437 de 18 de enero de 2011, sobre el medio de control de nulidad por inconstitucionalidad […]. El medio de control de nulidad por inconstitucionalidad se rige por un proceso especial establecido en el artículo 184 de la Ley 1437 […]. La Sala Plena de lo Contencioso Administrativo de esta Corporación ha considerado que el medio de control o acción de nulidad por inconstitucionalidad se caracteriza por lo siguiente: “[…] i) es [una acción] pública; ii) su titularidad se le confiere a los ciudadanos, sin excepción, quienes la ejercen directamente o por medio de representante; ii) puede ser instaurada en cualquier tiempo ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa del Consejo de Estado; iii) recae sobre actos de carácter general dictados por autoridades del orden nacional cuya revisión no corresponda a la Corte Constitucional, tanto como sobre actos administrativos de carácter general […]”.

El carácter público del medio de control de nulidad por inconstitucionalidad se puede estudiar desde dos perspectivas, a saber: la primera que, en el marco del derecho de acción y de la legitimación en la causa por activa, permite a cualquier ciudadano ejercer el medio de control, de conformidad con el artículo 135 de la Ley 1437; y la segunda, que permite a cualquier ciudadano intervenir en el proceso, por escrito, para defender o impugnar la legalidad del acto administrativo, en los términos del literal “b” del numeral 4 del artículo 184 de la norma ejusdem.

PRINCIPIO DE PUBLICIDAD DE LAS ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Y DE LAS PROVIDENCIAS JUDICIALES – Marco normativo y desarrollo jurisprudencial / PROVIDENCIAS JUDICIALES – Son documentos públicos / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – En el procedimiento administrativo / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Alcance / PRINCIPIO DE PUBLICIDAD – Garantías para el acceso a la administración de justicia Vistos los artículos 74 y 228 de la Constitución Política […].

Visto el inciso tres del artículo 64 de la Ley 270 de 7 de marzo de 1996, sobre comunicación y divulgación […]. Visto el artículo 3 del Código General del Proceso, sobre proceso oral y por audiencias […]. Las providencias judiciales son, en virtud de la Constitución y la ley, por regla general, documentos públicos que exigen la posibilidad de consulta con el propósito de garantizar: i) el control de los actos de la administración de justicia; ii) que las personas conozcan el alcance de los derechos y obligaciones establecidos en la Constitución Política, la ley y los reglamentos, con el objeto que puedan ejercer acciones en defensa de sus derechos o de la comunidad; iii) el derecho a la información que permita a las personas conocer sobre determinas decisiones que impactan en la sociedad o sobre las cuales existe un interés específico en la comunidad; y iv) el acceso a la administración de justicia en la medida en que las personas tienen derecho a conocer la manera en que los jueces han decidido las causas pretéritas. […] En relación con el artículo 103 [del CGP], la Corte Constitucional consideró que constituye una norma que surge en respuesta al flujo de información actual […].

Para efectos de lo anterior, el Consejo Superior de la Judicatura y en el Consejo de Estado se han implementado diversos sistemas de información con el objeto de garantizar la publicidad de las decisiones judiciales y el acceso a la administración de justicia. FORMACIÓN Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES – Marco normativo Visto el artículo 122 del Código General del Proceso, de cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. […] Teniendo en cuenta que de cada proceso se formará un expediente, el Consejo Superior de la Judicatura, en el marco de los artículos 85, numeral 13, y 95 de la Ley 270, estableció la estructura para la identificación de procesos judiciales […], al establecer el código único del proceso o número único de radicación, el cual identifica un proceso específico en el universo procesal, desde su origen y, posteriormente, durante su archivo.

En relación con el archivo de los procesos judiciales, visto el artículo 122 del Código General del Proceso, establece que el expediente de cada proceso concluido se archivará conforme a la reglamentación que para tales efectos establezca el Consejo Superior de la Judicatura, debiendo en todo caso informar al juzgado de conocimiento el sitio del archivo. […] La creación de archivos es obligatoria para la Rama Judicial en los términos de los artículos 9 y 10 de la Ley 594.

Visto el artículo 4 de la Ley 594, sobre principios generales, […] que rigen la función archivística […]. El Consejo Superior de la Judicatura, en el marco de los principios de autonomía e independencia de la Rama Judicial, expidió diversos acuerdos orientados a regular la gestión documental al interior de la Rama Judicial y, en especial, el de archivo.

NOTA DE RELATORÍA: Ver providencias, Consejo de Estado Sala Plena, de 6 de febrero de 2018, Radicación 11001-03-24-000-2016-00480-00, C.P. Stella Conto Díaz del Castillo; y Corte Constitucional, Sentencia T-20 de 2014 M.P. Luis Guillermo Guerrero Pérez. FUENTE FORMAL: CONSTITUCIÓN POLÍTICA – ARTÍCULO 74 / CONSTITUCIÓN POLÍTICA – ARTÍCULO 228 / CONSTITUCIÓN POLÍTICA – ARTÍCULO 237 NUMERAL 2 / LEY 1437 DE 2011 – ARTÍCULO 135 / LEY 1437 DE 2011 – ARTÍCULO 184 NUMERAL 4 LITERAL B / LEY 1437 DE 2011 – ARTÍCULO 186 / DECRETO LEGISLATIVO 806 DE 2020 – ARTÍCULO 1 / DECRETO LEGISLATIVO 806 DE 2020 – ARTÍCULO 2 / DECRETO LEGISLATIVO 806 DE 2020 – ARTÍCULO 3 / DECRETO LEGISLATIVO 806 DE 2020 – ARTÍCULO 8 / DECRETO LEGISLATIVO 806 DE 2020 – ARTÍCULO 9 / CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO – ARTÍCULO 3 / CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO – ARTÍCULO 103 / CÓDIGO GENERAL DEL PROCESO – ARTÍCULO 122 / LEY 270 DE 1996 – ARTÍCULO 64 / LEY 270 DE 1996 – ARTÍCULO 85 NUMERAL 13 / LEY 270 DE 1996 – ARTÍCULO 95 / LEY 594 DE 2000 – ARTÍCULO 4 CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN PRIMERA Consejero ponente: HERNANDO SÁNCHEZ SÁNCHEZ Bogotá, D.C., veintiocho (28) de enero de dos mil veintiuno (2021) Radicación número: 11001-03-24-000-2019-00306-00 Actor: DIEGO ANDRÉS CARDONA CAMPUZANO Demandado: UNIVERSIDAD DE CALDAS – UNICALDAS Referencia: Medio de control de nulidad por inconstitucionalidad Asunto: Resuelve sobre la solicitud de ocultar el proceso y el archivo del proceso AUTO INTERLOCUTORIO Este Despacho procede a resolver sobre: i) la solicitud de ocultar el proceso; y ii) el archivo del proceso.

La presente providencia tiene las siguientes partes: i) Antecedentes; ii) Consideraciones; y iii) Resuelve; las cuales se desarrollan a continuación. I.- ANTECEDENTES 1. El señor Diego Andrés Cardona Campuzano presentó demanda contra la Universidad de Caldas, en ejercicio del medio de control de nulidad por inconstitucionalidad, para que se declare la nulidad del artículo 1° del Acuerdo núm. 06 de 20 de febrero de 2018, “Por el cual se fijan directrices académicas internas para el reconocimiento del incentivo para el programa de Jóvenes en Acción”, expedido por el Consejo Académico de la Universidad de Caldas. 2.

El señor Diego Andrés Cardona Campuzano, mediante escritos radicados en la Secretaría de la Sección Primera de esta Corporación los días 22 y 23 de agosto de 2019, manifestó “[…] de manera libre y voluntaria […] DESISTO del proceso de la referencia […]”. 3. Asimismo, el demandante solicitó: “[…] Ocultar el proceso de Acción de Nulidad por Inconstitucionalidad al artículo primero del Acuerdo 06 de 2018 con medida cautelar de suspensión provisional del sistema de búsqueda de procesos de la página oficial del Consejo de Estado […]”. 4.

Este Despacho, mediante providencia de 10 de septiembre de 2019, dispuso: i) “[…] DECLARAR IMPROCEDENTE la solicitud de desistimiento de las pretensiones de la demanda […]”; y ii) “[…] INTERPRETAR la solicitud presentada por la parte demandante como de retiro de la demanda y, en consecuencia, ADMITIRLA […]”; iii) “[…] ORDENAR a la Secretaría de la Sección Primera de la Corporación que devuelva los anexos de la demanda a la parte demandante sin necesidad de desglose y realice las anotaciones de ley […]”; y iv) se ordenó el archivo del proceso.

La providencia se notificó a las partes y la Secretaría de la Sección Primera de esta Corporación procedió posteriormente al archivo del proceso, mediante comunicación núm. 4198 de 7 de octubre de 2019, el cual tiene firma de recibido de 27 de febrero de 2020. 5. La Secretaría solicitó el desarchivo del expediente el 10 de octubre de 2020 y, una vez desarchivado, remitió el proceso a este Despacho, el cual fue recibido el 23 de octubre de 2020. 6.

La Secretaría, al remitir el proceso a este Despacho, incluyó unos documentos relacionados con un oficio remitido por la Procuraduría Regional de Caldas[1], un correo electrónico enviado a la Secretaría de la Sección Primera del Consejo de Estado desde la dirección electrónica sigma@cendoj.ramajudicial.gov.co[2]; y un oficio remitido por el señor Pablo Enrique Moncada Suárez.

II.- CONSIDERACIONES 7. Este Despacho procede a resolver las solicitudes presentadas por la parte demandante los días 22 y 23 de agosto de 2019, relativas a que se oculte “[…] el proceso de Acción de Nulidad por Inconstitucionalidad al artículo primero del Acuerdo 06 de 2018 con medida cautelar de suspensión provisional del sistema de búsqueda de procesos de la página oficial del Consejo de Estado […]”. 8.

Para el efecto, se procederá al estudio de: i) el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y el Decreto Legislativo 806 de 4 de junio de 2020; ii) el marco normativo y desarrollo jurisprudencial del medio de control de nulidad por inconstitucionalidad; iii) el marco normativo y desarrollo jurisprudencial sobre el principio de publicidad de las actuaciones de la administración de justicia y de las providencias judiciales; iv) el marco normativo sobre la formación de los expedientes y el archivo de los mismos; y v) el caso concreto.

El uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y el Decreto Legislativo 806 de 4 de junio de 2020 9. Visto el artículo 186 de la Ley 1437 de 18 de enero de 2011[3], sobre la utilización de medios electrónicos. 10. Asimismo, visto el Decreto Legislativo 806 de 4 de junio de 2020 expedido por el Gobierno Nacional “[…] [p]or el cual se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica […]”, en especial, los artículos 1, 2, 3, 8 y 9 sobre objeto, el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, los deberes de los sujetos procesales en relación con las tecnologías de la información y las comunicaciones, notificaciones personales y notificación por estado y traslados. 11.

De conformidad con la normativa indicada supra, este Despacho considera que: i) las actuaciones judiciales se deberán surtir por medios electrónicos que garanticen el principio de publicidad y los derechos de acceso a la administración de justicia y al debido proceso; y ii) las contestaciones, las intervenciones, los conceptos, las pruebas, los memoriales, los recursos, las comunicaciones y demás documentos que se dirijan al Despacho sustanciador con destino al expediente del proceso de la referencia, mediante mensaje de datos, deberán ser enviados al buzón electrónico: “ces1secr@consejodeestado.gov.co”.

Marco normativo y desarrollo jurisprudencial del medio de control de nulidad por inconstitucionalidad 12. Visto el numeral 2 del artículo 237 de la Constitución Política, sobre la atribución del Consejo de Estado para conocer de las acciones de nulidad por inconstitucionalidad de los decretos dictados por el Gobierno Nacional, cuya competencia no corresponda a la Corte Constitucional. 13.

Visto el artículo 135 de la Ley 1437 de 18 de enero de 2011[4], sobre el medio de control de nulidad por inconstitucionalidad, que dispone lo siguiente: “[ ] Artículo 135. Nulidad por inconstitucionalidad. Los ciudadanos podrán, en cualquier tiempo, solicitar por sí, o por medio de representante, que se declare la nulidad de los decretos de carácter general dictados por el Gobierno Nacional, cuya revisión no corresponda a la Corte Constitucional en los términos de los artículos 237 y 241 de la Constitución Política, por infracción directa de la Constitución. También podrán pedir la nulidad por inconstitucionalidad de los actos de carácter general que por expresa disposición constitucional sean expedidos por entidades u organismos distintos del Gobierno Nacional.

Parágrafo. El Consejo de Estado no estará limitado para proferir su decisión a los cargos formulados en la demanda. En consecuencia, podrá fundar la declaración de nulidad por inconstitucionalidad en la violación de cualquier norma constitucional. Igualmente podrá pronunciarse en la sentencia sobre las normas que, a su juicio, conforman unidad normativa con aquellas otras demandadas que declare nulas por inconstitucionales […]” (Destacado fuera de texto). 14.

El medio de control de nulidad por inconstitucionalidad se rige por un proceso especial establecido en el artículo 184 de la Ley 1437, en el siguiente sentido: “[…]

ARTÍCULO 184. PROCESO ESPECIAL PARA LA NULIDAD POR INCONSTITUCIONALIDAD. La sustanciación y ponencia de los procesos contenciosos de nulidad por inconstitucionalidad corresponderá a uno de los Magistrados de la Sección respectiva, según la materia, y el fallo a la Sala Plena. Se tramitará según las siguientes reglas y procedimiento: 1.

En la demanda de nulidad por inconstitucionalidad se deberán indicar las normas constitucionales que se consideren infringidas y exponer en el concepto de violación las razones que sustentan la inconstitucionalidad alegada. 2. La demanda, su trámite y contestación se sujetarán, en lo no dispuesto en el presente artículo, por lo previsto en los artículos 162 a 175 de este Código.

Contra los autos proferidos por el ponente solo procederá el recurso de reposición, excepto el que decrete la suspensión provisional y el que rechace la demanda, los cuales serán susceptibles del recurso de súplica ante la Sala Plena. 3. Recibida la demanda y efectuado el reparto, el Magistrado Ponente se pronunciará sobre su admisibilidad dentro de los diez (10) días siguientes.

Cuando la demanda no cumpla alguno de los requisitos previstos en este Código, se le concederán tres (3) días al demandante para que proceda a corregirla señalándole con precisión los requisitos incumplidos. Si no lo hiciere en dicho plazo se rechazará. 4. Si la demanda reúne los requisitos legales, el Magistrado Ponente mediante auto deberá admitirla y además dispondrá: a) Que se notifique a la entidad o autoridad que profirió el acto y a las personas que, según la demanda o los actos acusados, tengan interés directo en el resultado del proceso, de conformidad con lo dispuesto en este Código, para que en el término de diez (10) días puedan contestar la demanda, proponer excepciones y solicitar pruebas.

Igualmente, se le notificará al Procurador General de la Nación, quien obligatoriamente deberá rendir concepto; b) Que se fije en la Secretaría un aviso sobre la existencia del proceso por el mismo término a que se refiere el numeral anterior, plazo durante el cual cualquier ciudadano podrá intervenir por escrito para defender o impugnar la legalidad del acto administrativo.

Adicionalmente, ordenará la publicación del aviso en el sitio web de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo; c) Que el correspondiente funcionario envíe los antecedentes administrativos, dentro del término que al efecto se le señale. El incumplimiento por parte del encargado del asunto lo hará incurso en falta disciplinaria gravísima y no impedirá que se profiera la decisión de fondo en el proceso.

En el mismo auto que admite la demanda, el magistrado ponente podrá invitar a entidades públicas, a organizaciones privadas y a expertos en las materias relacionadas con el tema del proceso a presentar por escrito su concepto acerca de puntos relevantes para la elaboración del proyecto de fallo, dentro del plazo prudencial que se señale.

En el caso de que se haya solicitado la suspensión provisional del acto, se resolverá por el Magistrado Ponente en el mismo auto en el que se admite la demanda. 5. Vencido el término de que trata el literal a) del numeral anterior, y en caso de que se considere necesario, se abrirá el proceso a pruebas por un término que no excederá de diez (10) días, que se contará desde la ejecutoria del auto que las decrete. 6.

Practicadas las pruebas o vencido el término probatorio, o cuando no fuere necesario practicar pruebas y se haya prescindido de este trámite, según el caso, se correrá traslado por el término improrrogable de diez (10) días al Procurador General de la Nación, sin necesidad de auto que así lo disponga, para que rinda concepto. 7. Vencido el término de traslado al Procurador, el ponente registrará el proyecto de fallo dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de entrada al despacho para sentencia. La Sala Plena deberá adoptar el fallo dentro de los veinte (20) días siguientes, salvo que existan otros asuntos que gocen de prelación constitucional […]” (Destacado fuera de texto). 15.

La Sala Plena de lo Contencioso Administrativo de esta Corporación ha considerado que el medio de control o acción de nulidad por inconstitucionalidad se caracteriza por lo siguiente: “[…] i) es [una acción] pública; ii) su titularidad se le confiere a los ciudadanos, sin excepción, quienes la ejercen directamente o por medio de representante; ii) puede ser instaurada en cualquier tiempo ante la Jurisdicción Contencioso Administrativa del Consejo de Estado; iii) recae sobre actos de carácter general dictados por autoridades del orden nacional cuya revisión no corresponda a la Corte Constitucional, tanto como sobre actos administrativos de carácter general […]”[5].

(Destacado fuera de texto). 16. El carácter público del medio de control de nulidad por inconstitucionalidad se puede estudiar desde dos perspectivas, a saber: la primera que, en el marco del derecho de acción y de la legitimación en la causa por activa, permite a cualquier ciudadano ejercer el medio de control, de conformidad con el artículo 135 de la Ley 1437; y la segunda, que permite a cualquier ciudadano intervenir en el proceso, por escrito, para defender o impugnar la legalidad del acto administrativo, en los términos del literal “b” del numeral 4 del artículo 184 de la norma ejusdem.

Marco normativo y desarrollo jurisprudencial sobre el principio de publicidad de las actuaciones de la administración de justicia y de las providencias judiciales 17. Vistos los artículos 74 y 228 de la Constitución Política, “[…] todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley […]”; asimismo, la Administración de Justicia es función pública y sus actuaciones serán públicas y permanentes, con las excepciones que establezca la ley. 18.

Visto el inciso tres del artículo 64 de la Ley 270 de 7 de marzo de 1996[6], sobre comunicación y divulgación, establece que “[…] las decisiones en firme podrán ser consultadas en las oficinas abiertas al público que existan en cada corporación para tal efecto o en las secretarías de los demás despachos judiciales, salvo que exista reserva legal sobre ellas.

Toda persona tiene derecho a acceder a los archivos que contengan las providencias judiciales y a obtener copia, fotocopia o reproducción exacta por cualquier medio técnico adecuado, las cuales deberán expedirse, a costa del interesado […]”. 19. Visto el artículo 3 del Código General del Proceso, sobre proceso oral y por audiencias, establece que “[…] [l]as actuaciones se cumplirán en forma oral, pública y en audiencias, salvo las que expresamente se autorice realizar por escrito o estén amparadas por reserva […]” (Destacado fuera de texto). 20.

Las providencias judiciales son, en virtud de la Constitución y la ley, por regla general, documentos públicos que exigen la posibilidad de consulta con el propósito de garantizar: i) el control de los actos de la administración de justicia; ii) que las personas conozcan el alcance de los derechos y obligaciones establecidos en la Constitución Política, la ley y los reglamentos, con el objeto que puedan ejercer acciones en defensa de sus derechos o de la comunidad; iii) el derecho a la información que permita a las personas conocer sobre determinas decisiones que impactan en la sociedad o sobre las cuales existe un interés específico en la comunidad; y iv) el acceso a la administración de justicia en la medida en que las personas tienen derecho a conocer la manera en que los jueces han decidido las causas pretéritas[7]. 21.

En efecto, el artículo 103 del Código General del Proceso, sobre uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, establece que “[…] [e]n todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura […]”.

La norma establece, además, que “[…] [e]l Plan de Justicia Digital estará integrado por todos los procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes digitales y el litigio en línea […]”. 22. En relación con el artículo 103 ibidem, la Corte Constitucional consideró que constituye una norma que surge en respuesta al flujo de información actual y a la “[…] necesidad de que todas las personas puedan acceder a los datos relativos a las actuaciones judiciales […] con el objeto de facilitar y agilizar su consulta, con excepción de aquellas hipótesis en las que exista reserva […]”.

Asimismo, consideró que lo anterior “[…] promueve la posibilidad de acceso de todas las personas en idénticas condiciones a la información judicial, sin importar en que parte del país viven y de la opción que tengan o no de dirigirse al lugar en el que se halla el archivo físico de la entidad. Se trata, en concreto, de una medida que generaliza la consulta ciudadana, con miras a asegurar los propósitos de pedagogía, información y control social al uso del poder […]” (Destacado fuera de texto). 23.

Para efectos de lo anterior, el Consejo Superior de la Judicatura y en el Consejo de Estado se han implementado diversos sistemas de información con el objeto de garantizar la publicidad de las decisiones judiciales y el acceso a la administración de justicia. 24. Es importante resaltar que el hecho de que cierta información esté contenida en un soporte que, por su naturaleza es público, como una providencia judicial o dentro de un proceso judicial de carácter público, no modifica la naturaleza de la información que no tenga esa misma característica.

Marco normativo sobre la formación de los expedientes y el archivo de los mismos 25. Visto el artículo 122 del Código General del Proceso, de cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias.

En aquellos despachos judiciales en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos. 26. Teniendo en cuenta que de cada proceso se formará un expediente, el Consejo Superior de la Judicatura, en el marco de los artículos 85, numeral 13, y 95 de la Ley 270, estableció la estructura para la identificación de procesos judiciales mediante el Acuerdo núm. 201 de 3 de diciembre de 1997[8], modificado parcialmente por el Acuerdo núm. 1412 de 24 de abril de 2002[9], al establecer el código único del proceso o número único de radicación, el cual identifica un proceso específico en el universo procesal, desde su origen y, posteriormente, durante su archivo. 27.

En relación con el archivo de los procesos judiciales, visto el artículo 122 del Código General del Proceso, establece que el expediente de cada proceso concluido se archivará conforme a la reglamentación que para tales efectos establezca el Consejo Superior de la Judicatura, debiendo en todo caso informar al juzgado de conocimiento el sitio del archivo. 28.

Vista la Ley 594 de 14 de julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones, este Despacho observa que se expidió con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por esa normativa, entre ellas la Rama Judicial.

La creación de archivos es obligatoria para la Rama Judicial en los términos de los artículos 9 y 10 de la Ley 594. 29. Visto el artículo 4 de la Ley 594, sobre principios generales, estableció que los principios que rigen la función archivística son los siguientes: “[…] a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos.

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Dirección y coordinación de la función archivística.

El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política; f) Administración y acceso.

Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal.

Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; i) Función de los archivos.

Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva; k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano […]” (Destacado fuera de texto). 30.

El Consejo Superior de la Judicatura, en el marco de los principios de autonomía e independencia de la Rama Judicial, expidió diversos acuerdos[10] orientados a regular la gestión documental al interior de la Rama Judicial y, en especial, el de archivo. Sobre el particular, se resaltan los acuerdos: i) PCSJA17-10784 de 26 de septiembre de 2017, por el cual se establecen las políticas generales de gestión documental y archivo para la Rama Judicial y se dictan reglas para asegurar su implementación, en un solo acto administrativo; y ii) PCSJA19-11314 de 19 de junio de 2019, que dispone “[…] adoptar el Programa de Gestión Documental de la Rama Judicial, que tiene como anexo técnico el modelo de requisitos funcionales para la gestión de documentos electrónicos (MOREQ) y que forma parte integral del presente acuerdo […]”. 31.

La normativa anterior, en especial, el artículo 3 del Acuerdo PCSJA17- 10784 de 2017, estableció que en la Rama Judicial se tendrán en cuenta tres instancias de conservación de los documentos: i) archivos de gestión; ii) archivos centrales; y iii) archivos históricos. 32. En relación con los archivos de gestión la norma establece que “[…] [e]n él se registran, concentran, ordenan, clasifican, catalogan, custodian y conservan, en buen estado, los documentos y expedientes que se encuentran activos […]” (Destacado fuera de texto). 33.

En relación con los archivos centrales la norma los define como “[…] la unidad que administra, custodia y conserva los documentos contenidos en cualquier soporte, con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que son transferidos por los administradores de los archivos de gestión (oficina productora) hasta que la documentación cumpla su tiempo de valoración […]”.

Para el efecto, se establecieron el archivo central del nivel nacional[11] y los archivos seccionales (Destacado fuera de texto). 34. Por último, el archivo histórico “[…] [e]s aquel en el cual se custodian y gestionan los fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los documentos con valor secundario y que deben conservarse permanentemente, una vez el órgano encargado (Comité Nacional de Archivo o Comités Seccionales de Archivo) dispone la conservación definitiva de los expedientes o documentos, conforme a las tablas de retención y valoración documental […]”. 35.

Expuestos los marcos normativos y desarrollos jurisprudenciales sobre el principio de publicidad de las actuaciones de la administración de justicia y de las providencias judiciales; la naturaleza pública del medio de control de nulidad por inconstitucionalidad y la formación de los expedientes y el archivo de los mismos: este Despacho procede a resolver las solicitudes presentadas por el demandante los días 22 y 23 de agosto de 2019.

El caso concreto 36. La parte demandante solicita que se oculte “[…] el proceso de Acción de Nulidad por Inconstitucionalidad al artículo primero del Acuerdo 06 de 2018 con medida cautelar de suspensión provisional del sistema de búsqueda de procesos de la página oficial del Consejo de Estado […]”, sin explicar cuáles son las razones de su solicitud. 37.

Este Despacho considera que no es procedente acceder a la solicitud de ocultar el proceso de nulidad por inconstitucionalidad identificado con el número único de radicación 11001-03-24-000-2019-00306-00 del sistema de búsqueda de procesos de la página web oficial del Consejo de Estado porque, en primer orden, se trata de una acción o medio de control de carácter público y, en consecuencia, el proceso no tiene un carácter de reservado; y, en segundo orden, se trata de información y documentos que hacen parte de los archivos de la Rama Judicial. 38.

Asimismo, es importante resaltar que la publicidad del proceso, en el caso sub examine, tiene por objeto, por un lado, garantizar el adecuado ejercicio de la función pública, la participación de la comunidad, el control ciudadano en las decisiones que los afecten y constituyen fuente de la historia, en especial; y, por el otro, tienen como objeto garantizar los fines esenciales del Estado y un fin constitucionalmente legítimo, en general. 39.

En consecuencia, este Despacho, por un lado, negará la solicitud presentada por la parte demandante los días 22 y 23 de agosto de 2019 y, por el otro, ordenará que, una vez en firme esta providencia, se proceda al archivo del expediente del proceso de la referencia. Conclusión 40. Este Despacho negará la solicitud presentada por la parte demandante relativa a ocultar el proceso de la referencia del sistema de búsqueda de procesos de la página web oficial del Consejo de Estado, teniendo en cuenta que se trata de un medio de control o acción pública y que la publicidad del proceso tiene por objeto garantizar los fines esenciales del Estado y un fin constitucionalmente legítimo.

En mérito de lo expuesto, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Primera, en Sala Unitaria, III.

RESUELVE

PRIMERO: NEGAR la solicitud presentada por la parte demandante de “[…] [o]cultar el proceso de Acción de Nulidad por Inconstitucionalidad al artículo primero del Acuerdo 06 de 2018 con medida cautelar de suspensión provisional del sistema de búsqueda de procesos de la página oficial del Consejo de Estado […]”, por las razones expuestas en la parte motiva de esta providencia.

SEGUNDO: ORDENAR a la Secretaría de la Sección Primera de esta Corporación que, una vez en firme esta providencia, proceda al ARCHIVO del expediente del proceso de la referencia, dejando las correspondientes anotaciones de rigor.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE. HERNANDO SÁNCHEZ SÁNCHEZ Consejero de Estado ----------------------- [1] Cfr. Fls. 20 a 37 del cuaderno principal. [2] Cfr. Fl. 38 del cuaderno principal. [3] “Por el cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. [4] “Por la cual se expide el Código de procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. [5] Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo; sentencia de 6 de febrero de 2018.

Proceso identificado con el número único de radicación 11001-03-24-000-2016-00480-00. C.P. doctora Stella Conto Díaz del Castillo. [6] Estatutaria de la Administración de Justicia. [7] Ver: Corte Constitucional. Sentencia T-20 de 27 de enero de 2014 M.P. doctor Luis Guillermo Guerrero Pérez. [8] “Mediante el cual se determina el código único de identificación de Corporaciones, Juzgados y demás entidades de la Rama Judicial y el número de radicación de procesos”. [9] “Por el cual se modifica parcialmente el artículo cuarto de los Acuerdos 201 de 1997, “Mediante el cual se determina el Código Único de Identificación de Corporaciones, Juzgados y demás entidades de la Rama Judicial y el Número de Radicación de Procesos”, y 557 de 1999 “Mediante el cual se determina el Código Único de Identificación de Geográfica y el código único Radicación de Procesos para los juzgados Penales de Circuito Especializados”. [10] Ver por ejemplo: Acuerdo 2371 de 21 de abril de 2004,  Acuerdo 535 de 30 de junio de 1999, Acuerdo 2589 de 15 de septiembre 2004, Acuerdo 1746 de 5 de marzo de 2003, Acuerdo PSAA10-6968 de 2 de junio de 2010, Acuerdo 2355 de 31 de marzo de 2004, Acuerdo PSAA11-8707 de 3 de octubre de 2011, Acuerdo 2355 de 31 de marzo de 2004, Acuerdo PSAA14-10137 de 22 de abril de 2014, Acuerdo PSAA14-10160, Acuerdo PSAA14-10163 de 16 de junio del 2014, Acuerdo PCSJA17-10784 de 2017 y Acuerdo PCSJA19 -11314 de 2019. [11] El archivo central del nivel nacional es donde reposarán los documentos provenientes de todas las dependencias de la Rama Judicial que cuenten con competencia sobre todo el territorio del país, cuyo funcionamiento será responsabilidad de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial.