EMERGENCIA ECONÓMICA Y SOCIAL / CONTROL INMEDIATO DE LEGALIDAD / CONTROL INMEDIATO DE LEGALIDAD / CIRCULAR 102 DEL 20 DE ABRIL DE 2020 DE LA CORPORACION AUTONOMA REGIONAL DE CHIVOR / AUTO QUE REMITE POR COMPETENCIA / CIRCULAR ADMINISTRATIVA Procede el Despacho, a pronunciarse sobre la posible acumulación del proceso de control inmediato de legalidad de la Circular 102 de 20 de abril 2020 emitida por el Secretario General de la Corporación Autónoma Regional de Chivor, acto que fue remitido a esta Corporación en el marco del medio de control del artículo 136 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA.
El despacho advierte que la circular 102 de 20 de abril de 2020 emitida por la Corporación Autónoma Regional de Chivor desarrolla protocolos que tienen relación directa con algunas de las medidas adoptadas en la resolución 160 del 8 de abril de 2020 proferida por la misma entidad, esta última cuyo conocimiento le correspondió al despacho del magistrado José Roberto Sáchica Méndez, bajo el radicado 11001-03-15- 000-2020-01959-00, el cual en la actualidad se encuentra pendiente de fallo.
MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO / MEDIOS ELECTRÓNICOS EN EL PROCESO En efecto, el “protocolo para la recepción de comunicaciones oficiales y atención al usuario” reproduce parte del artículo 1 de la referida resolución –modificado por el artículo 1 de la resolución 182 de 27 de abril de 2020, de la que conoce ese mismo despacho por virtud de la acumulación que decretó[1]– y el “protocolo para la administración de comunicaciones oficiales” remite a aquella expresamente.
CONSEJO DE ESTADO SALA PLENA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SALA ESPECIAL DE DECISIÓN 25 Consejera ponente: MARTA NUBIA VELÁSQUEZ RICO Bogotá, D.C., seis (6) de agosto de dos mil veinte (2020) Radicación número: 11001-03-15-000-2020-03441-00 Actor: CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CHIVOR Demandado: CIRCULAR 102 DE 20 DE ABRIL DE 2020 Referencia: CONTROL INMEDIATO DE LEGALIDAD (artículo 136 CPACA) Procede el Despacho, a pronunciarse sobre la posible acumulación del proceso de control inmediato de legalidad de la Circular 102 de 20 de abril 2020 emitida por el Secretario General de la Corporación Autónoma Regional de Chivor, acto que fue remitido a esta Corporación en el marco del medio de control del artículo 136 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –CPACA.
I.
ANTECEDENTES 1. Mediante reparto del 3 de agosto de 2020 este Despacho recibió el acto de la referencia, para que esta Corporación ejerza el control inmediato de legalidad establecido en el artículo 136 del CPACA[2]. 2. El contenido de la Circular 102 de 20 de abril de 2020 de la Corporación Autónoma Regional de Chivor es el siguiente: “PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DE CHIVOR – CORPOCHIVOR “DE: SECRETARIO GENERAL (C) “ASUNTO: PROTOCOLO Y RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE EMERGENCIA SANITARIA DECLARADA POR EL GOBIERNO NACIONAL “CIUDAD Y FECHA: Garagoa, “En virtud del Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, ´Por el cual se declara un Estado de Emergencia económica, social y ecológica en todo el territorio nacional´, el Decreto 531 del 8 de abril de 2020, ´Por el cual se imparten instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia Coronavirus COVID-19 y el mantenimiento de orden público´ y la Directiva Presidencial No. 02 del 12 de marzo de 2020, ´Por medio de la cual se adoptan medidas para atender la contingencia generada por COVID-19, a partir del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones – TIC´, y demás disposiciones en las cuales se establece que los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional deben tomar las medidas de contención adoptadas por el Gobierno Nacional para enfrentar la pandemia por COVID-19.
El Gobierno Nacional expidió el Decreto 491 de 2020 ´Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica´.
Por su parte, el Archivo General de la Nación (AGN) en el marco establecido por la Ley 594 de 2000, expidió la Circular No. 001 del 1 de abril de 2020 a través de la cual fijó los lineamientos para la administración de expedientes y comunicaciones oficiales para las entidades de la administración de expedientes y comunicaciones oficiales para las entidades de la administración pública en sus diferentes niveles, incluidas las entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
“PROTOCOLO PARA LA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y ATENCIÓN AL USUARIO “La Corporación Autónoma Regional de Chivor – CORPOCHIVOR recibirá las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes, a través de los canales virtuales habilitados para ello por la Corporación como son: chat en línea de 8 a.m. a 1 p.m., PQRD en línea en los siguientes enlaces, https://pqrd.corpochivor,gov.co,https://forestal.corpochivor.gov.co, ventanilla integral de trámites en línea – VITAL, correos electrónicos contactenos@corpochivor.gov.co, radicación@corpochivor.gov.co, y redes sociales Facebook: Corpochivor, twitter: @Corpochivor, Instagram: @Corpochivor.
“Las respuestas se notificarán o comunicarán por medio del correo electrónico notificacionesactosadministrativos@corpochivor.gov.co “PROTOCOLO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y ACCESO DE EXPEDIENTES “1. Las dependencias o servidores públicos que tengan a su cargo la administración de documentos o expedientes deberán evitar el retiro físico de los mismos de las instalaciones de la entidad; salvo, cuando por razones justificadas y para el cumplimiento de la función sea estrictamente necesario contar con el documento físico.
“2. En los casos en que sea estrictamente necesario el retiro o consulta de expedientes en físico, se deberá diligenciar Formato Único de Inventario Documental (FUID) RE-GDA-02, y el formato RE-TH-10 en el que se registra la autorización de entrada y salida ´Elementos Devolutivos´. Este último quedará en el área de portería hasta el reingreso de los expedientes.
Se deberá garantizar en todo momento la integración de los documentos tramitados al expediente, con la correspondiente actualización de la hoja de control. “3. Una vez superada la emergencia sanitaria, los expedientes físicos deberán ser devueltos y el responsable de archivo, quien descargará el préstamo de la base de datos o del formato según corresponda, indicando a la fecha de devolución, actualizando en el Formato Único de Inventario Documental – FUID, verificando la devolución integra del expediente (cantidad de folios) y proceder a ubicar la carpeta nuevamente en el lugar de almacenamiento habitual.
“4. Una vez el Gobierno Nacional levante las medidas adoptadas para contener la emergencia sanitaria y los documentos retornen a las entidades, se deberá aplicar un proceso de limpieza y desinfección a los expedientes. “Nota: Las personas encargadas de archivos o bibliotecas deben usar permanentemente los elementos mínimos de protección personal (EPP) apropiados al atender a los usuarios en el puesto de trabajo.
Para esto se les debe proporcionar como mínimo tapabocas quirúrgico, bata de manga larga y guantes desechables. “RECOMENDACIONES GENERALES “Para usuarios: Lavarse las manos adecuadamente antes y después de manipular los documentos. Usar permanentemente, como mínimo tapabocas y de ser posible guantes desechables limpios al momento de recibir los documentos y consultarlos.
Evitar toser o estornudar directamente sobre la documentación. Evitar humedecer los dedos con saliva al momento de pasar las páginas. Aplicarse gel antibacterial a base de alcohol y dejar secar perfectamente antes de manipular los documentos. “Para el personal de archivos y bibliotecas: En áreas de archivo y sitios de manipulación de documentos con alto riesgo de exposición al virus, preparar un área de acopio destinado a ´cuarentena documental´ área que debe estar bien definida y separada de la recepción de la documentación, ya sean casos sospechosos (es decir, si el usuario que ha consultado la documentación presentaba síntomas gripales) o no. Se recomienda disponer en una caja de cartón o plástica los documentos y al final del horario laboral, asperjar con alcohol al 70% de tal forma que el desinfectante no tenga contacto directo con las caras de los documentos que posean las tintas (alcohol disuelve las tintas), dirigiendo la aspersión hacia las paredes del contenedor y dejarlo cerrado durante el tiempo de cuarentena estipulado, para permitir la acción del producto y posteriormente realizar el almacenamiento.
En el caso de unidades como libros y discos compactos, se deben poner en cuarentena por lo menos 72 horas para su posterior almacenamiento. Si es necesario cambiar de lugar la documentación, se deberá planificar el traslado teniendo presente que todo el personal y los usuarios o visitantes que tengan contacto directa con esa, deben usar los EPP (tapabocas quirúrgico, bata de manga larga y guantes desechables).
Se deberá limpiar y desinfectar el entorno de entrega y recepción documental regularmente, haciendo aspersiones en el ambiente con soluciones desinfectantes que contengan alcohol entre el 60% y el 70%, hipoclorito sódico al 0,1%, agua oxigenada al 0,5%. Mantener una buena ventilación: si es posible, abrir las puertas y las ventanas, para posibilitar un mayor intercambio de aire.
Cuando se manipule o tenga contacto con documentación, no se deben tocar los ojos, la nariz, los oídos o la boca con las manos, con o sin guantes, antes de que se las haya lavado adecuadamente. Para las áreas de archivo o depósitos que contengan documentos de alto tránsito se recomienda realizar aspersiones o nebulizaciones con alcohol al 70% (teniendo en cuenta que el producto no recaiga sobre las tintas).
“Nota: Se recomienda implementar la instalación de dispensadores de gel antibacterial o soluciones desinfectantes a base de alcohol para manos en lugares visibles para disponer de él: 1. antes de tocar los documentos; 2. después de tocar los documentos; y 3. después de tocar el entorno de los documentos. (No manipular los documentos si el gel antibacterial no se ha secado en las manos).
“Recomendaciones del cuidado y uso de elementos de protección personal: Los EPP sólo se deben usar dentro de la zona de trabajo y no llevarlos a otras áreas comunes como baños o comedores. Se deben atomizar con alcohol o con la solución desinfectante indicada por lo menos tres veces durante la jornada y al final de ella. Los guantes y tapabocas en uso deben ser guardados en bolsas independientes desinfectados por aspersión con solución desinfectante o alcohol al 70%.
Estos elementos no se deben guardar junto a objetos personales como celular, ropa o alimentos. Al desechar los EPP usados se deben asperjar con alcohol al 70% y luego disponer en una bolsa roja de desechos peligrosos. “PROTOCOLO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES “1. Para el trámite de comunicaciones oficiales tanto de cara a la ciudadanía en general como a las dependencias, se aplicarán los lineamientos establecidos en la Resolución No. 160 del 8 de Abril de 2020 emitida por la Corporación Autónoma Regional de Corpochivor –CORPOCHIVOR–.
La persona encargada del punto de radicación enviará diariamente a cada dependencia los radicados allegados por los diferentes medios de recepción, para que realicen los trámites pertinentes. “2. La Entidad publicará en su página WEB www.corpochivor.gov.co la Resolución No. 160 de 2020 para el conocimiento de los grupos de valor internos y externos. “3.
Los responsables de proyectar, elaborar, dar trámite a las PQRS; deberán garantizar el control, ingreso, salida y distribución de las comunicaciones, hasta que los documentos originales reposen en los expedientes correspondientes. “4. Los servidores públicos y contratistas en concordancia con sus obligaciones legales y contractuales deberán velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo que se encuentren a su cargo, o de los cuales sean partícipes en su producción. Adicionalmente, deberán garantizar su organización, conservación e incorporación al expediente, una vez sea superada la emergencia. “5.
En virtud del principio de Orden Original establecido en el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, las Subdirecciones y Jefes de Oficina deberán una vez superada la emergencia, incorporar en los respectivos expedientes los documentos originados, recibidos, tramitados y firmados durante la contingencia, para lo cual deberán validar y si es necesario imprimir y tomar firmas manuscritas o autógrafa mecánica.
Tener presente su clasificación según la respectiva Tabla de Retención Documental (TRD), actualizando la Hoja de Control y diligenciando el Inventario Documental (FUID). “(…)”. 3. El Despacho advierte que la Circular 102 de 20 de abril de 2020 emitida por la Corporación Autónoma Regional de Chivor desarrolla protocolos que tienen relación directa con algunas de las medidas adoptadas en la Resolución 160 del 8 de abril de 2020 proferida por la misma entidad, esta última cuyo conocimiento le correspondió al Despacho del Magistrado José Roberto Sáchica Méndez, bajo el radicado 11001-03-15-000-2020-01959-00, el cual en la actualidad se encuentra pendiente de fallo.
En efecto, el “PROTOCOLO PARA LA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y ATENCIÓN AL USUARIO” reproduce parte del artículo 1 de la referida Resolución –modificado por el artículo 1 de la Resolución 182 de 27 de abril de 2020, de la que conoce ese mismo Despacho por virtud de la acumulación que decretó[3]– y el “PROTOCOLO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES” remite a aquella expresamente.
II. CONSIDERACIONES 1. Teniendo en cuenta que, con excepción de los asuntos electorales, la acumulación de procesos no se encuentra contemplada en el CPACA, es procedente la aplicación del Código General del Proceso -CGP- que sí regula la materia, en su artículo 148 y siguientes. 2. De conformidad con el artículo 149 del CGP, en caso de que proceda la acumulación “asumirá la competencia el juez que adelante el proceso más antiguo, lo cual se determinará por la fecha de la notificación del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo al demandado, o de la práctica de medidas cautelares”.
Para determinar cuál es el proceso más antiguo, la norma en cita se refiere, entre otras, a la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda; no obstante, debe tenerse en cuenta que el CGP no regula expresamente el control inmediato de legalidad, pues se trata de una regulación general estructurada sobre la base de que en la mayoría de procesos sí se realiza la notificación de un auto admisorio de una demanda, cosa que no ocurre en estricto sentido en los procesos como el presente. 3.
En este caso no resulta necesario solicitar a la Secretaría General de esta Corporación la certificación prevista en el artículo 150 del CGP, toda vez que la información antes relacionada procede de la página oficial del Consejo de Estado. 4. De acuerdo con lo expuesto, puede ser procedente una acumulación, por tratarse de actos expedidos por la misma entidad, uno de ellos –la Circular 102 del 20 de abril de 2020– que reproduce parcialmente y que remite al otro –la Resolución 160 del 8 de abril de 2020– según se indicó en los antecedentes, lo cual implica que su control inmediato de legalidad puede surtirse bajo un trámite común, razón por la cual se ordenará la remisión del expediente al Despacho que adelanta el conocimiento del control de legalidad de la Resolución 160 del 8 de abril de 2020, para que tome la decisión que corresponda sobre la referida acumulación. En mérito de lo expuesto, el Despacho, RESUELVE:
PRIMERO: REMITIR el expediente al Despacho a cargo del Consejero José Roberto Sáchica Méndez, radicación: 11001-03-15-000-2020-01959-00, actor: Corporación Autónoma Regional de Chivor, referencia: control inmediato de legalidad – Resolución 160 de 8 de abril de 2020, para que decida sobre la acumulación a ese proceso del presente, radicado bajo el número 11001-03-15- 000-2020-03441-00, referido al control de legalidad de la Circular 102 del 20 de abril de 2020 proferida por la Corporación Autónoma Regional de Chivor.
NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE MARTA NUBIA VELÁSQUEZ RICO Nota: se deja constancia de que esta providencia se suscribe en forma electrónica mediante el aplicativo SAMAI del Consejo de Estado, de manera que el certificado digital que arroja el sistema permite validar su integridad y autenticidad en el link http://relatoria.consejodeestado.gov.co:8081/Vistas/documentos/evalidador. ----------------------- [1] Mediante auto de 28 de julio de 2020, en el expediente 11001-03-15-000- 2020-01959-00 se resolvió: “PRIMERO: ACUMULAR los procesos de control inmediato de legalidad radicados bajo números 11001031500020200196000 y 11001031500020200245600 al proceso de esa misma naturaleza radicado bajo número 1100103150002020019590, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia”. [2] “CPACA.
Artículo 136. Control inmediato de legalidad. Las medidas de carácter general que sean dictadas en ejercicio de la función administrativa y como desarrollo de los decretos legislativos durante los Estados de Excepción, tendrán un control inmediato de legalidad, ejercido por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo en el lugar donde se expidan, si se tratare de entidades territoriales, o del Consejo de Estado si emanaren de autoridades nacionales, de acuerdo con las reglas de competencia establecidas en este Código. // “Las autoridades competentes que los expidan enviarán los actos administrativos a la autoridad judicial indicada, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a su expedición. Si no se efectuare el envío, la autoridad judicial competente aprehenderá de oficio su conocimiento”. [3] Mediante auto de 28 de julio de 2020, en el expediente 11001-03-15-000- 2020-01959-00 se resolvió: “PRIMERO: ACUMULAR los procesos de control inmediato de legalidad radicados bajo números 11001031500020200196000 y 11001031500020200245600 al proceso de esa misma naturaleza radicado bajo número 1100103150002020019590, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de esta providencia”.