CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN TERCERA SUBSECCIÓN A Consejero: JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ Radicación: 11001-03-26-000-2025-00028-00 (72.541) Recurrente: Consorcio Sedes Educativas y otros Opositor: Patrimonio Autónomo del Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa – PA FFIE Referencia: Recurso extraordinario de anulación ACLARACIÓN DE VOTO La Sala concluyó de forma unánime que en el juicio promovido no se configuraron los elementos de un fallo en conciencia, en el marco restricto de las causales que delimitan el recurso extraordinario de anulación. Sin embargo, como el objeto de la discusión pasa por el entendimiento de lo que corresponde a un expediente electrónico y, en particular, a la circunstancia de remitir actuaciones e información al secretario del tribunal de arbitramento para su incorporación como piezas del proceso, estimo necesario ofrecer unas reflexiones adicionales.
Para algunos, el expediente electrónico puede entenderse como la digitalización de la información del proceso para ser incluida en un archivo o dispositivo; para otros, involucra tambien y de forma precedente, la actividad conjunta de los sujetos procesales a través una plataforma dispuesta para el ingreso de actuaciones, comunicaciones y memoriales que, por así decirlo, constituye un proceso en línea.
Por ello, su definición y alcance parte del concepto mismo de expediente, aspecto cardinal en la ciencia del proceso. Esta noción alude al mecanismo que da cuenta del compendio integral de las diferentes actuaciones que se adelantan en sede judicial, a partir del cual, las partes ejercitan su derecho de defensa y contradicción; a la par, se materializan los principios de igualdad, imparcialidad, inmediación, concentración, lealtad, entre otros, y de manera especial el de publicidad.
En virtud de este último, la ley establece instrumentos que aseguran el conocimiento de los actos de parte y de las decisiones que adopta el juzgador, de forma que no exista información vinculada al proceso que pueda ser ignorada por alguno de los sujetos procesales, ni desconocida por el juez o árbitro1. Todo lo cual se debe garantizar a través del expediente, ya sea que su conformación se haga en un acervo físico, o en uno digital.
El Código General del Proceso, entre las “reglas generales de procedimiento”, dedica el título III de la sección segunda a los expedientes; y puntualmente, en el art. 122, señala que los “juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos”. 1 O aquellos otros órganos o sujetos a quienes el artículo 116 de la Constitución Política autoriza a administrar justicia. 2 Radicación: 11001-03-26-000-2025-00028-00 (72.541) Recurrente: Consorcio Sedes Educativas y otros Opositor: Patrimonio Autónomo del Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa – PA FFIE Reconocimiento que sitúa en primer plano el uso de herramientas tecnológicas en el ámbito de la administración de justicia. Con especial determinación y mismo espíritu, la Ley 1563 de 2012 –Estatuto de Arbitraje– prevé la utilización de medios electrónicos para todas las actuaciones realizadas bajo este dispositivo de solución de conflictos, y autoriza esta vía para la comunicación tanto del tribunal con las partes (incluidos los actos de notificación y la radicación de memoriales) como con terceros, en los términos dispuestos en el art. 23.
A la vez, establece que “[l]a formación y guarda del expediente podrá llevarse íntegramente a través de medios electrónicos o magnéticos”, y los “centros de arbitraje prestarán la debida colaboración a los árbitros y a las partes (…)”. Innegable reflexión surge de las pautas legales señaladas, pues el circuito que recorren los procesos tiene en el expediente el elemento material transversal a toda actuación judicial2, y por ello su consolidación es sinónimo de garantía. Lo que lleva a la necesaria consideración de analizar en qué consiste su conformación, los sujetos en quienes reside tal labor, así como las cargas y responsabilidades que representan.
En la legislación arbitral, disciplina pionera en el uso de medios electrónicos, se fijan dos actividades en torno al expediente: la atinente a su formación y la relativa a su guarda, según se indicó. La primera, corresponde a la puerta de entrada de los actos procesales y de toda información que surge al interior del proceso, ya sea que provenga de las partes o del pronunciamiento de los árbitros, así como de los informes que elabora el secretario; la segunda alude a su conservación, clasificación y consulta, guiada bajo los principios de integralidad, igualdad, e inalterabilidad.
En punto a la formación, ésta se da con el cumplimiento de las cargas atribuidas a los sujetos respecto del modo de ingresar sus actuaciones al proceso –ya sea con radicación física o mediante plataformas digitales, según el caso–. Cuando se utilizan medios virtuales, las partes y el tribunal informan el buzón de electrónico en que enviarán y recibirán todo tipo de comunicaciones, para entenderlas válidamente remitidas.
Por tanto, me he inclinado por la tesis de que la actividad de formación corresponde a un proceso que se surte en línea, que tiene lugar con el envío de memoriales y comunicaciones a los correos informados, y se compone de todos los mensajes de datos remitidos por sus intervinientes. Lo siguiente, será la fase de ordenación que corresponde a la guarda de tales documentos, momento en el que ocurre la clasificación de la información en un solo acervo, con la precisión de que, en cualquier caso, el secretario es responsable de la gestión documental del proceso, una vez atendidas las respectivas cargas.
En el caso analizado por la Sala, se negó la configuración de la omisión probatoria aducida, pues la constancia del pago de los honorarios del tribunal remitida por la parte convocada –Consorcio Sedes Educativas– no estaba incorporada al expediente, de modo que los árbitros no podían conocer esa información para fundar su decisión. Se indicó que en la cadena de correos se pudo constatar que tal 2 Al igual que ocurre en el marco de las actuaciones administrativas, de cualquier naturaleza. 3 Radicación: 11001-03-26-000-2025-00028-00 (72.541) Recurrente: Consorcio Sedes Educativas y otros Opositor: Patrimonio Autónomo del Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa – PA FFIE mensaje fue enviado a la contraparte y al secretario del tribunal, pero no podía tenerse por cumplida la carga pues no se copió a una de las direcciones electrónicas acordadas al inicio del trámite –radicaciondocumentosCAC@ccb.org.co–.
Acompañé la determinación adoptada por la Sala, dado que se actuó conforme a tales instrucciones, sin que mediara sustento para alzar una censura respecto a la conducta arbitral. Con todo, debo señalar que subsisten reflexiones respecto al entendimiento de lo que debe ser considerado como un expediente electrónico, y también discernir sobre su formación y guarda; la invitación se extiende a profundizar sobre la verdadera dimensión de los mensajes de datos recibidos en el marco de formación del expediente virtual –si es que estas nociones resultaran análogas–.
A efectos de ofrecer la mayor garantía sobre la forma en que ingresan los documentos al proceso, el camino de estas inquietudes habrá de apuntar a reforzar las tareas secretariales en el contexto del arbitraje. Precisamente, la figura del secretario, quedó incluida en la ley arbitral como garantía del seguimiento debido y oportuno a las actuaciones procesales, a cuyo encargo habrá de rendir informes permanentes de los términos, actuaciones y peticiones que ingresan al proceso, y se considera canal de las comunicaciones cursadas entre las partes, terceros y el tribunal de arbitramento, no un sujeto separado de la actividad arbitral.
Ello justifica que el ordenamiento jurídico exija que quien actúe en tal rol tenga la calidad de abogado (art. 9) ante el estándar de responsabilidades que emerge de tal encargo y que, claramente, no se contraen a una clasificación documental. Si no fuera así, el arbitraje sólo requeriría la gestión de archivo digital de la Cámara de Comercio, pero, en cambio, incluyó un secretario con formación jurídica que responda y vele por la regularidad de la gestión procesal, incluida la documental.
El balance de tales cargas –las asociadas a la formación y guarda del expediente–, corresponde a una actividad que debe ser controlada por el secretario. En este punto, vale la pena reseñar que el art. 2.15 del reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, aplicable a la controversia que definió el sub-lite, prevé esta responsabilidad3.
La Circular del 21 de diciembre de 2022 de la Cámara de Comercio a la que aludió aquel trámite, señala en el núm. 2 que “(…) La radicación de memoriales y otras comunicaciones se realizará en la dirección electrónica dispuesta por el tribunal o panel o en la dirección radicaciondocumentoscac@ccb.org.co administrada por el Centro”. Aunque en este caso se acordó hacerlo en ambas direcciones, considero que merece atención en el campo del arbitraje precisar si bajo el concepto del expediente electrónico y el uso de los mensajes de datos, realmente la falta de respuesta del secretario acerca del recibo del memorial impide su ingreso al proceso, y si la remisión de comunicaciones vinculadas al litigio –como la constancia del pago de honorarios– enviada al secretario 3 “Artículo 2.15.
Gestión documental electrónica. El secretario del tribunal será responsable de la gestión documental electrónica del trámite arbitral, para lo cual deberá coordinar con el Centro que el expediente esté siempre digitalizado, actualizado y guardado en la herramienta web dispuesta para tal fin por el Centro. El incumplimiento de este deber se entenderá como una falta a las obligaciones del secretario”. 4 Radicación: 11001-03-26-000-2025-00028-00 (72.541) Recurrente: Consorcio Sedes Educativas y otros Opositor: Patrimonio Autónomo del Fondo de Financiamiento de la Infraestructura Educativa – PA FFIE del tribunal no resulta suficiente, ante la omisión del envío de una copia al correo de radicaciones de dicho Centro.
Aunque no se halló configurado un vicio de anulación de cara a una incorrección predicable a la actividad de los árbitros, dejo planteadas estas reflexiones con la aspiración de promover puntos de encuentro relacionados con el alcance de la gestión del expediente electrónico y las oportunidades en que se habrá de entender incorporado un documento al proceso.
Fecha ut supra. FIRMADO ELECTRÓNICAMENTE JOSÉ ROBERTO SÁCHICA MÉNDEZ Nota: se deja constancia de que este documento se suscribe en forma electrónica mediante el aplicativo SAMAI del Consejo de Estado, de manera que el certificado digital que arroja el sistema permite validar su integridad y autenticidad en el enlace https://relatoria.consejodeestado.gov.co:8081/Vistas/documentos/evalidador.
Igualmente puede acceder al aplicativo de validación escaneando con su teléfono celular el código QR que aparece a la derecha. Se recuerda que, con la finalidad de tener acceso al expediente, los abogados tienen la responsabilidad de registrarse en el sistema Samai. VF