PRESUNTO CONFLICTO DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS – Entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Regional Amazonas, Centro Zonal Leticia, Defensoría de Familia n.º 2; Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia y Juzgado Promiscuo del Circuito de Leticia / INHIBITORIO – Por no haberse rechazado competencia por parte de una de las autoridades en aparente conflicto [E]l juez no manifestó, en ningún momento y de ninguna forma, que rechazara la competencia para continuar con el trámite del PARD y decidir de fondo la situación jurídica de la adolescente L.R.O.V. Lo que señaló, sencillamente, fue que necesitaba de un documento, que no obraba en el expediente (auto de apertura del PAR), el cual es fundamental para resolver, ahí sí, sobre su propia competencia. Esta decisión, por lo tanto, es de carácter preliminar, interlocutorio y transitorio, pues, una vez que le sea remitido al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia el expediente completo del PARD, incluyendo el auto de apertura, este despacho judicial tendrá que pronunciarse sobre su competencia para resolver de fondo la situación jurídica de la adolescente L.R.O.V., y, según el caso, avocar el conocimiento del asunto, con fundamento en las normas del Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006), modificado por la Ley 1878 de 2018.
Dado que una de las autoridades involucradas en el presunto conflicto no ha manifestado, todavía, su competencia o su incompetencia para conocer del asunto, la Sala concluye que no existe el conflicto de competencias administrativas planteado, por lo cual se declarará inhibida FUENTE FORMAL: LEY 1437 DE 2011 – ARTÍCULO 39 / LEY 1437 DE 2011 – ARTÍCULO 112 NUMERAL 10 CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero ponente: ÉDGAR GONZÁLEZ LÓPEZ Bogotá D.C., tres (3) de agosto de dos mil veinte (2020) Radicación número: 11001-03-06-000-2020-00135-00(C) Actor: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR (ICBF) - REGIONAL AMAZONAS – DEFENSORÍA DE FAMILIA DOS DEL CENTRO ZONAL LETICIA Referencia: CONFLICTO NEGATIVO DE COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS Partes: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), Regional Amazonas, Centro Zonal Leticia, Defensoría de Familia n.º 2;
Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia y Juzgado Promiscuo del Circuito de Leticia. Asunto: Autoridad competente para resolver la situación jurídica de una niña. Presunta pérdida de competencia de la autoridad administrativa por vencimiento de términos. Requisitos de los conflictos de competencia administrativa. Inhibitorio. La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en cumplimiento de la función prevista en los artículos 39 y 112, numeral 10, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), Ley 1437 de 2011, pasa a pronunciarse sobre el presunto conflicto negativo de competencias suscitado entre las partes de la referencia. I.
ANTECEDENTES De acuerdo con los documentos que obran en el expediente, el presente conflicto tiene los siguientes antecedentes: 1. El 19 de enero de 2018, el Hospital San Rafael de Leticia (Amazonas) informó al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar que recibió en sus instalaciones a la menor L.R.O.V.[1]., de 13 años de edad, quien en ese momento tenía 23 semanas de embarazo.
Por esta razón, solicitó la protección y el restablecimiento de sus derechos (folios 32 a 35). 2. El 23 de enero de 2018, el equipo interdisciplinario de la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia del ICBF (Regional Amazonas) realizó la verificación de los derechos de la menor de edad L.R.O.V., que se encontraban presuntamente vulnerados.
Esta diligencia concluyó con la sugerencia de apertura de un proceso administrativo de restablecimiento de derecho (en adelante, PARD) (folios 38 a 54)[2]. 3. Mediante informe de seguimiento del PARD, del 22 de mayo de 2018, la trabajadora social afirmó que los derechos de la menor se encontraban protegidos, excepto el derecho a la educación. En consecuencia, programó una visita de seguimiento en un mes para proceder al cierre del PARD (folio 84 y 85). 4.
El 28 de junio de 2019, se realizó la verificación de garantía de los derechos de alimentación, nutrición y vacunación, en la cual se encontró que la menor se encontraba en perfecto estado de salud y que se encontraba en embarazo, por segunda vez. (Folios 90 a 92). 5. Mediante auto del 18 de julio de 2019, la nueva defensora de familia señaló, en forma literal, que confirmó la medida provisional de restablecimiento de derechos, consistente en la ubicación de la adolescente en su medio familiar de origen, con sus progenitores (folios 94 y 95). 6.
Asimismo, con la Resolución 074 del 18 de julio de 2019, la Defensoría de Familia n. º 2 del Centro Zonal de Leticia declaró la pérdida de competencia de ese despacho para continuar y cerrar el PARD, debido a que la Defensoría no definió la situación jurídica de la menor de edad dentro del plazo que le otorga la ley, por lo que ordenó remitir el correspondiente expediente al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia (folio 97). 7.
El Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, con auto del 28 de agosto de 2019, resolvió no avocar el conocimiento del proceso administrativo de restablecimiento de derechos, debido a que la Defensoría de Familia n. º 2 del Centro Zonal Leticia no entregó el auto de apertura del proceso, tal como le había sido requerido por el juez. Por otra parte, ordenó devolver el expediente a la directora de la (Regional Amazonas) del ICBF (folio 103). 8.
El 2 de octubre de 2019, mediante oficio radicado con el número 555003, la defensora de familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia remitió a los juzgados promiscuos del circuito de esa ciudad (reparto) la Resolución 074 del 18 de julio de 2019, mediante la cual se declaró la pérdida de competencia de esa Defensoría, para que el juez al que le fuera asignado el asunto definiera la situación jurídica de la adolescente, teniendo en cuenta lo resuelto previamente por el Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, y el hecho de que en esta ciudad solamente existe un juzgado de esa especialidad (folio 105). 9.
Mediante auto del 22 de octubre de 2019, el Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito de Leticia rechazó de plano la anterior solicitud, por falta de competencia, y ordenó, en consecuencia, remitir las diligencias al Juzgado Promiscuo de Familia de esa ciudad, por considerar que es la autoridad competente, conforme a lo dispuesto en el artículo 21, numeral 20, del Código General del Proceso (folio 107). 10.
Mediante auto del 5 de diciembre de 2019, el Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia concedió a la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia un nuevo termino de 5 días para que allegara el auto de apertura del PARD de la adolescente L.S.C., «so pena de no avocar conocimiento del presente asunto» (folio 110). 11. El 15 de enero de 2020, el Juzgado Promiscuo de Familia resolvió no avocar el conocimiento del proceso, porque la Defensoría de Familia no allegó el documento requerido, y ordenó devolver el expediente a la directora de la (Regional Amazonas) del ICBF (folio 112). 12.
El 19 de febrero de 2020, la Defensoría de Familia n. º 2 del Centro Zonal Leticia, (Regional Amazonas), del ICBF propuso un presunto conflicto de competencias ante la Sala de Consulta y Servicio y Civil (folios 113 y 114). II. ACTUACIÓN PROCESAL De conformidad con lo dispuesto por el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, se fijó edicto en la Secretaría de esta Sala, por el término de cinco días, con el fin de que las autoridades involucradas y los terceros interesados presentaran sus alegatos o consideraciones.
Consta que se informó sobre el presunto conflicto a la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia del ICBF (Regional Amazonas), al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, a la coordinadora del Centro Zonal Leticia, a la directora de la (Regional Amazonas) del ICBF, al Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito de Leticia, y a los padres de la adolescente L.R.O.V. Obra también la constancia secretarial en el sentido de que, durante la fijación del edicto, únicamente se recibieron alegatos por parte del Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia. III.
ARGUMENTOS DE LAS PARTES 1. Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia (Amazonas) En los alegatos presentados por el Juzgado, se afirmó que, después de inadmitirse el proceso, por no haber recibido el auto de apertura del PARD iniciado a favor de la adolescente L.R.O.V., no obstante concederle a la Defensoría de Familia un plazo de 5 días para allegar este documento, se rechazó el proceso, de conformidad con los artículos 82 y siguientes del Código General del Proceso.
De manera adicional, se sostuvo que: […] en el presente proceso no se ha dado inicio al Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos dada la inexistencia del documento que así lo acredite, que no se constituye en un requisito meramente formal, sino por el contrario es el sustento psicosocial y jurídico del estado de cumplimiento de los derechos del NNA y por ende las motivaciones de fondo para la apertura o no del P.A.R.D. En este sentido, señaló que la existencia de otros documentos procesales no puede ser prueba suficiente de la existencia del auto de apertura, pues aquellos pueden corresponder a actuaciones que hacen parte de la etapa previa de verificación de derechos, que se realiza con el fin de evaluar la necesidad y fundamentos del auto de apertura del proceso administrativo.
Así mismo, advirtió que la sola anotación, en el Sistema de Información Misional del ICBF, de la apertura del PARD, sin ningún soporte, no permite al Juzgado verificar el contenido del auto de apertura. 2. Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito de Leticia (Amazonas) El Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito no presentó alegatos de conclusión. Sin embargo, sus consideraciones se extraen de lo manifestado en el auto del 22 de octubre de 2019, que obra en el expediente.
En este documento, el Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito de Leticia manifestó que es competencia de los jueces de familia, en única instancia, resolver sobre el restablecimiento de derechos de los niños, niñas y adolescentes, cuando los defensores de familia o los comisarios de familia han perdido la competencia, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 21, numeral 20 del Código General del Proceso.
Por esta razón, y conforme al artículo 90 del Código General del Proceso, decidió rechazar de plano el conocimiento del asunto, por falta de competencia, y dispuso que se remitiera al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, por considerar que era la autoridad competente para conocer de este PARD. En este sentido, advirtió que mediante auto de 28 de agosto de 2019, el Juzgado Promiscuo de Familia no rechazó la competencia sobre el asunto, sino que no avocó conocimiento por no hallar evidencia del auto de apertura en el expediente. 3.
Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia, (Regional Amazonas), del ICBF La Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia no presentó alegatos de conclusión. Sin embargo, sus consideraciones se extraen de lo manifestado en la formulación del presunto conflicto de competencias administrativas del 19 de marzo de 2020, y se pueden sintetizar así: Esta autoridad administrativa considera que no es competente para continuar conociendo del PARD iniciado a favor de L.R.O.V., debido a que, conforme a lo prescrito por la Ley 1878 de 2018 (artículo 4), modificatoria de la Ley 1098 de 2006 (artículo 100), luego de seis meses de tramitar el proceso, la Defensoría no definió la situación jurídica de la menor de edad, por lo cual perdió la competencia para seguir adelantando y para concluir el PARD.
En consecuencia, le corresponde al juez de familia asumir el proceso administrativo de restablecimiento de derechos y pronunciarse con respecto a lo de su competencia, y, si es el caso, definir de fondo la situación jurídica de la adolescente. La defensora de familia manifestó que asumió el cargo en el año 2018, y que, en ese momento, no se le hizo entrega de los expedientes ni halló el auto de apertura del PARD a favor de la adolescente L.R.O.V. En todo caso, de las actuaciones y registros que obran en expediente se infiere que la Defensoría no definió la situación jurídica de la menor de edad dentro del plazo que le otorga la ley.
Por lo tanto, decidió remitir el expediente al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, por pérdida de competencia de la Defensoría de Familia, para que el juzgado definiera la situación jurídica de la menor de edad. Esta decisión la puso en conocimiento de la directora regional del ICBF y de la coordinadora del Centro Zonal de Leticia. Finalmente, el 2 de octubre de 2019, luego de que el juez promiscuo de familia de esa ciudad no avocara el conocimiento del PARD, la defensora de familia decidió remitir el expediente a los juzgados promiscuos del circuito de Leticia, teniendo en cuenta que el único juez de familia de Leticia no había asumido el conocimiento del proceso.
En razón a lo anterior, explicó que la competencia corresponde, en principio, a un juez de familia, pero que, si este no asume el conocimiento, y no hay otro de esta especialidad en la misma ciudad, le correspondería al juez promiscuo del circuito realizar las actuaciones para continuar el PARD y decidir de fondo la situación jurídica de la menor de edad.
IV. CONSIDERACIONES 1. Competencia de la Sala de Consulta y Servicio Civil en materia de conflictos de competencias administrativas a. Competencia general de la Sala de Consulta y Servicio Civil El artículo 112 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), relaciona, entre las funciones de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, la siguiente: […] 10.
Resolver los conflictos de competencias administrativas entre organismos del orden nacional o entre tales organismos y una entidad territorial o descentralizada, o entre cualesquiera de estas cuando no estén comprendidas en la jurisdicción territorial de un solo tribunal administrativo. […] Asimismo, dentro del procedimiento general administrativo, el inciso primero del artículo 39 del código en cita estatuye: Artículo 39.
Conflictos de competencia administrativa. Los conflictos de competencia administrativa se promoverán de oficio o por solicitud de la persona interesada. La autoridad que se considere incompetente remitirá la actuación a la que estime competente; si esta también se declara incompetente, remitirá inmediatamente la actuación a la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado en relación con autoridades del orden nacional… En caso de que el conflicto involucre autoridades nacionales y territoriales… conocerá la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado. […] Con base en estas disposiciones, la Sala[3] ha explicado los requisitos esenciales que deben cumplirse para que se configure un verdadero conflicto de competencias administrativas, que pueda ser resuelto por aquella: 1.
La existencia de dos o más autoridades (tal como las define el artículo 2 del CPACA[4]) que, simultánea o sucesivamente, manifiesten su competencia o su falta de competencia para conocer de un determinado asunto de carácter administrativo. 2. Que al menos una de las autoridades en conflicto pertenezca al orden nacional; o si todas las autoridades involucradas son del nivel territorial, que no estén sometidas a la jurisdicción del mismo tribunal administrativo. 3.
El conflicto debe surgir o estar relacionado directamente con una actuación administrativa, o, por lo menos, con el ejercicio de la función administrativa. 4. El conflicto debe referirse a una actuación o asunto de carácter particular y concreto, y no a una duda general sobre las competencias de una o varias autoridades, o a otro punto de carácter general y abstracto.
En ese orden de ideas, y de acuerdo con lo señalado en el numeral primero, es claro que, para que exista un conflicto de competencias administrativas, se necesita que concurran, al menos, dos autoridades que manifiesten, en forma simultánea o sucesiva, su competencia o su incompetencia para conocer de un mismo asunto administrativo[5]. En esa medida, no existe un conflicto positivo de competencias cuando una autoridad manifiesta ser competente para realizar determinada actuación o para adoptar alguna decisión administrativa, y ninguna otra se declara competente para el mismo efecto; y no existe un conflicto negativo de competencias si una autoridad rechaza la competencia para conocer de una actuación o para tomar cierta decisión, y ninguna otra se declara incompetente para el mismo asunto.
Por supuesto, tampoco hay conflicto de competencias administrativas (positivo o negativo) si una autoridad se considera competente para tramitar una determinada actuación, y otra se declara sin competencia para conocer del mismo asunto, o viceversa. Por lo anterior, lo primero que debe revisar la Sala, en todo asunto que se someta a su conocimiento como un (presunto) conflicto de competencias administrativas, es si realmente existe el pretendido conflicto; pues, de no ser así, deberá declararse inhibida.
La Sala procede a realizar este análisis en el caso objeto de estudio. 2. Caso concreto En reciente oportunidad, la Sala conoció un presunto conflicto de competencias administrativas suscitado entre las mismas partes involucradas en esta actuación, y en el que se presentaron circunstancias fácticas similares, relacionadas con el extravío del auto de apertura del PARD.
En la decisión, la Sala concluyó que no existía un verdadero conflicto de competencias entre las partes, pues el Juzgado Promiscuo de Familia no rechazó el conocimiento del proceso por falta de competencia[6], sino por la ausencia de las piezas procesales necesarias para evaluar y asumir dicha competencia. En consecuencia, se declaró inhibida para decidir.
En este caso la Sala reitera el citado planteamiento, teniendo en cuenta que, como lo afirmó en sus alegatos, el Juzgado Promiscuo de Familia no ha rechazado la competencia para conocer del proceso administrativo de restablecimiento de derechos de la adolescente L.R.O.V., pues no ha manifestado que carezca de competencia o, dicho de otra forma, que sea incompetente para continuar con el trámite de dicho proceso y decidir de fondo la situación jurídica de la menor de edad.
Simplemente, no avocó el conocimiento del asunto, por no haber encontrado, en el expediente que le remitió la Defensoría de Familia n.º 2 de Leticia, el auto de apertura del proceso, sin el cual no podía tener certeza de que tal actuación realmente se había iniciado, de su fecha de apertura, de las personas a quienes se ordenó notificar y de las medidas iniciales de protección o restablecimiento adoptadas en favor de la adolescente, entre otros puntos importantes.
Así lo expresó el juez, en auto del 5 de diciembre de 2019: Se le recuerda que el SIM es una herramienta que tienen los funcionarios adscritos al ICBF, para registrar las actuaciones y de esa manera tener acceso a los antecedentes del proceso, sin embargo, este Despacho Judicial no puede tener como valido de que se dio apertura si no obra constancia de ellos, por lo que se conmina a la Defensora de Familia para que adjunte los documentos que da cuenta del PARD, pues no se tiene acceso a la información del proceso, ni a las órdenes y las pruebas que se decretaron.
Por lo tanto y previo a dar trámite al presente asunto se concede el término de cinco (5) días para que la Defensora de Familia N. 2 adscrita al ICBF allegue auto de apertura, so pena de no avocar conocimiento del presente asunto. Notifíquese personalmente. (Subrayas añadidas). Finalmente, el Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, al no recibir los documentos solicitados a la Defensoría de Familia, resolvió «[n]o avocar el conocimiento del presente Restablecimiento de Derechos, según lo expuesto en la parte motiva de esta providencia […]».
Así mismo, en los alegatos presentados por este Juzgado, este sostiene que, con base en los artículos 82 y siguientes del Código General del Proceso, se le dio un término de 5 días a la Defensoría para allegar los documentos indispensables para asumir el conocimiento del proceso, y que, al no subsanarse este yerro, lo rechazó por no contar con los elementos fundamentales para su admisión, más no por declarar su ausencia de competencia. Como se observa claramente, el juez no manifestó, en ningún momento y de ninguna forma, que rechazara la competencia para continuar con el trámite del PARD y decidir de fondo la situación jurídica de la adolescente L.R.O.V. Lo que señaló, sencillamente, fue que necesitaba de un documento, que no obraba en el expediente (auto de apertura del PAR), el cual es fundamental para resolver, ahí sí, sobre su propia competencia. Esta decisión, por lo tanto, es de carácter preliminar, interlocutorio y transitorio, pues, una vez que le sea remitido al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia el expediente completo del PARD, incluyendo el auto de apertura, este despacho judicial tendrá que pronunciarse sobre su competencia para resolver de fondo la situación jurídica de la adolescente L.R.O.V., y, según el caso, avocar el conocimiento del asunto, con fundamento en las normas del Código de la Infancia y la Adolescencia (Ley 1098 de 2006), modificado por la Ley 1878 de 2018.
Dado que una de las autoridades involucradas en el presunto conflicto no ha manifestado, todavía, su competencia o su incompetencia para conocer del asunto, la Sala concluye que no existe el conflicto de competencias administrativas planteado, por lo cual se declarará inhibida. Consideraciones finales y exhortación En esta oportunidad, la Sala reitera que los documentos (físicos o electrónicos) que formen parte de una actuación o procedimiento administrativo deben ser organizados y conservados en un expediente, cuyo manejo y custodia corresponde a la autoridad que haya iniciado o que tramite actualmente la actuación. A este respecto, el artículo 38 del CPACA dispone, en lo pertinente: Artículo 36.
Formación y examen de expedientes. Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio o a petición de interesado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad. Si las actuaciones se tramitaren ante distintas autoridades, la acumulación se hará en la entidad u organismo donde se realizó la primera actuación. […] […] En el mismo sentido, el artículo 12 de la Ley 594 de 2000[7] estatuye que «[l]a administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos», y el artículo 15 ibidem dispone: Artículo 15.
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
(Se resalta). En esa medida, es claro que constituye un deber de la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia del ICBF (Regional Amazonas), y de los servidores públicos adscritos a dicha dependencia, conformar, de manera organizada, lógica y completa; custodiar, de forma segura, y entregar a quien corresponda el expediente del proceso administrativo de restablecimiento de derechos iniciado, al parecer, en beneficio de la adolescente L.R.O.V., incluyendo, como es obvio, el auto de apertura, que es, ni más ni menos, la decisión administrativa con la cual se da inicio a dicho procedimiento.
No puede, entonces, la respectiva defensora pretender, so pretexto de ser nueva en el cargo y de no haber recibido formalmente los respectivos expedientes, que los jueces de familia asuman el conocimiento del PARD, sin remitirles el expediente completo de dicha actuación y, sobretodo, sin incluir el auto de apertura. Como lo señaló la Sala en la decisión antes referida: […] este documento es necesario para verificar, no solo la existencia real del proceso, sino también su fecha de inicio y las decisiones tomadas por el respectivo defensor o defensora sobre las personas a quienes hubiera ordenado notificar dicho auto, las pruebas decretadas y las medidas de protección iniciales que haya a favor del menor de edad, entre otros puntos.
En consecuencia, si dicho documento no aparece en el expediente, le corresponde a la Defensoría de Familia buscarlo y encontrarlo o, en el evento de no poderlo hallar, reconstruirlo, de conformidad con las instrucciones dadas por el Archivo General de la Nación, mediante los Acuerdos 007 de 2014 y 008 de 2018, para la reconstrucción total o parcial de expedientes administrativos[8].
En efecto, el Acuerdo 007 de 2014 señala lo siguiente: ARTICULO 7° Procedimiento a seguir para la reconstrucción de expediente. Para la reconstrucción de los expedientes se debe realizar el siguiente procedimiento: 1. De inmediato, informar, a la Entidad propietaria de da información, de lo cual se dejará constancia, de la pérdida del o los expedientes, por parte del jefe inmediato a la sección y/o subsección que tenga a su cargo el expediente, al Secretario General o el funcionario de igual o superior jerarquía. 2.
Presentar la correspondiente denuncia a la Fiscalía General de la Nación, toda vez que los archivos e información pública son bienes del Estado. 3. Cumplido el procedimiento establecido en el artículo 5° del presente Acuerdo, se procederá a elaborar el Acto administrativo, de apertura de la investigación por pérdida de expediente. 4.
Investigación por pérdida de expediente; que debe incluir la declaración de pérdida del expediente y la información que, se debe reconstruir. 5. Los Secretarios Generales de las entidades, o quienes hagan sus veces, deberán realizar un seguimiento periódico sobre el avance de la reconstrucción de los expedientes hasta que culminen todas las acciones que correspondan. 6.
Reconstrucción del Expediente: Con las copias de los documentos obtenidos debidamente certificadas o autenticadas según el caso, se procederá a conformar el o los expedientes dejando constancia del procedimiento realizado, el cual hará parte integral del mismo. […] Por su parte, el Acuerdo 008 de 2018, que modificó el art. 16 del Acuerdo 007 del 15 de 2014, estableció que, ante la pérdida total o parcial de expedientes, el funcionario que adelante su reconstrucción, dará cumplimiento a lo ordenado en el numeral 24 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.
Esto es, denunciar los delitos, contravenciones y faltas disciplinarias de los cuales tuviere conocimiento, salvo las excepciones de ley. De acuerdo con lo expuesto, se observa que la conducta asumida por los funcionarios de la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia ha hecho que se dilate la definición de la situación jurídica de la menor de edad, poniendo en riesgo sus derechos constitucionales, pues dicha dependencia del ICBF, no solamente dejó vencer, presuntamente, el término establecido en la ley para definir de fondo la situación jurídica de la adolescente, sino que, posteriormente: i) remitió el expediente del PARD, en forma incompleta (sin el auto de apertura), al juez promiscuo de familia de Leticia; ii) luego, en lugar de conseguir y remitir dicho documento, como se lo exigió el Juzgado Promiscuo de Familia, o de proceder a su reconstrucción, ha venido insistiendo en que ese despacho o, en su defecto, los jueces promiscuos del circuito de la misma ciudad, asuman el conocimiento del PARD, a pesar de no contar con el auto de inicio del proceso, y iii) finalmente, planteó este presunto conflicto de competencias administrativas a la Sala, que no resultaba procedente, como se ha explicado.
Por lo tanto, la Sala exhorta a dicha autoridad administrativa a que dé estricto y cabal cumplimiento a las normas sobre la materia y a los principios de la función administrativa, especialmente, los de celeridad, eficiencia y eficacia, con el fin de proteger eficaz e integralmente los derechos de los niños, niñas y adolescentes que acuden a este sistema de protección. En esa medida, previene nuevamente a la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal de Leticia para que, en el futuro, se abstenga de incurrir en estas conductas, que van en perjuicio de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, cuya protección forma parte esencial del objeto del ICBF.
Asimismo, la Sala recuerda que los niños, niñas y adolescentes gozan de especial protección a nivel supranacional, constitucional y legal, tal como lo establecen la Convención Internacional sobre los Derechos del Niño, en su artículo 3; la Constitución Política de Colombia, en su artículo 44, y el Código de Infancia y Adolescencia, en sus artículos 5 a 9, entre otras normas.
Así, por ejemplo, la disposición citada de la Convención sobre los Derechos del Niño establece: Artículo 3 1. En todas las medidas concernientes a los niños que tomen las instituciones públicas o privadas de bienestar social, los tribunales, las autoridades administrativas o los órganos legislativos, una consideración primordial a que se atenderá será el interés superior del niño. 2.
Los Estados Partes se comprometen a asegurar al niño la protección y el cuidado que sean necesarios para su bienestar, teniendo en cuenta los derechos y deberes de sus padres, tutores u otras personas responsables de él ante la ley y, con ese fin, tomarán todas las medidas legislativas y administrativas adecuadas. 3. Los Estados Partes se asegurarán de que las instituciones, servicios y establecimientos encargados del cuidado o la protección de los niños cumplan las normas establecidas por las autoridades competentes, especialmente en materia de seguridad, sanidad, número y competencia de su personal, así como en relación con la existencia de una supervisión adecuada.
Remisión a la Oficina de Control Disciplinario Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) En atención a las falencias observadas por la Sala en el trámite del proceso de restablecimiento de derechos aparentemente iniciado a favor de la adolescente L.R.O.V., por parte de la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia del ICBF (Regional Amazonas), se dispondrá el envío de copias de esta providencia y del expediente del conflicto a la Oficina de Control Disciplinario Interno de esa entidad, para que revise la actuación de dicha Defensoría y evalúe la procedencia de investigar disciplinariamente la conducta de los funcionarios que aparezcan involucrados, conforme a lo explicado en esta decisión. Por lo expuesto, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado RESUELVE:
PRIMERO: DECLARARSE INHIBIDA para conocer del presunto conflicto de competencias administrativas suscitado entre la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia de la (Regional Amazonas) del ICBF, el Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia y el Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito de Leticia, por las razones explicadas en la parte motiva.
SEGUNDO: COMUNICAR el contenido de esta decisión a la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia del ICBF (Regional Amazonas), a la Dirección de la (Regional Amazonas) de dicho Instituto, al Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, al Juzgado Segundo Promiscuo del Circuito de Leticia y a los padres de la adolescente L.R.O.V.
TERCERO: DEVOLVER el expediente a la Defensoría de Familia n.º 2 del Centro Zonal Leticia del ICBF (Regional Amazonas), para que, a la mayor brevedad posible, dé cumplimiento a lo ordenado por el Juzgado Promiscuo de Familia de Leticia, en el auto del 5 de diciembre de 2019.
CUARTO: REMITIR copia del expediente y de la presente decisión a la Oficina de Control Disciplinario Interno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), para los fines señalados en la parte motiva.
QUINTO: ADVERTIR que los términos legales a que esté sujeta la actuación administrativa en referencia se reanudarán o empezarán a correr a partir del día siguiente a aquel en que se comunique la presente decisión.
SEXTO: ADVERTIR que contra esta decisión no procede recurso alguno, como lo dispone expresamente el inciso tercero del artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, CPACA. La anterior decisión se estudió y aprobó en la sesión de la fecha. Comuníquese y cúmplase. GERMÁN ALBERTO BULA ESCOBAR ÓSCAR DARÍO AMAYA NAVAS Presidente de la Sala Consejero de Estado ÉDGAR GONZÁLEZ LÓPEZ ÁLVARO NAMÉN VARGAS Consejero de Estado Consejero de Estado REINA CAROLINA SOLÓRZANO HERNÁNDEZ Secretaria de la Sala ----------------------- [1] Para proteger los derechos fundamentales de la menor de edad, no se incluirán, en esta decisión, sus nombres ni los de sus familiares. [2] Ni en el expediente o en la información remitida se encuentra el auto de apertura del PARD.
No obstante, en los alegatos presentados por el juez promiscuo de familia de Leticia, del 15 de mayo de 2020, señala: […]el Despacho, al verificar los requisitos necesarios para la admisión del mismo, evidencia la ausencia del auto de apertura del Procedimiento Administrativo de Restablecimiento de derechos, siendo que en lugar de dicho documento, se remitió un pantallazo del aplicativo SIM (sistema de Información Misional), herramienta de consulta interna del I.C.B.F., mismo en el que se evidenciaba la actuación “apertura del PARD” sin ningún tipo de soporte válido que permita verificar al Despacho los elementos que debe tener un auto. [3] Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, decisión del 26 de octubre de 2016, con radicado n.º 11001 03 06 000 2016 00036 00; decisión del 20 de febrero de 2018, con radicado n.º 11001 03 06 000 2017 00198 00; decisión del 27 de marzo de 2019, con radicado n.º 11001 03 06 000 2018 00240 00, y decisión del 27 de marzo de 2019, con radicado n.º 11001 03 06 000 2019 00017 00, entre otras. [4] Artículo 2º.
Ámbito de aplicación. Las normas de esta Parte Primera del Código se aplican a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades. […] [5] Ver, entre otras, las siguientes decisiones del Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil: decisión del 1 de abril de 2014, expediente 2014-00050; decisión del 20 de febrero de 2014, expediente 2014-00008, y decisión del 26 de febrero de 2014, expediente 2014-00003. [6] Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, decisión del 6 de julio de 2020, con radicado 11001-03-06-000-2020-00135-00. [7] «Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones». [8] Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, decisión del 6 de julio de 2020, con radicado 11001-03-06-000-2020-00136-00.