CONSEJO DE ESTADO SALA DE CONSULTA Y SERVICIO CIVIL Consejero Ponente: Juan Manuel Laverde Alvarez Bogotá D.C., veinte (20) de mayo de dos mil veinticinco (2025) Número único: 11001-03-06-000-2025-00147-00 Referencia: presunto conflicto de competencias administrativas Partes: Notaría Única de Villahermosa (Tolima) y Superintendencia de Notariado y Registro Asunto: inexistencia del conflicto.
Una de las autoridades involucradas no ha negado o reclamado competencia simultáneamente. La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 39 y 112, numeral 10, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), Ley 1437 de 2011, modificados por los artículos 2° y 19, respectivamente, de la Ley 2080 de 20211, procede a estudiar el presunto conflicto de competencias administrativas de la referencia. I.
ANTECEDENTES 1. La señora Dídima Suárez de Ariza laboró como notaria Única de Villahermosa desde el 19 de agosto de 1974 hasta diciembre del 2000. 2. Mediante Resolución núm. 31296 del 5 de noviembre de 2002, la extinta CAJANAL le reconoció a la señora Dídima Suárez de Ariza pensión de vejez, sin la inclusión del período comprendido entre el «01 de febrero de 1994 al 30 de diciembre de 1997 y 01 de enero de 1999 al 30 de junio de 1999». 3.
El 15 de mayo de 2024, en respuesta a una petición, la Superintendencia de Notariado y Registro certificó que la señora Suárez de Ariza efectuó aportes en el extinto Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro -FONPRENOR- entre febrero y octubre de 1994, conforme a los documentos obrantes en el archivo de la entidad. 4. El 19 de junio de 2024, en respuesta a una petición, el notario Único de Villahermosa certificó que la señora Suárez de Ariza laboró en esa Notaría, como notaria principal, y precisó que: «no reposa ninguna documentación de CETIL, de acuerdo a la ley yo no soy el ente encargado de expedir dicha certificación». 1 Por medio de la cual se reforma el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo –Ley 1437 de 2011– y se dictan otras disposiciones en materia de descongestión en los procesos que se tramitan ante la jurisdicción. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00147-00 5.
Mediante Oficio del 5 de agosto de 2024, la señora Dídima Suárez le solicitó al notario Único de Villahermosa recibir «los comprobantes de pago y planillas de los meses que son desde febrero de 1994 a diciembre de 1997». 6. El 25 de septiembre de 2024, el notario Único de Villahermosa certificó que la señora Suárez de Ariza aportó los recibos de pagos de aportes a pensión de los años 1994 a 1997. 7.
El 19 de noviembre de 2024, la Superintendencia de Notariado y Registro emitió respuesta frente a una petición presentada por el personero Municipal de Villahermosa en relación con la señora Suárez de Ariza en la que indicó: En el adjunto Ud. podrá encontrar la certificación solicitada (la cual ya había sido enviada a la usuaria tal como lo muestra el hilo), y con la cual podrá pedir a la Notaría en la que laboró la elaboración del CETIL para continuar con el proceso relacionado a su pensión (esto también ya fue explicado anteriormente).
El notario está obligado a llevar la historia laboral de sus empleados y ex-empleados como labor administrativa de la notaría a su cargo, que exige la ley laboral cuando recibe la notaría. 8. En Oficio del 9 de diciembre de 2024, el personero Municipal de Villahermosa le solicitó al notario Único de Villahermosa «analizar la petición de la usuaria DIDIMA SUÁREZ DE ARIZA y dar una solución de fondo», teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro el 19 de noviembre de 2024. 9.
Mediante Oficio del 7 de marzo de 2025, el personero Municipal de Villahermosa solicitó a la Sala de Consulta y Servicio Civil dirimir conflicto negativo de competencias administrativas supuestamente surgido entre la Notaría Única de Villahermosa y la Superintendencia de Notariado y Registro, con ocasión de las peticiones presentadas por la señora Dídima Suárez de Ariza. 10.
Posteriormente, en escrito del 9 de abril de 2025, el personero Municipal de Villahermosa precisó que le objeto del presente conflicto consiste en determinar la entidad competente «para expedir la certificación electrónica de tiempos laborados CETIL y efectuar el cargue de la información de los períodos que figuran como no cotizados mientras la señora Suárez de Ariza, desempeñó sus funciones en la Notaría Única de Villahermosa, Tolima».
II. ACTUACIÓN PROCESAL En cumplimiento del artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, inciso tercero, modificado por el artículo 2º de la Ley 2080 de 2021, se comunicó la presentación del conflicto de competencias a las autoridades involucradas y a los particulares interesados, y el 20 de marzo de 2025, se fijó el edicto núm. 133 en la Secretaría de esta Sala por el término de cinco (5) días, con el fin de que aquellos presentaran sus alegatos o consideraciones.
Radicación: 11001-03-06-000-2025-00147-00 Consta, en el expediente, que se comunicó sobre el inicio de este trámite a la Superintendencia de Notariado y Registro, a la Notaría Única del Círculo de Villahermosa – Tolima, a la Personería Municipal de Villahermosa (Tolima) y a la señora Dídima Suárez de Ariza. Según informe secretarial del 28 de marzo de 2025, la Superintendencia de Notariado y Registro presentó escrito de alegatos o consideraciones, mientras que las demás autoridades y terceros guardaron silencio.
Mediante Auto del 4 de abril de 2025, el consejero ponente requirió al Personero Municipal de Villahermosa, para que precisara la actuación administrativa concreta y particular sobre la cual recae el supuesto conflicto de competencias y allegara la documentación concerniente. De conformidad con la constancia secretarial del 22 de abril de 2025, el Personero Municipal de Villahermosa allegó información. III.
ARGUMENTOS DE LAS PARTES E INTERVINIENTES 1. Superintendencia de Notariado y Registro Esta autoridad presentó escrito de alegatos o consideraciones, en los siguientes términos: Precisó que el 15 de mayo de 2024 dio respuesta a la petición presentada por la señora Dídima Suárez de Ariza, en el sentido de expedir el certificado «que se encontraba en el CETIL», de conformidad con los archivos del Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro (FONPRENOR).
Puntualizó que el objeto del presente asunto, «consiste en determinar cuál es la entidad competente para efectuar el cargue de la información de los períodos que figuran como no cotizados mientras la señora Suárez de Ariza, desempeña sus funciones en la Notaría Única de Villahermosa, Tolima». Manifestó que «el responsable del cargue de la información laboral es el empleador, en este caso, la NOTARÍA ÚNICA DE VILLAHERMOSA, TOLIMA, la que debió, por mandato expreso de la ley, actualizar la información de la peticionaria en el CETIL».
Por lo tanto, expuso lo siguiente: «[…] la entidad encargada de realizar el cargue máximo de la información que se debe corregir y que está sujeta a certificación es la NOTARÍA ÚNICA DE VILLAHERMOSA, TOLIMA. Posteriormente, una vez la información haya sido verificada por el órgano competente, la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO estará en Radicación: 11001-03-06-000-2025-00147-00 capacidad de expedir la certificación correspondiente de acuerdo con lo registrado previamente en el CETIL.
En virtud de lo expuesto, esta autoridad manifiesta, en primer lugar, que ha cumplido con las funciones asignadas dentro de su competencia. En el caso de la solicitud presentada por la señora Suárez de Ariza, se procedió a la expedición del certificado de aportes pensionales con base en la información reportada en su momento por los notarios a FONPRENOR, quienes, conforme a la normatividad vigente, son los responsables legales de efectuar los aportes correspondientes a los trabajadores de las notarías.
En segundo lugar, se reitera que, de acuerdo con lo anteriormente señalado, la entidad competente para realizar el cargue de la información faltante en el Sistema CETIL es la Notaría Única de Villahermosa, Tolima, a fin de que, posteriormente, la Superintendencia de Notariado y Registro pueda expedir el respectivo certificado de aportes pensionales».
Concluyó que la autoridad competente para resolver la solicitud de la señora Dídima Suárez de Ariza es la Notaría Única de Villahermosa. 2. Notaría Única de Villahermosa Esta autoridad no presentó escrito de alegatos, como tampoco obra documental que acredite que emitió un pronunciamiento respecto del Oficio del 9 de diciembre de 2024, presentado por el personero Municipal de Villahermosa, en el que solicitó «analizar la petición de la usuaria DIDIMA SUÁREZ DE ARIZA y dar una solución de fondo», teniendo en cuenta la respuesta emitida por la Superintendencia de Notariado y Registro el 19 de noviembre de 2024.
IV. CONSIDERACIONES 1. La Sala de Consulta y Servicio Civil se abstendrá de resolver el presunto conflicto de competencias administrativas De conformidad con los artículos 39 y 112, numeral 10, de la Ley 1437 de 2011, modificados por los artículos 2 y 19 de la Ley 2080 de 2021, respectivamente, la Sala está habilitada para emitir un pronunciamiento de fondo ante un conflicto de competencias cuando: i) al menos una de las autoridades sea del orden nacional o, si se trata de autoridades del nivel territorial, que no estén sometidas a la jurisdicción de un solo tribunal administrativo; ii) se encuentre en curso una actuación o asunto de naturaleza administrativa, particular y concreta; y iii) se evidencie el reclamo o rechazo de la competencia simultáneo o sucesivo.
En este caso concreto, la Sala se abstendrá de emitir un pronunciamiento de fondo considerando la inexistencia del conflicto de competencias, debido a que una de las autoridades en conflicto no ha rechazado o reclamado expresamente la competencia. Radicación: 11001-03-06-000-2025-00147-00 2. Términos legales El procedimiento establecido en el artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 2º de la Ley 2080 de 2021, prevé que, mientras se resuelve el conflicto de competencia se suspenderán los términos de las actuaciones administrativas, los cuales comenzarán a correr a partir del día siguiente de la comunicación de esta decisión, y así se declarará en la parte resolutiva2. 3.
El caso concreto Revisados los antecedentes del caso, así como los documentos que obran en el expediente y los planteamientos realizados por las autoridades involucradas, se concluye que en el presente asunto no existe un conflicto de competencias administrativas que le corresponda resolver a la Sala de Consulta y Servicio Civil, por las razones que se explican a continuación: El presente asunto fue remitido por el personero Municipal de Villahermosa con el fin de que se determine la entidad competente «para expedir la certificación electrónica de tiempos laborados CETIL y efectuar el cargue de la información de los períodos que figuran como no cotizados mientras la señora Suárez de Ariza, desempeñó sus funciones en la Notaría Única de Villahermosa, Tolima», conforme lo precisó en el escrito mediante el cual dio respuesta al Auto del 4 de abril de 2025.
Como se puede apreciar, a juicio del personero Municipal de Villahermosa el conflicto cuenta con dos objetos o actuaciones administrativas distintas, relacionados con la autoridad que: i) debe expedir el certificado CETIL; y ii) debe efectuar el cargue de la información en este. Sin embargo, para la Sala el verdadero objeto del presente asunto consiste, única y exclusivamente, en determinar la autoridad competente para efectuar el cargue de la información de los períodos que figuran como no cotizados mientras la señora Suárez de Ariza, se desempeñó como notaria Única de Villahermosa entre 1994 a 1997, habida cuenta que la inconformidad de la peticionaria radica en que no se incluyó tales extremos laborales en el certificado CETIL, aunado a que dicho certificado fue expedido, en su momento, por la Superintendencia de Notariado y Registro, quien además, en el escrito de alegatos, manifestó que está en la «capacidad de expedir la certificación correspondiente de acuerdo con lo registrado previamente en el CETIL».
En razón a lo anterior, la Sala advierte que el asunto objeto de este conflicto surgió con ocasión de la respuesta del 19 de noviembre de 2024, emitida por la Superintendencia 2 Este mandato es armónico con los artículos 6º de la Constitución Política y 137 de la Ley 1437 de 2011, por cuanto el ejercicio de funciones administrativas por autoridades carentes de competencia deviene en causal de anulación de las respectivas actuaciones y decisiones.
Radicación: 11001-03-06-000-2025-00147-00 de Notariado y Registro en la que indicó que no es la autoridad competente para modificar o registrar la información contenida en el certificado CETIL, la cual fue remitida por el personero municipal al notario Único de Villahermosa con el fin de que se pronunciara de fondo. No obstante, no hay documento que acredite que la Notaría Única de Villahermosa haya emitido un pronunciamiento al respecto3.
Por tanto, se tiene que, de acuerdo con los documentales obrantes en el expediente, una de las dos autoridades involucradas en conflicto, Notaría Única de Villahermosa, no ha reclamado ni negado competencia para «efectuar el cargue de la información de los períodos que figuran como no cotizados mientras la señora Suárez de Ariza, desempeñó sus funciones en la Notaría Única de Villahermosa, Tolima».
Esta Sala4 ha reiterado que, para que exista un conflicto de competencia administrativa, se requiere que, al menos, dos entidades u organismos de manera expresa reclamen o rechacen simultánea o sucesivamente su competencia para conocer de un asunto o actuación administrativa determinada. Así las cosas, la Sala concluye que, en el presente asunto, no se cumple con unos de los requisitos que la habilitan para dirimir el conflicto de competencia administrativa, referente a que las autoridades involucradas rechacen o se disputen la competencia. EXHORTO La Sala considera pertinente exhortar a la Notaría Única de Villahermosa para que, dentro del marco de sus competencias, funciones y de forma célere, responda la solicitud del 9 de diciembre de 2024, presentada por el personero Municipal de Villahermosa.
Lo anterior, en consideración a que la señora Dídima Suárez de Ariza es un sujeto de especial protección constitucional. En mérito de todo lo expuesto, la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, RESUELVE:
PRIMERO. ABSTENERSE de resolver de fondo, por inexistencia, de conflicto de competencias administrativas entre la Notaría Única de Villahermosa y la Superintendencia de Notariado y Registro, por las razones expuestas en la parte motiva de esta decisión. 3 Nótese que, mediante Auto del 4 de abril de 2025, el consejero ponente requirió a la parte que formuló el presente conflicto para que precisara su objeto y allegara la documentación concerniente, sin que haya remitido alguno relacionado con el pronunciamiento por parte de la Notaría Única de Villahermosa. 4 Sobre el particular se pueden consultar las decisiones adoptadas en los expedientes radicados con los números:11001-03-06-000-2023-00003-00; 11001-03-06-000-2023-00004-00;11001-03-06-000-2023- 00009-00; 11001 03 06 000 2023 00018 00; 11001-03-06-000-2022-00293 00; 11001-03-06-000-2023- 00093 00.
Radicación: 11001-03-06-000-2025-00147-00 SEGUNDO. DEVOLVER el expediente a la Personería Municipal de Villahermosa, por ser la autoridad que lo remitió.
TERCERO. EXHORTAR a la Notaría Única de Villahermosa para que, dentro del marco de sus competencias, funciones y de forma célere, responda la solicitud del 9 de diciembre de 2024, presentada por el personero Municipal de Villahermosa.
CUARTO. RECONOCER personería al abogado Julián Andrés Pimiento Echeverri, como apoderado de la Superintendencia de Notariado y Registro, en los términos del poder conferido.
QUINTO. COMUNICAR la presente decisión a la Superintendencia de Notariado y Registro, a la Notaría Única del Círculo de Villahermosa – Tolima, a la Personería Municipal de Villahermosa y a la señora Dídima Suárez de Ariza.
SEXTO. ADVERTIR que contra la presente decisión no procede recurso alguno, como lo dispone expresamente el inciso tercero del artículo 39 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 2 de la Ley 2080 de 2021.
SÉPTIMO. ADVERTIR que los términos legales se reanudarán o empezarán a correr a partir del día siguiente a aquel en que se comunique la presente decisión. La anterior decisión se estudió y aprobó en la sesión de la fecha. Comuníquese y cúmplase MARÍA DEL PILAR BAHAMÓN FALLA ANA MARÍA CHARRY GAITÁN Presidenta de la Sala Consejera de Estado JUAN MANUEL LAVERDE ALVAREZ JOHN JAIRO MORALES ALZATE Consejero de Estado Consejero de Estado LEIDI CAROLINA HUASCA ARANA Secretaria de la Sala CONSTANCIA: La presente decisión fue firmada electrónicamente por la Sala en la plataforma del Consejo de Estado denominada SAMAI.
En consecuencia, se garantiza la autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de conformidad con el artículo 186 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011), modificado por el artículo 46 de la Ley 2080 de 2021.