REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO DE ESTADO SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO SECCIÓN TERCERA - SUBSECCIÓN B Bogotá DC, primero (1º) de marzo de dos mil veintitrés (2023). Magistrado ponente: FREDY IBARRA MARTÍNEZ Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Demandante: CORPORACIÓN EL MINUTO DE DIOS Demandado: DEPARTAMENTO DE BOYACÁ Y OTRO Medio de control: CONTROVERSIAS CONTRACTUALES - APELACIÓN DE SENTENCIA Asunto: INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA DE LOS REQUISITOS PACTADOS PARA RECIBIR EL REEMBOLSO Síntesis del caso: el Departamento de Boyacá y la Corporación El Minuto de Dios celebraron un contrato de obra en el cual se acordó que el particular recibiría el reembolso de unos gastos siempre que cumpliera el procedimiento contractualmente acordado para reclamarlos.

El contratista pretende el reembolso de unos gastos, porque, asegura, que atendió el trámite acordado; sin embargo, no quedó acreditada esa afirmación. La Sala decide el recurso de apelación interpuesto por el Departamento de Boyacá en contra de la sentencia del 26 de febrero de 2019 proferida por el Tribunal Administrativo de Boyacá (fls. 348 a 364 cdno. ppal.) mediante la cual se dispuso lo siguiente: “PRIMERO: DECLARAR no probada la excepción de ‘contrato no cumplido de parte de la Corporación (sic) Minuto de Dios’, propuesta por el Departamento de Boyacá, por las razones expuestas en precedencia.

SEGUNDO: DECLARAR que el Departamento de Boyacá incumplió la cláusula 4ª del contrato no. 2027 del 12 de septiembre de 2011 relativa al reembolso de los gastos operativos acreditados por la Corporación El Minuto de Dios, conforme se explicó en esta providencia.

TERCERO: Como consecuencia de lo anterior, CONDENAR al Departamento de Boyacá a pagar a favor de la Corporación El Minuto de Dios la suma de trescientos sesenta y dos millones treinta y siete mil trescientos cuarenta y siete pesos con ochenta y dos centavos m/cte ($362.037.347,82) por concepto de gastos operativos reembolsables surgidos con ocasión a la ejecución del contrato no. 2027 del 12 de septiembre de 2011, por los motivos indicados en esta sentencia.

CUARTO: NEGAR las demás pretensiones de la demanda.

QUINTO: CONDENAR en costas al Departamento de Boyacá y a favor de la Corporación El Minuto de Dios, de conformidad con lo previsto en el 2 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia artículo 188 del CPACA y los numerales 1º y 8º del artículo 365 del CGP.

Por Secretaría procédase a la liquidación correspondiente, incluyendo las agencias en derecho, de acuerdo con lo establecido en el artículo 366 ídem.

SEXTO: Por Secretaría, REMITIR copias de la presente providencia con destino a la Procuraduría General de la Nación y a la Contraloría General de la República para que, si lo consideran procedente, adelanten las investigaciones a que haya lugar con relación a lo relatado en el acápite de ‘consideraciones finales’ de esta providencia.

SÉPTIMO: La presente sentencia deberá ser cumplida en los términos de los artículos 187 y 192 a 195 del CPACA.

OCTAVO: En firme este proveído, libradas las comunicaciones respectivas y liquidadas las costas, ARCHÍVESE el expediente dejando las constancias de rigor.” (fls. 363 vlto. y 364 cdno. ppal. - negrillas y mayúsculas sostenidas del original). I.

ANTECEDENTES La demanda Mediante escrito radicado el 6 de octubre de 2015 (fl. 91 cdno. ppal.), la Corporación El Minuto de Dios presentó demanda (fls. 81 a 90 cdno. ppal.) en contra del Departamento de Boyacá y Fiduciaria La Previsora SA (Fiduprevisora SA) con las siguientes súplicas: “PRIMERA.- Que se reconozca y declare a la gobernación de Boyacá, solidariamente a Fiduprevisora SA como deudora de la Corporación El Minuto de Dios de la suma de trescientos sesenta y dos millones treinta y siete mil trescientos cuarenta y siete pesos con ochenta y dos centavos ($362.037.347,82) por concepto de reintegro de los gastos reembolsables o reintegro de otros gastos operativos generados con ocasión de la ejecución del contrato 2.027 de 2011, y de conformidad con lo pactado en la cláusula cuarta del referido contrato.

SEGUNDA.- Que se reconozca y declare a la gobernación de Boyacá como deudora de la corporación El Minuto de Dios, de los intereses moratorios causados a la tasa máxima legal vigente sobre la suma de trescientos sesenta y dos millones treinta y siete mil trescientos cuarenta y siete pesos con ochenta y dos centavos ($362.037.347,82), causados a partir del día 16 de junio de 2014, fecha en la que se liquidó el contrato 2.027 de 2011 TERCERA.- Que como consecuencia de las anteriores declaraciones se ordene a la gobernación de Boyacá que reparen e indemnicen los perjuicios causados y que se llegaren a causar a futuro, a los subcontratistas del contrato 2.027 de 2011, con ocasión de la moratoria persistente por parte de la gobernación de Boyacá en el reintegro de los valores correspondientes a los gastos operativos reembolsables en los que incurrieron al realizar diagnósticos y reparaciones en los municipios del Departamento de Boyacá. 3 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia CUARTA.- Que se condene en costas y agencias en derecho a la demandada gobernación de Boyacá. QUINTA.- Que se dé cumplimiento a la sentencia que le ponga fin al proceso, en los términos de los artículos 176 y 177 del CCA.” (fl. 81 cdno. ppal. - negrillas y mayúsculas sostenidas del original).

Hechos Como fundamento fáctico de las pretensiones la parte demandante expuso, en síntesis, lo siguiente: 1) El 12 de septiembre de 2011, el Departamento de Boyacá y la Corporación El Minuto de Dios suscribieron un contrato de obra identificado con el número 2027 para el diagnóstico y reparación de 5.452 vivienda afectadas por el fenómeno meteorológico de La Niña con recursos otorgados por el Fondo Nacional de Calamidades (subcuenta Colombia Humanitaria). 2) En la cláusula cuarta se acordó que el contratista tendría derecho al reembolso de algunos costos relacionados con las actividades de construcción, para cuyo efecto debía adelantar los trámites fijados por la subcuenta Colombia Humanitaria –la cual proveía el dinero para la ejecución del contrato–. 3) El 16 de junio de 2014, las partes liquidaron bilateralmente el contrato, oportunidad en la que la parte actora consignó una salvedad1 para reclamar judicialmente el reembolso de los gastos operativos que nunca recibió a pesar de las múltiples solicitudes hechas para el efecto.

Contestaciones de la demanda 1) El Departamento de Boyacá (fls. 115 a 122 cdno. ppal.) propuso las excepciones de i) “inexistencia de los elementos sustanciales que configuran el cobro de los gastos reembolsables en el acta de liquidación”, porque el demandante no consignó en forma clara, concreta y detallada en el acta de liquidación bilateral alguna salvedad relacionada con sus pretensiones; ii) “contrato no cumplido de parte de la 1 La parte actora consignó lo siguiente en la liquidación bilateral: “La Corporación (sic) Minuto de Dios iniciará las acciones que considere convenientes para el cobro de gastos reembolsables por concepto de mayor valor el cual corresponde al transporte y diagnósticos no viables por valor de ($398.802.140) según la cláusula cuarta del contrato no. 2027 de 2011” (fl. 47 cdno. ppal.). 4 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia Cooperación (sic) Minuto de Dios”, debido a que el contratista no presentó en debida forma ni oportunamente la solicitud de reembolso de gastos operativos, en todo caso, no podía solicitar el reintegro de costos porque incumplió el contrato; iii) “inexistencia de los perjuicios alegados por el demandante” y, iv) “inexistencia del rompimiento del equilibrio económico del contrato”, por cuanto no se afectó económicamente al contratista. 2) Por su parte, la compañía Fiduciaria La Previsora SA (fls. 132 a 140 cdno. ppal.) –representante del Fondo Nacional de Calamidades (subcuenta Colombia Humanitaria)– formuló la excepción de “inexistencia del vínculo contractual objeto de la acción”, pues, no fue parte en el contrato que suscitó la controversia.

Sentencia de primera instancia El Tribunal Administrativo de Boyacá mediante sentencia del 26 de febrero de 2019 accedió a las pretensiones de la demanda, con los siguientes fundamentos: 1) El Departamento de Boyacá no desembolsó los recursos a pesar de que el contratista demandante cumplió con el procedimiento contractualmente pactado para el efecto, esto es, solicitó el reembolso de costos al ente territorial en noviembre de 2013 y el Departamento no tramitó el pago ante la subcuenta Colombia Humanitaria pese a que el plazo máximo para hacerlo era en febrero de 2014. 2) La entidad demandada debía reembolsar los $362.037.347,82 debidamente indexados desde la fecha de la liquidación bilateral del contrato, junto con los intereses moratorios causados a partir de la ejecutoria del fallo.

Recurso de apelación El Departamento de Boyacá (fls. 367 a 369 cdno. ppal.) manifestó su inconformidad con los siguientes argumentos: 1) El contratista desatendió el procedimiento acordado en el contrato para el reembolso de costos pues, no siguió el trámite previsto en las Circulares números 14, 46, 68 y 78 que prevén los requisitos para hacer cobros a la subcuenta Colombia Humanitaria. 5 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia 2) El contratista incumplió el objeto del contrato según un informe del interventor, lo cual le impedía solicita el reembolso de costos. 3) La decisión se sustentó en “un documento enunciado por la parte demandante pero que no fue aportado como anexo de lo que se demanda, y centrar el fallo condenatorio con base en el mismo, más concretamente el referido oficio no. 2014005831 de julio 4 de 2014, es violatorio del debido proceso” (fl. 368 cdno. ppal.).

Actuación surtida en segunda instancia Por auto del 22 de julio de 2019 (fl. 389 cdno. ppal.) se admitió el recurso de apelación y el 26 de agosto del mismo año (fl. 392 cdno. ppal.) se corrió traslado para alegar de conclusión, en dicho término la parte demandante (fls. 399 a 405 cdno. ppal.) aseguró que las razones expuestas por su contraparte en la apelación carecían de sustento probatorio; la compañía Fiduciaria La Previsora SA (fls. 394 a 398 cdno. ppal.) insistió en la excepción propuesta en la primera instancia, mientras que el Departamento de Boyacá y el agente del Ministerio Público guardaron silencio.

II. CONSIDERACIONES Cumplidos los trámites propios del proceso, sin que exista causal alguna de nulidad que invalide lo actuado, la Sala procede a resolver el asunto sometido a consideración con el siguiente derrotero: 1) objeto de la controversia y anuncio de la decisión, 2) el caso concreto: el procedimiento que debía cumplir el contratista para solicitar el reembolso de gastos y, 3) condena en costas.

Objeto de la controversia y anuncio de la decisión La controversia planteada en término2, consiste en determinar, conforme a la apelación de la parte demandada, si se debe revocar la decisión de primera instancia porque, a juicio del impugnante, el contratista demandante no tenía derecho al reembolso ordenado en la primera instancia. 2 Las pretensiones se presentaron oportunamente ya que, el acta de liquidación bilateral se suscribió el 16 de junio de 2014 (fl. 47 cdno. ppal.) y la demanda se radicó el 6 de octubre de 2015 (fl. 91 cdno. ppal.), además, el término de caducidad se suspendió entre el 16 de febrero y el 16 de mayo de 2015 por el trámite conciliatorio (fl. 60 cdno. ppal.). 6 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia Se revocará la sentencia de primera instancia, porque el contratista no siguió el procedimiento previsto para el recobro de los gastos, en consecuencia, se negarán las pretensiones.

El caso concreto: el procedimiento que debía cumplir el contratista para solicitar el reembolso de gastos 1) La parte demandada asegura que el contratista no siguió en debida forma el procedimiento establecido para el recobro de gastos; al respecto, es necesario precisar lo siguiente: a) El contrato de obra número 2027 previó que el reembolso de gastos se sujetaba a las siguientes condiciones: “Cláusula cuarta.

De los gastos reembolsables. La Corporación tendrá derecho al reembolso de los costos operativos de transporte de materiales y equipos, de personal a campo, de alquiler y adquisición de herramientas y equipos de protección de las personas vinculadas a las actividades de construcción, serán pagadas al operador como gasto reembolsable, con un valor que en ningún caso será superior al 5%, para tal fin el operador deberá adelantar los trámites que para el efecto ha fijado Colombia Humanitaria (según formato y soportes).” (fl. 82 cdno. ppal. - se resalta). b) La Circular número 14 del 12 de mayo de 2011 de Colombia Humanitaria estableció lo siguiente: “Una vez sustentados los gastos por el operador, la gobernación o alcaldía de ciudad capital enviará comunicación escrita a la Gerencia del Fondo Nacional de Calamidades (subcuenta Colombia Humanitaria), solicitando el desembolso de los recursos, para lo cual se deberá diligenciar el formato adjunto.

En la referida documentación, se deberá manifestar: 1. Que en el contrato no se incluyó esos gastos como parte del precio. 2. Certificar que la entidad no cuenta con recursos para sufragar esos gastos dentro de su presupuesto ordinario. 3. Certificar por parte del supervisor o interventor del contrato que esos gastos son necesarios para cumplir el objeto.

Recibidas las solicitudes y verificado que los gastos corresponden a los conceptos establecidos por parte del Fondo Nacional de Calamidades (subcuenta Colombia Humanitaria), se procederá a tramitar ante la Fiduciaria La Previsora, el giro de los recursos correspondientes, los cuales serán depositados en la cartera colectiva a nombre de la Gobernación y/o alcaldía solicitante. 7 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia Legalización Corresponde al gobernador o alcalde de ciudad capital efectuar la legalización de los otros gastos operativos ante la Fiduciaria La Previsora, teniendo en cuenta el procedimiento y requisitos previstos en los reglamentos e instructivos de Colombia Humanitaria, para la legalización de los gastos destinados para ayuda humanitaria” (fl. 341 vlto cdno. ppal. - negrillas adicionales). c) Posteriormente, la Circular número 46 del 20 de enero de 2012 de Colombia Humanitaria no modificó sustancialmente el trámite del reembolso, lo principal fue que “el cobro de los otros gastos operativos de reparación de vivienda podrá hacerse en dos etapas: un primer cobro al terminar los diagnósticos de las viviendas y otro al terminar las reparaciones de las mismas” (fl. 340 cdno. ppal.). d) Por su parte, la Circular número 68 del 31 de octubre de 2012 de Colombia Humanitaria determinó que se podría solicitar el reembolso hasta el 31 de diciembre de ese año (fl. 337 cdno. ppal.) para lo cual debían presentarse los siguientes documentos: “Los documentos para soportar la solicitud de reconocimiento y legalización de las transferencias de los recursos de los otros gastos operativos para atención humanitaria (kits de alimentación y aseos, reparaciones de vivienda y albergues), que deberán ser reportados por el gobernador y/o alcalde de ciudad capital: a) Fotocopia de los contratos o convenios celebrados por el ente territorial con las entidades operadoras y las interventorías correspondientes. b) Presentar el formato de estado de legalización de pago debidamente firmado por el gobernador o alcalde de la entidad receptora de recursos para atención humanitaria, la entidad operadora, el supervisor y la interventoría detallando los pagos realizados por la entidad operadora diferentes de la administración de los recursos (ver anexo 1). c. Certificación expedida por el gobernador o alcalde de la entidad receptora de recursos, en la que indique que todos los documentos originales reposan en la operadora o en la entidad territorial (ver anexo 2). d) Certificación expedida por el contador público de la gobernación o de la alcaldía receptora de los recursos, en la que indique expresamente el cumplimiento de los registros contables respectivos de los recursos del [Fondo Nacional de Calamidades] (subcuenta Colombia Humanitaria) (ver anexo 3). e. Certificación expedida por el interventor y supervisor designado por la entidad receptora en la que conste el estado de ejecución, avance y cumplimiento de los contratos y/o convenios celebrados entre la entidad territorial y el operador (ver anexo 4). 8 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia f. Certificación del gobernador o alcalde de la ciudad capital expresando que dentro del contrato suscrito con el operador no se incluyeron esos gastos como parte del precio y adicionalmente expresar que la entidad territorial no cuenta con recursos dentro de su presupuesto para sufragar dichos gastos (ver anexo 5). g. Certificación del supervisor o interventor del contrato suscrito entre el operador y la entidad territorial (ver anexo 6).” (fl. 338 cdno. ppal.). e) A su vez, la Circular número 78 del 28 de febrero de 2013 extendió el plazo para solicitar el reembolso hasta el 15 de marzo de 2013, aunque “de requerir un plazo adicional debe solicitarse por escrito para aprobación por parte de esta gerencia” (fl. 336 cdno. ppal.) pero, en todo caso, las solicitudes extemporáneas de reembolso no serían tramitadas. f) El 15 de agosto de 2013, las partes firmaron el acta de recibo a satisfacción (fl. 9 cdno. ppal.). 2) Ahora bien, sobre la base de las anteriores pruebas atinentes al alcance de la obligación a cargo del contratista de solicitar el reembolso en los términos acordados en el contrato, se concluye que este no adelantó el procedimiento que le correspondía, en consecuencia, la entidad estatal no estaba obligada a reembolsarse los gastos reclamados.

En efecto, el demandante debía seguir el trámite preestablecido contractualmente consistente en: i) iniciar el recobro al terminar los diagnósticos o las reparaciones de las viviendas (Circular número 46), ii) sustentar con los respectivos soportes los gastos ante la entidad contratante (Circular número 14) y, iii) presentar los documentos antes del plazo máximo dispuesto para el efecto so pena de rechazo (Circulares números 68 y 78), luego, cumplido lo anterior, el ente territorial debía tramitar el cobro ante Colombia Humanitaria. 3) No obstante, contrario a lo concluido en el fallo impugnado, el contratista no justificó oportunamente los gastos ante la entidad contratante; el a quo aseguró que en noviembre de 2013 la parte actora sustentó en debida forma el recobro con fundamento en el siguiente raciocinio: “Del relato efectuado en precedencia la Sala extrae que, aunque el 15 de noviembre de 2013 el gerente de Promoción de Vivienda de la Corporación El Minuto de Dios le pidió al Departamento de Boyacá 9 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia que permitiera la remisión de los soportes de los gastos operativos hasta el final de ese mes, el día anterior [el 14 de noviembre de 2013] un Técnico Profesional de Apoyo de la misma entidad ya había enviado esa documentación a la demandada para su revisión. Asimismo, está claramente probado que esta información era conocida por el ente territorial, no solo por la constancia de recibido emitida por la empresa de mensajería, sino también porque con fundamento en ella el Gobernador de la época el 7 de enero de 2014 le solicitó a Colombia Humanitaria la ampliación de la fecha límite para gestionar el desembolso de los dineros por ese concepto, y además, dentro del trámite procesal la demandada certificó su recepción.” (fl. 359 cdno. ppal. - negrilla adicionales). 4) El 14 de noviembre de 2013, el contratista envió al Departamento de Boyacá el siguiente oficio: “Adjunto para su información y demás fines pertinentes, los documentos de soporte de gastos reembolsables que a continuación relaciono: • Documentos de soporte de gastos reembolsables, contrato 089/2012, Jesús Alberto Núñez Valderrama. • Documentos de soporte de gastos reembolsables, consorcio vivienda humanitaria. • Documentos de soporte de gastos reembolsables, consorcio Álamos SA. • Documentos de soporte de gastos reembolsables, contrato 079/2012, consorcio Boyacá 2012.” (fl. 8 cdno. ppal. - resalta la Sala).

Ese documento no mencionó, ni siquiera de forma tangencial, el contrato de obra identificado con el número 2027 que suscitó la presente controversia y se desconoce qué anexos entregó en esa oportunidad –se allegó solo la comunicación sin los respectivos soportes–, por ende, no es posible verificar si tienen alguna relación con el reembolso que aquí interesa, únicamente enlistó documentos para reembolsos de contratos sin que exista manera, cierta e inequívoca, de saber a qué negocios jurídicos en concreto se refería dicha comunicación y si dichos soportes eran suficientes para sustentar la solicitud de recobro. 5) Además, mediante la comunicación del 15 de noviembre de 2013 –oficio reiterado por el contratista el 14 de enero de 2014 (fls. 2 a 12 anexo 3)–, la parte actora únicamente pidió a la entidad contratante que aguardara hasta el 28 de febrero de 2014 para la entrega de los soportes del reembolso del contrato de obra número 2027, así: “Como es de su comunicación la Corporación no adelantó ninguna gestión de cobro de los gastos reembolsables ya que en su momento 10 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia se enfocaron todos los esfuerzos en la culminación de las reparaciones y así cumplir con el objeto contractual.

En el desarrollo de la ejecución de las reparaciones se generaron sobrecostos por el difícil acceso a las veredas de los municipios, las grandes distancias y la utilización de medios de transporte alternos (transporte animal) para el acarreo de los materiales al lugar donde se ejecutó la reparación. Como sustento a lo mencionado, presento a continuación la descripción de esta problemática en algunos de los municipios atendidos por la Corporación: [sigue listado de problemas presentados en cada municipio].

Por lo anterior y teniendo en cuenta que las reparaciones a cargo de la Corporación El Minuto de Dios ya fueron ejecutadas en su totalidad y recibidas por la interventoría a satisfacción; se solicita respetuosamente nos sea concedido como fecha límite el 28 de febrero de 2014 para la presentación de los gastos reembolsables pactados en la cláusula cuarta del contrato 2.027 de 2011.” (fls. 10 a 14 cdno. ppal. - se resalta).

Así las cosas, es claro que el propio contratista reconoció expresamente en el anterior oficio, sin hesitación alguna, que no había iniciado ningún recobro por las múltiples circunstancias presentadas durante la ejecución y debido a estas solicitó que le fuera aceptada la respectiva documentación hasta el 28 de febrero de 2014, petición que reiteró el 14 de enero siguiente. 6) En consecuencia, con ninguna de las anteriores comunicaciones el demandante sustentó ante la entidad contratante los costos reembolsables, por el contrario, pidió que se le concediera un plazo adicional o nuevo para presentar los soportes necesarios para tramitar el reembolso de gastos. 7) Si bien el 7 de enero de 2014, el Departamento de Boyacá le requirió a Colombia Humanitaria que autorizara la posibilidad de adelantar el recobro hasta la fecha sugerida por el contratista –28 de febrero de 2014– (fls. 318 a 320 cdno. ppal.), lo cierto es que esa solicitud no significa –a diferencia de lo indicado en el fallo impugnado– que la entidad tuviera completa la información o los soportes del reembolso pues, precisamente el contratista no había cumplido con esa carga previa y puntualmente estipulada en el texto de la cláusula cuarta del respectivo contrato. 8) Además, la entidad demandada tampoco certificó durante el trámite proceso que en noviembre de 2013 recibió los soportes del recobro, en efecto, cuando el representante del Departamento de Boyacá rindió el informe escrito bajo juramento 11 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia de que trata el artículo 217 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), únicamente hizo una “relación de radicados hechos por la Corporación Minuto de Dios a la Gobernación de Boyacá tendientes a la presentación de soportes para gastos reembolsables” (fl. 237 cdno. ppal.) y a renglón seguido, enlistó todos los documentos relacionados con recobros entre los cuales mencionó las dos comunicaciones de noviembre de 2013, lo cual no significa, en modo alguno, que con esos oficios el contratista presentó todos los soportes de recobro requeridos como lo sostuvo el a quo sin base cierta ni debidamente acreditada en el proceso. 9) Ahora bien, por expresa petición del contratista, el ente territorial demandado le solicitó a Colombia Humanitaria que ampliara el término para radicar el reembolso hasta el 28 de febrero de 2014 pues, los recobros posteriores al 15 de marzo de 2013 eran extemporáneos, a menos que Colombia Humanitaria los autorizara (Circular número 78).

Como respuesta de lo anterior, el 23 de enero de 2014, Colombia Humanitaria accedió a la petición de la entidad contratante y autorizó que el recobro se radicara hasta el 28 de febrero siguiente, luego de lo cual sería considerado inoportuno (fl. 321 cdno. ppal.). No obstante, no hay constancia de que el contratista efectivamente presentara antes de esa fecha los soportes del recobro a la entidad contratante, por el contrario, solo hasta el 20 de junio de 2014 –después de liquidado bilateralmente el contrato–, la parte actora entregó a Colombia Humanitaria “los gastos reembolsables pactados en la cláusula cuarta del contrato 2.027 de 2011.

Dicha información se envía de manera organizada por el contratista con su factura debidamente causada con sus respectivos soportes” (fl. 17 vlto. cdno. ppal.). Lo anterior explica, fácilmente, que Colombia Humanitaria remitiera la anterior solicitud al Departamento de Boyacá el 4 de julio de 2014 junto con los soportes presentados por el contratista, y en esa oportunidad indicó que el recobro era extemporáneo, porque se radicó después del 28 de febrero de ese mismo año (fl. 18 cdno. ppal.). 12 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia Frente a lo anterior, en julio de 2014 –sin día exacto–, el Departamento de Boyacá solicitó a Colombia Humanitaria que revaluara la “determinación [de negar el reembolso], ya que el convenio suscrito ha demandado costos adicionales que han sido asumidos por el operador” (fl. 13 anexo 1) y le explicó que la extemporaneidad de la solicitud del contratista estaba justificada porque “se estaban recopilando los soportes de los gastos lo cual fue complejo por la dispersión y por las condiciones mismas de cada municipio” (ibidem). 10) En las circunstancias antes descritas, es claro que el particular contratista no entregó, con antelación al 28 de febrero de 2014, a la entidad contratante los soportes documentales requeridos, tan solo hasta el 4 de julio del mismo año la autoridad los recibió cuando Colombia Humanitaria se los remitió; no obstante, para ese momento la solicitud ya era extemporánea y, aunque el Departamento de Boyacá abogó en favor del contratista, lo cierto es que el particular incumplió los términos acordados contractualmente lo cual le impide acceder al reembolso. 11) Lo anterior es suficiente para revocar la decisión impugnada pues, la parte demandante no acreditó los hechos que sustentaron sus pretensiones –entrega oportuna y completa de los soportes para hacer el recobro–, no hay prueba de que antes de la fecha límite cumplió con el trámite acordado en el contrato.

Condena en costas En los términos de los artículos 188 del CPACA y 365 (numeral 4) del Código General del Proceso, la parte demandante resultó vencida –se revocó totalmente la sentencia de primera instancia que accedió a las pretensiones, por lo tanto asumirá las costas procesales de ambas instancias, la condena incluirá las agencias en derecho que para esta instancia se fijan, en atención al concepto y los criterios definidos para su causación en el Acuerdo número 1887 de 2003 del Consejo Superior de la Judicatura, aplicable al caso por razón de la época de presentación de la demanda, en seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la ejecutoria de esta decisión para la compañía Fiduciaria La Previsora SA ya que intervino en la segunda instancia y, tres (3) salarios para el Departamento de Boyacá porque no lo hizo, para un total de nueve (9) salarios mínimos legales mensuales. 13 Expediente: 15001-23-33-000-2016-00325-01 (64.061) Actor: Corporación El Minuto de Dios Controversias contractuales Apelación de sentencia En mérito de lo expuesto, el CONSEJO DE ESTADO, SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCIÓN TERCERA, SUBSECCIÓN B, administrando justicia en nombre de la República y por autoridad de la ley, F A L L A: 1º) Revócase la sentencia de 26 de febrero de 2019 proferida por el Tribunal Administrativo de Boyacá. 2º) Niéganse las súplicas de la demanda. 3º) Condénase en costas de ambas instancias al demandante y fíjanse las agencias en derecho en cuantía de seis (6) salarios mínimos legales mensuales vigentes al momento de la ejecutoria de esta decisión para la compañía Fiduciaria La Previsora SA y, tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes para esa misma fecha en favor del Departamento de Boyacá. 4º) Ejecutoriada la presente sentencia, por la secretaría devuélvase el expediente al tribunal de origen para lo su cargo, previas las correspondientes constancias secretariales de rigor.

NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE ALBERTO MONTAÑA PLATA Presidente de la Sala (Firmado electrónicamente) FREDY IBARRA MARTÍNEZ Magistrado (Firmado electrónicamente) MARTÍN BERMÚDEZ MUÑOZ Magistrado (Firmado electrónicamente) Constancia. La presente providencia fue firmada electrónicamente por los magistrados en la plataforma SAMAI, en consecuencia, se garantiza la autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta de conformidad con el artículo 2 de la Ley 2213 de 2022